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Ref. Ares(2018)6549080 - 19/12/2018
 
 
ANNEX II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
 
PART  I:  COMMON  PROVISIONS  APPLICABLE  TO  PA  GRANT  AND  DELEGATION 
AGREEMENTS .................................................................................................................................... 2 
Article 1: Definitions ............................................................................................................................. 2 
Article 2: General obligations ............................................................................................................... 3 
Article 3: Obligations regarding information and reporting .................................................................. 4 
Article 4: Liability towards third parties ............................................................................................... 6 
Article 5: Conflict of interests ............................................................................................................... 6 
Article 6: Confidentiality ....................................................................................................................... 6 
Article 7: Data Protection ...................................................................................................................... 7 
Article 8: Communication and visibility ............................................................................................... 7 
Article 9: Right to use results and transfer of equipment ...................................................................... 8 
Article 10: Evaluation and monitoring of the Action ............................................................................ 8 
Article 11: Amendment to the Agreement ............................................................................................ 9 
Article 12: Suspension ........................................................................................................................... 9 
Article 13: Termination ....................................................................................................................... 11 
Article 14: Applicable law and settlement of disputes ........................................................................ 12 
Article 15: Recovery ........................................................................................................................... 12 
Article 16: Accounts and archiving ..................................................................................................... 13 
Article 17: Access and financial checks .............................................................................................. 13 
Article 18: Eligibility of costs ............................................................................................................. 14 
Article 19: Payments ........................................................................................................................... 16 
Article 20: Final amount of the EU contribution ................................................................................. 17 
PART II: ADDITIONAL PROVISIONS APPLICABLE ONLY TO DELEGATION AGREEMENTS .... 17 
Article 21: Ex-post publication of information on Contractors and Grant Beneficiaries .................... 17 
Article 22: Contracting and Early Detection and Exclusion System ................................................... 18 
PART III: ADDITIONAL PROVISIONS APPLICABLE ONLY TO PA GRANTS .................................. 19 
Article 23: No Profit ............................................................................................................................ 19 
Article 24: Contracting ........................................................................................................................ 19 
 
 
PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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PART I: Common provisions applicable to PA Grant and Delegation Agreements  
Article 1: Definitions  
Action:  
the cooperation programme or project partly or wholly financed by the EU, which is 
carried out by the Organisation as described in Annex I.  
 
Contractor: 
a natural or legal person with whom a Procurement Contract has been signed.  
CFSP: 
 Common Foreign and Security Policy of the European Union.  
Days: 
all references to "days" are to calendar days. 
End Date:  
the  date  by  which  the  Agreement  ends,  i.e.  is  the  moment  of  the  payment  of  the 
balance  by  the  Contracting  Authority  in  accordance  with  Article  19  or  when  the 
Organisation repays any amounts paid in excess of the final amount due pursuant to 
Article 20. If any of the Parties invokes a dispute settlement procedure in accordance 
with Article 14, the End Date is postponed until the completion of such procedure.  
 
EU External Action: 
Action  financed  under  EDF,  DCI,  ENI,  IPA  II,  INSC,  IcSP,  PI,  EIDHR  and  their 
predecessors. All other Actions are Internal Policies. 
Final Beneficiary: 
a natural or legal person ultimately benefitting from the Action. 
Force Majeure: 
any  unforeseeable  exceptional  situation  or  event  beyond  the  Parties'  control  which 
prevents  either  of  them  from  fulfilling  any  of  its  obligations  under  the  Agreement, 
which may not be attributed to error or negligence on either part (or the part of the 
Grant 
Beneficiaries, 
Co-Delegatees, 
Co-Beneficiaries, 
Affiliated 
Entities, 
Contractors, agents or staff), and which could not have been avoided by the exercise 
of  due  diligence.  Defects  in  equipment  or  material  or  delays  in  making  them 
available  cannot  be  invoked  as  force  majeure,  unless  they  stem  directly  from  a 
relevant case of force majeure. Labour disputes, strikes or financial problems of the 
Organisation cannot be invoked as force majeure by the defaulting Party. 
Indicator:  
the  quantitative  and/or  qualitative  factor  or  variable  that  provides  a  simple  and 
reliable means to measure the achievement of the Results of an Action. 
Internal Control System:  a  process  applicable  at  all  levels  of  management  designed  to  provide  reasonable 
assurance of achieving the following objectives: 
 
a) effectiveness, efficiency and economy of operations; 
 
b) reliability of reporting; 
 
c) safeguarding of assets and information; 
 
d) prevention, detection, correction and follow-up of fraud and irregularities; 
 
e)  adequate  management  of  the  risks  relating  to  the  legality  and  regularity  of  the 
financial operations, taking into account the multiannual character of programmes as 
well as the nature of the payments concerned. 
Outcome:  
the likely or achieved short-term and medium-term effects of an Action’s Outputs; 
Output:  
the products, capital goods and services which result from an Action’s activities. 
Procurement Contract: 
a  contract  signed  between  the  Organisation,  a  Co-Beneficiary,  Co-Delegatee  or  an 
Affiliated  Entity  and  a  Contractor  under  which  the  Contractor  provides  services, 
supplies or works. 
Result:  
the Output or Outcome of an Action. 
Regulations and Rules: 
regulations,  rules,  organisational  directives,  instructions  and  other  parts  of  the 
regulatory framework of the Organisation.  
 
Sound Financial  
Management:  
principle  overarching  the  implementation  of  this  Agreement,  namely  economy, 
effectiveness  and  efficiency  (including  regarding  internal  control).  The  principle  of 
economy  requires  that  resources  used  in  the  pursuit  of  the  implementation  of  the 
Action shall be made available in due time, in appropriate quantity and quality and at 
the best price. The principle of effectiveness concerns the attainment of the specific 
objectives  and  the  achievement  of  the  intended  results.  The  principle  of  efficiency 
concerns the best relationship between resources employed and results achieved. 
 
 

PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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Definitions applicable to Delegation Agreements only  
 
Co-Delegatee: 
an  entity  implementing  part  of  the  Action  and  being  a  party  to  the  relevant 
Delegation  Agreement  together  with  the  Organisation.  The  Co-Delegatees  together 
with the Organisation are referred to as "Delegatees".  
Early Detection  
and Exclusion System:  
system  set  up  by  Regulation  (EU,  Euratom)  No  2015/1929  of  28  October 2015  on 
the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union  (OJ  L  286/1, 
30.10.2015)  which  includes  information  on  the  early  detection  of  risks  threatening 
the EU  financial  interests, on the cases of exclusion  from  EU funding of legal and 
natural persons and on the cases of imposition of financial penalties. 
 
Grant: 
a direct financial contribution by way of donation given by the Organisation or Co-
Delegatee to finance third parties activities. 
Grant Beneficiary: 
a natural or legal person to whom a Grant has been awarded. Grant Beneficiaries can 
sub-grant and procure for the implementation of their activities.  
Multi-donor Action: 
an Action co-financed by the EU contribution (whether or not earmarked) and other 
donor(s).  
 
Definitions applicable to PA Grant Agreements only  
 
Affiliated Entity: 
an  entity  having  a  structural  link  with  the  Organisation  or  a  Co-Beneficiary,  in 
particular a legal or capital link, and implementing part of the Action.  
 
Co-Beneficiary: 
an  entity  implementing  part  of  the  Action  and  being  a  party  to  the  Agreement 
together with the Organisation. The Organisation signs the Agreement also on behalf 
of the Co-Beneficiaries.   
  
Article 2: General obligations 
 
Implementation of the Action 
2.1  
The  Organisation  is  responsible  for  the  implementation  of  the  Action  described  in  Annex  I  of  the 
Agreement,  regardless  whether  the  activities  are  carried  out  by  the  Organisation  itself,  an  Affiliated 
Entity,  a  Contractor  or  a  Grant  Beneficiary.  Both  Parties  will  endeavour  to  strengthen  their  mutual 
contacts  with  a  view  to  foster  the  exchange  of  information  throughout  the  implementation  of  the 
Action. To this end, the  Organisation and the  Contracting  Authority  shall  participate  in  coordination 
meetings  and  other  jointly  organised  common  activities,  and  the  Organisation  shall  invite  the 
European Commission to join any donor committee which may be set up in relation to the Action. 
 
Responsibility 
 
2.2        The Organisation shall be responsible for the performance of the obligations under this Agreement with 
a due professional degree of care and diligence, which means that it shall apply the same level of duty 
and care which it applies in managing its own funds. 
 
