This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FP6 & FP7 legal basis of certain contractual provisions, protection of personal data'.


 
 
 
 
 
GUIDE FOR APPLICANTS 
 
 
Information and Communication Technologies 
ICT 
 
 
 

Funding scheme: Collaborative projects 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
FP7-2013-ICT-GC 
 
 
 
 
 
 
 
Further copies of this Guide, together with all information related to this Call for 
Proposals, can be downloaded via  
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
About this Guide 
 
This is version number 10 of the FP7 ICT Guide for Applicants for calls using 
single-stage submission procedures. 
 
 
 
This  Guide  is  based  on  the  rules  and  conditions  contained  in  the  legal 
documents relating to FP7 (in particular the Seventh Framework Programme, 
Specific Programmes, Rules for Participation, and the ICT Work programme), 
all of which can be consulted via the CORDIS web-site. The Guide does not 
in itself have legal value, and thus does not supersede those documents. 
 

10th July 2012 v1 
ii 

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 9 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 22 link to page 29 link to page 30 link to page 32 link to page 38 link to page 47 link to page 58 link to page 61 ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Contents 
 
1. 
GETTING STARTED ............................................................................................................................................. 4 
2. 
ABOUT THE FUNDING SCHEME ...................................................................................................................... 4 
2.1 GENERAL................................................................................................................................................................... 4 
2.2 SMALL OR MEDIUM SCALE FOCUSED RESEARCH PROJECTS (STREPS) ....................................................................... 5 
3. 
HOW TO APPLY .................................................................................................................................................... 6 
3.1. TURNING YOUR IDEA INTO AN EFFECTIVE PROPOSAL ................................................................................................ 6 
3.2 PROPOSAL SUBMISSION ............................................................................................................................................. 9 
4. 
CHECK LIST ......................................................................................................................................................... 17 
4.1. PREPARING YOUR PROPOSAL .................................................................................................................................. 17 
4.2. FINAL CHECKS BEFORE SUBMISSION ....................................................................................................................... 17 
4.3. THE DEADLINE: VERY IMPORTANT! ........................................................................................................................ 18 
4.4. FOLLOWING SUBMISSION ........................................................................................................................................ 18 

5. 
WHAT HAPPENS NEXT ..................................................................................................................................... 18 
GLOSSARY .................................................................................................................................................................... 22 
ANNEXES ...................................................................................................................................................................... 29 
Annex 1: Timetable and specific information for this call ....................................................................................... 30 
Annex 2: Evaluation criteria and procedures to be applied to STREP proposals in this call ................................. 32 
Annex 3: Instructions for completing Part A of the proposal .................................................................................. 38 
Annex 4: Instructions for drafting Part B of the proposal ....................................................................................... 47 
Annex 5: Ethical Guidelines for undertaking ICT research in FP7 ......................................................................... 58 
Annex 6: Pre-proposal check form .......................................................................................................................... 61 
 
 
 
10th July 2012 v1 
iii 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
1. 
Getting started 
Funding  decisions  in  the  Seventh  Framework  Programme  (FP7)  are  made  on  the  basis  of 
proposals. Proposals describe planned activities, information on who will carry them out, and how 
much  they  will  cost.    The  Commission  evaluates  all  eligible  proposals  in  order  to  identify  those 
whose quality is sufficiently high for possible funding. This evaluation is a peer-review carried out 
by independent experts. 
 
The  Commission  then  negotiates  with  some  or  all  of  those  whose  proposals  have  successfully 
passed the evaluation stage, depending on the budget available.  If negotiations are successfully 
concluded,  grant  agreements  providing for  an EU  financial  contribution  are  established  with  the 
participants. 
 
This Guide for Applicants contains the essential information to guide you through the mechanics of 
preparing and submitting a proposal.  It is important that you have the correct Guide ! Not only are 
there different Guides for different calls, there are different Guides for the other funding schemes 
within the same call.  
 
 You must also refer to the current ICT Workprogramme. This provides a detailed description of 
the  objectives  and  topics  which  are  open  for  proposals,  and  will  describe  the  wider  context  of 
research activities in this area. Work programmes are revised regularly, so make sure you refer to 
the latest version before preparing your proposal.  
 
Please  check  that  this  is  the  right  guide  for  you  by  consulting  the  work 
programme and the call fiche (both documents posted on the Participant Portal 
websites), and the description of the funding scheme in the next section.  

 
This Guide and the work programme are essential reading. However, you may also wish to consult 
other reference and background documents, particular those relating to negotiation and the grant 
agreements, which are made available on the Commission’s CORDIS web site (see annex 1 of this 
guide) and on the Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal. 
 
All  research  activities  supported  by  the  Seventh  Framework  Programme  should  respect 
fundamental ethical principles. 
 
2. 
About the funding scheme 
2.1 General 
A  number  of  funding  schemes  are  available  to  implement  projects  in  FP7,  but  only  certain  ones 
may be available for the topics covered by this call. These are indicated in the call fiche. 
 
This  Guide  covers  the  funding  scheme  for  Small  and  medium  scale  focused  research  projects 
(STREPs), and a description of these is given in this section. Please note that additional conditions 
may  apply  on  a  call-by-call  basis.  These  will  always  be  set  out  in  the  work  programme  (which 
includes the call fiche). 
 
Note:  Your  proposal  will  be  evaluated  according  to  the  funding  scheme  which  you  select.  The 
Commission services will not re-examine or re-assign it on your behalf.  
 
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
2.2 Small or medium scale focused research projects (STREPs)  
Purpose 
Small  or  medium-scale  focused  research  projects  (STREPs)  are  objective-driven  research 
projects, which aim at generating new knowledge, including new technology, or common resources 
for  research  in  order  to  improve  European  competitiveness,  or  to  address  major  societal  needs. 
They  have  clearly  defined  scientific  and  technological  objectives  directed  at  obtaining  specific 
results, which could be applicable in terms of development or improvement of products, processes, 
services or policy.  
 
STREPs  target  a  specific  research  objective  in  a  sharply  focused  approach.  They  have  a  fixed 
overall work plan where the principal deliverables are not expected to change during the lifetime of 
the project. 
 
SICAs 
STREPs may also be used to support a special form of international co-operation projects, the so-
called  Specific  International  Cooperation  Actions  (SICAs)  with  ICPC  countries  in  areas  of  mutual 
interest  and  dedicated  to  cooperation  on  topics  selected  on  the  basis  of  their  scientific  and 
technological competences and needs. SICAs have specific consortium requirements noted in the 
following section. 
 
Size and resources 
For STREP projects there must be at least three legal entities established in different EU Member 
States or Associated countries (the countries concerned are listed in section 3 of this Guide). The 
entities must be independent of each other. 
 
For SICA projects there must be at least four independent legal entities of which at least two must 
be  established  in  different  Member  States  or  Associated  countries  and  at  least  two  must  be 
established in different ICPC countries in the target regions defined in the objective for the project1.  
 
A higher number of participants may be specified on a call-by-call basis: check the call fiche. 
 
The size, scope and internal organisation of collaborative projects can vary from research theme to 
research theme and from topic to topic. Typically the number of participants in STREPs for the ICT 
Theme varies from 6 to 15 participants and the EU contribution varies between 1 and 4 M€, with an 
average around the 2 M€.  
 
Duration 
STREPs are expected to last typically eighteen months to three years. However, there is no formal 
minimum or maximum duration. 
 
Activities 
The activities to be carried out in the context of a STREP can include:  
  research  and  technological  development  activities,  reflecting  the  core  activities  of  the 
project, aimed at a significant advance beyond the established state-of-the-art 
  demonstration  activities,  designed  to  prove  the  viability  of  new  technologies  that  offer  a 
potential economic advantage, but which cannot be commercialised directly (e.g. testing of 
product-like prototypes) 
  management  activities,  over  and  above  the  technical  management  of  individual  work 
packages, linking together all the project components and maintaining communications with 
the Commission  
 
                                                      
1 Exceptionally in the case of Brazil, China, India and Russia, the two overseas partners may be in different regions of 
these large countries. 
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Financial Regime 
Reimbursement  will  be  based  on  eligible  costs  (based  on  maximum  rates  of  reimbursement 
specified in the grant agreement for different types of activities within the project). In some cases 
the reimbursement of indirect costs is based on a flat rate. 
The work programmes shall specify if other forms of reimbursement are to be used in the actions 
concerned.  Participants  in  International  Cooperation  Partner  countries  (see  Annex  1  of  the  work 
programme) may opt for a lump sum. 
 
If so provided in the call fiche, it is possible to claim subsistence and accommodation costs (related 
to travel as part of the implementation of a project) on the basis of flat rates. These rates, which do 
not cover travel costs, are in the form of a daily allowance for every country. The use of these rates 
is  optional,  but  you  may  wish  to  use  them  when  calculating  your  proposal  budget.  The  rates 
themselves, 
and 
the 
detailed 
rules 
for 
their 
use, 
are 
given 
at 
this 
address: 
http://FF.europa.eu/fp7/find-doc_en.html 
 
Specific Characteristics 
  The description of work (annex 1 to the grant agreement) is normally fixed for the duration 
of the project.  
  The composition of the consortium is normally fixed for the duration of the project. 
 
 
3. 
How to apply  
3.1. Turning your idea into an effective proposal 
The coordinator 
For a given proposal, the coordinator acts as the single point of contact between the participants 
and  the  Commission.  The  co-ordinator  is  generally  responsible  for  the  overall  planning  of  the 
proposal and for building up the consortium that will do the work. 
 
Focusing your planned work 
The  work  you  set  out  in  your  proposal  must  correspond  to  one  or  more  of  the  topics,  and 
associated funding scheme(s), indicated in this call for proposals. Proposals that fail to do so will 
be regarded as ineligible.  
 
Multidisciplinary  proposals  addressing  several  topics  may  be  submitted, 
provided  that  the  ‘centre  of  gravity’  lies  in  a  topic  or  topics  open  in  the  call  in 
question. 

 
Refer to the annex 2 of this Guide, and the work programme, to check the eligibility criteria and any 
other  additional  conditions  that  apply.  Refer  also  in  those  documents  to  the  evaluation  criteria 
against which your proposal will be assessed. Keep these in mind as you develop your proposal. 
 
Who can participate ? 
In principle, a legal entity may participate in a proposal no matter where it is established.  
 
A legal entity can be a so-called "natural person" (e.g. Mme Dupont) or a "legal person" 
(e.g. National Institute for Research). 

 
However,  there  are  certain  minimum  conditions that  have  to  be  met  relating to  participation from 
the EU and Associated countries. These conditions vary between funding schemes (see section 2), 
and may also vary from call to call. See the call fiche for the conditions applicable to this call. 
 
 
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
The EU Member States are: 
 
Austria, Belgium, Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, 
Germany,  Greece,  Hungary,  Ireland,  Italy,  Latvia,  Lithuania,  Luxembourg,  Malta, 
Netherlands,  Poland,  Portugal,  Romania,  Slovakia,  Slovenia,  Spain,  Sweden,  United 
Kingdom.  

 
 
The Associated Countries are: 
 
Albania,  Bosnia  and  Herzegovina,  Croatia,  Faroe  Islands,  FYR  Macedonia,  Iceland, 
Israel, Liechtenstein, Moldova, Montenegro, Norway, Serbia, Switzerland, Turkey. 
 
Other countries may become associated during the course of FP7. The latest news will 
be posted on the CORDIS and Participant Portal web sites. 

 
The following may receive EU funding in an FP7 project: 
  Any  legal  entity  established  in  a  Member  State  or  an  Associated  country  (including  the 
European  Commission’s  Joint  Research  Centre),  or  created  under  Community  law  (e.g.  a 
European Economic Interest Grouping), 
  Any international European interest organisation (see Glossary), 
  Any legal entity established in an FP7 International Cooperation Partner Country (ICPC). The 
list  of  ICPC  can  be  found  on  the  CORDIS  web-site,  and  is  given  in  annex  1  of  the  work 
programme.  
  Any other legal entity, under the conditions indicated below: 
In  the  case  of  a  participating  international  organisation,  other  than  an  international 
European interest organisation, or a legal entity established in a non-EU country other than 
an  Associated  country  or  ICPC,  a  Community  financial  contribution  may  be  granted 
provided that at least one of the following conditions is satisfied: 
a)  Provision  is  made  to  that  effect  in  the  specific  programmes  or  in  the  relevant  work 
programme, 
b) It is essential for carrying out the indirect action, 
c) Such funding is provided for in a bilateral scientific and technological agreement or any 
other  arrangement  between  the  Community  and  the  country  in  which  the  legal  entity  is 
established. 
 
Before the signature  of a grant agreement, the Commission has to verify the existence 
and  legal  status  of  all  participants.  This  verification  is  made  only  once  for  each 
organisation  at  the  time  of  its  first  participation  in  FP7.  The  details  of  all  validated 
organisations are stored in a Unique Registration Facility (URF). These organisations 
are allocated a unique code, the so-called Participant Identification Code (PIC). In any 
further participation  in other proposals, the organisations already validated use  the PIC 
for their identification with the Commission.  

 
For  the  confirmation  and  maintenance  of  the  data    stored  in  the  URF,  the  Commission  asks  each 
organisation to nominate one privileged contact person, the so-called Legal Entity Appointed Representative 
(LEAR). The LEAR is usually a person working in the central administration of the organisation and he/she 
must be appointed by the top management of the entity. The LEARs can view their organisations' legal and 
financial  data  online  and  ask  for  corrections  and  changes  to  the  data  of  their  legal  entity  via  the  Web 
interface of the Unique Registration Facility.
 
 
Cooperation with other countries 
The Commission attaches great importance to international cooperation in research, and FP7 has 
been designed to ensure that such activities can be integrated across the programme. In addition 
to the opportunities mentioned above, which are generally applicable, calls may include: 
  Topics  of  mutual  interest  defined in the  work  programmes where international  cooperation is 
particularly encouraged. 
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
  Specific  international  cooperation  actions  (SICA),  also  on  topics  of  mutual  interest.  Here 
special minimum conditions apply. 
 
Please check the work programme to see if these possibilities apply to this call.  
 
More detailed practical advice on cooperation with third country participants in FP7 can be found 
here: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guideline-third-country-participants_en.pdf 
 
National Contact Points  
A network of National Contact Points (NCPs) has been established to provide advice and support 
to organisations which are preparing proposals. You are highly recommended to get in touch with 
your NCP at an early stage (see annex 1 of this Guide). 
 
Please note that the Commission will give the  NCPs statistics and information on the outcome of 
the call (in particular, details of participants, but not proposal abstracts or funding details) and the 
outcome of the evaluation for each proposal. This information is  supplied to support the NCPs in 
their service role, and is given under strict conditions of confidentiality. 
 
Other sources of help  
Annex 1 of this Guide gives references to these further sources of help for this call. In particular: 
 
  The Commission’s general enquiry service on any aspect of FP7. Questions can be sent to a 
single e-mail address and will be directed to the most appropriate department for reply.  
  The ICT Information Desk 
  A dedicated help desk has been set up to deal with questions related to research ethics issues 
  A  dedicated  help  desk  has  been  set  up  to  deal  with  technical  questions  related  to  the 
Participant Portal Submission Service. 
  A further help desk providing assistance on intellectual property matters.  
  Other services, including partner search facilities 
 
Proposal language 
Proposals may be prepared in any official language of the European Union. If your proposal is not 
in  English,  a  translation  of  the  full  proposal  would  be  of  assistance  to  the  experts.  An  English 
translation of the abstract must be included in Part B of the proposal. 
 
Presenting your proposal  
A proposal has two parts.  
 
Part  A  will  contain  the  administrative  information  about  the  proposal  and  the  participants.  The 
information requested includes a brief description of the work, contact details and characteristics of 
the participants, and information related to the funding requested (see Annex 3 of this Guide). This 
information will be encoded in a structured database for further computer  processing to produce, 
for  example,  statistics  and  evaluation  reports.  This  information  will  also  support  the  experts  and 
Commission staff during the evaluation process. 
 
The  information  in  Part  A  is  entered  through  a  set  of  on-line  forms  using  the  Participant  Portal 
Submission Service 
described in the next section. 
 
Part B is a "template", or list of headings, rather than an administrative form (see Annex 4 of this 
Guide).  You  should  follow  this  structure  when  presenting  the  scientific  and  technical  content  of 
your  proposal. The  template  is  designed  to  highlight  those  aspects  that will  be  assessed  against 
the  evaluation  criteria.  It  covers,  among  other  things,  the  nature  of  the  proposed  work,  the 
participants and their roles in the proposed project, and the impacts that might be expected to arise 
from the proposed work. 
 
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Only black and white copies of Part B are used for evaluation and you are strongly recommended 
therefore  not  to  use  colour  in  your  document.  Do  not  insert  hypertext  links,  only  the  text  of  your 
Part B will be read, not any documents linked to it. 
 
Part  B  of  the  proposal  is  uploaded  by  the  applicant  into  the  Participant  Portal  Submission 
Service
 
 
A  maximum  length  may  be  specified  for  the  different  sections  of  Part  B,  or  for 
Part B as a whole (see annex 4 of this Guide). You should keep your proposal 
within these limits. Information given on excess pages may2 be disregarded. 
 
Even  where  no  page  limits  are  given,  it  is  in  your  interest  to  keep  your  text 
concise  since  over-long  proposals  are  rarely  viewed  in  a  positive  light  by  the 
evaluating experts. 

