Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents relating to stakeholder contacts on EU investment policy'.



 
Ref. Ares(2018)6067045 - 27/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
trade.dga1.b.2(2018)/5888115 
 
By registered letter with acknowledgment  
 
of receipt 
 
 
Ms Pia Eberhardt   
 
Corporate Europe Observatory 
 
Rue d'Edimbourg 26 
 
1050 Brussels  
 
 
Advance copy by email: 
ask+request-5971-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Reply to your access to documents request GestDem No. 2018/5134 
Dear Ms Eberhardt, 
I  refer  to  your  request  for  access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No.  1049/2001 
("Regulation 1049/2001")1 dated 2 October 2018  and registered on the same date under 
the above-mentioned reference number. 
Please accept our apologies for the delay in answering your request, which is mainly due 
to the high number of requests for access to documents being processed at the same time 
by the Directorate-General for Trade (hereinafter ‘DG TRADE’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application you seek access to the following documents:  
  a  list  of  meetings  of  DG  Trade  officials  and/or  representatives  (including  the 
Commissioner  and  her  Cabinet)  and  representatives  of  individual  companies 
and/or  industry  federations  such  as  BusinessEurope,  the  European  Services 
Forum (ESF), the Federation of German Industries (BDI) and/or law firms such 
as  Freshfields,  White  &  Case,  Herbert  Smith  and  Sidley,  in  which  the  EU's 
foreign  investment  policy  was  discussed  (since  March  2017).  The  list  should 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

include  the  names  of  the  individuals  and  organisations  attending;  the  date;  and 
any agendas / minutes / notes produced; 

  minutes and other reports of these meetings; 
  all  correspondence  (including  emails)  between  DG  Trade  officials  and/or 
representatives  (including  the  Commissioner  and  her  Cabinet)  and 
representatives  of  companies,  business  associations  and  law  firms,  in  which  the 
EU's foreign investment policy was discussed (since March 2017).
 
You clarified that by “EU foreign investment policy” you mean: 
  EU negotiations of investment protection provisions, for example, with Canada, 
Japan, Singapore, China, the ASEAN countries and Mexico; 
  the Multilateral Investment Court project; 
  the EU's role in the Energy Charter Treaty (ECT); 
  the ECJ's Achmea ruling from April 2018  and its implications. 
 
My services have identified 15 documents falling within the scope of your request, some 
of  which  include  annexes.  We  enclose  for  ease  of  reference  a  list  of  the  relevant 
documents  in  Annex  I.  For  each  of  them,  the  list  provides  a  description  and  indicates 
whether  parts  are  withheld  and  if  so,  under  which  ground  pursuant  to  Regulation 
1049/2001. Copies of the accessible documents are enclosed. 
 
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.2  
Such  assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  would  undermine  the  protection  of  the  interest  covered  by  the 
exception. Third, the risk of that interest being undermined must be "reasonably foreseeable 
and  not  purely  hypothetical
".3  If  the  institution  takes  the  view  that  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  any  of  the  interests  defined  under  Articles  4(2)  and  4(3)  of 
Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any 
overriding public interest justifying disclosure
".4 
                                                 

Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
3 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 


In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents5,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
6. 
Having carefully examined your request in light of the applicable framework, I am pleased 
to inform you that annexes 1 and 2 to document 2, the annex to document 3 and the annex 
to document 15 are publicly available7 and that full access can be granted to document 11 
as well as to the annex to document 6 and to annex 2 to document 12. 
Except with respect to the annex 3 to document 2, partial access is granted to the remaining 
documents.  In  particular,  personal  data  have  been  redacted  from  all  those  documents, 
pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  concerning  the  protection  of  the 
privacy  and  protection  of  the  individual  and  in  accordance  with  Regulation  (EC) 
No 45/2001 (hereinafter, ‘Regulation 45/2001’).8  
In  documents  1,  2,  3  and  8,  information  in  addition  to  personal  data  has  been  redacted 
pursuant to Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 concerning the protection of 
the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property.  In 
document  6,  information  in  addition  to  personal  data  has  been  protected  under  Article 
4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  1049/2001  concerning  the  protection  of  the  public 
interest as regards international relations.  
Please note that information not related to the scope of your request has been marked as 
falling outside the scope. 
I regret to inform you that access is not granted to the annex 3 to document 2 pursuant to 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  concerning  the  protection  of  the 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property. 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  aforesaid  exceptions  are  set  out  below  in 
sections  2.1,  2.2  and  2.3.  Section  3  contains  an  assessment  of  whether  there  exists  an 
overriding public interest in the disclosure. 
2.1.  Protection of international relations 
Article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001 provides that "[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: (a) the 
public interest as regards: […] international relations
". 
                                                 