2.3 
Under  Delegation  Agreements,  the  Organisation  shall  have  full  financial  responsibility  towards  the 
Contracting Authority for all funds including those unduly paid to or incorrectly used by Contractors 
or  Grant  Beneficiaries.  The  Organisation  shall  take  measures  to  prevent,  detect  and  correct 
irregularities and fraud when implementing the Action. To this end, the Organisation shall carry out, in 
accordance with the principle of proportionality and its positively assessed Regulations and Rules, ex-
ante and/or ex-post controls including, where appropriate, on-the-spot checks on representative and/or 
risk-based samples of transactions, to ensure that the Action financed by the EU is effectively carried 
out  and  implemented  correctly.  The  Organisation  shall  inform  the  European  Commission  of 
irregularities and fraud detected in the management of EU funds and the measures taken. Where funds 
have been unduly paid to or incorrectly used by Contractors or Grant Beneficiaries, the Organisation 
shall take all applicable measures in accordance with its own Regulations and Rules to recover those 
funds,  including,  where  appropriate,  by  bringing  legal  proceedings  and  by  endeavouring  to  assign 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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claims  against  its  Contractors  or  Grant  Beneficiaries  to  the  Contracting  Authority  or  the  European 
Commission.  Where  the  Organisation  has  exhausted  such  measures  and  the  non-recovery  is  not  the 
result of error or negligence  on the part of the Organisation, the Contracting  Authority  will consider 
the amounts that could not be recovered from Contractors and/or Grant Beneficiaries as eligible costs 
of the Action.  
 
Other obligations 
2.4  
The Organisation undertakes to ensure that the obligations stated in this Agreement under Articles 2.6, 
5-Conflict of interests, 7-Data protection, 8-Communication and Visibility, 16-Accounts and archiving 
and  Article  17-Access  and  financial  checks  apply,  where  applicable,  to  all  Contractors  and  Grant 
Beneficiaries.   
 
2.5  
The Organisation shall notify the Contracting Authority and the European Commission without delay 
of  any  substantial  change  in  the  rules,  procedures  and  systems  applied  in  the  implementation  of  the 
Action.  This  obligation  concerns  in  particular  (i)  substantial  changes  affecting  the  pillar  assessment 
undergone by the Organisation or (ii) those which may affect the conditions for eligibility provided for 
in  the  applicable  legal  instruments  of  the  EU.  The  Parties  shall  use  their  best  efforts  to  resolve 
amicably  any  issues  resulting  from  such  changes.  The  Contracting  Authority  reserves  the  right  to 
adopt or require additional measures in response to such changes. In the event an agreement  on such 
measures  or  other  solutions  cannot  be  reached  between  the  Parties,  either  Party  may  terminate  the 
Agreement according to Article 13.3. 
2.6 
The  Organisation  shall  promote  the  respect  of  human  rights  and  respect  applicable  environmental 
legislation  including  multilateral  environmental  agreements,  as  well  as  internationally  agreed  core 
labour standards.  
2.7 
Where  the  European  Commission  is  not  the  Contracting  Authority,  it  shall  not  be  a  party  to  this 
Agreement, which shall only confer on it rights and obligations where explicitly stated. This is without 
prejudice to the European Commission's role in promoting a consistent interpretation of the terms of 
this Agreement. 
Article 3: Obligations regarding information and reporting 
 
General issues 
3.1  
The Organisation shall provide the Contracting Authority with full information on the implementation 
of the Action. To that end, the Organisation shall include in Annex I a work plan at least for the first 
year of the Implementation Period (or the whole Implementation Period where it is less than one year). 
The  Organisation  shall  submit  to  the  Contracting  Authority  progress  report(s)  and  a  final  report  in 
accordance  with  the  provisions  below.  These  reports  shall  consist  of  a  narrative  part  and  a  financial 
part.   
 
3.2  
Every report, whether progress or final, shall provide a complete account of all relevant aspects of the 
implementation of the Action for the period covered. The report shall describe the implementation of 
the Action according to the activities envisaged in Annex I as well as the degree of achievement of its 
Results (Outcomes or Outputs) as measured by corresponding  Indicators. The report shall be laid out 
in such a way as to allow monitoring of the objective(s), the means envisaged and employed. The level 
of detail in any report shall match that of Annexes I and III. 
 
3.3  
Where the Action of the Organisation lasts longer than the Implementation Period of this Agreement, 
the Contracting Authority may request – in addition to the final reports to be submitted under Article 
3.8 - the final reports of the Action, once available.  
 
3.4  
Any alternative or additional reporting requirement shall be set out in the Special Conditions. 
 
3.5  
The Contracting Authority may request additional information at any time, providing the reasons for 
that request. Subject to the Organisation’s  Regulations and Rules, such information shall be supplied 
within 30 days of receipt of the request. The Organisation may submit a reasoned request to extend the 
30-day deadline. 
 
PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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3.6       The Organisation shall notify the Contracting Authority without delay on any circumstances likely to 
adversely  affect  the  implementation  and  management  of  the  Action  or  to  delay  or  jeopardise  the 
performance of the activities.   
 
Content of the reports 
3.7  
The progress report(s) shall directly relate to this Agreement and shall at least include: 
a)  summary and context of the Action; 
b)  actual Results: an updated table based on a logical framework matrix including reporting of Results 
achieved  by  the  Action  (Outcomes  or  Outputs)  as  measured  by  their  corresponding  Indicators, 
agreed baselines and targets, and relevant data sources;  
c)   activities carried out during the reporting period (i.e. directly related to the Action and described in 
this Agreement); 
d) information on the difficulties encountered and measures taken to overcome problems and eventual 
changes introduced;  
e)   information on the implementation of the Visibility and Communication Plan (Annex VI) and any 
additional measures taken to identify the EU as source of financing; 
f)   information  on  the  costs  incurred  as  well  as  the  legal  commitments  entered  into  by  the 
Organisation during the reporting period;  
g)  a  summary  of  controls  carried  out,  if  any  under  PA  Grant  Agreements,  and  available  final  audit 
reports  in  line  with  the  Organisation’s  policy  on  disclosure  of  such  controls  and  audit  reports. 
Where errors and weaknesses in systems were identified, analysis of their nature and extent as well 
as information on corrective measures taken or planned shall also be provided; 
h)   where applicable, a request for payment; 
i)  work plan and forecast budget for the next reporting period.  
 
3.8  
The final report shall cover the entire period of implementation and include:  
a)   all the information requested in Article 3.7 a) to h); 
b)   a summary of the Action's receipts, payments received and of the eligible costs incurred;  
c)   where applicable, an overview of any funds unduly paid or incorrectly used which the Organisation 
could or could not recover itself; 
d)   under  a  Delegation  Agreement,  the  exact  link  to  the  webpage  where,  according  to  Article  21.1, 
information on Grant Beneficiaries and Contractors is available; 
e)   for  EU  External  Actions  and  CFSP,  if  relevant,  details  of  transfers  of  equipment,  vehicles  and 
remaining major supplies mentioned in Article 9; 
f)  in the case of Multi-donor Actions and where the EU contribution is not earmarked, a confirmation 
from the Organisation that an amount corresponding to that paid by the Contracting Authority has 
been used in accordance with the obligations laid down in this Agreement and that costs that were 
not eligible for the Contracting Authority have been covered by other donors' contributions.  
 
3.9 
The  Organisation  shall  submit  a  report  for  every  reporting  period  as  specified  in  the  Special 
Conditions as from the commencement of the Implementation Period, unless otherwise specified in the 
Special Conditions1. Reporting, narrative as well as financial, shall cover the whole Action, regardless 
of whether this Action is entirely or partly financed by EU funds. Progress reports shall be submitted 
within 60 days after the period covered by such report. For EU External Actions and CFSP, the final 
report  shall  be  submitted  at  the  latest  six  months  after  the  end  of  the  Implementation  Period.  For 
Internal  Policies,  the  final  report  shall  be  submitted  at  the  latest  three  months  after  the  end  of  the 
Implementation Period.  
 
Management declaration and audit or control opinion under Delegation Agreements  
 
Management declaration 
3.10      Every progress or final report shall be accompanied by a management declaration in accordance with 
the template of Annex VII, unless, in the fields of EU External Actions and CFSP, Article 1.5 of the 
Special  Conditions  states  that  an  annual  management  declaration  shall  be  sent  to  the  European 
Commission headquarters, separately from the reports provided under this Agreement.  
                                                           
1 For EU External Actions and CFSP, by default, the reporting period is every 12 months as from the commencement of the 
Implementation Period. 
PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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Audit or control opinion for non-international organisations 
3.11     In  case  the  Organisation  is  not  an  international  organisation,  an  audit  or  control  opinion  shall  be 
provided  in  accordance  with  internationally  accepted  audit  standards,  establishing  whether  the 
accounts give a true and fair view, whether the control systems in place function properly, and whether 
the  underlying  transactions  are  managed  in  accordance  with  the  provisions  of  this  Agreement.  The 
opinion shall also state  whether the audit  work puts in doubt the assertions made in the management 
declaration mentioned above.  
  