 
Ethical principles 
Please  remember  that  research  activities  in  FP7  should  respect  fundamental  ethical  principles, 
including  those  reflected  in  the  Charter  of  Fundamental  Rights  of  the  European  Union.  Ethical 
principles include the need to ensure the freedom of research and the need to protect the physical 
and  moral  integrity  of  individuals  and  the  welfare  of  animals.  For  this  reason  the  European 
Commission carries out an ethical review of proposals when appropriate. 
 
The following fields of research shall not be financed under this Framework Programme: 
  research activity aiming at human cloning for reproductive purposes; 
  research  activity  intended  to  modify  the  genetic  heritage  of  human  beings  which  could 
make such changes heritable3; 
  research activities intended to create human embryos solely for the purpose of research or 
for  the  purpose  of  stem  cell  procurement,  including  by  means  of  somatic  cell  nuclear 
transfer. 
 
As regards human embryonic stem cell research, the Commission will maintain the practice of the 
Sixth Framework Programme, which excludes from Community financial support research activities 
destroying human embryos, including for the procurement of stem cells. The exclusion of funding 
of this step of research will not prevent Community funding of subsequent steps involving human 
embryonic stem cells. 
 
 
3.2 Proposal submission 
 
About the Electronic Submission Services of the Commission 
 
Proposals  must  be  submitted  electronically,  using  the  Commission's  Electronic  Submission 
Services  which  are  to  be  found  on  the  Participant  Portal.  Proposals  arriving  at  the 
Commission/Agency  by  any  other  means  are  regarded  as  ‘not  submitted’,  and  wil   not  be 
evaluated4.  All  the  data  that  the  proposal  coordinator  uploads  is  securely  stored  on  a  server  to 
                                                      
2 The Commission does not impose upon itself the duty to edit proposals for length, but reserves the right to instruct the evaluators to 
disregard excess pages. 
3 Research relating to cancer treatment of the gonads can be financed. 
 
4 In exceptional cases, when a proposal co-ordinator has absolutely no means of accessing the Participant Portal Submission Service, 
and  when  it  is  impossible  to  arrange  for  another  member  of  the  consortium  to  do  so,  an  applicant  may  request  permission  from  the 
Commission  to  submit  on  paper.  A  request  should  be  sent  via  the  FP7  enquiry  service  (see  annex  1),  indicating  in  the  subject  line 
"Paper submission request".  (You can telephone the enquiry service if web access is not possible:   00 800 6 7 8 9 10 11 from Europe; 
or 32 2 299 96 96 from anywhere in the world. A postal or e-mail address will then be given to you).  Such a request, which must clearly 
explain  the  circumstances  of  the  case,  must  be  received  by  the  Commission  no  later  than  one  month  before  the  call  deadline.  The 
Commission will reply within five working days of receipt. Only if a derogation is granted, a proposal on paper may be submitted by mail, 
courier or hand delivery.  The delivery address will be given in the derogation letter.  
10th July 2012 v1 


ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
which  the  proposal  coordinator  and  the  other  participants  in  the  proposal  have  access  until  after 
the call deadline.  
 
The  Electronic  Submission  Services  can  be  accessed  from  the  relevant  call  page  on  the 
Participant Portal.  
 
As this is a web application, an Internet connection is required. An Internet browser and version 9 
(or  above)  of  the  Adobe  reader  are  needed.  To  check  the  requirements,  click  on 
https://ec.europa.eu/research/participants/submission/manage/diagnostics. 
 
Full instructions are found in the “10 Minute guide to the Electronic Submission”, available from the 
submission service website (click on "Starter Manual" to download the user guide).  
 
 
Obtaining a mandatory Participant Identification Code (PIC): 
 
Before starting the process of submitting the proposal,  each participant in your proposal must 
be  identified  with  a  Participant  Identification  Code  (PIC).  Failure  to  do  so  will  block  the 
submission  of  your  proposal!  
The  Participant  Identification  Code  (PIC)  is  a  unique  9  digit 
number that helps the Commission/Agency identify a participant organisation. It is used in all grant-
related  interactions  between  the  organisation  and  the  Commission/Agency.  The  use  of  PICs  will 
lead to more efficient processing of your proposal.   
 
If  your  organisation  has  already  participated  in  a  7th  Framework  Programme  proposal,  it  is  likely 
that  you  already  have  a  PIC  number.  You  can  check  this  on  the  Participant  Portal: 
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/myorganisations  or  in  the  search  provided  in 
the proposal submission system. 
 
If your organisation already has a PIC, it is likely that it has also appointed a Legal Entity 
Authorised Representative (LEAR) (see section 3.1.). The names of LEARs are however 
not  available  online;  you  have  to  enquire  within  the  administration  of  your  own 
organisation.  

 
If a PIC is not yet available for an organisation, it can be obtained by registering the organisation in 
the  Participant  Portal  under  the  'Register'  sub-tab  of  the  'My  Organisations'  tab 
(http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/myorganisations).  After  filling  in  the  data  for 
the entity, a PIC number is given, which can then be used in the Electronic Submission Services.  
You are encouraged to proceed well before the call deadline to avoid potential last minute troubles. 
 
All  participants  already  possessing  a  PIC  should  use  it  to  identify  themselves  in  the  Electronic 
Submission Service. After entering the PIC, sections of their A forms are filled in automatically.  
 
If,  after  entering  your  PIC,  the  data  which  appears  for  your  organisation  is  incorrect,  you  should 
contact  the  LEAR  of  your  organisation  to  correct  it  through  the  Participant  Portal.  You  can  also 
change yourself the data prefilled from the PIC in your A forms, but these changes will remain local 
to  the Electronic Submission Services for  this proposal only. The original data,,which is stored in 
the Commission's database, will always re-appear whenever the PIC is used, until the new data is 
validated.  
 
Get started 
 
As a first step, the coordinator starts creating the proposal by accessing the system from the call 
page.  Access  to  the  Electronic  Submission  Service  is  granted  after  logging  in  to  the  Participant 
Portal from the relevant call's page. 
                                                                                                                                                                                
 
10th July 2012 v1 
10 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Proposal coordinator's actions:  
 

Step onegetting a European Commission Authentication Service (ECAS) user ID..  
 
Getting  a  personal  user  ID  with  the  European  Commission  Authentication  Service  (ECAS)  is 
mandatory in order to login to the Participant Portal and to be able to use the different functions of 
the  Portal,  including  the  proposal  submission.  This  will  allow  editing  the  proposal  data  in  the 
electronic proposal submission system, completing the information requested or – for coordinators 
- submitting the proposal. The system will request a login by every partner. The same user ID will 
be  used  for  all  later  interactions  with  the  Commission/Agency  in  the  field  of  Research.  Further 
details on the ID are available under:  https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/help.cgi. 
 
Step two: choosing a funding scheme 
 
For each call, a list of available funding schemes or objectives as activity codes will be presented 
by the Electronic Submission Services. The proposal coordinator must choose the appropriate one 
for the proposal. Refer to the call fiche and work programme for the various conditions applicable 
to each funding scheme. 
 
Step three: creating a draft proposal 
 
Once the coordinating organisation is identified with its PIC number, the coordinator fills in the pre-
registration data for the proposal: acronym, short summary, activity code, and at the next step, the 
list of participants. These details can be used by the Commission/Agency services in order to plan 
the evaluation. In general, the following details are requested: 
 
  The proposal acronym. This is the name of the proposal and it will be used throughout the 
lifetime  of  the  project,  if  funded.  No  more  than  20  characters  are  allowed  (standard 
alphabet  and numbers only; no symbols or  special characters, except underscore, space, 
hyphen or dot). 
  The  proposal  short  summary,  which  describes  briefly  the  purpose  of  the  proposal  with  a 
maximum of 2,000 characters. Entering at least keywords will help the services in preparing 
the evaluations (e.g. choosing the experts for the evaluations). Coordinators may choose to 
enter 'xxx' at this stage should they prefer not disclosing any data.  
  Activity code, the objective addressed by the proposal. 
 
 
 
Step four: adding other participants to the proposal 
 
At this step the proposal coordinator sets up the consortium. The proposal coordinator can: 
 
  Add other participants to the proposal.  
- The coordinator adds the partners using the nine-digit identifier, the PIC number. A search 
function is provided to help the coordinator finding the PIC number of the partners. 
-  Once  the  coordinator  has  added  the  entities  to  the  consortium,  the  coordinator  has  to 
insert  the  contact  persons'  details  for  each  participant.  The  main  identifier  is  the  e-mail 
address of a person. 
- Once the coordinator saves this page, an automatic invitation is sent to all contacts' e-mail 
address.  The  invited  persons  can  access  the  proposal  after  logging  in  to  the  Participant 
Portal  -  with  the  ECAS  account  linked  to  the  given  e-mail  address  -  under  the  'My 
Proposals' tab. 
  Delete a participant
10th July 2012 v1 
11 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
  Reorder  the  participants.  The  order  of  the  participants  in  the  administrative  forms  will  be 
adjusted.  
 
The proposal coordinator however cannot be deleted, and is always the first participant. 
 
Step five: forms, files and submission 
 
This step is the core of the process, as, from this step, the proposal coordinator can: 
 
  Fill in the administrative forms, part A of the proposal (see Annex 3 of this Guide) 
  Forms are completed using a PDF reader (e.g. Adobe Reader, see above "What is needed" 
for minimum requirements). The proposal coordinator can complete all the forms, including 
the  budget  table  and  the  administrative  details  of  the  coordinator  and  of  all  participants. 
Proposal partners can only complete their own administrative details (form A2). 
  Download the template of the part B of the proposal and other information files (see Annex 
4 of this Guide) 
  Upload the file that will be the part B of the proposal.  
  Submit the proposal package. 
 
Only  the  coordinator  can  upload  the  part  B  of  the  proposal  and  submit  the 
proposal.  Therefore,  only  the  coordinator  should  be  logged  into  the  Electronic 
Submission Service when the submission attempt is made. 

 
For  the  proposal  Part  B  you  must  use  exclusively  PDF  (“portable  document  format”,  compatible 
with Adobe  version 3 or higher, with embedded fonts). Other file formats  will not be accepted by 
the  system. Irrespective  of  any  page  limits  specified  in  annex  4  to  this  Guide,  there  is  an  overall 
limit of 10 Mbytes to the size of proposal file Part B. It is advised to limit the size of the proposal to 
2 Mbytes. 
 
There  are  also  restrictions  to  the  name  given  to  the  Part  B  file:  use  alphanumeric  characters; 
special characters and spaces must be avoided. 
 
You are advised to clean your document before converting it to PDF (e.g. accept 
all tracked changes, delete notes). 
 
Check that your conversion software has successfully converted all the pages of 
your original document (e.g. there is no problem with page limits). 
 
Check that your conversion software has not cut down landscape format pages 
to fit them into portrait format. Check that captions and labels have not been lost 
from your diagrams 
 
Please  note  that  the  Commission  prints  out  proposals  in  black  and  white  on 
plain  A4  paper.  The  printable  zone  on  the  print  engine  is  bounded  by  1.5  cm 
right,  left, top  bottom.  No  scaling  is  applied  to  make  the  page "fit"  the window. 
Printing is done at 300 dots per inch. 

 
 
Completing the Part A forms in the  Electronic Submission Services and uploading a Part B does 
not yet mean that the proposal is submitted. Once there is a consolidated version of the proposal, 
the  "SUBMIT"  button  must  be  pressed.  Only  the  coordinator  is  authorised  to  submit  the 
proposal

 
At this point the service performs a limited automatic validation of the proposal. A list of discovered 
problems,  such  as  missing  data,  is  given  on  the  last  page  of  the  proposal  submission  forms.  In 
some cases users are allowed to submit incomplete administrative information but for significant 
10th July 2012 v1 
12 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
omissions, proposal submission will be blocked until the problems are corrected. Therefore 
you  are  strongly  advised,  when  preparing  your  proposal,  to  regularly  click  on  'validate'  at  the 
bottom of any page of the Part A to obtain updated validation messages and to review them on the 
last page of the proposal submission forms. 
 
When errors or omissions are corrected, the coordinator must then repeat the above step to finally 
achieve the proposal submission. 
 
 
If the submission sequence described above is not followed,  
the Commission/Agency considers that no proposal has been submitted. 
 
 
When the proposal has been successfully submitted, the service will proceed to Step 6 where the 
coordinator sees a message that indicates that the proposal has been received. 
(This automatic message is not the official acknowledgement of receipt - see Section 5).  
 
Step six: proposal status page 
 
Reaching  this  step  means  that  the  proposal  is  submitted  (i.e.  sent  to  the  Commission/Agency 
services  for  evaluation).  It  does  not  mean  that  the  proposal  is  valid,  complete,  eligible  in  all 
respects or that it will be funded. 
 
 
In Step six you can: 
  Download the proposal. It is advised to download the proposal once submitted to check that 
it  has  been  correctly  sent.  The  downloaded  proposal  will  be  digitally  signed  and  time 
stamped.  
  Re-edit  the  proposal, going  back  to  step  5.  After  re-editing  the  proposal  (any  data in the 
forms  or  a  modified  attachment),  modifications  have  to  be  resubmitted.  The  coordinator 
may continue to modify the proposal and submit revised versions overwriting the previous 
one right up until the deadline.  
  Withdraw the proposal. If the proposal is withdrawn, it will not be considered for evaluation. 
A reason for the withdrawal will be requested by the service. 
(Note: Your proposal draft is not deleted from the server and this withdrawal action can be 
reversed, but only before the deadline, by simply submitting it again).  
 
 
Use of the system by the other participants 
 
In order to access the proposals, all contacts need to have an ECAS ID that is necessary for the 
login of the Participant Portal. 
Those  contacts,  who  have  been  invited  by  the  coordinator,  can  access  the  proposal  via  the  'My 
Proposals' tab after login.  
 
In the proposal submission system, participants can 
  complete their own entity's administrative details and budget forms (A2 and A3.1); 
  download the document template for writing Part B of the proposal, in order to assist the 
coordinator in preparing it, however, only the coordinator can upload the finished version; 
  view the whole proposal. 
 
About the deadline 
 
Proposals  must  be  submitted  on  or  before  the  deadline  specified  in  the  call  fiche.  It  is  your 
responsibility to ensure the timely submission of your proposal.  
10th July 2012 v1 
13 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
The  Electronic  Submission  Services  of  the  Commission  will  be  closed  for  this  call  at  the  call 
deadline.  Please  note  that  the  deadline  established  in  the  call  refers  to  the  sharp  time,  no  extra 
seconds allowed (for example,  call deadline at  17.00 means at  17.00.00). After  this moment, the 
proposal can no longer be modified. It is however visible in a read-only version.  
 
Do not wait until the last moment before submitting your proposal!  
Call deadlines are absolutely firm and are strictly enforced.  
 
Please note that successive drafts of the proposal can be submitted with the Electronic Submission 
Services. Each successive submission overwrites the previous version. It is a good idea to submit 
a draft well before the deadline

 
Do  not  wait  until  the  last  moment  to  attempt  the  submission  of  the  proposal. 
Internet  access  issues  and  proposal  verification  issues  must  be  detected  well 
before the submission deadline if help is to be requested from the service desk. 
Such  issues  are  never  accepted  as  extenuating  circumstances  for  failure  to 
submit in time. 

 
Submission  is  deemed  to  occur  at  the  moment  when  the  proposal  coordinator 
completes the submission sequence described above. It is not the point at which 
the upload of the part B is started. If you wait until too near to the close of the 
call to start uploading your proposal, there is a serious risk that you will not be 
able to submit in time. 

 
If  you  have  submitted  your  proposal  in  error  to  another  call  which  closes  after 
this  call,  the  Commission/agency  will  not  be  aware  of  it  until  it  is  discovered 
among the downloaded proposals for the later call. It will therefore be classified 
as ineligible because of late arrival. 

 
The  submission  of  a  proposal  requires  some  knowledge  of  the  Electronic 
Submission Services, a detailed knowledge of the contents of the proposal and 
the  authority  to  make  last-minute  decisions  on  behalf  of  the  consortium  if 
problems arise. You are advised not to delegate the job of submitting your 
proposal!
 

 
In  the  unlikely  event  of  a  failure  of  the  Electronic  Submission  Services  due  to  breakdown  of  the 
Commission server during the last 24 hours of this call, the deadline will be extended by a further 
24 hours. This will be notified by e-mail to all proposal coordinators who had registered for this call 
by  the  time  of  the  original  deadline,  and  also  by  a  notice  on  the  Call  pages  on  the  Participant 
Portal. Such a failure is a rare and exceptional event; therefore do not assume that there will be an 
extension to this call. If you have difficulty in submitting your proposal, you should not assume that 
it  is  because  of  a  problem  with  the  Commission  servers,  as  this  is  rarely  the  case.  Contact  the 
Electronic  Submission  Services  help  desk  if  in  doubt  (see  the  address  given  in  annex  1  of  this 
Guide). 
 
Please note that the Commission/Agency will not extend deadlines for system failures that are not 
its own responsibility. In all circumstances, you should aim to submit your proposal well before the 
deadline to have time to solve any problems. 
 
A small number of calls operate a  continuous submission procedure. These 
calls are open for an extended period, during which proposals will be evaluated 
in batches after fixed cut-off dates. The call fiche will show whether intermediate 
cut-off dates apply to his call. 

