Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Special Committee on Agriculture'.

Ref. Ares(2018)5561837 - 30/10/2018
  The Director-General 
DG/JP/I.3/KVK/VA D(2018)6059170 
Peter Teffer 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
Advance copy by email:  
[FOI #5927 email] 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/4902 
Dear Sir, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  17/09/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 18/09/2018 under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to  any  written  record  or  audio  recording  of  the  meetings  of  the 
Special  Committee  on  Agriculture  held  in  2017  produced  by  the  Commission  (not 
referring to the summary records produced by the Council). 
We  have  identified  17  documents  related  to  your  request  of  which  a  list  is  attached  as 
well as the documents identified. 
You  may  reuse  the  documents  requested  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial  purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort 
the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission does 
not assume liability stemming from the reuse.  
These  documents  also  contain  opinions  provided  by  the  Commission  services  and  the 
Member  States.  They  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without 
the agreement of the originator, who holds a copyright on them. They do not reflect the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Having  examined  all  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  would  like  to  inform  you  that  they 
can  be  partially  disclosed,  as  disclosure  of  some  parts  is  prevented  by  exception  to  the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Please  note  that  the  names  of  Member  States  have  been  redacted  in  accordance  with 
Article  4(3)  as  this  disclosure  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

making process. As the position of Member States during the negotiations are crucial for 
their outcome, their early  divulgation would impact  directly and concretely the chances 
to finalise them in due time. Furthermore, even if a final decision on one subject would 
have  been  taken,  it  is  very  likely  that  the  position  of  a  given  Member  State  has  further 
implications for files closely related, in particular when it concerns the same policy. 
Having  examined  documents  no  8,  13  and  17  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to documents, I would like to inform you that they 
can  be  partially  disclosed,  as  disclosure  of  some  parts  is  prevented  by  exception  to  the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Doc. 8 
The  document  which  you  seek  to  obtain  contains  sensitive  international  relations 
information.  The elements  of EU's  strategy as well as Member States' views on the file 
would  be  revealed  which  could  undermine  EU's  negotiating  positions.  Therefore  the 
exception  laid  out  in  Article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
applies in this case. 
Doc. 13 
The  document  which  you  seek  to  obtain  contains  sensitive  international  relations 
information. The elements of EU's strategy as well as Member States' views in the WTO 
negotiations would be revealed which could undermine EU's future negotiating positions. 
Therefore  the  exception  laid  out  in  Article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 applies in this case. 
Doc. 17 
The  financial  aspects  of  the  proposal  and  the  debate  with  Member  States  cannot  be 
disclosed.  The  Commission  considers  all  these  aspects  are  covered  by  the  exception  of 
Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Disclosing  the  debate  with  Member 
States  on  this  file  could  lead  to  some  legal  interpretations  that  could  be  used  later  on 
against the Commission in possible future Court cases.    
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  1049/2001  apply  unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. We have examined 
whether there could be an overriding public interest in disclosure, but have not been able 
to identify such an interest. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  its  position  (see 
details below). 
Moreover, all the documents to which you have requested access contain personal data. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 

protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them  and  if 
there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data 
which can only be disclosed if such disclosure is  legitimate under the rules of personal 
data  protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation    (EC) 
1049/2001, to make a confirmatory application requesting the Commission to review this 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [Emailadresse] 
Yours faithfully, 
Jerzy PLEWA 
Encl.: 17 doc. + 1 table 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 

Electronically signed on 30/10/2018 19:00 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563