3.12 
Such audit or control opinion shall be provided up to 1 month following the management declaration 
sent with every progress or final report, unless, in the field of  EU External Actions, Article 1.5 of the 
Special  Conditions  states  that  the  management  declaration  and  the  audit  or  control  opinion  shall  be 
sent  annually  to  the  European  Commission  headquarters  separately  from  the  reports  provided  under 
this Agreement. 
 
Currency for reporting 
3.13 
The  reports  shall  be  submitted  in  the  Currency  of  the  Agreement  as  specified  in  Article  3  of  the 
Special Conditions.  
 
3.14 
The  Organisation  shall  convert  legal  commitments,  the  Action’s  receipts  and  costs  incurred  in 
currencies  other  than  the  accounting  currency  of  the  Organisation  according  to  its  usual  accounting 
practices. 
 
 
Failure to comply with reporting obligations 
3.15  
If the Organisation is unable to present a progress or final report and the accompanying documents by 
the end of the deadline set out in Article 3.9, the Organisation shall inform the Contracting Authority 
in  writing  of  the  reasons,  and  shall  provide  a  summary  of  the  state  of  progress  of  the  Action  and, 
where applicable, a provisional work plan for the next period. If the Organisation fails to comply with 
this  obligation  for  two  (2)  months,  following  the  deadline  set  out  in  Article  3.9,  the  Contracting 
Authority may terminate the Agreement in accordance with Article 13, refuse to pay any outstanding 
amount and recover any amount unduly paid. 
Article 4: Liability towards third parties 
4.1 
The  European  Commission  shall  not  under  any  circumstances  or  for  any  reason  whatsoever  be  held 
liable for damage or injury sustained by the staff or property of the Organisation while the Action is 
being  carried  out  or  as  a  consequence  of  the  Action.  The  European  Commission  shall  not  therefore 
accept any claim for compensation or increase in payment in connection with such damage or injury. 
4.2 
The  European  Commission  shall  not  under  any  circumstances  or  for  any  reason  whatsoever  be  held 
liable towards third parties, including liability for damage or injury of any kind sustained by them in 
respect of or arising out of the implementation of the Action.  
4.3 
The Organisation shall discharge the European Commission of all liability associated with any claim 
or action brought as a result of an infringement of the Organisation's Regulations and Rules committed 
by  the  Organisation  or  Organisation's  employees  or  individuals  for  whom  those  employees  are 
responsible, or as a result of a violation of a third party's rights in the context of the implementation of 
the Action. 
Article 5: Conflict of interests 
5.1 
The Organisation shall refrain, in accordance  with  its  Regulations and Rules,  from any action  which 
may give rise to a conflict of interests.   
5.2  
There  is  a  conflict  of  interests  where  the  impartial  and  objective  exercise  of  the  functions  of  any 
person implementing the Agreement is compromised. 
Article 6: Confidentiality  
6.1  
The  Contracting  Authority  and  the  Organisation  shall  both  preserve  the  confidentiality  of  any 
document,  information  or  other  material  directly  related  to  the  implementation  of  the  Action  that  is 
communicated as confidential. The confidential nature of a document shall not prevent it from being 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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communicated to a third party on a confidential basis when the rules binding upon the Parties, or the 
European Commission when it is not the  Contracting Authority, so require. In no case can disclosure 
put into jeopardy the Parties’ privileges and immunities or the safety and security of the Parties’ staff, 
Contractors or the Final Beneficiaries of the Action.    
6.2 
The Parties shall obtain each other’s prior written consent before publicly disclosing such confidential 
information unless: 
a)  the  communicating  Party  agrees  to  release  the  other  Party  from  the  earlier  confidentiality 
obligations; or  
b)  the  confidential  information  becomes  public  through  other  means  than  in  breach  of  the 
confidentiality obligation by the Party bound by that obligation; or  
c)  the  disclosure  of  confidential  information  is  required  by  law  or  by  Regulations  and  Rules 
established in accordance with the basic constitutive document of any of the Parties.  
 
6.3  
The Parties shall remain bound by confidentiality for five years after the End Date of the Agreement or 
longer as specified by the communicating Party at the time of communication. 
 
6.4 
Where  the  European  Commission  is  not  the  Contracting  Authority,  it  shall  still  have  access  to  all 
documents  communicated  to  the  Contracting  Authority  and  shall  maintain  the  same  level  of 
confidentiality. 
Article 7: Data Protection 
The  Organisation  shall  ensure  an  appropriate  protection  of  personal  data  in  accordance  with  its 
applicable Regulations and Rules.  
Article 8: Communication and visibility  
8.1  
The Organisation shall implement the Communication and Visibility Plan detailed in Annex VI. 
8.2  
 Unless  the  European  Commission  requests  or  agrees  otherwise,  the  Organisation  shall  take  all 
appropriate  measures  to  publicise  the  fact  that  the  Action  has  received  funding  from  the  EU. 
Information given to the press and to the Final Beneficiaries, as well as all related publicity material, 
official  notices,  reports  and  publications  shall  acknowledge  that  the  Action  was  carried  out  "with 
funding  by  the  European  Union"  and  shall  display  the  EU  logo  (twelve  yellow  stars  on  a  blue 
background)  in  an  appropriate  way.  Publications  by  the  Organisation  pertaining  to  the  Action,  in 
whatever  form  and  whatever  medium,  including  the  internet,  shall  carry  the  following  disclaimer: 
"This  document  was  produced  with  the  financial  assistance  of  the  European  Union.  The  views 
expressed herein can in no way be taken to reflect the official opinion of the European Union.” In the 
case  of  EU  External  Actions  and  CFSP  such  measures  shall  be  carried  out  in  accordance  with  the 
Communication  and  Visibility  Manual2  published  by  the  European  Commission  or  with  any  other 
guidelines agreed between the European Commission and the Organisation. 
8.3  
If during the implementation of the Action, equipment, vehicles or major supplies are purchased using 
EU funds, the Organisation shall display appropriate acknowledgement on such vehicles, equipment or 
major  supplies,  including  the  display  of  the  EU  logo  (twelve  yellow  stars  on  a  blue  background).  
 Where such display could jeopardise the Organisation’s privileges and immunities or the safety of the 
Organisation’s  staff  or  of  the  Final  Beneficiaries,  the  Organisation  shall  propose  appropriate 
alternative  arrangements.  The  acknowledgement  and  the  EU  logo  shall  be  of  such  a  size  and 
prominence  as  to  be  clearly  visible  in  a  manner  that  shall  not  create  any  confusion  regarding  the 
identification  of  the  Action  as  an  activity  of  the  Organisation,  nor  the  ownership  of  the  equipment, 
vehicles or major supplies by the Organisation. 
8.4   
In the case of EU External Actions and CFSP, if in application of Article 9.5, the equipment, vehicles 
or  remaining  major  supplies  purchased  using  EU  funds  have  not  been  transferred  to  the  local 
authorities,  local  Co-Beneficiaries,  local  Grant  Beneficiaries  or  Final  Beneficiaries  when  submitting 
the  final  report,  the  visibility  requirements  as  regards  this  equipment,  vehicles  or  major  supplies  (in 
particular display of the EU logo) shall continue to apply between submission of the final report and 
                                                           
2 Communication and Visibility Manual for EU External Actions, available at:   
    https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en      
 