 
 
10th July 2012 v1 
14 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Correcting or revising your proposal 
Errors discovered in proposals submitted can be rectified by simply submitting a corrected version 
before  the  submission  deadline;  the  new  proposal  package  (part  A  and  B)  will  overwrite  the  old 
one. 
 
Once the deadline has passed, however, the Commission/Agency can accept no further additions, 
corrections or re-submissions.  
 
 
The  last  version  of  your  proposal  submitted  before  the  deadline  is  the  one  which  will  be 
taken into consideration; no later version can be substituted and no earlier version can be 
recovered. 
 
 
 
Ancillary material 
Only  a  single  PDF  file  comprising  the  complete  Part  B  can  be  uploaded.  Unless  specified  in  the 
call, any hyperlinks to other documents, embedded material, and any other documents (company 
brochures, supporting documentation, reports, audio, video, multimedia etc.) sent electronically or 
by post will be disregarded. 
 
 
Withdrawing a proposal 
You may withdraw a proposal before the call deadline by simply submitting a revised version with 
an empty Part B section, and with the following text in the abstract field of form A1: 
"The applicants wish to withdraw this proposal. It should not be evaluated by the Commission". 
 
You  may  also  withdraw  a  proposal,  either  before  or  after  the  call  deadline,  by  accessing  the  'My 
Proposals'  tab  when  you  log  in  to  the  participant  portal.  With  the  action  'view  submitted'  the 
coordinator will move to Step 6, where the proposal can be withdrawn. 
 
A withdrawn proposal will not be subsequently considered by the Commission. 
 
 
Registration of legal entities in the Commission's Early Warning System (EWS) and Central 
Exclusion Database (CED). 

To  protect the  EU's financial  interests, the  Commission/Agency  uses  an  internal  information  tool, 
the  Early  Warning  System  (EWS)  to  flag  identified  risks  related  to  beneficiaries  of  centrally 
managed  contracts  and  grants.  Through  systematic  registration  of  financial  and  other  risks  the 
EWS enables the Commission services to take the necessary precautionary measures to ensure 
sound financial management5.  
 
EWS  registrations  are  not  publicly  disclosed.  However,  registrations  will  be  transferred  to  the 
Central  Exclusion  Database  (CED)  if  they  relate  to  entities  that  have  been  excluded  from  EU 
funding because they are insolvent or have been convicted of serious professional misconduct or a 
criminal offence detrimental to EU financial interests. The data in CED are available to all public 
authorities implementing EU funds
, i.e. European institutions, national agencies or authorities in 
Member  States,  and,  subject  to  conditions  for  personal  data  protection,  to  third  countries  and 
international organisations. 
 
                                                      
5  The  EWS  covers  situations  such  as  significantly  overdue  recovery  orders,  judicial  proceedings  pending  for  serious  administrative 
errors/fraud, findings of serious administrative errors/fraud, legal situations which exclude the beneficiary from funding. 
 
10th July 2012 v1 
15 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
The work programme informs you that the details of your organisation (or those of a person who 
has  powers  of  representation,  decision-making  or  control  over  it)  may  be  registered  in  the  EWS 
and the CED and be shared with public authorities as described in the relevant legal texts6.  
 
More information on the EWS and CED can be found here:  
http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm 
 
 
Data protection 
 
Proposals  are  archived  under  secure  conditions  at  all  times.  The  data  contained  in  the  proposal 
are treated in accordance with Regulation 45/2001 on the protection of individuals  with regard to 
the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free 
movement of such data7. After completion of the evaluation and at any subsequent negotiation, all 
copies are destroyed other than those required for archiving and/or auditing purposes.  
 
                                                      
6  The  basis  of  registrations in  EWS  and  CED  is  laid  out  in:  -  the  Commission  Decision  of  16.12.2008  on  the  Early Warning  System 
(EWS)  for  the  use  of  authorising  officers  of  the  Commission  and  the  executive  agencies  (OJ,  L  344,  20.12.2008,  p.  125),  and-  the 
Commission Regulation of 17.12.2008 on the Central Exclusion Database – CED (OJ L 344, 20.12.2008, p. 12).  
 
7 (OJ L 8, 12.1.2001).   
10th July 2012 v1 
16 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
4. 
Check list  
4.1. Preparing your proposal 
  Does  your  planned  work  fit  with  the  call  for  proposals?  Check  that  your  proposed  work 
does  indeed  address  one  of the  topics  open  in  this  call.  (See  the  current  version  of the  work 
programme). 
 
  Are you applying for the right call and funding scheme? Check that you have applied for 
the  right  call  and  one  of  the  funding  schemes  open  for  your  chosen  topic  (see  the  work 
programme)8.  
 
  Is your proposal eligible? The eligibility criteria are given in the work programme. See also 
annex 2 of this Guide. In particular, make sure that you satisfy the minimum requirements for 
the  makeup  of  your  consortium.  Have  any  additional  eligibility  criteria  been  set  for  this  call? 
Check  that  you  comply  with  any  budgetary  limits  that  may  have  been  fixed  on  the  requested 
EU  contribution.  Any  proposal  not  meeting  the  eligibility  requirements  will  be  considered 
ineligible and will not be evaluated. 
 
  Is your proposal complete? Proposals must comprise a Part A, containing the administrative 
information  including  participant  and  project  cost  details  on  standard  forms;  and  a  Part  B 
containing the scientific and technical description of your proposal as described in this Guide. A 
proposal that does not contain both parts will be considered ineligible and will not be evaluated. 
 
  Does  your  proposal  follow  the  required  structure?  Proposals  should  be  precise  and 
concise, and must follow exactly the proposal structure described in this document (see annex 
4  of  this  Guide),  which  is  designed  to  correspond  to  the  evaluation  criteria  which  will  be 
applied. Omitting requested information will almost certainly lead to lower scores and possible 
rejection. 
 
  Does your proposed work raise ethical issues?  Clearly indicate any potential ethical, safety 
or regulatory aspects of the proposed research and the way these will be dealt with prior and 
during the implementation of the proposed project. A preliminary ethics control will take place 
during the evaluation and, if needed, an ethics screening and/or review will take place for those 
proposals  raising  ethics  issues.  Proposals  may  be  rejected  on  ethical  grounds  if  such  issues 
are not dealt with satisfactorily. 
 
  Have you maximised your chances? There will be strong competition. Therefore, edit your 
proposal  tightly,  strengthen  or  eliminate  weak  points.  Put  yourself  in  the  place  of  an  expert 
evaluator; refer to the evaluation criteria given in annex 2 of this Guide. Arrange for your draft 
to be evaluated by experienced colleagues; use their advice to improve it before submission. 
 
  Do you need further advice and support? You are strongly advised to inform your National 
Contact  Point  of  your  intention  to  submit  a  proposal  (see  address  in  annex  1  of  this  Guide). 
Remember also the Enquiry service listed in annex 1 of this Guide.  
 
 
4.2. Final checks before submission 
  Do you have the agreement of all the members of the consortium to submit this proposal on 
their behalf?  
                                                      
8 If you have in error registered for the wrong call or funding scheme, discard that registration (usernames and passwords) and register 
again before the call deadline. If, after the close of the call, you discover that you have submitted your proposal to the wrong call, notify 
the Participant Portal Submission Service Helpdesk. 
10th July 2012 v1 
17 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
  Is your Part B in portable document format (PDF), including no material in other formats?  
  Is your Part B filename made up only of the letters A to Z and numbers 0 to 9 without special 
characters or spaces? 
  Have you printed out your Part B, to check that it really is the file you intend to submit, and that 
it is complete, printable and readable? After the call deadline it will not be possible to replace 
your Part B file 
  Have you respected the font size (11 point) and the page limitations for the different sections? 
  Is your Part B file within the size limit of 10 Mbytes? 
  Have  you  virus-checked  your  computer?  The  Participant  Portal  Submission  Service  will 
automatically block the submission of any file containing a virus. 
 
4.3. The deadline: very important! 
  Have you made yourself familiar with the Participant Portal Submission Service in good time? 
 
  Have  you  allowed  time  to  submit  a  draft  version  of  your  proposal  well  in  advance  of  the 
deadline  (at  least  several  days  before),  and  then  to  continue  to  improve  it  with  regular 
resubmissions? 
  Have you completed the Participant Portal submission process for your final version? 
 
4.4. Following submission 
  Proposals submitted to the Participant Portal can still be reviewed by the applicant. 
  It is highly recommended that after uploading and submitting your final version, you then review 
what you have uploaded 
  Do this while there is still time to submit a corrected version if necessary  
 
5. 
What happens next 
Shortly  after  the  call  deadline  (or  batch  date  in  the  case  of  continuously  open  calls),  the 
Commission  will  send  an  Acknowledgement  of  receipt  to  the  e-mail  address  of  the  proposal 
coordinator  given  in  the  submitted  proposal.  This  is  assumed  to  be  the  individual  named  as 
“person in charge” on the A2 form of participant no. 1. Please note that the message received on 
reaching step 6 within the Participant Portal Submission Service after each submission is not the 
official Acknowledgement of receipt. 
 
The sending of an acknowledgement of receipt does not imply that a proposal has been accepted 
as eligible for evaluation. 
  
If you have not received an Acknowledgement of receipt within 12 working days 
after the call deadline (or  cut-off date,  in the case of  a continuously open call), 
you  should  contact  the  FP7  Enquiry  Service  (see  annex  1  of  this  Guide). 
However,  first  please  check  that  you  are  the  person  named  in  the  proposal  as 
contact  person  for  partner  no.  1,  check  the  email  address  which  you  gave  for 
yourself,  and  check  the  junk  mail  box  of  your  email  system  for  a  few  days 
following the close of call for any mail originating from xxxxxx@xxxxxxx.xxx. 

 
The Commission will check that your proposal meets the eligibility criteria that apply to this call 
and funding scheme (see the work programme and annex 2 of this Guide). 
10th July 2012 v1 
18 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
All  eligible  proposals  will  be  evaluated  by  independent  experts.  The  evaluation  criteria  and 
procedure are described in annex 2 of this Guide.  
 
If hearings are planned in this call (see annex 2 of this Guide), you will receive an invitation if your 
proposal is highly rated in the initial stages of the evaluation. In this case, you will be asked by the 
evaluation  panel  to  provide further  details  on the  proposal. The  letter  of  invitation  will  specify  the 
date  and  time  and  the  particular  arrangements.  It  may  also  list  a  number  of  specific  questions 
concerning the proposal, which you should be prepared to respond to at the hearing. The letter will 
explain how to reply if you cannot attend in person. 
 
Soon  after  the  completion  of  the  evaluation,  the  results  will  be  finalised  and  all  coordinators  will 
receive  a  letter  containing  initial  information  on  the  results  of  the  evaluation,  including  the 
Evaluation Summary Report giving the opinion of the experts on their proposal. However, even if 
the experts viewed your proposal favourably, the Commission cannot at this stage indicate if there 
is a possibility of EU funding. 
 
If  you  have  not  received  your  ESR  by  the  date  referred  to  in  annex  I  of  this 
Guide, please contact the Commission via the FP7 enquiry service.  

 
The letter will also give the relevant contact details and the steps to follow if you consider that there 
has been a shortcoming in the conduct of the evaluation process ("redress procedure"). 
 
The  Commission  also  informs  the  relevant  programme  committee,  consisting  of  delegates 
representing the governments of the Member states and Associated countries. 
 
Based  on  the  results  of  the  evaluation  by  experts,  the  Commission  draws  up  the  final  list  of 
proposals for possible funding, taking account of the available budget.  
 
Official letters are then sent to the applicants. If all has gone well, this letter will mark the beginning 
of  a  negotiation  phase.    Due  to  budget  constraints,  it  is  also  possible  that  your  proposal  will  be 
placed  on  a  reserve  list.  In  this  case,  negotiations  will  only  begin  if  funds  become  available.  In 
other cases, the letter will explain the reasons why the proposal cannot be funded on this occasion.  
 
Negotiations  between  the  applicants  and  the  Commission  aim  to  conclude  a  grant  agreement 
which provides for EU funding of the proposed work. They cover both the scientific/technological, 
and  the  administrative  and  financial  aspects  of  the  project.  The  officials  conducting  these 
negotiations on behalf of the Commission will be working within a predetermined budget envelope. 
They  will  refer  to  any  recommendations  which  the  experts  may  have  made  concerning 
modifications to the work presented in the proposal, as well as any recommendations arising from 
an ethical review of the proposal if one was carried out. The negotiations will also deal with gender 
equality actions, and, if applicable to the project, with gender aspects in the conduct of the planned 
work, as well as the relevant principles contained in the European Charter for researchers and the 
Code of Conduct for their recruitment. Where relevant, security aspects shall be considered also. 
 
A  description  of  the  negotiation  process  is  provided  in  the  "FP7  Negotiation  guidance  notes
(available  on  CORDIS).  Members  of  the  proposal  consortium  may  be  invited  to  Brussels  or 
Luxembourg to facilitate the negotiation. 
For participants in negotiated proposals not yet having a Participant Identification Code (PIC) - i.e. 
not  yet  registered  and  validated  in  the  Commission's  Unique  Registration  Facility  (URF)  -  their 
existence  as  legal  entities  and  their  legal  status  will  have  to  be  validated  before  any  grant 
agreement can be signed.  
Applicants are reminded that the Commission's Research DGs have adopted a new and reinforced 
audit strategy aimed at detecting and correcting errors in cost claims submitted in projects on the 
10th July 2012 v1 
19 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
basis of professional auditing standards. As a result the number of audits and participants audited 
will increase significantly and the Commission's services will assure appropriate mutual exchange 
of  information  within  its  relevant  internal  departments  in  order  to  fully  coordinate  any  corrective 
actions  to  be  taken  in  a  consistent  way.  More  information  can  be  found  here: 
http://cordis.europa.eu/audit-certification/home_en.html 
 
 
Risk sharing finance facility 
The Risk-sharing Finance Facility (RSFF) provides project financial support in addition to the FP7 
grant.  This  innovative  debt-based  facility,  designed  by  the  European  Commission  and  the 
European Investment Bank, creates an additional capacity of up to €10 billion for financing higher 
risk research, technological development, demonstration and innovation activities. 
 
The EIB will implement RSFF in close collaboration with all major EU national and regional banks 
within  Member  states  and  Associated  countries  to  FP7,  which  are  providing  support  to  the 
development of European companies. 
 
Financing through the RSFF can be sought either in addition to, or instead of FP7 grants.  
 
For additional information on RSFF see: 
 
http://www.eib.org/products/loans/special/rsff/index 
http://ec.europa.eu/invest-in-research/funding/funding02_en.htm  
10th July 2012 v1 
20 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Summary of the evaluation and selection process 
The  sequence  of  steps  in  the  evaluation  and  selection  procedure  is  summarised  in  the  following 
flow chart:  
 
 
Proposal 
Eligibility 
 
 
Evaluation by  
experts 
Ethical  
Review 
Applicants informed of results  
(if needed) 
of expert evaluation* 
Commission ranking 
• invitation to submit second-stage 
Negotiation 
 proposal, when applicable 
Commission rejection  
Consultation of programme committee  
decision 
(if required) 
Applicants informed of  
Commission decision 
Commission funding  
and/or rejection decision 
 
 
 
 
10th July 2012 v1 
21 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Glossary 
 
The  following  explanations  are  provided  for  clarity  and  easy-reference.  They  have  no  legal 
authority, and do not replace any official definitions set out in the Council decisions. 
 
A 
Acknowledgement of receipt :  
 
Applicants are informed by email shortly after the deadline that a proposal has been successfully submitted 
(but not that it is necessarily eligible). Contact the FP7 Enquiry service urgently if you do not receive such an 
acknowledgement within a few days of the close of call (or batch, for continuous submission calls). 
 
Applicant 
 
The  term  used  generally  in  this  guide  for  a  person  or  entity  applying  to  a  call  for  proposals.  The  term 
‘participant’ is used in the more limited sense of a member of a proposal or project consortium (see below).  
 
Associated countries  
 
Non-EU countries which are party to an international agreement with the Community, under the terms or on 
the  basis  of which it makes a financial contribution to all  or part of the Seventh  Framework Programme. In 
the  context  of  proposal  consortia,  organisations  from  these  countries  are  treated  on  the  same  footing  as 
those in the EU. The list of associated countries is given in the body of this guide. 
 
C 
Call fiche 
 
The part of the  work programme giving the basic  data for a call for proposals (e.g. topics covered, budget, 
deadline  etc).  It  is  posted  as  a  separate  document  on  the  Participant  Portal  web  pages  devoted  to  a 
particular call. 
 
Call for proposals (or "call") 
 
An  announcement  is  published, usually  in  the  Official  Journal,  inviting  proposals  for  research  activities  in  a 
certain theme. Full information on the call can be found on the Participant Portal web-sites. 
 
Consensus meeting 
 
The stage, in the proposal evaluation process, when experts come together to establish a common view on a 
particular proposal. 
 
Consortium 
 
Most funding schemes require proposals from a number of participants (usually at least three) who agree to 
work together in a consortium.  
 
Continuous submission 
 
Some  calls  are  open  for  an  extended  period, during  which  proposals may  be  submitted  at any  moment.  In 
these cases, proposals are evaluated in batches after fixed cut-off dates. 
 