5   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
6   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
7   You can find the link to these documents in Annex 1 to this letter (the list of documents). 
8   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 


According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation
".9 In this context, the Court of Justice of the EU has acknowledged that the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest
".10 
The  General  Court  found  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations
"  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating 
position of the European Union
" as well as "reveal, indirectly, those of other parties to 
the  negotiations
".11  Moreover,  "the  positions  taken  by  the  Union  are,  by  definition, 
subject to change depending on the course of those negotiations and on concessions and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union
".12   
Document 6 is the report of a meeting with an external stakeholder. Some sentences have 
been  redacted  since  they  reveal  the  EU's  strategic  position  as  regards  the  ongoing 
discussion on reforming the Investor-State Dispute Settlement (ISDS) in the framework 
of the UNCITRAL in light of the potential launch of multilateral negotiations, as well as 
third countries' diverging views  with  respect  to the ongoing discussion aforementioned.  
Releasing that information would pose a significant risk to the good relations between the 
EU  and  the  concerned  third  countries.  That  information  has  therefore  to  remain 
protected. 
2.2.  Protection of the privacy and the integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  "[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
[…] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
                                                 
9   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
10   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
11      Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
12 
Id., paragraph 125. 


The  Court  of  Justice  has  ruled  that  "where  an  application  based  on  Regulation 
1049/2001  seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data  
[…]  the 
provisions  of  Regulation  45/2001,  of  which  Articles  8(b)  and  18  constitute  essential 
provisions, become applicable in their entirety
".13 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  
[…]".  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of 
a  professional  
[…]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"14  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data
",15  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.16 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally 
"if there is no reason to assume that the legitimate interests of the data subjects might be 
prejudiced
".  The  Court  of  Justice  has  clarified  that  "it  is  for  the  person  applying  for 
access to establish the necessity of transferring that data
".17 
All the documents partially released contain names or other personal information (e-mail 
addresses, telephone numbers, job titles) that allows the identification of natural persons, 
as well as biometric data.  
I  note  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  these  personal  data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests of the persons concerned. Therefore, these personal data shall remain protected 
in order to ensure the protection of the privacy and integrity of the individuals concerned.  
However,  please  note  that  in  line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure 
transparency  and  accountability,  the  names  of  Commissioners,  of  Members  of  their 
Cabinets and of the senior management of the Commission (i.e. Director level and above) 
are disclosed. For external stakeholders, the name of their main representatives are also 
disclosed. 
2.3.  Protection of commercial interests 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:
  […] 
                                                 
13  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 101; see also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
14  
Judgment  in  Rechnungshof  v  Rundfunk  and  Others,  Joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-
139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
15  
Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
16  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
17  
Judgment  in  C-127/13  P  Guido  Strack  v  Commission,  EU:C:2014:2250,  paragraph  107  and 
judgment in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 


commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure". 
While  not  all  information  concerning  a  company  and  its  business  relations  can  be 
regarded  as  falling  under  the  exception  of  Article  4(2)  first  indent,18  it  appears  that  the 
type of information covered by the notion of commercial interests would generally be of 
the kind protected under the obligation of professional secrecy.19 Accordingly, it must be 
information  that  is  "known  only  to  a  limited  number  of  persons",  "whose  disclosure  is 
liable to cause serious harm to the person who has provided it or to third parties
" and for 
which  "the  interests  liable  to  be  harmed  by  disclosure  must,  objectively,  be  worthy  of 
protection
".20  
Documents  1,  2,  3  and  8  are  reports  of  meetings  with  different  stakeholders,  in  which 
sensitive information of a commercial nature was expressed in support of the views and 
arguments of these stakeholders. Certain parts of these documents have been redacted, as 
they contain commercial priorities, strategies and concerns these stakeholders may have.  
In particular, some words have been removed from document 1. They reveal part of the 
ERT's (European Roundtable of Industrialists) commercial strategy towards China.   
One sentence and two paragraphs have been removed from document 2. They contain the 
specific  details  of  SEA  (Shipyards  &  Equipment  Association)  members'  market  access 
difficulties  in  China  and  provide  concrete  examples  of  Chinese  regulatory  measures 
aimed  at  strengthening  entry  barriers  in  the  framework  of  the  Chinese  shipbuilding 
market.   
A  paragraph  has  been  removed  from  document  3.  It  reveals  Düsseldorf  Chamber  of 
Commerce's  members  strategical  approach  towards  China  and  the  challenges  they  are 
facing as regards market access.   
Disclosing the information redacted in  document 8 could harm the competitive position 
of the stakeholders concerned. 
Annex  3  to  document  2  is  DAMEN’s  presentation  in  the  context  of  the  China-EU 
Shipbuilding  Dialogue  and  contains  commercially  sensitive  information,  sales  figures 
and  market  shares,  strategic  investment  considerations  as  well  as  market  access  action 
plans. It is therefore justified not to disclose it. 
These companies and industry associations shared this information with the Commission 
in confidence in order to support the EU's objectives in the investment negotiations or on 
the MIC initiative. There is a reasonably foreseeable and not purely hypothetical risk that 
revealing  their  commercial  strategies  and  priorities  as  well  as  their  commercially 
sensitive business information could undermine their commercial interests, including by 
                                                 
18   Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 93. 
19   See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
20   Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 29. 


impacting on their relations with third countries. Ensuring that the Commission continues 
to  receive  access  to  this  information  and  that  the  industry  engages  in  open  and  frank 
discussions  with  the  Commission,  are  key  elements  for  the  success  of  the  internal  and 
external  policies  of  the  EU  and  its  international  negotiations.  Bringing  in  the  public 
domain specific business related information that companies share with the Commission 
may prevent the Commission from receiving access to such information in the future. 
 
 
3.  OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
 
The exception laid down in Article 4(2) of Regulation 1049/2001 applies unless there is 
an overriding public interest in disclosing the documents. Such an interest must, first, be 
public and, secondly, outweigh the harm caused by the disclosure.  
Accordingly,  we  have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the 
withheld  parts  of  documents  1,  2,  3  and  8  and  of  the  entire  annex  3  to  document  2  are 
outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the  requested  documents.  We  have  not 
been  able  to  identify  any  such  public  interest  capable  of  overriding  the  commercial 
interests of the companies concerned. The public interest in this specific case rather lies 
on the protection of the legitimate confidentiality interests of the stakeholders concerned 
to  ensure  that  the  Commission  continues  to  receive  useful  contributions  for  its  policy-
making without undermining the commercial position of the entities involved. 
 
4.  PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001  "[i]f  only  parts  of  the  requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 
shall  be released"
.  Accordingly, we have also  considered whether partial  access  can be 
granted to the annex 3 to document 2. However, this document is entirely covered under 
the  exception  set  out  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  as  it  is 
impossible  to  disclose  any  parts  without  undermining  the  protection  of  the  commercial 
interests of DAMEN. 
* * * 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C1) 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 




or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
 
Yours sincerely, 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
Enclosures: 
  Annex I: list of documents  
  Documents (partially) disclosed 

Electronically signed on 27/11/2018 11:31 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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