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the end of the Action, if the latter is longer. Where the Organisation retains ownership in accordance 
with Article 9.6, the visibility requirements shall continue to apply as long as the relevant equipment, 
vehicles or remaining major supplies are used by the Organisation. 
8.5  
Unless otherwise provided in the Special Conditions if disclosure risks threatening the Organisation’s 
safety or harming its interests, the European Commission and the Contracting Authority (if other than 
the European  Commission)  may publish in any  form and  medium, including on its internet sites, the 
name and address of the Organisation, the purpose and amount of the EU contribution. 
8.6  
The  Organisation  shall  ensure  that  reports,  publications,  press  releases  and  updates  relevant  to  the 
Action  are  communicated  to  the  addresses  stated  in  the  Special  Conditions,  as  and  when  they  are 
issued. 
8.7 
The Parties will consult immediately and strive to remedy any detected shortcoming in implementing 
the visibility requirements set out in this Article. This is without prejudice to measures the Contracting 
Authority may take in case of substantial breach of an obligation. 
Article 9: Right to use results and transfer of equipment 
Right to use 
9.1  
Ownership of the results of the Action shall not vest in the Contracting Authority. Subject to Article 6, 
the  Organisation  shall  grant,  and  shall  act  to  ensure  that  any  third  party  concerned  grants  the 
Contracting  Authority (and the European  Commission  where it is not  the Contracting  Authority) the 
right to use free of charge the results of the Action, including the reports and other documents relating 
to it, which are subject to industrial or intellectual property rights.  
9.2 
Where  the  results  mentioned  in  Article  9.1  include  pre-existing  rights  and  the  Organisation  cannot 
warrant  the  Contracting  Authority  (and  the  European  Commission  where  it  is  not  the  Contracting 
Authority)  the  right  to  use  such  results,  the  Organisation  shall  accordingly  inform  in  writing  the 
Contracting Authority (and the European Commission, where it is not the Contracting Authority). 
Transfer (EU External Actions and CFSP only) 
9.3  
In the field of EU External Actions and CFSP, the equipment, vehicles and remaining major supplies 
purchased with the EU contribution in the framework of the Action shall be transferred to or remain 
with local authorities, local Co-Beneficiaries, local Grant Beneficiaries or to the Final Beneficiaries, at 
the latest when submitting the final report.     
9.4  
The documentary proof of those transfers shall not be presented with the final reports, but shall be kept 
for verification for the duration and along with the documents mentioned in Article 16.2.   
9.5  
By  way  of  derogation  from  Article  9.3,  the  equipment,  vehicles  and  remaining  major  supplies 
purchased with the EU contribution in the framework of Actions which continue after the end of the 
Implementation  Period  may  be  transferred  at  the  end  of  the  Action.  The  Organisation  shall  use  the 
equipment,  vehicles  and  remaining  major  supplies  for  the  benefit  of  the  Final  Beneficiaries.  The 
Organisation  shall  inform  the  Contracting  Authority  on  the  end  use  of  the  equipment,  vehicles  and 
remaining major supplies in the final report.  
9.6  
In  the  event  that  there  are  no  local  authorities,  local  Co-Beneficiaries,  local  Grant  Beneficiaries  or 
Final  Beneficiaries  to  whom  the  equipment,  vehicles  and  remaining  major  supplies  could  be 
transferred, the Organisation may transfer them to another Action funded by the EU or, exceptionally, 
retain ownership of the equipment, vehicles and remaining major supplies at the end of the Action. In 
such cases, it shall submit a justified written request with an inventory listing  of the items concerned 
and a proposal concerning their use in due time and at the latest with the submission of the final report. 
In no event may the end use jeopardize the sustainability of the Action. 
Article 10: Evaluation and monitoring of the Action 
10.1  
The  Organisation  shall  invite  representatives  of  the  Contracting  Authority  and  the  European 
Commission to participate at their own costs in the main monitoring and evaluation missions relating 
to  the  performance  of  the  Action.  The  Organisation  shall  report  the  results  of  such  missions  to  the 
European Commission. 
10.2  
Article  10.1  is  without  prejudice  to  any  evaluation  or  monitoring  mission  which  the  European 
Commission  as  a  donor,  or  the  Contracting  Authority  at  their  own  costs,  may  wish  to  perform. 
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Evaluation  and  monitoring  missions  by  representatives  of  the  European  Commission  or  Contracting 
Authority  shall  be  planned  ahead  and  completed  in  a  collaborative  manner  between  the  staff  of  the 
Organisation and the European Commission's (or the Contracting Authority's) representatives, keeping 
in mind the commitment of the Parties to the effective and efficient operation of the Agreement. The 
European Commission (or the Contracting Authority) and the Organisation shall agree on procedural 
matters  in  advance.  The  European  Commission  (or  the  Contracting  Authority)  shall  make  the  draft 
report  of  the  evaluation  or  monitoring  mission  available  to  the  Organisation  for  comments  prior  to 
final issuance. The European Commission (or the Contracting Authority) shall send the final report to 
the Organisation once issued. 
Article 11: Amendment to the Agreement  
11.1  
Any amendment to this Agreement, including its annexes, shall be set out in writing in an addendum 
signed by both Parties. This Agreement can only be amended before the End Date.   
11.2  
The  requesting  Party  shall  request  in  writing  any  amendment  30  days  before  the  amendment  is 
intended  to  enter  into  force  and  no  later  than  30  days  before  the  End  Date,  unless  there  are  special 
circumstances duly substantiated by it and accepted by the other Party. The other Party shall notify its 
decision regarding the amendment proposed in due time and in any case no later than 30 days after the 
date when the amendment request was received. 
11.3  
By derogation from Articles 11.1 and 11.2, where an amendment to Annex I and/or Annex III does not 
affect  the  main  purpose  of  the  Action,  such  as  its  objectives,  strategy  and  priority  areas,  and  the 
financial  impact  is  limited  to  a  transfer  within  a  single  budget  heading,  including  cancellation  or 
introduction of an item, or a transfer between budget headings involving a variation (as the case may 
be in cumulative terms) of 25 % or less of the amount originally entered (or as amended by a written 
addendum)  in  relation  to  each  concerned  heading,  the  Organisation  may  unilaterally  amend  Annex  I 
and/or Annex III and shall inform the Contracting Authority accordingly in writing, at the latest in the 
next report. The Organisation may also, in agreement with the Contracting Authority, change outputs, 
the Indicators and their related targets, baselines and sources of verification described in Annex I and 
in the logical framework if the change does not affect the main purpose of the Action. 
11.4 
The method described in Article 11.3 shall not be used to amend the contingency reserve, nor the rate 
for  remuneration/indirect costs or the amounts or rates of simplified cost options.  Under a PA Grant 
Agreement,  amendments  shall  not  have  the  purpose  or  the  effect  of  making  such  changes  to  the 
Agreement  as  would  call  into  question  the  award  decision  or,  where  applicable,  be  contrary  to  the 
equal treatment of applicants. 
11.5      Annex VI may be changed by the Organisation in agreement with the European Commission, without 
the need for a formal addendum to the Agreement.  
11.6  
Changes  of  address  and  of  bank  account  shall  be  notified  in  writing  to  the  Contracting  Authority. 
Where  applicable,  changes  of  bank  account  must  be  specified  in  the  request  for  payment,  using  the 
financial identification form attached as Annex IV. 
Article 12: Suspension  
Suspension of the time limit for payment  
12.1  
The Contracting Authority may suspend the time limit for payment following a single payment request 
by notifying the Organisation that either:  
a)  the amount is not due; or 
b)  the  appropriate  supporting  documents  have  not  been  provided  and  therefore  the  Contracting 
Authority needs to request clarifications, modifications or additional information to the narrative or 
financial  reports.  Such  clarifications  or  additional  information  may  notably  be  requested  by  the 
Contracting Authority if it has doubt about compliance by the Organisation with its obligations in 
the implementation of the Action; or 
c)   credible  information  has  come  to  the  notice  of  the  Contracting  Authority  that  puts  in  doubt  the 
eligibility of the reported costs; or 
d)   under  a  Delegation  Agreement,  credible  information  has  come  to  the  notice  of  the  Contracting 
Authority that indicates a significant deficiency in the functioning of the Internal Control System 
of  the  Organisation  or  that  the  expenditure  reported  by  the  Organisation  is  linked  to  a  serious 
irregularity  and  has  not  been  corrected.  In  this  case,  the  Contracting  Authority  may  suspend  the 
payment deadline if it is necessary to prevent significant damage to the EU's financial interests. 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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12.2 
In  the  situations  listed  in  Article  12.1  the  Contracting  Authority  shall  notify  to  the  Organisation  as 
soon  as  possible  and  in  any  case  within  30  days  from  the  date  on  which  the  payment  request  was 
received  the  reasons  for  the  suspension,  specifying,  where  applicable,  the  additional  information 
required.  Suspension  shall  take  effect  on  the  date  when  the  Contracting  Authority  sends  the 
notification  stating  the  reasons  for  the  suspension.  The  remaining  payment  period  shall  start  to  run 
again  from  the  date  on  which  the  requested  information  or  revised  documents  are  received  or  the 
necessary  further checks are  carried out. If the requested information or documents are  not provided 
within the deadline fixed in the notification or are incomplete, payment may be made on the basis of 
the partial information available. 
 
Suspension of the Agreement by the Contracting Authority  
12.3 
The Contracting Authority may suspend the implementation of the Agreement, fully or partly, if: 
a)  the  Contracting  Authority  has  proof  that  substantial  errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of 
substantial obligations have been committed by the Organisation in the procedure of  its selection, 
in its pillar assessment or in the implementation of the Action; 
b)  under  a  Delegation  Agreement,  the  Contracting  Authority  has  proof  that  systemic  errors  have 
occurred  which  call  into  question  the  reliability  of  the  Organisation's  Internal  Control  System  or 
the legality and regularity of the underlying transactions; 
c)  the  Contracting  Authority  has  proof  that  the  Organisation  has  committed  systemic  or  recurrent 
errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of  obligations  under  other  agreements  funded  by  EU  funds 
provided that those errors,  irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on 
this Agreement. 
12.4 
Before suspension, the Contracting Authority shall formally notify the Organisation of its intention to 
suspend,  inviting  the  Organisation  to  make  observations  within  10  days  from  the  receipt  of  the 
notification.  If  the  Organisation  does  not  submit  observations,  or  if,  after  examination  of  the 
observations  submitted  by  the  Organisation,  the  Contracting  Authority  decides  to  pursue  the 
suspension,  the  Contracting  Authority  may  suspend  all  or  part  of  the  implementation  of  this 
Agreement  serving  7  days'  prior  notice.  In  case  of  suspension  of  part  of  the  implementation  of  the 
Agreement,  upon request of the Organisation, the Parties shall enter into discussions in  order to find 
the  arrangements  necessary  to  continue  the  part  of  the  implementation  which  is  not  suspended.  Any 
expenditure or costs incurred by the Organisation during the suspension and related to the part of the 
Agreement  suspended  shall  not  be  reimbursed  or  covered  by  the  Contracting  Authority.  Following 
suspension  of  the  implementation  of  the  Agreement,  the  Contracting  Authority  may  terminate  the 
Agreement  in  accordance  with  Article  13.2,  recover  amounts  unduly  paid  and/or,  in  agreement  with 
the Organisation, resume implementation of the  Agreement. In the latter case the Parties  will amend 
the Agreement where necessary. 
 