Coordinator 
 
The  coordinator  leads  and  represents  the  applicants.  He  or  she  acts  as  the  point  of  contact  with  the 
Commission. 
10th July 2012 v1 
22 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
CORDIS service 
 
A web service providing access to all the documentation related to FP7. (See also Participant Portal). 
 
Cut-off date 
 
An  intermediate  date  in  the  context  of  a  call  operating  a  continuous  submission  procedure.  Proposals  are 
evaluated in batches after each cut-off date. 
D 
Deadline 
 
For a  particular call, the  moment after which proposals cannot be submitted to the Commission, and  when 
the Participant Portal Submission Service closes for that call. Deadlines are strictly enforced.  
 
Deliverable 
 
A deliverable represents a verifiable output of the project. Normally, each workpackage will produce one or 
more deliverables during its lifetime. Deliverables are often written reports but can also take another form, for 
example the completion of a prototype etc. 
 
Direct costs 
 
Direct  costs  are  all  eligible  costs  which  can  be  attributed  directly  to  the  project  and  are  identified  by  the 
participant as such, in accordance with its accounting principles and its usual internal rules.  

Early Warning System (EWS) 
 
An internal information tool of the Commission to flag identified financial risks related to beneficiaries. 
 
Eligibility committee 
 
An  internal  committee  which  examines  in  detail  cases  of  proposals  whose  eligibility  for  inclusion  in  an 
evaluation is in question 
 
Eligibility criteria 
 
The  minimum  conditions  which  a  proposal  must  fulfil,  if  it  is  to  be  retained  for  evaluation.  The  eligibility 
criteria  are  generally  the  same  for  all  proposals  throughout  FP7,  and  relate  to  submission  before  the 
deadline, minimum participation, completeness and scope.  However, additional  eligibility criteria may apply 
to certain calls, and applicants should check the work programme, and annex 2 to this Guide. 
 
 
Ethical issues table 
 
Research activities supported by the Framework Programme should respect fundamental ethical principles. 
The main issues which might arise in a project are summarised in tabular form in a checklist included in the 
proposal 
 
Evaluation criteria 
 
The  criteria,  against  which  eligible  proposals  are  assessed  by  independent  experts.  The  evaluation  criteria 
are  generally  the  same  for  all  proposals  throughout  FP7,  and  relate  to  S/T  quality,  impact  and 
implementation.  Relevance  is  also  considered. However,  additional  evaluation  criteria  may  apply  to  certain 
calls, and applicants should check the work programme, and annex 2 to this Guide. 
 
10th July 2012 v1 
23 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Evaluation Summary Report (ESR) 
 
The  assessment  of  a  particular  proposal  following  the  evaluation  by  independent experts  is  provided  in  an 
Evaluation Summary Report. It normally contains both comments and scores for each evaluation criterion. 
F 
FP7 enquiry service 
 
A general information service on all aspects of FP7. Contact details are given in annex 1 to this Guide. 
 
Funding scheme 
 
The  mechanisms  for  the  Community  funding  of  research  projects.  The  funding  schemes  have  different 
objectives, and are implemented through grant agreements.  
 
G 
Grant Agreement (GA) 
 
The legal instrument that provides for Commission funding of projects. 
 
H 
Hearing 
 
Applicants  whose  proposals  have  been  evaluated  are  sometimes  invited  to  provide  explanations  and 
clarifications  to  any  specific  questions  raised  by  the  experts.  These  questions  are  transmitted  to  the 
applicants in advance.  
 
I 
Indirect costs 
 
Indirect  costs,  (sometimes  called  overheads),  are  all  those  eligible  costs  which  cannot  be  identified  by  the 
participant  as  being  directly  attributed  to  the  project,  but  which  can  be  identified  and  justified  by  its 
accounting  system  as  being  incurred  in  direct  relationship  with  the  eligible  direct  costs  attributed  to  the 
project.  
 
Individual evaluation 
 
The  stage  in  the  evaluation  process,  when  experts  assess  the  merits  of  a  particular  proposal  before 
discussion with their peers. 
 
Information Days 
 
Open events organised by the Commission to explain the characteristics of specific calls, and often as well, a 
chance for potential applicants to meet and discuss proposal ideas and collaborations. 
 
Initial information letter 
 
The  letter  sent  by  the  Commission  to applicants  shortly  after  the  evaluation  by  experts,  which  includes  the 
report from the experts on the proposal in question (the Evaluation Summary Report). 
 
International Cooperation Partner Countries (ICPC) 
 
10th July 2012 v1 
24 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
A list of low-income, lower-middle income and upper-middle-income countries, given in annex 1 to the work 
programme.  Organisations from these countries can  participate and receive funding  in FP7, providing that 
certain minimum conditions are met. 
 
International European Interest Organisation 
 
International  organisations,  the  majority  of  whose  members  are  European  Union  Member  states  or 
Associated countries, and whose principal objective is to promote scientific and technological co-operation in 
Europe. 
 
J 
Joint Research Centre (JRC) 
 
The Commission’s own research institutes. 
 

LEAR (Legal Entity Authorised Representative) 
 
The LEAR is a person nominated in each legal entity participating in FP7. This person is the contact for the 
Commission  related  to  all  questions  on  legal  status.  He/she  has  access  to  the  online  database  of  legal 
entities  with a possibility  to view  the data stored  on  his/her entity  and to initiate  updates and corrections to 
these  data.  The  LEAR  receives  a  Participant  Identification  Code  (PIC)  from  the  Commission  (see  below), 
and distributes this number within his/her organisation. 
 
Lump sum  
 
Lump  sums  do  not  require  the  submission  of  financial  justifications  (statements),  as  they  are  "fixed".  ICPC 
participants when participating in an FP7 grant agreement have the choice between being reimbursed on the 
basis  of  eligible  costs  or  on  the  basis  of  lump-sums.  This  choice  can  be  made  up  to  the  moment  of  the 
signature  of  the  grant  agreement  (whatever  the  final  option  chosen,  the  maximum  EU  contribution  for  the 
project remains unchanged). Once made, it will apply during the whole duration of the agreement without the 
possibility of changing it. ICPC participants may opt for a lump sum in a given project and for reimbursement 
of costs in another.  
 

Milestones 
 
Control points where decisions are needed with regard to the next stage of the project. 
 
N 
National Contact Points (NCP) 
 
Official  representatives  nominated  by  the  national  authorities  to  provide  tailored  information  and  advice  on 
each theme of FP7, in the national language(s).  
 
Negotiation 
 
The process of establishing a grant agreement between the Commission and an applicant  whose  proposal 
has been favourably evaluated, and when funds are available. 
 
Non-profit 
10th July 2012 v1 
25 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
A legal entity is qualified as "non-profit" when considered as such by national or international law. 
 
P 
Part A 
 
The  part  of  a  proposal  dealing  with  administrative  data.  This  part  is  completed  using  the  web-based 
Participant Portal Submission Service. 
 
Part B 
 
The part of a proposal explaining the work to be carried out, and the roles and aptitudes of the participants in 
the consortium. This part is uploaded to the Participant Portal as a pdf file 
 
Part B template 
 
A document in PDF format supplied by the Participant Portal Submission Service, consisting of a template of 
all  chapter  headings,  forms  and  tables  required  to  prepare  a  proposal  Part  B.  The  template  format  is 
illustrated in Annex 4 to this Guide. 
 
Participants 
 
The  members  of  a  consortium  in  a  proposal  or  project.  These  are  legal  entities,  and  have  rights  and 
obligations with regard to the Community. 
 
Participant Identification Code (PIC)  
 
Organisations  participating  in  FP7  will  progressively  be  assigned  Participant  Identification  Codes  (PIC).  
Possession  of  a  PIC  will  enable  organisations  to  take  advantage  of  the  Unique  Registration  Facility  (see 
below), and to identify themselves in all transactions related to FP7 proposals and grants.  
 
Participant Portal 
 
The single entry point for interaction with the research Directorates-General of the European Commission. It 
hosts  a  full  range  of  services  that  facilitate  the  monitoring  and  the  management  of  proposals  and  projects 
throughout  their  lifecycle,  including  calls  for  proposals,  and  access  to  the  Participant  Portal  Submission 
Service.  
 
Participant Portal Submission Service 
 
A web-based service, which must be used to submit proposals to the Commission. Access is given through 
the Participant Portal.  
 
Participant Portal Submission Service Helpdesk 
 
A  telephone  /  email  service  to  assist  applicants  who  have  difficulty  in  submitting  their  proposal  via  the 
Participant Portal Submission Service : 
tel: +32 2 29 92222 email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Programme committee 
 
A  group  of  official  national  representatives  who  assist  the  Commission  in  implementing  the  Framework 
Programme. 
 
Proposal 
 
A description of the planned research activities, information on who will carry them out, how much they will 
cost, and how much funding is requested 
10th July 2012 v1 
26 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Public body 
 
Public body means any legal entity established as such by national law, and international organisations. 
 

 
Redress procedure 
 
The initial information letter will indicate an address if an applicant wishes to submit a request for redress, if 
he or she believes that there have been shortcomings in the handling of the proposal  in question, and that 
these  shortcomings  would  jeopardise  the  outcome  of  the  evaluation  process.  An  internal  evaluation  review 
committee  ("redress  committee")  will  examine  all  such  complaints.  This  committee  does  not  itself  evaluate 
the proposal. It is possible that the committee will recommend a re-evaluation of all or part of the proposal. 
 
Research organisation 
 
A  legal  entity  established  as  a  non-profit  organisation  which  carries  out  research  or  technological 
development as one of its main objectives. 
 
Reserve list 
 
Due  to  budgetary  constraints  it  may  not  be  possible  to  support  all  proposals  that  have  been  evaluated 
positively.  In  such  conditions,  proposals  on  a  reserve  list  will  only  be  financed  if  funds  become  available 
following the negotiation of proposals on the main list. 
 
Risk-Sharing Finance Facility (RSFF) 
 
A new mechanism to foster private sector investment in research by increasing the capacity of the EIB and 
its financial partners to provide loans for European RTD projects. 
 
RTD 
 
Research and Technological Development. 

SME 
 
SMEs are micro, small and medium-sized enterprises. SMEs are defined in Recommendation 2003/361/EC 
of 6 May 2003. 
 
Specific flat rate (60%) 
 
A  60%  flat  rate  of  the  total  direct  costs  applicable  under  certain  conditions  to  non-profit  public  bodies, 
secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs. This rate is available for 
the entire duration of FP7.  
 
Specific International Cooperation Actions (SICA) 
 
In  some  calls  on  topics  of  mutual  interest,  special  conditions  apply  to  promote  research  collaborations 
between  European  organisations  and  those  based  in  the  International  Cooperation  Partner  Countries 
(ICPC).  This  usually  entails  a  minimum  of  two  participants  from  EU  or  Associated  countries,  and  two  from 
ICPC. 
 
10th July 2012 v1 
27 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
T 
Thresholds 
 
For a proposal to be considered for funding, the evaluation scores for individual criteria must exceed certain 
thresholds. There is also an overall threshold for the sum of the scores. 
 
Two-stage submission 
 
Some calls require proposals to be submitted in two stages. In this case, applicants initially present their idea 
in a brief outline proposal. This is evaluated against evaluation criteria, or sub-criteria for this stage set out in 
the call. Applicants successful in the first stage will be invited to submit a full proposal at the second stage, 
which will be evaluated against criteria for this second stage set out in the call. The first stage criteria, as set 
out in the work programme, are usually a limited set of those applying at the second stage. 
 
Two-step evaluation 
 
An  evaluation  procedure  in  which  a  proposal  is  evaluated  first  on  a  limited  number  of  evaluation  criteria 
(usually,  just  one),  and  only  those  proposals  which  achieve  the  threshold  on  this  are  subject  to  a  full 
evaluation on the remaining criteria. 
 

Unique Registration Facility (URF) 
 
A system that will allow organisations who intend to submit on several occasions to register their details once 
and for all, obviating the need to provide the same information with each submission. The Web interface of 
the URF is found at http://ec.europa.eu/research/participants/urf. On this website you will also find a search 
tool to check if your organisation is already registered or not. 
 

Weightings 
 
The  scores  for  certain  evaluation  criteria  may  be  multiplied  by  a  weighting  factor  before  the  total  score  is 
calculated. Generally,  weightings are set to one; but there may be exceptions and applicants should check 
the details in annex 2 to this Guide. 
 
Work Package 
 
A  work  package  is  a  major  sub-division  of  the  proposed  project  with  a  verifiable  end-point  –  normally  a 
deliverable or a milestone in the overall project. 
 
Work Programme 
 
A  formal  document  of  the  Commission  for  the  implementation  of  a  specific  programme,  that  sets  out  the 
research  objectives  and  topics  to  be  addressed.  It  also  contains  information  that  is  set  out  further  in  this 
Guide,  including  the  schedule  and  details  of  the  calls  for  proposals,  indicative  budgets,  and  the  evaluation 
procedure. 
 
10th July 2012 v1 
28 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annexes 
 
Annex 1 
Timetable and specific information for this call 
Annex 2 
Evaluation criteria and procedure  
Annex 3 
Instructions for completing Part A of the proposal 
Annex 4 
Instructions for drafting Part B of the proposal 
Annex 5 
Ethical Guidelines for undertaking ICT research in FP7 
Annex 6 
Pre-proposal check form 
 
10th July 2012 v1 
29 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 1: Timetable and specific information for this call 
 
  The ICT Work programme provides the essential information for submitting a proposal to this 
call.  It  describes  the  content  of  the  topics  to  be  addressed,  and  details  on  how  it  will  be 
implemented. The work programme is available on the Participant Portal call pages. You must 
consult this document. 
 
  Indicative timetable 
 
The Green Cars call closes at 17h Brussels time on 4th December 2012 
 
Publication of call 
10th July 2012 
Deadline for submission of proposals 
4th December 2012 
Evaluation of proposals 
January – February 2013 
Evaluation Summary Reports sent to all  Early March 2013 
proposal coordinators 
Invitation  letter  to  successful  applicants  Mid-March 2013 
to launch negotiations with Commission 
services 
Letters to unsuccessful applicants 
April 2013 
Signature of first grant agreements 
June 2013 
 
 
  Further information and help 
 
The CORDIS call page contains links to other sources that you may find useful in preparing and 
submitting your proposal. Direct links are also given where applicable. 
 
 
Call information 
Participant Portal 
 
 
 
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/  
(select tab "FP7 calls") 
 
General sources of help 
National Contact Points 
 
http://cordis.europa.eu/fp7/ncp_en.html  
 
FP7 Research enquiries service 
 
http://ec.europa.eu/research/enquiries 
 
Participant Portal Submission Service 
 
Help desk 
tel: +32 2 299 2222  
 
 
email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Ethics Help desk 
 
http://cordis.europa.eu/fp7/get-support_en.html 
(information under "Ethics Help Desk for all FP7 projects"
Risk sharing financing facility 
 
http://www.eib.org/rsff  
(European Investment Bank)  
 
 
FP7/ICT Support projects 
Idealist partner search project  
 
http://www.ideal-ist.eu/ 
IPR helpdesk 
 
http://www.ipr-helpdesk.eu/ 
 
 
10th July 2012 v1 
30 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Legal documents generally applicable 
Decision on the Framework Programme 
 
Rules for Participation  
 
Specific Programmes 
Rules for proposal submission, evaluation selection and award 
 
Contractual information 
Consortium agreement checklist 
 
Negotiation guidance notes 
 
Financial guidelines 
 
Model Grant agreement 
 
 
All the above at 
http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html  
 
 
  Pre-proposal check 
The  Commission  offers  a  facility  to  allow  a  proposer  to  check  on  the  appropriateness  of  their 
proposed action and the eligibility of the proposal consortium. 
 
A form to request this check on your proposal is supplied as annex 6 of this Guide. This may be 
submitted at any time up to four weeks before the close of call, but it is wisest of course make this 
check as early as you can in your proposal preparation process. 
 
The  advice  given  by  the  Commission  is  strictly  informal  and  non-binding.  Only  one  pre-proposal 
check will be carried out per proposal. The advice provided through the pre-proposal check does 
not  in  any  way  engage  the  Commission  with  respect  to  acceptance  or  rejection  of  the  proposal 
when it is formally submitted at a later stage. The evaluators who later evaluate your proposal will 
not be informed of the results of the pre-proposal check, nor even that a pre-proposal check was 
carried  out.  The  pre-proposal  service  is  not  intended  to  assist  with  the  identification  of  possible 
partners for your consortium. 
 
Although this pre-proposal assessment service is entirely optional it is highly recommended to use 
this facility. Any proposal can always be submitted directly to the call without a pre-proposal check. 
 
  Address for pre-proposal check 
Please  email  your  pre-proposal  check  form  for  this  call  to  the  address  given  on  the  "Contacts" 
document available on the call page on the Participant Portal. 
 
 
10th July 2012 v1 
31 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 2: Evaluation criteria and procedures to be applied to STREP proposals in 
this call 

1. General 
All eligible proposals will be evaluated by independent experts.  
 
  Commission staff ensures that the process is fair, and in line with the principles contained in 
the Commission's rules9.  
 
  Experts perform evaluations on a personal basis, not as representatives of their employer, their 
country or any other entity. They are expected to be independent, impartial and objective, and 
to  behave  throughout  in  a  professional  manner.  They  sign  an  appointment  letter,  including  a 
confidentiality  and  conflict  of  interest  declaration  before  beginning  their  work.  Confidentiality 
rules must be adhered to at all times, before, during and after the evaluation. 
 
In addition, an independent expert or experts may be appointed by the Commission to observe the 
evaluation process from the point of view of its working and execution. The role of the observer(s) 
is  to  give  independent  advice  to  the  Commission  on  the  conduct  and  fairness  of  the  evaluation 
sessions, on the way in which the experts apply the evaluation criteria, and on ways in which the 
procedures  could  be  improved.  The  observer(s)  will  not  express  views  on  the  proposals  under 
examination or the experts’ opinions on the proposals.  
 
2. Before the evaluation 
On  receipt  by  the  Commission,  proposals  are  registered  and  acknowledged  and  their  contents 
entered into a database to support the evaluation process. Eligibility criteria for each proposal are 
also checked by Commission staff before the evaluation begins. Proposals which do not fulfil these 
criteria will not be included in the evaluation.  
 
For this call a proposal will only be considered eligible if it meets all of the following conditions: 
 
  It  is  received  by  the  Commission  via  the  Participant  Portal  Submission  Service  before  the 
deadline given in the call fiche  
  It involves at least the minimum number of participants given in the call fiche  
  It  is  complete  (i.e.  both  the  requested  administrative  forms  and  the  proposal  description  are 
present)  
  The content of the proposal relates to the topics and funding schemes, including any special 
conditions, set out in the relevant parts of the work programme  
 
Proposal in which the Part B pdf file has been password-protected or for which printing has been 
disabled will be considered as failing the eligibility conditions under the third bullet point. 
 
The Commission establishes a list of experts capable of evaluating the proposals that have been 
received. The list is drawn up to ensure: 
 
  A high level of expertise; 
  An appropriate range of competencies; 
 
Provided that the above conditions can be satisfied, other factors are also taken into consideration: 
 
  An appropriate balance between academic and industrial expertise and users; 
  A reasonable gender balance; 
  A reasonable distribution of geographical origins;  
  Regular rotation of experts  
                                                      
9 Rules on submission of proposals, and the related evaluation, selection and award procedures [available on CORDIS] 
10th July 2012 v1 
32 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
In constituting the lists of experts, the Commission also takes account of their abilities to appreciate 
the  industrial  and/or  societal  dimension  of  the  proposed  work.  Experts  must  also  have  the 
appropriate language skills required for the proposals to be evaluated.  
 
Commission staff allocates proposals to individual experts, taking account of the fields of expertise 
of the experts, and avoiding conflicts of interest. 
 
3. Evaluation of proposals 
At the beginning of the evaluation, experts will be briefed on the evaluation procedure, the experts’ 
responsibilities,  the  issues  involved  in  the  particular  area/objective,  and  other  relevant  material 
(including the integration of the international cooperation dimension). 
 
The proposal will be evaluated against pre-determined evaluation criteria.  
 
 
Evaluation criteria applicable to 
Collaborative project proposals (IP or STREP) 
including Specific International Cooperation Actions (SICA) 
 
 
 
1. S/T QUALITY 
2. IMPLEMENTATION 
3. IMPACT 
 
 
 
“Scientific and/or 
“Quality and efficiency of the 
“Potential impact through the 
technological excellence 
implementation and the 
development, dissemination 
(relevant  to the topics addressed 
management” 
and use of project results” 
by the call)” 
 
 
 
 
Soundness of concept, and 
 
Appropriateness of the 
 
Contribution, at the European 
quality of objectives  
management structure and 
and/or international level, to the 
 
procedures 
expected impacts listed in the 
 
Progress beyond the state-of-
 
work programme under 
the-art 
 
Quality and relevant 
relevant topic/activity 
 
experience of the individual 
 
  Quality and effectiveness of the 
participants 
  Appropriateness of measures 
S/T methodology and 
 
for the dissemination and/or 
associated work plan 
 
Quality of the consortium as a 
exploitation of project results, 
whole (including 
and management of intellectual 
complementarity, balance)  
property. 
 
 
Appropriateness of the 
allocation and justification of 
the resources to be committed 
(staff, equipment…) 
 
 
Evaluation  scores  will  be  awarded  for  each  of  the  three  criteria,  not  for  the  sub-criteria  (bullet 
points). These sub-criteria are issues which the expert should consider in the assessment of that 
criterion. They also act as reminders of issues to raise later during the discussions of the proposal. 
 
The  relevance  of  a  proposal  will  be  considered  in  relation  to  the topic(s)  of the  work  programme 
open  in  a  given  call,  and  to  the  objectives  of  a  call.  These  aspects  will  be  integrated  in  the 
application  of  the  criterion  "S/T  quality",  and  the  first  sub-criterion  under  "Impact"  respectively. 
When a proposal is partially relevant because it only marginally addresses the topic(s) of the call, 
or if only part of the proposal addresses the topic(s), this condition will be reflected in the scoring of 
the first criterion.  Proposals that are clearly not relevant to a call ("out of scope") will be rejected 
on eligibility grounds. 
 
Each criterion will be scored out of 5. Half marks can be given.  
 
10th July 2012 v1 
33 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
The scores indicate the following with respect to the criterion under examination: 
 
 
   0 - 

The proposal fails to address the criterion under examination or cannot be judged due to 
missing or incomplete information 

   1 - 
 Poor. The criterion is addressed in an inadequate manner, or there are serious inherent 
weaknesses.  

   2 - 
Fair.  While  the  proposal  broadly  addresses  the  criterion,  there  are  significant 
weaknesses. 

   3 - 
 Good.  The  proposal  addresses  the  criterion  well,  although  improvements  would  be 
necessary.  

   4 - 
 Very  good.  The  proposal  addresses  the  criterion  very  well,  although  certain 
improvements are still possible. 

   5 - 
 Excellent.  The  proposal  successfully  addresses  all  relevant  aspects  of  the  criterion  in 
question. Any shortcomings are minor. 

 
 
 
No weightings will be applied. 
 
Thresholds will be applied to the scores. The threshold for individual criteria will be 3. The overall 
threshold, applying to the sum of the three individual scores, will be 10.  
 
Conflicts of interest: Under the terms of their appointment letter, experts must declare beforehand 
any  known  conflicts  of  interest,  and  must  immediately  inform  a  Commission  staff  member  if  one 
becomes apparent during the course of the evaluation.  The Commission will take whatever action 
is necessary to remove any conflict. 
 
Confidentiality:  The  appointment  letter  also  requires  experts  to  maintain  strict  confidentiality  with 
respect to the whole evaluation process. They must follow any instruction given by the Commission 
to ensure this. Under  no circumstance may an expert attempt to contact an applicant on his own 
account, either during the evaluation or afterwards. 
 
4. Individual evaluation 
The first stage (individual evaluation) will be carried out on the premises of the experts concerned 
("remotely"). 
 
Each  proposal  will  first  be  assessed  independently  by  three  or  more  experts,  chosen  by  the 
Commission from the pool of experts taking part in this evaluation. At this first step the experts are 
acting individually; they do not discuss the proposal with each other, nor with any third party. The 
experts  record  their  individual  opinions  in  an  Individual  Evaluation  Report  (IER),  giving  scores 
and also comments against the evaluation criteria.  
 
When scoring proposals, experts must only apply the above evaluation criteria. 
 
Experts will assess and  mark the proposal exactly as  it is described and presented. They do not 
make any assumptions or interpretations about the project in addition to what is in the proposal. 
 
Concise but explicit justifications will be given for each score. Recommendations for improvements 
to be discussed as part of a possible negotiation phase will be given, if needed. 
 
The  experts  will  also  indicate  whether,  in  their  view,  the  proposal  deals  with  sensitive  ethical 
issues, 
 
Signature  of  the  IER  also  entails  a  declaration  that  the  expert  has  no  conflict  of  interest  in 
evaluating the particular proposal. 
10th July 2012 v1 
34 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Scope  of  the  call:  It  is  possible  that  a  proposal  is found  to  be  out  of  scope  of  the  call  during  the 
course of the individual evaluation, and therefore not relevant. If an expert suspects that this may 
be the case, a Commission staff member will be informed immediately, and the views of the other 
experts will be sought. If the general view is that the main part of the proposal is not relevant to the 
topics  of  the  call,  the  proposal  will  be  withdrawn  from  the  evaluation,  and  the  proposal  will  be 
deemed ineligible. 
 
5. Consensus meeting 
Once  all  the  experts  to  whom  a  proposal  has  been  assigned  have  completed  their  IER,  the 
evaluation progresses to a consensus assessment, representing their common views. 
 
This entails a consensus meeting to discuss the scores awarded and to prepare comments.  
 
The  consensus  discussion  is  moderated  by  a  representative  of  the  Commission.  The  role  of  the 
moderator is to seek to arrive at a consensus between the individual views of experts without any 
prejudice  for  or  against  particular  proposals  or  the  organisations  involved,  and  to  ensure  a 
confidential,  fair  and  equitable  evaluation  of  each  proposal  according  to  the  required  evaluation 
criteria.  
 
The moderator for the group may designate an expert to be responsible for drafting the consensus 
report  ("rapporteur"). The  experts  attempt  to  agree  on  a  consensus  score  for  each  of the  criteria 
that  have  been  evaluated  and  suitable  comments  to  justify  the  scores.  Comments  should  be 
suitable  for  feedback  to  the  proposal  coordinator.  Scores  and  comments  are  set  out  in  a 
consensus report. They also come to a common view on the questions of scope if necessary 
 
The consensus group will also suggest questions to be asked during the hearing, if one is foreseen 
(see below) 
 
If during the consensus discussion it is found to be impossible to bring all the experts to a common 
point  of  view  on  any  particular  aspect  of  the  proposal,  the  Commission  may  ask  up  to  three 
additional experts to examine the proposal.  
 
Outcome of consensus: The outcome of the consensus step is the Consensus Report (CR). This 
will be signed (either on paper, or electronically) by all experts, or as a minimum, by the rapporteur 
and  the  moderator.  The  moderator  is  responsible  for  ensuring  that  the  consensus  report  reflects 
the  consensus  reached,  expressed  in  scores  and  comments.  In  the  case  that  it  is  impossible  to 
reach  a  consensus,  the  report  sets  out  the  majority  view  of  the  experts  but  also  records  any 
dissenting views. 
 
Ethical  issues  (above  threshold  proposals):  If  one10  or  more  experts  have  noted  that  there  are 
ethical issues touched on by the proposal, and the proposal is considered to be above threshold, 
the  relevant  box  on  the  consensus  report (CR)  will  be  ticked  and  an  Ethical  Issues  Report (EIR) 
completed,  stating  the  nature  of  the  ethical  issues.  The  EIR  will  be  signed  by  the  Commission 
moderator and one member of the consensus group (normally, the proposal rapporteur). 
 
The Commission will take the necessary steps to assure the quality of the consensus reports, with 
particular  attention  given  to  clarity,  consistency,  and  appropriate  level  of  detail.  If  important 
changes are necessary, the reports will be referred back to the experts concerned.  
 
The signing of the consensus report completes the consensus step.  
 
Evaluation of a resubmitted proposal: In the case of proposals that have been submitted previously 
to the Commission in FP7, the moderator may give the experts the previous evaluation summary 
                                                      
10 Exceptionally for this issue, no consensus is required. 
10th July 2012 v1 
35 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
report  (see  below)  following    the  consensus  stage.  If  necessary,  the  experts  will  be  required  to 
provide a clear justification for their scores and comments should these differ markedly from those 
awarded to the earlier proposal. 
 
6. Panel review 
This  is  the  final  step  involving  the  independent  experts.  It  allows  them  to  formulate  their 
recommendations to the Commission having had an overview of the results of the consensus step.  
 
The  panel  comprises  experts  involved  at  the  consensus  step  with  the  experts  who  reviewed  the 
other proposals in the area. 
 
The main task of the panel is to examine and compare the consensus reports in a given area, to 
check  on  the  consistency  of  the  marks  applied  during  the  consensus  discussions  and,  where 
necessary, propose a new set of scores. 
 
The tasks of the panel will also include: 
  resolving cases where a minority view was recorded in the consensus report 
  recommending a priority order for proposals with the same score 
  making recommendations on possible clustering or combination of proposals.  
 
The panel is chaired by the Commission. The Commission will ensure fair and equal treatment of 
the  proposals  in  the  panel  discussions.  A  panel  rapporteur  will  be  appointed  to  draft  the  panel’s 
advice.  A  ranked  list  will  be  drawn  up for  every  indicative  budget  as  shown  in  the  call fiche. The 
panel  can  deal  with  one  or  more  ranked  lists  for  the  proposals  under  evaluation,  following  the 
scoring systems indicated above. 
 
Priority order for proposals with the same score 
As  part  of  the  evaluation  by  independent  experts,  a  panel  review  will  recommend  one  or  more 
ranked  lists for the  proposals  under  evaluation, following  the  scoring  systems  indicated  above.  A 
ranked list will be drawn up for every indicative budget shown in the call fiche. 
 
If necessary, the panel will determine a priority order for proposals which have been awarded the 
same score within a ranked list. Whether or not such a prioritisation is carried out will depend on 
the  available  budget  or  other  conditions  set  out  in  the  call  fiche.  The  following  approach  will  be 
applied successively for every group of ex aequo proposals requiring prioritisation, starting with the 
highest scored group, and continuing in descending order: 
 
(i)  Proposals  that  address  relevant  topics  not  otherwise  covered  by  more  highly-rated 
proposals will be considered to have the highest priority. 
 
(ii) These proposals will themselves be prioritised according to the scores they have been 
awarded for the criterion scientific and/or technological excellence. When these scores are 
equal,  priority  will  be  based  on  scores  for  the  criterion  impact.  If  necessary,  any  further 
prioritisation will be based on other appropriate characteristics, to be decided by the panel, 
related to the  contribution  of the  proposal to the European  Research  Area  and/or general 
objectives  mentioned  in  the  work  programme  (e.g.  presence  of  SMEs,  international  co-
operation, public engagement). 
 
(iii)  The  method  described  in  (ii)  will  then  be  applied  to  the  remaining  ex  aequos  in  the 
group. 
 
The outcome of the panel meeting is a report recording, principally:   
 
  An  Evaluation  Summary  Report  (ESR)  for  each  proposal,  including,  where  relevant,  a 
report of any ethical issues raised; 
10th July 2012 v1 
36 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
  A list of proposals passing all thresholds, along with a final score for each proposal passing 
the thresholds and the panel recommendations for priority order; 
  A list of evaluated proposals having failed one or more thresholds; 
  A list of any proposals having been found ineligible; 
  A summary of the deliberations of the panel. 
 
If  the  panel  has  considered  proposals  submitted  to  various  parts  of  a  call  (e.g.  different  funding 
schemes,  or  different  topics  that  have  been  allocated  distinct  indicative  budgets  in  the  work 
programme), the report may accordingly contain multiple priority lists. 
 
The panel report is signed by at least three panel experts and the Commission chairperson.  
 
A copy of the Evaluation Summary Report will be sent to each proposal coordinator. 
 
7. Ethics Review of project proposals 
An ethics review of above-threshold proposals may be organised by the Commission. The Ethics 
Review  is  carried  out  by  independent  experts  with  a  special  expertise  on  ethics.  Reviewing 
research projects on ethical grounds at the EU level is a legal requirement under FP7. The Review 
evaluates  aspects  of  the  design  and  methodology  of  the  proposed  research  such  as  intervention 
on humans, use of animals, data protection issues, terms of participation of children and vulnerable 
populations groups. 
 
The Panel drafts an Ethics Review Report that summarises its opinion on the ethical soundness of 
the project proposal under consideration. The requirements put forward by the Panel are taken into 
account  in  any  subsequent  negotiations  on  the  grant  agreement,  and  may  lead  to  obligatory 
provisions in the conduct of the research.  
 
For additional information on the Ethics Review procedure see:  
http://ec.europa.eu/research/science-society/index.cfm?fuseaction=public.topic&id=73 
 
10th July 2012 v1 
37 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 3: Instructions for completing Part A of the proposal  
 
Proposals  in  this  call  must  be  submitted  electronically,  using  the  Participant  Portal  Submission 
Service. The procedure is summarised in section 3 of this guide.  
 
In  Part  A  you  are  asked  for  certain  administrative  details  that  will  be  used  in  the  evaluation  and 
further  processing  of  your  proposal.  Section  A1  gives  a  snapshot  of  your  proposal,  section  A2 
concerns the participants in the consortium, while section A3 deals with money matters. Details of 
the work you intend to carry out will be described in Part B (see annex 4 of this guide). 
 
Please note: 
  The coordinator fills in the sections A1 and A3. 
  Participants  already  identified  at  the  time  of  proposal  submission  (including  the  coordinator) 
each fill in their respective section A2. 
  Subcontractors,  if  any,  do  not  fill  in  a  section  A2  and  are  not  listed  separately  in  section  A3 
(They are described in Part B)  
 
When you complete section A3, please make sure that: 
 
  Numbers are always rounded to the nearest whole number 
  You have inserted zeros ("0") where there are no costs or funding figures. Leaving cells empty 
will block the submission of your proposal 
  All costs are given in Euros (not thousands of Euros) 
  Costs do not include Value Added Tax 
 
 
 
STREPs in the ICT Theme do not include a cost category "Other". 
 