Suspension for exceptional circumstances  
12.5  
The Organisation may decide to suspend the implementation of all or part of the Action if exceptional 
or  unforeseen  circumstances  beyond  the  control  of  the  Organisation  make  such  implementation 
impossible or excessively difficult, such as in cases of Force Majeure. The Organisation shall inform 
the  Contracting  Authority  immediately  and  provide  all  the  necessary  details,  including  the  measures 
taken to minimise any possible damage, and the foreseeable effect and date of resumption.  
12.6 
The Contracting Authority may also notify to the Organisation the suspension of the implementation 
of the Agreement if exceptional circumstances so require, in particular: 
a)  when a relevant EU Decision identifying a violation of human rights has been adopted;  
b)  in cases such as crisis entailing a change of EU policy.  
 
12.7  
Neither  of  the  Parties  shall  be  held  liable  for  breach  of  its  obligations  under  the  Agreement  if  it  is 
prevented  from  fulfilling  them  by  Force  Majeure  or  exceptional  circumstances  as  set  forth  under 
Articles 12.5 and 12.6 provided it takes any measure to minimise any possible damage.  
12.8 
In  the  situations  listed  in  Articles  12.5  and  12.6,  the  Parties  shall  minimise  the  duration  of  the 
suspension and shall resume implementation once the conditions allow. During the suspension period 
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the  Organisation  shall  be  entitled  to  the  reimbursement  of  the  minimum  costs,  including  new  legal 
commitments, necessary for a possible resumption of the implementation of the  Agreement or of the 
Action.  The  Parties  shall  agree  on  such  costs,  including  the  reimbursement  of  legal  commitments 
entered into for implementing the Action before the notification of the suspension was received which 
the Organisation cannot reasonably suspend, reallocate or terminate on legal grounds.  This is without 
prejudice to any amendments to the Agreement which may be necessary to adapt the Action to the new 
implementing  conditions,  including,  if  possible,  the  extension  of  the  Implementation  Period  and,  for 
Delegation  Agreements,  the  contracting  deadline,  or  to  the  termination  of  the  Agreement  in 
accordance with Article 13.3. In case of suspension due to Force Majeure or if the Action is a Multi-
donor Action, the contracting deadline  under Delegation  Agreements  and the Implementation Period 
are automatically extended by an amount of time equivalent to the duration of the suspension.  
Article 13: Termination  
13.1  
Without prejudice to any other provision of these General Conditions or penalties foreseen in the EU 
Financial  Regulation  where  applicable,  and  with  due  regard  to  the  principle  of  proportionality,  the 
Contracting Authority may terminate the Agreement if the Organisation: 
a)   fails to fulfil a substantial obligation incumbent on it under the terms of the Agreement; 
b)   is  guilty  of  misrepresentation  or  submits  false  or  incomplete  statements  to  obtain  the  EU 
contribution  or  provides  reports  that  do  not  reflect  reality  to  obtain  or  keep  the  EU  contribution 
without cause; 
c)   is bankrupt or being wound up, or is subject to any other similar proceedings; 
d)  is guilty of grave professional misconduct proven by any justified means; 
e)   has committed fraud, corruption or any other illegal activity to the detriment of the EU's financial 
interests on the basis of proof in the possession of the Contracting Authority; 
f)  fails to comply with the reporting obligations in accordance with Article 3.15; 
g)  has committed any of the failings described in Article 12.3 on the basis of proof in the possession 
of the Contracting Authority. 
 
13.2  
Before  terminating  the  Agreement  in  accordance  with  Article  13.1,  the  Contracting  Authority  shall 
formally  notify  the  Organisation  of  its  intention  to  terminate,  inviting  the  Organisation  to  make 
observations  (including  proposals  for  remedial  measures)  within  30  days  from  the  receipt  of  the 
notification. During this period and until the termination takes effect, the Contracting  Authority  may 
suspend  the  time  limit  for  any  payment  in  accordance  with  Article  12.2  as  a  precautionary  measure 
informing the Organisation immediately in writing. If the Organisation does not submit observations, 
or if, after examination of the observations submitted by the Organisation, the Contracting Authority 
decides to pursue the termination, the Contracting Authority may terminate the Agreement serving 7 
days' prior notice. During that period the Organisation may refer the matter to the responsible director 
in  the  European  Commission.  Where  the  Contracting  Authority  is  the  European  Commission,  the 
termination will take effect if and when confirmed by the director. Where the Contracting Authority is 
not  the  European  Commission,  the  referral  to  the  responsible  director  in  the  European  Commission 
will  not  suspend  the  effects  of  the  decision  of  the  Contracting  Authority.  In  case  of  termination,  the 
Contracting Authority may demand full repayment of any amounts paid in excess of the final amount 
determined  in  accordance  with  Article  20  after  allowing  the  Organisation  to  submit  its  observations. 
Neither Party shall be entitled to claim indemnity by the other Party on account of the termination of 
this Agreement. 
13.3  
If, at any time, either Party believes that the purpose of the Agreement can no longer be effectively or 
appropriately carried out, it shall consult the other Party. Failing agreement on a solution, either Party 
may  terminate  the  Agreement  by  serving  60  days  written  notice.  In  this  case,  the  final  amount  shall 
cover:  
a)  
payment only for the part of the Action carried out up to the date of termination;  
b)  
in  the  situations  described  in  Articles  12.5  and  12.6,  the  unavoidable  residual  expenditures 
incurred during the notice period; and,  
c)  
in  the  situations  described  in  Articles  12.5  and  12.6  under  a  Delegation  Agreement 
reimbursement  of  legal  commitments  the  Organisation  entered  into  for  implementing  the 
Action before the written notice on termination was received by it and which the Organisation 
cannot reasonably terminate on legal grounds.  
The Contracting Authority shall recover the remaining part in accordance with Article 15. 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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13.4 
In  the  event  of  termination,  a  final  report  and  a  request  for  payment  of  the  balance  have  to  be 
submitted  according  to  Articles  3.8,  3.9  and  19.  The  Contracting  Authority  shall  not  reimburse  or 
cover any expenditure or costs which are not included or justified in a report approved by it. 
Article 14: Applicable law and settlement of disputes 
 
14.1  
The Parties shall endeavour to amicably settle any dispute or complaint  relating to the interpretation, 
application or validity of the Agreement, including its existence, or termination. 
14.2 
Where  the  Organisation  is  not  an  international  organisation  and  the  European  Commission  is  the 
Contracting  Authority,  this  Agreement  is  governed  by  EU  law,  complemented  if  necessary  by  the 
relevant  provisions  of  Belgian  law.  In  the  absence  of  an  amicable  settlement  in  accordance  with 
Article 14.1 above, the General Court, or on appeal the Court of Justice of the European Union, has 
sole jurisdiction. Such actions must be brought under Article 272 of the Treaty on the Functioning of 
the EU (TFEU). 
14.3 
Where the Organisation is not an international organisation and the European Commission is not the 
Contracting Authority, the Agreement shall be governed by the law of the country of the Contracting 
Authority and the courts of the country of the Contracting Authority shall have exclusive jurisdiction, 
unless  otherwise  agreed  by  the  Parties.  The  dispute  may,  by  common  agreement  of  the  Parties,  be 
submitted for conciliation to the European Commission. If no settlement is reached within 120 days of 
the  opening  of  the  conciliation  procedure,  each  Party  may  notify  the  other  that  it  considers  the 
procedure  to  have  failed  and  may  submit  the  dispute  to  the  courts  of  the  country  of  the  Contracting 
Authority.  
14.4  
Where the Organisation is an international organisation: 
a)  
nothing  in  the  Agreement  shall  be  interpreted  as  a  waiver  of  any  privileges  or  immunities 
accorded  to  any  Party  by  its  constituent  documents,  privileges  and  immunities  agreements  or 
international law; 
b)  
in the absence of amicable settlement in accordance with Article 14.1 above,  any dispute shall 
be  settled  by  final  and  binding  arbitration  in  accordance  with  the  Permanent  Court  of 
Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organizations and States, as 
in effect on the date of entry into force of this Agreement. The appointing authority shall be the 
Secretary General of the Permanent Court of Arbitration. The arbitration proceedings must take 
place  in  the  Hague  and  the  language  used  in  the  arbitral  proceedings  will  be  English.  The 
arbitrator’s decision shall be binding on all Parties and there shall be no appeal. 
 