Dissemination activities may be classified under "Management". 
Activities  such  as  IPR  protection  or  the  preparation  of  an  exploitation  plan  may  be 
classified under "Management". 
Activities  such  as  training,  coordination  activities  with  other  research  projects  or  the 
commercial exploitation of results cannot be funded in a STREP project. 
 
 
 
The  following  notes  are  for  information  only.  They  should  assist  you  in  completing  the  A-part  of 
your  proposal.  On-line  guidance  will  also  be  available.  The  precise  questions  and  options 
presented on Participant Portal Submission Service may differ slightly from these below. 
 
10th July 2012 v1 
38 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
SMALL/MEDIUM SCALE FOCUSED RESEARCH PROJECTS  
 
 
Section A1: Summary 

 
 
Proposal 
The short title or acronym will be used to identify your proposal efficiently in this call. It should be of no more than 20 
characters (use standard alphabet and numbers only; no symbols or special characters please).  
Acronym 
 
The same acronym should appear on each page of Part B of your proposal.  
 
 
 
Collaborative 
For each type of Collaborative Projects, please refer to the work programme.  
Projects 
 
 

 
Proposal 
The title should be no longer than 200 characters and should be understandable to the non-specialist in your field. 
 
Title  
 
 
 
Duration in 
Insert the estimated duration of the project in full months. 
 
months 
 
 

 
Call (part) 
The call identifier is the reference number given in the call or part of the call you are addressing, as indicated in the 
publication of the call in the Official Journal of the European Union, and on the Participant Portal call page.  
identifier 
 
[The call identifier is pre-filled in the forms from the Participant Portal Submission Service.  
If you do not have the correct identifier on your forms, you have registered for the wrong call. Discard this 
registration and register again]. 
 
 
 
Topic code(s)   Please refer to the topic codes /objectives listed in the work programme call fiche. 
most relevant   
to your 
All activities and topics of FP7 have been assigned unique codes, which are used in the processing of data on 
proposal 
proposals and subsequent contracts. The codes are organised hierarchically.  
 
The choice of the first topic code will be limited in the drop-down menu to one of the topics open in this call. Select 
the code corresponding to the topic most relevant to your proposal.  
 
The choice for the second code is also limited to topics open in the call in question. Enter a second code if your 
proposal also addresses another of these. Select ‘none’ if this is not the case. 
 
Select a third code if your proposal is also relevant to another theme. This time, the available codes will simply 
correspond to broad themes. Select ‘none’ if this is not the case. 
 
 
 
Free 
Please enter a number of keywords that you consider sufficient to characterise the scope of your proposal. 
 
Keywords 
There is a limit of 100 characters. 
 
 

 
Abstract 
The abstract should, at a glance, provide the reader with a clear understanding of the objectives of the proposal, how 
they  will  be  achieved,  and  their  relevance  to  the  Work  Programme.    This  summary  will  be  used  as  the  short 
description  of  the  proposal  in  the  evaluation  process  and  in  communications  to  the  programme  management 
committees and other interested parties. It must therefore be short and precise and should not contain confidential 
information. Please use plain typed text, avoiding formulae and other special characters. If the proposal is written in 
a language other than English, please include an English version of the proposal abstract in Part B
 
There is a limit of 2000 characters. Exceeding this limit may block the submission of your proposal ! 
 
 
 
Similar 
A ‘similar’ proposal or contract is one that differs from the current one in only minor ways, and in which some of the 
present consortium members are involved.  
proposals or 
signed 
contracts 
 
10th July 2012 v1 
39 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Section A2/ Participants
 
 
 
Participant 
The  number  allocated  by  the  consortium  to  the  participant  for  this  proposal.  The  co-ordinator  of  a  proposal  is 
always number one
number 
 
 

 
Participant 
 The  Participant  Identification  Code  (PIC)  enables  organisations  to  take  advantage  of  the  Participant  Portal. 
Organisations who have received a PIC from the Commission are encouraged to use it when submitting proposals. 
Identification 
By entering a PIC, parts of section A2 will be filled in automatically. An online tool to search for existing PICs and 
Code 
the related organisations is available at http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/searchorganisations 
 
Organisations not yet having a PIC are strongly encouraged to register before submitting the proposal and insert in 
section A2 the temporary PIC received at the end of the registration process.. 
 
 
Legal name 
For  Public  Law  Body,  it  is  the  name  under  which  your  organisation  is  registered  in  the  Resolution  text,  Law, 
Decree/Decision  establishing  the  Public  Entity,  or  in  any  other  document  established  at  the  constitution  of  the 
Public Law Body; 
 
For Private Law Body,  
it is the name under which your organisation is registered in the national Official Journal 
(or equivalent) or in the national company register. 
 
For a natural person
, it is for e.g. Mr Adam JOHNSON, Mrs Anna KUZARA, and Ms Alicia DUPONT. 
 
 
 
Organisation 
Choose  an  abbreviation  of  your  Organisation  Legal  Name,  only  for  use  in  this  proposal  and  in  all  relating 
Short Name 
documents. 
 
This short name should not be more than 20 characters exclusive of special characters (./;…), for e.g. CNRS and 
not C.N.R.S. It should be preferably the one as commonly used, for e.g. IBM and not Int.Bus.Mac. 
 
 
 
Legal address 
For Public and Private Law Bodies, it is the address of the entity’s Head Office. 
 
For Individuals it is the Official Address. 
 
If  your  address  is  specified  by  an  indicator  of  location  other  than  a  street  name  and  number,  please  insert  this 
instead under the "street name" field and "N/A" under the "number" field. 
 
 
 
 
Non-profit 
Non-profit organisation is a legal entity qualified as such when it is recognised by national or, international law. 
organisation 
 
 

 
Public body 
Public body means any legal entity established as such by national law, and international organisations. 
 
 
 
Research 
Research organisation means a legal entity established as a non-profit organisation which carries out research or 
technological development as one of its main objectives. 
organisation 
 
 

 
NACE code 
NACE means " Nomenclature des Activités économiques dans la Communauté Européenne".  
 
Please select one  activity  from  the  list  that  best  describes  your  professional  and  economic  ventures.   If  you  are 
involved in more than one economic activity, please select the one activity that is most relevant in the context of 
your contribution to the proposed project.  For more information on the methodology, structure and full content of 
NACE (rev. 1.1) classification please consult EUROSTAT at:  
 
http://ec.europa.eu/eurostat/ramon/nomenclatures/index.cfm?TargetUrl=LST
_CLS_DLD&StrNom=NACE_1_1&StrLanguageCode=EN&StrLayoutCode=
HIERARCHIC .
 
 
10th July 2012 v1 
40 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Small and 
SMEs are micro, small and medium-sized enterprises within the meaning of Recommendation 2003/361/EC in the 
version of 6 May 2003. The full definition and a guidance booklet can be found at 
Medium-Sized 
http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/index_en.htm 
Enterprises 
To find out if your organisation corresponds to the definition of an SME you can use the on-line tool at 
(SMEs) 
http://ec.europa.eu/research/sme-techweb/index_en.cfm 
 
 
 
 
 
 
Dependencies 
Two  participants  (legal  entities)  are  dependent  on  each  other  where  there  is  a  controlling  relationship  between 
them: 
with (an) other 
 
participant(s) 
 
A legal entity is under the same direct or indirect control as another legal entity (SG); 
or 
 
 A legal entity directly or indirectly controls another legal entity (CLS)
or 
 
A legal entity is directly or indirectly controlled by another legal entity (CLB)
Control: 
Legal entity A controls legal entity B if: 
 
 
A, directly or indirectly, holds more than 50% of the nominal value of the issued share capital or a 
majority of the voting rights of the shareholders or associates of B,  
or 
 
A, directly or indirectly, holds in fact or in law the decision-making powers in B. 
The  following  relationships  between  legal  entities  shall  not  in  themselves  be  deemed  to  constitute  controlling 
relationships: 
(a) the same public investment corporation, institutional investor or venture-capital company has a direct 
or  indirect  holding  of more  than  50 %  of  the  nominal  value  of  the  issued share  capital  or  a majority  of 
voting rights of the shareholders or associates; 
(b) the legal entities concerned are owned or supervised by the same public body. 
 
 
 
Character of 
According  to  the  explanation  above  mentioned,  please  insert  the  appropriate  abbreviation  according  to  the  list 
below to characterise the relation between your organisation and the other participant(s) you are related with: 
dependence 
 
 
 
SG: Same group: if your organisation and the other participant are controlled by the same third party; 
 
CLS: Controls: if your organisation controls the other participant; 
 
CLB: Controlled by: if your organisation is controlled by the other participant. 
 
 
 
Contact  point 
It is  the main  scientist  or team  leader  in charge  of the  proposal  for  the  participant.  For  participant  number  1  (the 
coordinator),  this  will  be  the  person  the  Commission  will  contact  concerning  this  proposal  (e.g.  for  additional 
information, invitation to hearings, sending of evaluation results, convocation to negotiations). 
 
 
 
Title 
Please choose one of the following: Prof., Dr., Mr., Mrs, Ms. 
 
 
 
Sex 
This information is required for statistical and mailing purposes. Indicate F or M as appropriate. 
 
 

 
Phone and fax 
Please insert the full numbers including country and city/area code. Example +32-2-2991111. 
 
numbers 
 
10th July 2012 v1 
41 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Section A3/Budget 

 
 
 
Indirect Costs 
Indirect costs are all those eligible costs which cannot be identified by the participant as being directly attributed to 
the project but which can be identified and justified by its accounting system as being incurred in direct relationship 
with the eligible direct costs attributed to the project. They may not include any eligible direct costs. 
 
 
Method of 
Summary description  
calculating 
 
Participants  who  have  an  analytical  accounting  system  that  can  identify  and  group  their  indirect  costs  in 
indirect costs 
accordance  with  the  eligibility  criteria  (e.g.  exclude  non-eligible  costs)  must  report  their  actual  indirect  costs  (or 
choose the 20% flat rate option referred to below). 
 
For  the  purpose  of  calculating  the  actual  indirect  costs,  a  participant  is  allowed  to  use  a  simplified  method  of 
calculation of its full indirect eligible costs. 
 
Optionally,  participants may  opt  for  a  flat  rate  for  indirect  costs  of 20%  of  the  direct  costs  (minus  subcontracting 
and third party costs not incurred on the premises of the participant. 
 
A  specific  flat  rate  of  60%  of  the  direct  costs  is  foreseen  for  non-profit  public  bodies,  secondary  and  higher 
education  establishments,  research  organisations  and  SMEs  which  are  unable to  identify  with certainty  their real 
indirect costs for the project.  
 
For Coordination and Support actions, whichever method is used, the reimbursement of indirect eligible costs 
may not exceed 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs 
of  reimbursement  of  resources  made  available  by  third  parties  which  are  not  used  on  the  premises  of  the 
participant 
 
Further guidance 
 
In FP7 all departments, faculties or institutes which are part of the same legal entity must use the same system of 
cost calculation (unless a special clause foreseeing a derogation for a particular department/institute is included in 
the grant agreement). Under FP7, there are no cost reporting models. 
 
1.  Participants which have an analytical accounting system that can identify and group their indirect costs (pool of 
costs)  in  accordance  with  the  eligibility  criteria  (e.g.  exclude  non-eligible  costs)  must  report  their  actual  indirect 
costs (or choose the 20% flat rate option under 2. below). This method is the same as the "full cost" model used in 
previous Framework Programmes. 
 
For  the  purpose  of  calculating  the  actual  indirect  costs,  a  participant  is  allowed  to  use  a  simplified  method  of 
calculation of its full indirect eligible costs. The simplified method is a way of declaring indirect costs which applies 
to  organisations  which  do  not  aggregate  their  indirect  costs  at  a  detailed  level  (centre,  department),  but  can 
aggregate their indirect costs at the level of the legal entity. 
 
The  simplified method  can  be  used  if  the  organisation  does  not  have  an  accounting  system  with  a  detailed  cost 
allocation.  The  method  has  to  be  in  accordance  with  their  usual  accounting  and  management  principles  and 
practices; it does not involve necessarily the introduction of a new method just for FP7 purposes. Participants are 
allowed to use it, provided this simplified approach is based on actual costs derived from the financial accounts of 
the last closed accounting year. 
 
There  is  no  "standard  model";  each  legal  entity  will  use  its  own  system.  The  minimum  requirements  for  it  to  be 
considered a simplified method for FP7 purposes are the following: 
 
- the system must allow the participant to identify and remove its direct ineligible costs (VAT, etc.); 
- it must at least allow for the allocation of the overheads at the level of the legal entity to the individual projects by 
using a fair "driver" (e.g. total productive hours); 
-  the  system  applied  and  the  costs  declared  according  to  it  should  follow  the  normal  accounting  principles  and 
practices  of  the  participant.  Therefore,  if  the  system  used  by  a  participant  is  more  "refined"  than  the  "minimum" 
requirements mentioned here, it is that system which should be used when declaring costs. 
 
Example:  if  a  participant's  accounting  system  distinguishes  between  different  overheads  rates  according  to  the 
type of activity (research, teaching...), then the overheads declared in an FP7 grant agreement should follow this 
practice and refer only to the concerned activities (research, demonstration...) 
 
The simplified method does not require previous registration or certification by the Commission. 
 
2.  Optionally, participants may opt to declare their actual direct costs plus a flat rate for indirect costs of 20% of the 
10th July 2012 v1 
42 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
direct costs (minus subcontracting and third party costs not incurred on the premises of the participant). This flat 
rate  is  open  to  any  participant  whatever  the  accounting system  it  uses.  Accordingly,  when  this  option  is  chosen, 
there is no need for certification of the indirect costs, only of the direct ones. 
 
3.  Also, a specific flat rate is foreseen for certain types of organisations.  
 
The use of this flat rate is subject to three cumulative conditions : 
 
(i)  Status of the organisation 
The flat rate is reserved to:  
- non-profit public bodies 
- secondary and higher education establishments 
- research organisations 
- SMEs 
 
(ii)  Accounting system of the organisation 
The flat rate is foreseen for the organisations which are unable to identify with certainty their real indirect costs for 
the project. How will it be proved that an organisation is unable to identify with certainty their real indirect costs for 
the project? The participant (for example, an SME) does not have to change its accounting 
system  or  its  usual  accounting  principles.  If  its  accounting  system  can  identify  overall  overheads  but  does  not 
allocate them to project costs, then the participant can use this flat rate if the other conditions are fulfilled. 
Example: 
A University, which in FP6 has used the "additional cost" basis because its accounting system did not allow for the 
share of their direct and indirect costs to the project to be distinguished may under FP7: 
- either opt for the 60% flat rate, or 
- introduce a cost accounting system "simplified method" by which  a basic allocation per project of the overhead 
costs of the legal entity will be established, or 
- introduce a full analytical accounting system. 
 
Following  this,  an  organisation  which  used  the  "full  cost"  model  under  the  Sixth  Framework  Programme  is 
presumed  to  be  in  a  situation  to  be  able  to  identify  the  real  indirect  costs  and  allocate  them  to  the  projects. 
Accordingly, this organisation would not in principle be able to opt for the 60% flat rate for FP7.  
 
An  organisation  which  can  identify  the  real  indirect  costs  but  does  not  have  a  system  to  allocate  these  indirect 
costs  can  opt  for  this  60%  flat  rate.  The  choice  of  this  specific  flat  rate  lies  within  the  responsibility  of  the 
participant.  If  a  subsequent  audit  shows  that  the  above-mentioned  cumulative  conditions  are  not  fulfilled,  all 
projects where this participant is involved might be reviewed. 
 
(iii)  Type of funding scheme 
The  flat  rate  is  reserved  to  funding  schemes  which  include  research  and  technological  development  and 
demonstration  activities:  Network  of  Excellence  and  Collaborative  projects  (including  research  for  the  benefit  of 
specific  groups  –  in  particular  SMEs).  The  basis  for  the  calculation  of  the  flat  rate  excludes  the  costs  for 
subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are not used on the premises of 
the  participant  because  in  these  two  cases,  the  indirect  costs  are  not  incurred  by  the  participant  but  by  the 
subcontractor  or the  third  party. When  a  participant  opts for  the  specific flat  rate  of  60 %  for its first  participation 
under  FP7  it  can  opt  afterwards  for  the  actual  indirect  costs  system  for  subsequent  participations.  This  change 
does  not  affect  previous  grant  agreement.  After  this  change,  this  organisation  cannot  opt  again  for  a  flat  rate 
system (either 60% or 20% flat rate). 
 