Article 15: Recovery 
15.1  
Where an amount is to be recovered under the terms of the Agreement, the Organisation shall repay to 
the Contracting Authority the amount due. 
15.2  
Before  recovery,  the  Contracting  Authority  shall  formally  notify  the  Organisation  of  its  intention  to 
recover  any  undue  amount,  specifying  the  amount  and  the  reasons  for  recovery  and  inviting  the 
Organisation to make any observations within 30 days from the date of receipt of the notification. If, 
after  examination  of  the  observations  submitted  by  the  Organisation  or  if  the  Organisation  does  not 
submit any observations, the Contracting Authority decides to pursue the recovery procedure,  it may 
confirm  recovery  by  formally  notifying  the  Organisation.  If  there  is  a  disagreement  between  the 
Organisation and the Contracting Authority on the amount to be repaid, the Organisation may refer the 
matter to the responsible director in the European Commission within 30 days. Where the Contracting 
Authority  is  the  European  Commission,  a  debit  note  specifying  the  terms  and  the  date  for  payment 
may be issued after the deadline for the referral to the director. Where the Contracting Authority is not 
the  European  Commission,  the  referral  to  the  responsible  director  in  the  European  Commission  will 
not prevent the Contracting Authority from issuing the debit note. 
 
15.3 
If the Organisation does not make the payment by the date specified in the debit note, the  Contracting 
Authority shall recover the amount due: 
a)   by offsetting it against any amounts owed to the Organisation by the EU;  
b)   by taking legal action in accordance with Article 14; 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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c)   in  exceptional  circumstances,  justified  by  the  necessity  to  safeguard  the  financial  interests  of  the 
EU, the  Contracting  Authority  may,  when it  has justified  grounds to believe that the amount due 
would  be  lost,  recover  by  offsetting  before  the  deadline  specified  in  the  debit  note  without  the 
Organisation’s prior consent. 
15.4 
If the Organisation fails to repay by the due date, the  amount due shall be increased by late payment 
interest calculated at the rate indicated in Article 19.5(a). The interest shall be payable for the period 
elapsing from the day  after the expiration of the time limit  for payment up to and including the date 
when  the  Contracting  Authority  actually  receives  payment  in  full  of  the  outstanding  amount.  Any 
partial payment shall first cover the interest. 
15.5 
Bank charges incurred from the repayment of amounts due to the Contracting Authority shall be borne 
entirely by the Organisation. 
15.6 
Where the European Commission is not the Contracting Authority, it may, if necessary, proceed itself 
to the recovery. 
15.7 
Where  the  Contracting  Authority  is  the  European  Commission,  it  may  waive  the  recovery  in 
accordance  with  the  principle  of  Sound  Financial  Management  and  proportionality  or  it  shall  cancel 
the amount in the event of a mistake. 
Article 16: Accounts and archiving  
Accounting  
16.1  
The  Organisation  shall  keep  accurate  and  regular  records  and  accounts  of  the  implementation  of  the 
Action.  The  accounting  Regulations  and  Rules  of  the  Organisation  shall  apply,  provided  that  these 
Regulations  and  Rules  conform  to  internationally  accepted  standards.  Financial  transactions  and 
financial statements shall be subject to the internal and external auditing procedures laid down in the 
Regulations and Rules of the Organisation. 
Archiving 
16.2 
For  a  period  of  five  years  from  the  End  Date  and  in  any  case  until  any  on-going  audit,  verification, 
appeal,  litigation  or  pursuit  of  claim  or  investigation  by  the  European  Anti-Fraud  Office  (OLAF),  if 
notified  to  the  Organisation,  has  been  disposed  of,  the  Organisation  shall  keep  and  make  available 
according to Article 17 all relevant financial information (originals or copies) related to the Agreement 
and to any Procurement Contracts, Grant agreements and financial support to third parties concluded 
under this Agreement. 
Article 17: Access and financial checks  
 
17.1   
The Organisation shall allow the European Commission, or any  authorised representatives to conduct 
desk  reviews  and  on-the-spot  checks  on  the  use  made  of  the  EU  contribution    on  the  basis  of 
supporting accounting documents and any other document related to the financing of the Action.  
17.2  
The  Organisation  agrees  that  OLAF  may  carry  out  investigations,  including  on-the-spot  checks,  in 
accordance with the provisions laid down by EU law for the protection of the financial interests of the 
EU against fraud, corruption and any other illegal activity. 
17.3  
The Organisation agrees that the execution of this Agreement may be subject to scrutiny by the Court 
of  Auditors  when  the  Court  of  Auditors  audits  the  European  Commission’s  implementation  of  EU 
expenditure.  In  such  case  the  Organisation  shall  provide  to  the  Court  of  Auditors  access  to  the 
information that is required for the Court to perform its duties. 
17.4 
To that end, the Organisation undertakes to provide officials of the European Commission, OLAF and 
the European  Court of  Auditors and their authorised agents, upon request, information  and access to 
any  documents  and  computerised  data  concerning  the  technical  and  financial  management  of 
operations financed under the Agreement, as well as grant them access to sites and premises at which 
such operations are carried out. The Organisation shall take all necessary measures to facilitate these 
checks  in  accordance  with  its  Regulations  and  Rules.  The  documents  and  computerised  data  may 
include  information  which  the  Organisation  considers  confidential  in  accordance  with  its  own 
established  Regulations  and  Rules  or  as  governed  by  contractual  agreement. Such  information  once 
provided  to  the  European  Commission,  OLAF,  the  European  Court  of  Auditors,  or  any  other 
authorised representatives, shall be treated in accordance with EU confidentiality rules and legislation 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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and Article 6. Documents must be accessible and filed in a manner permitting checks, the Organisation 
being  bound  to  inform  the  European  Commission,  OLAF  or  the  European  Court  of  Auditors  of  the 
exact location at which they are kept. Where appropriate, the Parties may agree to send copies of such 
documents for a desk review.  
17.5 
Where applicable, the desk reviews, investigations and on-the-spot checks referred to in Article 17.1 to 
17.4 shall refer to a verification which shall be performed in accordance with the verification clauses 
agreed  between  the  Organisation  and  the  Commission.  This  is  without  prejudice  to  any  cooperation 
agreement between OLAF and the Organisation’s anti-fraud bodies.  
 
17.6 
The  European  Commission  shall  inform  the  Organisation  of  the  planned  on-the-spot  missions  by 
agents  appointed  by  the  European  Commission  in  due  time  in  order  to  ensure  adequate  procedural 
matters are agreed upon in advance.  
 
17.7  
Failure  to  comply  with  the  obligations  set  forth  in  Article  17  constitutes  a  case  of  breach  of  a 
substantial obligation under this Agreement.  
 
Article 18: Eligibility of costs 
18.1  
The eligible direct costs of the Action are costs that meet all the following criteria: 
a)   they  are  necessary  for  carrying  out  the  Action,  directly  attributable  to  it,  arising  as  a  direct 
consequence of its implementation and charged in proportion to the actual use; 
b)   they are incurred in accordance with the provisions of this Agreement.  
c)   they  are  actually  incurred  by  the  Organisation,  i.e.  they  represent  real  expenditure  definitely  and 
genuinely borne by the Organisation, without prejudice to Article 18.5; 
d)   they are reasonable, justified, comply with the principle of Sound Financial Management and are in 
line with the usual practices of the Organisation regardless of their source of funding; 
e)   they  are  incurred  during  the  Implementation  Period  with  the  exception  of  costs  related  to  final 
report,  final  evaluation,  audit  and  other  costs  linked  to  the  closure  of  the  Action  which  may  be 
incurred after the Implementation Period; 
f)   they are identifiable and backed by supporting documents, in particular determined and recorded in 
accordance with the accounting practices of the Organisation; 
g)   they are covered by one of the sub-headings indicated in the estimated budget in Annex III and by 
the activities described in Annex I; 
h)   they  comply  with  the  applicable  tax  and  social  legislation  taking  into  account  the  Organisation's 
privileges and immunities. 
18.2   
The  following  costs  may  not  be  considered  eligible  direct  costs  but  may  be  charged  as  part  of  the 
remuneration/indirect  costs:  all  eligible  costs  that,  while  necessary  and  arising  as  a  consequence  of 
implementation,  are  supporting  the  implementation  of  the  Action  and  not  considered  part  of  the 
activities  that  the  Union  finances  as  described  in  Annex  I,  including  corporate  management  costs  or 
other costs linked to the normal functioning of the Organisation, such as horizontal and support staff, 
office  or  equipment  costs  (except  when  duly  justified  and  described  in  Annex  I,  such  as  a  project 
office).  
 
18.3  
The remuneration/indirect costs shall be declared on the basis of a flat-rate which shall not exceed 7% 
of  the  total  eligible  direct  costs  to  be  reimbursed  by  the  Contracting  Authority.  The 
remuneration/indirect  costs  do  not  need  to  be  supported  by  accounting  documents.  For  Multi-donor 
and comparable  Actions, the remuneration/indirect costs shall not be higher than that charged by the 
Organisation to comparable contributions.  
 
18.4  
The following costs are ineligible for Union financing: 
a.  bonuses,  provisions,  reserves  or  non-remuneration  related  costs.  Employers'  contributions  to 
pension or other insurance funds run by the Organisation may only be eligible to the extent they 
do not exceed the actual payments made by these schemes and that the amount provisioned does 
not exceed the contribution that could have been made to an external fund;  
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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b.  full-purchase cost of equipment and assets unless, for EU External Actions and CFSP, the asset or 
equipment  is  specifically  purchased  for  the  Action  and  ownership  is  transferred  in  accordance 
with Article 9;  
c.  duties, taxes and charges, including VAT, that are recoverable/deductible by the Organisation;  
d.  return of capital; 
e.  debts and debt service charges; 
f. 
provision for losses, debts or potential future liabilities; 
g.  banking charges for the transfers from the Contracting Authority; 
h.  costs incurred during the suspension of the implementation of the Agreement except the minimum 
costs agreed on in accordance with Article 12.8;  
i. 
costs  declared  by  the  Organisation  under  another  agreement  financed  by  the  European  Union 
budget (including through the European Development Fund);  
j. 
contributions  in  kind.  The  cost  of  staff  assigned  to  the  Action  and  actually  incurred  by  the 
Organisation is not a contribution in kind and may be declared as direct eligible cost if it complies 
with the conditions set out in Article 18.1;  
k.  costs of purchase of land or buildings, unless otherwise provided in the Special Conditions; 
l. 
for  PA  Grants:  Salary  costs  of  the  personnel  of  national  administrations,  except  if  stated  in  the 
Special  Conditions  and  if  they  relate  to  activities  which  the  relevant  public  authority  would  not 
carry out if the Action were not undertaken. 
Simplified cost options 
18.5  
Direct eligible costs may also be declared by using any or a combination of unit costs, lump sums and 
flat-rate financing. The methods used by the Organisation to determine unit costs, lump sums or  flat-
rates  shall  comply  with  the  principles  provided  in  Articles  18.1,  18.2  and  18.4,  be  clearly  described 
and substantiated in Annex III, shall avoid double funding of costs and shall ensure reasonably that no 
profit is generated. These methods shall be based on the Organisation's historical or actual accounting 
data, its usual accounting practices or on external information where available and appropriate.  
 
18.6  
Costs  declared  under  simplified  cost  options  do  not  need  to  be  backed  by  accounting  or  supporting 
documents except if they are necessary to demonstrate that the costs have been declared according to 
the  agreed  method  or  cost  accounting  practices  and  that  the  qualitative  and  quantitative  conditions 
defined in Annex I and III have been respected.  
  
18.7  
For  staff  costs,  the  unit  cost  (the  hourly,  daily  or  half-daily  rate)  is  calculated  using  the  number  of 
annual productive units (respectively productive hours, days or half-days).    
 a) For the number of annual productive units, the Organisation may choose one of the following: 
i) 
1720  hours  or  215  days  or  430  half-days  for  persons  working  full  time  (or  corresponding 
pro-rata for persons not working full time); 
ii)   the  total  number  of  hours  or  days  or  half-days  worked  by  the  person  in  the  year  for  the 
Organisation,  defined  as  the  annual  workable  hours  or  days  or  half-days  of  the  person 
(according  to  the  employment  contract,  applicable  labour  agreement  or  national  law)  plus 
overtime worked minus absences (such as sick leave and special leave); 
iii)   the  standard  number  of  annual  hours  or  days  or  half-days  generally  applied  by  the 
Organisation  for  its  staff  in  accordance  with  its  usual  cost  accounting  practices.  This 
number must be at least 90% of the standard annual workable hours or days or half-days.  
For the purposes of points (ii) and (iii), the annual workable hours or days or half-days mean the 
period during which the  staff must be  working, at the Organisation’s disposal and carrying out 
his/her activity or duties under the employment contract, applicable collective labour agreement 
or national working time legislation; 
b)   The  number  of  actual  units  (hours  or  days  or  half-days)  declared  by  the  Organisation  shall  be 
necessary for the implementation of the Action and shall be identifiable and verifiable. 
18.8      The total amount declared on the basis of simplified cost options may not exceed EUR 60.000, unless 
otherwise provided for in the Special Conditions. The ceiling of EUR 60.000  does not apply to  staff 
costs  determined  on  the  basis  of  the  usual  accounting  practices  of  the  Organisation  as  referred  to  in 
Article 18.7, nor to the costs of project offices where declared using a simplified allocation method as 
set out in the Special Conditions. 
 
PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
Page 15 
 

18.9 
If a verification reveals that the methods used by the Organisation to determine unit costs, lump sums 
or  flat-rates  are  not  compliant  with  the  conditions  established  in  this  Agreement,  the  Contracting 
Authority shall be entitled to recover proportionately up to the amount of the unit costs, lump sums or 
flat-rate financing. 
 
18.10 
Upon request of the Organisation, the European Commission may validate ex-ante the compliance of 
the  methods  used  for  determining  the  unit  costs,  lump  sums  or  flat-rates  or  of  the  usual  costs 
accounting  practices.  In  such  case,  costs  declared  in  compliance  with  those  methods  and  accounting 
practices  will  not  be  challenged  by  ex  post  controls  if  the  Organisation  did  not  conceal  any 
information for the purpose of their approval. 
 
Article 19: Payments  
19.1 
Payment procedures shall be as follows:   
a)  the Contracting Authority shall provide a first pre-financing instalment as set out in Article 4.1 of 
the Special Conditions within 30 days of receiving this Agreement signed by both Parties; 
b)  the  Organisation  may  submit  a  request  for  further  pre-financing  instalment  for  the  following 
reporting period in accordance  with  Article 4 of the Special Conditions; the  following provisions 
apply: 
i)  
the reporting period is intended as a twelve-month period unless otherwise provided for in the 
Special Conditions. When the remaining period to the end of the Action is up to 18 months, 
the reporting period shall cover it entirely; 
ii)   if at the end of the reporting period less than 70% of the immediate preceding payment (and 
100%  of  previous  payments,  if  any)  has  been  subject  to  a  legal  commitment  with  a  third 
party, the further pre-financing payment shall be reduced by the amount corresponding to the 
difference  between  the  70 %  of  the  immediately  pre-financing  payment  (and  100%  of 
previous  payments,  if  any)  and  the  part  of  the  previous  pre-financing  payments  which  has 
been subject to a legal commitment; 
iii)   the Organisation may submit a request for further pre-financing payment before the end of the 
reporting period, once more than 70 % of the immediately preceding payment (and 100% of 
previous payments, if any) has been paid by the Organisation to its staff or otherwise subject 
to  a  legal  commitment  with  a  third  party.  In  this  case,  the  following  reporting  period  starts 
anew from the end date of the period covered by this payment request; 
c)  at the end of the Implementation Period, the Organisation shall submit a payment request for the 
balance,  where  applicable,  together  with  the  final  report.  The  amount  of  the  balance  shall  be 
determined  according  to  Article  20  and  following  approval  of  the  request  for  payment  of  the 
balance and of the final report;  
d)   the Contracting Authority shall pay the further pre-financing instalments and the balance within 90 
days  of  receiving  a  payment  request  accompanied  by  a  progress  or  final  report,  unless  the  time 
limit for payment was suspended according to Article 12 or 13.  
 
19.2 
Payment  requests  shall  be  accompanied  by  narrative  and  financial  reports  presented  in  accordance 
with Article 3. The requests for pre-financing payments and the request for the balance shall be drafted 
in  the  Currency  of  the  Agreement  as  specified  in  the  Special  Conditions.  Except  for  the  first  pre-
financing instalment, the payments shall be made upon approval of the payment request accompanied 
by  a  progress  or  final  report.  The  final  amount  shall  be  established  in  line  with  Article  20.  If  the 
balance is negative, the payment of the balance takes the form of recovery. 
19.3 
Approval of the requests for payment and of the accompanying reports shall not imply recognition of 
the regularity or of the authenticity, completeness and correctness of the declarations and information 
contained therein.  
19.4 
The Contracting Authority shall make payments in the Currency of the Agreement as specified in the 
Special Conditions into the bank account referred to in the financial identification form in Annex IV.    
 