10th July 2012 v1 
43 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Indirect Costs - Decision Tree 
Do either of these conditions apply?  (1) your organisation possesses an analytical accounting system, or (2) you will declare 
overhead rates using a simplified method

YES
No
Real indirect costs or costs calculated using a simplified 
method
or
 20% of total direct eligible costs (1)
or
60% of total direct eligible costs (1),  for :                                                                                                            
 - Non-profit public bodies, secondary and higher education 
establishments, research organisations and SMEs         

- When participating in funding schemes which include 
research and technological development

  Coordination and support actions :                                                                                                                                    
In any case Maximum 7% of the direct eligible costs (1)  
 
 
(1) excluding direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available 
by third parties which are not used on the premises of the beneficiary
 
 
 
 
International 
International Cooperation Partner Country means a third country which the Commission classifies as a low-
income, lower-middle income or upper-middle-income country and which is identified as such in Annex I to the 
Cooperation 
work programmes. 
Partner 
 
Country (ICPC) 
 
 
Lump sum 
funding 
Legal entities established in an ICPC may opt for lump sums. In that case the contribution is based on the amounts 
shown below, multiplied by the total number of person-years for the project requested by the ICPC legal entity. 
method 
 
 
Low-income ICPC:  8,000 Euro/researcher/year 
 
Lower middle income ICPC: 9,800 Euro/researcher/year 
 
Upper middle income ICPC 20,700 Euro/researcher/year 
 
The maximum EU contribution is calculated by applying the normal upper funding limits shown under "requested 
EU contribution". This amount is all inclusive, covering support towards both the direct and the indirect costs. 
 
More information on ICPC lump sums can be found in the section II.18 of the "Guide to financial issues" 
http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html 
10th July 2012 v1 
44 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
 
Type of 
  RTD  activities  means  activities  directly  aimed  at  creating  new  knowledge,  new  technology,  and  products 
including scientific coordination. 
Activity 
 
  Demonstration  activities  means  activities  designed  to  prove  the  viability  of  new  technologies  that  offer  a 
potential  economic  advantage,  but  which  cannot  be  commercialised  directly  (e.g.  testing  of  product  like 
prototypes). 
 
Management  activities  include  the  maintenance  of  the  consortium  agreement,  if  it  is  obligatory,  the  overall 
legal,  ethical,  financial  and  administrative  management  including  for  each  of  the  participants  obtaining  the 
certificates  on  the  financial  statements  or  on  the  methodology,  dissemination  and  any  other  management 
activities  foreseen  in  the  proposal  except  coordination  of  research  and  technological  development 
activities.  

 
 
 
Personnel 
costs 
Personnel costs are only the costs of the actual hours worked by the persons directly carrying out work under the 
project and shall reflect the total remuneration: salaries plus social security charges (holiday pay, pension 
contribution, health insurance, etc.) and other statutory costs included in the remuneration. Such persons must: 
– be directly hired by the participant in accordance with its national legislation, 
– be working under the sole technical supervision and responsibility of the latter, and 
– be remunerated in accordance with the normal practices of the participant. 
Participants may opt to declare average personnel costs if certified in accordance with a methodology approved by 
the Commission and consistent with the management principles and usual accounting practices of the participant. 
Average personnel costs charged by a participant having provided a certification on the methodology are deemed 
not to significantly differ from actual personnel costs. 
 
 
Sub-
contracting 

A  subcontractor  is  a  third  party  which  has  entered  into  an  agreement  on  business  conditions  with  one  or  more 
participants, in order to carry out part of the work of the project without the direct supervision of the participant and 
without a relationship of subordination. 
Where  it  is  necessary  for  the  participants  to  subcontract  certain  elements  of  the  work  to  be  carried  out,  the 
following conditions must be fulfilled:  

subcontracts may only cover the execution of a limited part of the project; 

recourse to the award of subcontracts must be duly justified in Part B of the proposal having regard to 
the nature of the project and what is necessary for its implementation;  
 

recourse to the award of subcontract by a participant may not affect the rights and obligations of the 
participants regarding background and foreground; 
 

Part B of the proposal must indicate the task to be subcontracted and an estimation of the costs;  
Any  subcontract,  the  costs  of  which  are  to  be  claimed  as  an  eligible  cost,  must  be  awarded  according  to  the 
principles  of  best  value  for  money  (best  price-quality  ratio),  transparency  and  equal  treatment.    Framework 
contracts  between  a  participant  and  a  subcontractor,  entered  into  prior  to  the  beginning  of  the  project  that  are 
according to the participant's usual management principles may also be accepted. 
Participants may use external support services for assistance with minor tasks that do not represent per se project 
tasks as identified in Part B of the proposal. 
 If  applicable,  actual  direct  costs  and  real  overhead  costs  of  third  parties  that  make  available  to  the  proposal 
resources otherwise unavailable within the consortium, can also be included under the category of subcontracting 
costs (provided that these costs are not related to proposal's core tasks). 
 
 
Other direct 
costs 
Means direct costs not covered by the above mentioned categories of costs. 
 
10th July 2012 v1 
45 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
 
Total Budget 
 
A sum of all the eligible costs, under the respective types of activity.   
 
Please note: The 
term "Total 
Budget" does not 
mean your 
requested EU 
contribution 

 
 

 
Requested EU 
contribution 
The  requested  EU  contribution  shall  be  determined  by  applying  the  upper  funding  limits  indicated  below,  per 
activity and per participant to the costs accepted by the Commission, or to the flat rates or lump sums. 
 
Maximum reimbursement rates of eligible costs 
 

 
Research and technological development = 50% or 75%* 
 
Demonstration activities = 50% 
 
Other activities (including management) = 100% 
 
(*)  For  participants  that  are  non  profit  public  bodies,  secondary  and  higher  education  establishments,  research 
organisations and SMEs. 
 
 
 
Total Receipts 
Receipts of the project may arise from:  
 
Please note: The 

a) Financial transfers or contributions in kind free of charge to the participant from third parties: 
term "Total 
Receipts" does 

i.  shall  be  considered  a  receipt  of  the  project  if  they  have  been  contributed  by  the  third 
not mean your 
party specifically to be used on the project. 
requested EU 
contribution 

ii.  shall  not  be  considered  a  receipt  of  the  project  if  their  use  is  at  the  management 
 
discretion of the participant. 
b) Income generated by the project: 
i.  shall  be  considered  receipts for  the  participant  when  generated  by  actions  undertaken  in carrying 
out the project and from the sale of assets purchased under the grant agreement up to the value of 
the cost initially charged to the  project by the participant; 
ii.  shall  not  be  considered  a  receipt  for  the  participant  when  generated  from  the  use  of  foreground 
resulting from the project. 
The Community financial contribution may not have the purpose or effect of producing a profit for the participants. 
For this reason, the total requested EU funding plus receipts cannot exceed the total eligible costs. 
 
10th July 2012 v1 
46 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 4: Instructions for drafting Part B of the proposal 
 
 
Small or medium scale focused projects (STREP) 
 
 

A  description  of  this  funding  scheme  is  given  in  section  2  of  this  Guide  for  Applicants.  Please 
examine this carefully before preparing your proposal. 
 
This annex provides a template to help you structure your proposal.  An electronic version of this 
template  is  obtained  via  the  Participant  Portal  Submission  Service.  It  will  help  you  present 
important aspects of your planned work in a way that will enable the experts to make an effective 
assessment against the evaluation criteria (see annex 2). Sections 1, 2 and 3 each correspond to 
an evaluation criterion. The sub-sections (1.1, 1.2 etc.) correspond to the sub-criteria. 
 
Remember, please keep to maximum page lengths where these are specified. Information given 
on excess pages may be disregarded. The minimum font size allowed is 11 points. All margins 
(top, bottom, left, right) should be at least 15 mm (not including any footers or headers). 
 
Even  where no page limits are given,, it is in your  interest to keep your text concise, since over-
long proposals are rarely viewed in a positive light by the experts. 
 
 
Title Page 
 
Proposal full title 
Proposal acronym 
Type of funding scheme: 
Select as appropriate – Small or medium scale focused research project (STREP) 
            Specific International Cooperation Action (SICA) 
Work programme objective addressed  
(if more than one, indicate their order of importance to the project) 
Name of the coordinating person  
e-mail: [Coordinator email] 
fax: [Coordinator fax] 
 
List of participants: 
 
Participant no. * 
Participant organisation name 
Part. short 
Country 
name 
1 (Coordinator) 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 
* Please use the same participant numbering as that used in Proposal submission forms A2 

 
Proposal abstract 
(copied from Part A, if not in English include an English translation) 
 
Table of Contents 
 
 

10th July 2012 v1 
47 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Proposal 
 
Section 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call  
 
1.1 
Concept and objectives 
Explain the concept of your project. What are the main ideas that led you to propose this work? 
Describe  in  detail  the  S&T  objectives.  Show  how  they  relate  to  the  topics  addressed  by  the  call, 
which you should explicitly identify. The  objectives should be those achievable within the project, 
not  through  subsequent  development.  They  should  be  stated  in  a  measurable  and  verifiable  form, 
including through the milestones that will be indicated under section 1.3 below. 
 
1.2 
Progress beyond the state-of-the-art 
Describe the state-of-the-art in the area concerned, and the advance that the proposed project would 
bring about. If applicable, refer to the results of any patent search you might have carried out. 
 
1.3 

S/T methodology and associated work plan 
A detailed work plan should be presented,  broken down into work packages11 (WPs) which should 
follow the logical phases of the implementation of the project, and include consortium management 
and assessment of progress and results. (Please note that your overall approach to management will 
be described later, in section 2). 
 
Please present your plans as follows: 
i) 
Describe the overall strategy of the work plan (Maximum length – one page) 
ii) 
Show the timing of the different WPs and their components (Gantt chart or similar).  
iii) 
Provide a detailed work description broken down into work packages: 
  Work package list (please use table 1.3a); 
  Deliverables list (please use table 1.3b); 
  List of milestones (please use table 1.3c) 
  Description of each work package (please use table 1.3d) 
  Summary effort table (1.3e) 
iv) 
Provide  a  graphical  presentation  of  the  components  showing  their  interdependencies  (Pert 
diagram or similar) 
v) 
Describe any significant risks, and associated contingency plans 
 
Note: The number of work packages used must be appropriate to the complexity of the work and the 
overall  value  of  the  proposed  project.  The  planning  should  be  sufficiently  detailed  to  justify  the 
proposed effort and allow progress monitoring by the Commission. 
 
 
 
(Maximum length for the whole of Section 1 – twenty pages. This limit does not include the Gantt chart, Pert 
diagram or tables 1.3a-e) 

                                                      
11 A work package is a major sub-division of the proposed project with a verifiable end-point - normally a deliverable 
or a milestone in the overall project.   
 
10th July 2012 v1 
48 

link to page 49 ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Table 1.3a: Template -  Work package list 
 
Work package list  
 
 
Work 
Work package title 
Type of 
Lead  
Lead 
Person-
Start 
End 
package 
activity13 
partic 
partic. 
months
month16 
month16 
No12 
no.14 
short name 
15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TOTAL 
 
 
 
 
 
 
 
                                                      
12  
Workpackage number: WP 1 – WP n. 
13  
Please indicate one activity (main or only activity) per work package: 
RTD  =  Research  and  technological  development;  DEM  =  Demonstration;  MGT  =  Management  of  the 
consortium 
14  
Number of the participant leading the work in this work package. 
15  
The total number of person-months allocated to each work package. 
16  
Measured in months from the project start date (month 1). 
10th July 2012 v1 
49 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Table 1.3b: Template -  Deliverables List 
 
 
List of Deliverables 
 
Del.  no. 
Deliverable name 
WP no. 
Nature18 
Dissemi-
Delivery 
17 
nation  
date20 
level 
(proj. 
19 
month) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                      
17  
Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering convention <WP number>.<number 
of deliverable within that WP>. For example, deliverable 4.2 would be the second deliverable from work package 4. 
18  
Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes: 
 
R =  Report, P =  Prototype, D =  Demonstrator, O = Other 
19  
Please indicate the dissemination level using one of the following codes: 
 
PU = Public 
 
PP = Restricted to other programme participants (including the Commission Services). 
 
RE = Restricted to a group specified by the consortium (including the Commission Services). 
 
CO = Confidential, only for members of the consortium (including the Commission Services). 
 
20  
Measured in months from the project start date (month 1). 
10th July 2012 v1 
50 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Table 1.3c Template - List of milestones  
 
List of Milestones 
Milestones  are  control  points  where  decisions  are  needed  with  regard  to  the  next  stage  of  the 
project.  For  example,  a  milestone  may  occur  when  a  major  result  has  been  achieved,  if  its 
successful attainment is a required for the next phase of work. Another example would be a point 
when the consortium must decide which of several technologies to adopt for further development.  
 
 
Milestone 
Milestone 
Work package(s) 
Expected date 21 
Means of 
number 
name 
involved 
verification22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                      
21 Measured in months from the project start date (month 1). 
22 Show how you will confirm that the milestone has been attained. Refer to indicators if appropriate. For example: a 
laboratory  prototype  completed  and  running  flawlessly;  software  released  and  validated  by  a  user  group;  field  survey 
complete and data quality validated. 
10th July 2012 v1 
51 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Table 1.3d: Template - Work package description  
 
Work package description  
 
 
Work package number  
 
Start date or starting event:   
Work package title 
 
Activity type23 
 
Participant number 
 
 
 
 
 
 
 
Participant short name 
 
 
 
 
 
 
 
Person-months 
per   
 
 
 
 
 
 
participant 
 
Objectives  
 
 
Description of work (possibly broken down into tasks) and role of partners 
 
 
 
Deliverables (brief description) and month of delivery 
 
 
 
 
 
                                                      
23   Please indicate one activity (main or only activity) per work package:  
 
RTD = Research and technological development; DEM = Demonstration; MGT = Management of the consortium. 
10th July 2012 v1 
52 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Table 1.3e  Summary of effort 
 
Summary of effort 
A summary of the  effort is useful for the evaluators. Please indicate in the table number of person 
months over the whole duration of the planned work, for each work package by each participant.  
 
Identify the work-package leader for each WP by showing the relevant person-month figure in bold
 
 
Partic. 
Partic. short 
WP1 
WP2 
WP3 
… 
Total 
no. 
name 
person 
months 

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
etc 
 
 
 
 
 
 
Total 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10th July 2012 v1 
53 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
 
Section 2. 

Implementation 
 
2.1 

Management structure and procedures 
Describe  the  organisational  structure  and  decision-making  mechanisms  of  the  project.  Show  how 
they are matched to the complexity and scale of the project. 
(Maximum length for Section 2.1 - five pages) 
 
2.2 
Individual participants  
For each participant in the proposed project, provide a brief description of the legal entity, the main 
tasks they have been attributed, and the previous experience relevant to those tasks. Provide also a 
short profile of the individuals who will be undertaking the work. 
(Maximum  length  for  Section  2.2:  one  page  per  participant.  However,  where  two  or  more 
departments  within  an  organisation  have  quite  distinct  roles  within  the  proposal,  one  page  per 
department is acceptable. 
The  maximum  length  applying  to  a  legal  entity  composed  of  several  members,  each  of  which  is  a 
separate  legal  entity  (for  example  an  EEIG),  is  one  page  per  member,  provided  that  the  members 
have quite distinct roles within the proposal.) 

 
2.3 

Consortium as a whole  
Describe how the participants collectively constitute a consortium capable  of achieving the  project 
objectives,  and  how  they  are  suited  and  are  committed  to  the  tasks  assigned  to  them.  Show  the 
complementarity  between  participants.  Explain  how  the  composition  of  the  consortium  is  well-
balanced in relation to the objectives of the project. 
If appropriate describe the industrial/commercial involvement to ensure exploitation of the results.  
 
i) Sub-contracting: If any part of the work is to be sub-contracted by the participant responsible for 
it, describe the work involved and explain why a sub-contract approach has been chosen for it. 
ii) Other countries: If a one or more of the participants requesting EU funding is based outside of 
the  EU  Member  states,  Associated  countries  and  the  list  of  International  Cooperation  Partner 
Countries24, explain in terms of the project’s objectives why such funding would be essential. 
 (No maximum length for Section 2.3 – depends on the size and complexity of the consortium) 
 
2.4 
Resources to be committed  
Describe how the totality of the necessary resources will be mobilised, including any resources that 
will complement the EU contribution. Show how the resources will be integrated in a coherent way, 
and show how the overall financial plan for the project is adequate. 
 
In  addition  to  the  costs  indicated  on  form  A3  of  the  proposal,  and  the  effort  shown  in  section  1.3 
above, please identify any other major costs (e.g. equipment). Ensure that the figures stated in Part B 
are consistent with these. 
(Maximum length for Section 2.4 – two pages) 
 
 
                                                      
24 See CORDIS web-site, and annex 1 of the work programme.   
10th July 2012 v1 
54 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Section 3. 
Impact 
 
3.1 

Expected impacts listed in the work programme 
Describe  how  your  project  will  contribute  towards  the  expected  impacts  listed  in  the  work 
programme  in  relation  to  the  topic  or  topics  in  question.  Mention  the  steps  that  will  be  needed  to 
bring about these impacts. Explain why this contribution requires a European (rather than a national 
or  local)  approach.  Indicate  how  account  is  taken  of  other  national  or  international  research 
activities.  Mention  any  assumptions  and  external  factors  that  may  determine  whether  the  impacts 
will be achieved. 
 
3.2 
Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property 
Describe the measures you propose for the dissemination and/or exploitation of project results, and 
how these will increase the impact of the project. In designing these measures, you should take into 
account  a  variety  of  communication  means  and  target  groups  as  appropriate  (e.g.  policy-makers, 
interest groups, media and the public at large).  
 
For  more  information  on  communication  guidance,  see  http://ec.europa.eu/research/science-
society/science-communication/index_en.htm  
 
Describe  also  your  plans  for  the  management  of  knowledge  (intellectual  property)  acquired  in  the 
course of the project. 
 
 
(Maximum length for the whole of Section 3 – ten pages) 
10th July 2012 v1 
55 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Section 4. 
Ethical Issues 
Describe any ethical issues that may arise in their proposal. In particular, you should explain the benefit and 
burden of their experiments and the effects it may have on the research subject. Identify the countries where 
research  will  be  undertaken  and  which  ethical  committees  and  regulatory  organisations  will  need  to  be 
approached during the life of the project. 
 
The following special issues should be taken into account: 
 
Informed  consent
:  When  describing  issues  relating  to  informed  consent,  it  will  be  necessary  to 
illustrate  an  appropriate  level  of  ethical  sensitivity,  and  consider  issues  of  insurance,  incidental 
findings and the consequences of leaving the study. 
 
Data  protection  issues:  Avoid  the  unnecessary  collection  and  use  of  personal  data.    Identify  the 
source of the data, describing whether it is collected as part of the research or is previously collected 
data  being  used.    Consider  issues  of  informed  consent  for  any  data  being  used.    Describe  how 
personal identify of the data is protected. 
 
Use  of  animals: Where  animals  are  used  in research the  application  of  the  3Rs (Replace,  Reduce, 
Refine)  must  be  convincingly  addressed.    Numbers  of  animals  should  be  specified.    State  what 
happens to the animals after the research experiments. 
 
Human  embryonic  stem  cells:  Research  proposals  that  will  involve  human  embryonic  stem  cells 
(hESC) will have to address all the following specific points: 
  the necessity to use hESC in order to achieve the scientific objectives set forth in the 
proposal. 
  whether the applicants have taken into account the legislation, regulations, ethical rules 
and/or codes of conduct in place in the country(ies) where the research using hESC is to 
take place, including the procedures for obtaining informed consent; 
  the source of the hESC 
  the measures taken to protect personal data, including genetic data, and privacy; 
  the nature of financial inducements, if any. 
 
Include  the  Ethical  issues  table  below.    If  you  indicate  YES  to  any  issue,  please  identify  the  pages  in  the 
proposal where this ethical issue is described. If you are sure that none of the issues apply to your proposal, 
simply tick the YES box in the last row. 
 
(No maximum length for Section 4 – depends on the number and complexity of the ethical issues involved) 
 
 
Notes: 
1. For further information on ethical issues relevant to ICT, see annex 5 of this Guide  
2.  Only  in  exceptional  cases  will  additional  information  be  sought  for  clarification,  which  means  that  any 
ethical review will be performed solely on the basis of the information available in your proposal. 
3. A dedicated website that aims to provide clear, helpful information on ethics issues is now available at: 
http://cordis.europa.eu/fp7/ethics_en.html.  The  site  includes  guidance  documents  on  privacy  and  data 
protection, developing countries , informed consent procedures etc. 
 
 
 
10th July 2012 v1 
56 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
ETHICAL ISSUES TABLE 
 
 

 
YES 
Page 
Number 

Informed Consent 
 
 
  Does the proposal involve children?  
 
 
  Does the proposal involve patients? 
 
 
  Does the proposal involve persons not able to give   
 
consent? 
  Does  the  proposal  involve  adult  healthy   
 
volunteers? 
Biological research 
 
  Does  the  proposal  involve  human  genetic   
 
material? 
  Does  the  proposal  involve  human  biological   
 
samples? 
  Does the proposal involve human biological data   
 
collection? 
  Does the proposal involve human embryos? 
 
 
  Does the proposal involve human foetal tissue or   
 
cells? 
  Does the proposal involve human embryonic stem   
 
cells? 
Privacy 
 
  Does  the  proposal  involve  processing  of  genetic   
 
information  or  personal  data  (e.g.  health,  sexual 
lifestyle,  ethnicity,  political  opinion,  religious  or 
philosophical conviction) 
  Does the proposal involve tracking the location or   
 
observation of people without their knowledge? 
Research on Animals 
 
 
  Does the proposal involve research on animals? 
 
 
  Are  those  animals  transgenic  small  laboratory   
 
animals? 
  Are those animals transgenic farm animals? 
 
 
  Are those animals cloned farm animals? 
 
 
  Are those animals non-human primates?  
 
 
Research Involving Third Countries 
 
 
  Is any part of the research carried out in countries   
 
outside of the European Union and FP7 
Associated states? 
Dual Use  
 
 
  Does the research have direct military application    
 
  Does  the  research  have  the  potential  for  terrorist   
 
abuse 
ICT Implants 
 
 
  Does  the  proposal  involve  clinical  trials  of  ICT   
 
implants?  
(IF  NONE)  I  CONFIRM  THAT  NONE  OF  THE   
 
ABOVE ISSUES APPLY TO MY PROPOSAL 
 
10th July 2012 v1 
57 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 5: Ethical Guidelines for undertaking ICT research in FP7 
 
 
1. Introduction 
In recent  years there has been an increase in the importance of ethical issues related to ICT research and 
technological developments. 
 
The  decision  of  the  European  Parliament  and  the  Council  concerning  FP725  states  that  research  activities 
supported  by  the  Framework  Programme  should  respect  fundamental  ethical  principles,  including  those 
reflected in the Charter of Fundamental Rights of the European Union26 and take into account opinions of the 
European Group on Ethics in Science and New Technologies (EGE)27. 
 
Article  15  of  the  FP7  draft  rules  of  participation28  states  that  any  proposal  which  contravenes  fundamental 
ethical  principles  or  which  does  not  fulfil  the  conditions  set  out  in  the  specific  programme,  the 
workprogramme or in the call for proposals shall not be selected and may be excluded from the evaluation, 
selection and award procedures at any time.   
 
Applications  for  EU-funded  research  activities  may,  if  appropriate,  include  specific  tasks  or  a  specific  work 
package that explicitly addresses ethical concerns (in terms of the research, its conduct and outcomes) and 
outlines how ethical issues raised by the proposed research will be handled.  
 
The  purpose  of  this  guidance  is  to  assist  proposers  in  identifying  potential  ethical  issues  arising  from  the 
proposed ICT research.  
 
 
2. Conduct of ICT Research 
All research areas within ICT of FP7 may raise ethical issues of varying seriousness. Some proposals will be 
more sensitive than others. It is likely that new, sensitive applications will come to the fore during the term of 
FP7. 
 
2.1 A responsible approach 
It is  likely that most of the  principles of the Charter  of Fundamental  Rights of the European Union29  will  be 
relevant  to  the  approach  adopted  by  ICT  researchers.  These  principles  cover  dignity,  freedom,  equality, 
solidarity, citizens’ rights and justice.  Proposals must comply with Article 8 of the European Human Rights 
Convention30.  In particular,  given  the  pervasive  and  ubiquitous  nature  of  ICT  and  the  many  opportunities  it 
offers, researchers should consider the sensitive implications of their proposals for privacy and autonomy.31 
However, researchers should recognise that new dangers associated with the process of ICT research can 
exist. They should carry out a prior assessment of risk and identification of precautionary actions proportional 
to the potential risk/harm.32   
 
Researchers  have  a  duty  to  alert  public  authorities  to  the  ethical  and  practical  implications  of  the  ICT 
research outcomes, as and when particular issues become apparent within the research process.7  
 
Researchers  should  comply  with  national  legislation,  European  Union  legislation,  respect  international 
conventions  and  declarations  and  take  into  account  the  Opinions  of  the  European  Group  on  Ethics. 
However, consideration of ethical issues goes beyond simple compliance with current regulations and laws. 
 
2.2 Privacy and informed consent 
The right to privacy and data protection is a fundamental right33 and therefore applicable to ICT research.  
                                                      
25 Decision 1982/2006/EC: Official Journal L412 of 18/12/06 
26 http://www.europarl.europa.eu/charter/default_en.htm 
27 The EGE is an independent, multidisciplinary body, appointed by the Commission to examine ethical questions arising from science 
and new technologies and on this basis to issue Opinions  -  http://ec.europa.eu/european_group_ethics/index_en.htm 
28 Official Journal L391 of 30/12/06 
29 The Charter of Fundamental Rights of the European Union - http://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf 
30 http://conventions.coe.int/treaty/en/Treaties/Html/005.htm 
31 Opinion 10  of EGE - The Ethical Aspects of the 5th Framework Programme , 
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/opinion10_en.pdf 
32 Opinion 20 of EGE – Ethical Aspects of ICT Implants in the Human Body -  
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/avis20_en.pdf 
33 The Charter of Fundamental Rights of the European Union - http://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf 
10th July 2012 v1 
58 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
 
Researchers  must  be  aware  that  volunteers34  have  the  right  to  remain  anonymous35.  Researchers  must 
comply  with  Data  Protection  legislation36  in  the  Member  State  where  the  research  will  be  carried  out 
regarding ICT research data that relates to volunteers.  
 
Informed  consent  is  required  whenever  ICT  research  involves  volunteers  in  interviews,  behavioural 
observation, invasive and non-invasive experimentation, and accessing personal data records. The purpose 
of informed consent is to empower the individual to make a voluntary informed decision about whether or not 
to participate in the research based on knowledge of the purpose, procedures and outcomes of the research. 
 
Before consent is sought, information must be given specifying the alternatives, risks, and benefits for those 
involved in a way they understand. When such information has been given, free and informed consent must 
be  obtained.  Depending  on  the  nature  of  the  research, different  consent  procedures may  be  used. Special 
consideration must be given when volunteers have reduced autonomy or are vulnerable3. 
 
The majority  of  European  citizens  view  personal  privacy  as  an  important  issue.  Research, for  example, on 
RFID37 and ICT for healthcare38, is likely to raise privacy issues. Therefore, researchers must ensure that the 
manner  in  which  research  outcomes  are  reported  does  not  contravene  the  right  to  privacy  and  data 
protection. Furthermore, researchers must carefully evaluate and report the personal privacy implications of 
the  intended  use  or  potential  use  of  the  research  outcomes.  Wherever  possible,  they  must  ensure  that 
research outcomes do not contravene these fundamental rights. 
 
2.3 Use of animals in ICT research 
In accordance  with the  Amsterdam protocol on animal protection and  welfare,  animal experiments must be 
replaced  with  alternatives  wherever  possible.  Suffering  by  animals  must  be  avoided  or  kept  to a  minimum. 
This particularly applies to animal experiments involving species which are closest to human beings39. Thus 
ICT research involving animals should conform to the ethical principles of replacement, reduction, refinement 
and minimisation of suffering3. 
 
Proposers  must  carefully  justify  animal  experiments  in  cross-science  proposals  for  non-medical  objectives. 
Furthermore,  they  should  identify  the  scientific  areas  which  would  benefit  from  knowledge  gained  through 
animal  experiments.  Proposers  must  be  aware  that  Member  States  may  have  differing  and  possibly 
conflicting  interpretations  of  animal  welfare  in  research,  and  the  research  must  meet  regulations  in  the 
country in which it will be carried out.  
 
 
3  Specific guidance in some currently sensitive areas 
3.1 ICT implants40 and wearable computing 
  ICT implants should only be developed if the objective cannot be achieved by less-invasive methods such 
as wearable computing devices and RFID tags.  
  To the extent that an individual, via an ICT implant or wearable computing device, becomes part of an ICT 
network, the operation of this whole network will need to respect privacy and data protection requirements.  
  ICT implants in healthcare are, in general, acceptable when the objective is saving lives, restoring health, 
or improving the quality of life. They should be treated in the same way as drugs and medical devices.41 
  ICT  implants  to  enhance  human  capabilities  should  only  be  developed:  to  bring  individuals  into  the 
“normal”  range  for  the  population,  if  they  so  wish  and  give  their  informed  consent;  or  to  improve  health 
                                                      
34 “Volunteers” is used to describe all those who are the subjects of research observations, experiments, tests etc. 
35 Opinion 10  of EGE - The Ethical Aspects of the 5th Framework Programme , 
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/opinion10_en.pdf 
36 National legislation transposing Directive 95/46/EC - 
http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/docs/95-46-ce/dir1995-46_part1_en.pdf 
37 RFID Technology - Results of the Public Consultation on Article 29 Working Document 105 on Data 
Protection Issues Related to RFID Technology Adopted on 28 September 2005 
http://europa.eu.int/comm/justice_home/fsj/privacy/workinggroup/consultations/rfid_en.htm 
38 Opinion 13 of EGE -  Ethical Issues of Healthcare in The Information Society.- 
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/avis13_en.pdf 
39 Council Directive on Protection of Animals used for Experimental and other Scientific Purposes 
http://europa.eu.int/comm/food/fs/aw/aw_legislation/scientific/86-609-eec_en.pdf 
40 Opinion 20 of EGE – Ethical Aspects of ICT Implants in the Human Body -  
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/avis20_en.pdf 
41 Such research is partly covered by Council Directive 90/385/EEC relating to active implantable medical devices- 
http://europa.eu.int/eur-lex/en/consleg/pdf/1990/en_1990L0385_do_001.pdf 
10th July 2012 v1 
59 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
prospects  such  as  enhancing  the  immune  system.  Their  use  should  be  based  on  need,  rather  than 
economic resources or social position. 
  ICT  implants  or  wearable  computing  devices  must  not:  allow  individuals  to  be  located  on  a  permanent 
and/or  occasional  basis,  without  the  individual’s  prior  knowledge  and  consent;  allow  information  to  be 
changed  remotely  without  the  individual’s  prior  knowledge  and  consent;  be  used  to  support  any  kind  of 
discrimination;  be  used  to  manipulate  mental  functions  or  change  personal  identity,  memory,  self-
perception,  perception  of  others;  be  used  to  enhance  capabilities  in  order  to  dominate  others,  or  enable 
remote control over the will of other people. 
  ICT implants should not be developed to influence future generations, either biologically or culturally. 
  ICT implants should be developed to be removed easily. 
 
3.2 eHealth42 and genetics 
Personal health data must be treated as ‘sensitive personal data’43. ICT researchers using it have a duty of 
confidentiality equivalent to the professional duty of medical secrecy. Therefore: 
 
  The use of personal health data in ICT research for the purposes from which society as a whole benefits 
must be justified in the context of the personal rights. 
  The  security  of  ICT  in  healthcare  is  an  ethical  imperative  to  ensure  the  respect  for  human  rights  and 
freedoms of the individual, in particular the confidentiality of data and the reliability of ICT systems used in 
medical care.  
  Proposers should be particularly aware when ICT is linked to sensitive medical areas such as the use of 
genetic material1. 
  Proposers  should  access  established  general  medical  and  genetics  ethical  guidance  when  formulating 
their proposals. 
 
3.3 ICT and Bio/Nano-electronics  
ICT-bio/nano-electronics  has  a  strong  potential  for  mis-use. Consequently,  proposers  should  pay  particular 
attention to the guidelines in Section 2 in this area44. 
 
  Researchers  involved  in  ICT-bio/nano-electronics  research  proposals  should  be  aware  that  certain 
applications,  e.g.  miniaturised  sensors,  may  have  specific  implications  for  the  protection  of  privacy  and 
personal data4. 
 ICT-bio/nano-electronics research may  overlap  with  other scientific disciplines such as biology. In  these 
situations proposers should draw upon the ethical guidance of that discipline. 
 
                                                      
42 Opinion 13 of EGE -  Ethical Issues of Healthcare in The Information Society.- 
http://ec.europa.eu/european_group_ethics/docs/avis13_en.pdf 
43 Directive 95/46/EC - 
http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/docs/95-46-ce/dir1995-46_part1_en.pdf 
44  COM (2004) 338 final -  http://ec.europa.eu/prelex/rech_simple.cfm?CL=en 
10th July 2012 v1 
60 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Annex 6: Pre-proposal check form 
Pre-proposal check form: Green Cars 2013 
 
This  form  may  be  submitted  at  any  time  up  to  four  weeks  before  the  close  of  call,  to  the  email 
address given in Annex 1 of this Guide. Only one pre-proposal check is offered per proposal. 
 
First Name   __________________      Surname   ____________________________________       Gender          M / F 
Organisation name   ______________________________________________________________________________ 
Country 
     _______________________________ 
 
 
E-mail         ______________________________           Telephone number         _________________________ 
 
Proposal acronym 
 
Proposal full name 
 
Call 
               Green Cars 2013 
Objective  (as  named  in  the    call   
fiche) 
Funding  scheme(please  indicate            IP     STREP    CA       SA 
one only)  
Approximate  total  cost  (optional                  € 
information)  
 
 
If this proposal is a revised version of earlier ICT proposal, please give the following details of the earlier version - 
 
Prop. Acronym:   
 
 
 
Prop. No. 
 
 
ICT call no: 
 
 
List of participants (proposal coordinator first) 
Name of organisation 
Country 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10th July 2012 v1 
61 

ICT Theme  
 
 
Call FP7-2013-ICT-GC 
Guide for Applicants 
 
Small or medium-scale focused research projects (STREP) 
Proposal summary 
PLEASE DO NOT EXCEED 1 PAGE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Commission services will reply by electronic mail giving a brief assessment of this pre-proposal. The assessment 
does  not  constitute  in  any  respect  a  pre-evaluation  of  the  proposal  in  terms  of  scientific  and  technical  quality.  The 
advice given by the Commission is strictly informal and non-binding. The advice provided does not in any way engage 
the Commission with regard to acceptance or rejection of the proposal when it is finally submitted. 
10th July 2012 v1 
62