Late payment interest 
19.5  
In  case  of  late  payment  of  the  amounts  stated  in  Article  4  of  the  Special  Conditions  the  following 
conditions apply: 
PAGoDA 2 – December 2016 
Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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a)   on expiry of the time limits for payments specified in Article 19.1, if the Organisation is not an EU 
Member State, it shall receive interest on late payment based on the rate applied by the European 
Central Bank for its main refinancing operations in Euros (Reference Rate), increased by three and 
a half percentage points. The Reference Rate shall be the rate in force on the first day of the month 
in which the time limit for payment expires, as published in the C series of the Official Journal of 
the EU; 
b)  the  suspension  of  the  time  limit  for  payment  by  the  Contracting  Authority  in  accordance  with 
Article 12 or 13 shall not be considered as late payment; 
c)   interest  on  late  payment  shall  cover  the  period  running  from  the  day  following  the  due  date  for 
payment, up to and including the date of actual payment as established in Article 19.1. Any partial 
payment shall first cover the interest; 
d)   by way of exception to point (c), when the interest calculated in accordance with this provision is 
lower  than  or  equal  to  EUR  200,  the  Contracting  Authority  shall  pay  such  interest  to  the 
Organisation only upon request from the Organisation submitted within two months of it receiving 
late payment; 
e)  by way of exception to point (c), when the Contracting Authority is not the European Commission, 
and the European Commission does not  make the payments, the Organisation  shall be entitled to 
late payment interest upon its request submitted within two months of it receiving late payment; 
f)  for the purpose of Article 23.2, the interest shall not be treated as a receipt.  
Article 20: Final amount of the EU contribution 
 
20.1 
The  Contracting  Authority  shall  determine  the  final  amount  of  the  EU  contribution  when  approving 
the Organisation’s final report. The Contracting Authority shall then determine the balance: 
a)   to be paid to the Organisation in accordance  with  Article  19  where the  final amount of the EU 
contribution is higher than the total amount already paid to the Organisation; or 
b)   to be recovered from the Organisation in accordance  with  Article 15  where the final amount of 
the EU contribution is lower than the total amount already paid to the Organisation.   
20.2 
Without prejudice to Article 23 the final amount shall be the lower of the following amounts: 
a)   the maximum EU Contribution referred to in Article 3.1 (for Delegation Agreements) and Article 
3.2 (for PA Grant Agreements) of the Special Conditions in terms of absolute value; 
b)   the amount obtained after reduction of the EU contribution in accordance with Article 20.3; 
c)   for  PA  Grant  Agreements  only,  the  amount  obtained  by  applying  the  percentage  laid  down  in 
Article  3.2  of  the  Special  Conditions  to  the  eligible  costs  of  the  Action  approved  by  the 
Contracting Authority. 
  
20.3  
Where the Action is not implemented, is not implemented in line with the Agreement, is implemented 
partially  or  late,  the  Contracting  Authority  may,  after  allowing  the  Organisation  to  submit  its 
observations,  reduce  the  EU  contribution  in  proportion  to  the  seriousness  of  the  above  mentioned 
situations.  If  there  is  a  disagreement  between  the  Organisation  and  the  Contracting  Authority  on  the 
reduction,  the  Organisation  may  refer  the  matter  to  the  responsible  director  in  the  European 
Commission.  
Part II: Additional Provisions applicable only to Delegation Agreements 
Article 21: Ex-post publication of information on Contractors and Grant Beneficiaries 
 21.1  
The Organisation shall publish, on an annual basis, on its internet site, the  following  information  on 
Procurement  Contracts  exceeding  EUR  15.000  and  all  Grants  financed  by  the  EU:  title  of  the 
contract/project,  nature  and  purpose  of  the  contract/project,  name  and  locality  of  the  Contractor  or 
Grant Beneficiary and amount of the contract/project. The term "locality" shall  mean the address for 
legal persons and the  Region  on NUTS3 2 level, or equivalent,  for natural persons. This information 
shall not be published for scholarships paid to natural persons and other direct support paid to natural 
persons in most need. This information shall be published with due observance of the requirements of 
confidentiality  security  and  in  particular  the  protection  of  personal  data.  The  publication  shall  be 
                                                           
3 Nomenclature of Territorial Units for Statistics, available at: http://ec.europa.eu/eurostat/ramon. 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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waived,  if  such  disclosure  risks  threatening  rights  and  freedoms  as  protected  by  the  Charter  of 
Fundamental  Rights  of  the  European  Union  or  harm  the  commercial  interests  of  the  Contractors  or 
Grant Beneficiaries.  
 
 
21.2  
The Organisation shall provide to the European Commission the address of the internet site where this 
information  can  be  found  and  shall  authorise  the  publication  of  such  address  on  the  European 
Commission’s internet site. 
21.3 
In the field of EU External Actions, where the Action is a Multi-donor Action and the EU contribution 
is not earmarked, the publication of information on  Contractors and Grant Beneficiaries shall  follow 
the rules of the Organisation.  
Article 22: Contracting and Early Detection and Exclusion System 
Contracting 
22.1  
The Procurement Contracts and Grant contracts implementing the EU contribution shall be signed by 
the contracting deadline set out in Article 2.4 of the Special Conditions. After the contracting deadline, 
only  contracts  following  early  termination  of  an  existing  contract,  addenda  to  existing  contracts  and 
contracts concerning final audits and evaluation may be signed. 
22.2 
Unless otherwise provided for in the Special Conditions, the origin of the goods and the nationality of 
the  organisations,  companies  and  experts  selected  for  carrying  out  activities  in  the  Action  shall  be 
determined in accordance with the Organisation’s relevant rules. However, and in any event,  goods, 
organisations,  companies  and  experts  eligible  under  the  applicable  regulatory  provisions  of  the 
European Union shall be eligible.  
22.3  
The Organisation shall adopt reasonable measures, in accordance with its own Regulations and Rules, 
to ensure that potential candidates or tenderers and applicants shall be excluded from the participation 
in  a  procurement  or  grant  award  procedure  and  from  the  award  of  a  Procurement  Contract  or  Grant 
financed by EU funds, if the Organisation becomes aware that these entities: 
a) 
or persons having powers of representation, decision making or control over them, have been the 
subject  of  a  final  judgement  or  of  a  final  administrative  decision  for  fraud,  corruption, 
involvement in a criminal organisation, money laundering, terrorist-related offences, child labour 
or trafficking in human beings;  
b)   or persons having powers of representation, decision making or control over them have been the 
subject of a final judgement or of a final administrative decision for an irregularity affecting the 
EU's financial interest; 
c) 
are  guilty  of  misrepresentation  in  supplying  the  information  required  as  a  condition  of 
participation in the procedure or if they fail to supply this information. 
 
Early Detection and Exclusion System 
22.4   
The Organisation shall inform the European  Commission  if, in relation  to the implementation of the 
Action, it has found that a third party is in one of the situations referred to in Article 22.3 (a) and (b) or 
if  it  has  detected  a  fraud  and/or  an  irregularity  according  to  Article  2.2.  The  European  Commission 
will  introduce  this  information  in  the  Early  Detection  and  Exclusion  System.  The  Organisation  shall 
inform  the  European  Commission  when  it  becomes  aware  that  transmitted  information  needs  to  be 
rectified updated or removed. The Organisation shall ensure that the entity concerned is informed that 
its data was transmitted to the European Commission and may be included in the Early Detection and 
Exclusion System and be published on the website of the European Commission. These requirements 
cease at the end of the Implementation Period. 
22.5  
Without  prejudice  to  the  power  of  the  European  Commission  to  exclude  an  entity  from  future 
procurement contracts and grants financed by the EU, the Organisation may impose financial penalties 
on  Contractors  and  Grant  Beneficiaries  according  to  its  own  Regulations  and  Rules  ensuring,  where 
applicable, the right of defence of the Contractor or Grant Beneficiary. 
22.6   
The Organisation may take into account, as appropriate and on its own responsibility the information 
contained in the Early Detection and Exclusion System, when implementing EU funds. Access to the 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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information  can  be  provided  through  the  authorised  persons  or  via  consultation  with  the  European 
Commission as referred in Article 5.6 of the Special Conditions4. 
 
PART III: Additional provisions applicable only to PA Grants 
Article 23: No Profit  
23.1 
The  EU  contribution  may  not  produce  a  profit  in  the  framework  of  the  Action,  unless  specified 
otherwise in Article 7 of the Special Conditions. Profit is defined as a surplus of the receipts over the 
eligible costs approved by the Contracting  Authority  when the request  for payment of the balance is 
made.   
23.2 
The receipts to be taken into account are the consolidated receipts on the date on which the payment 
request  for  the  balance  is  made  by  the  Organisation  that  fall  within  one  of  the  two  following 
categories: 
a) income generated by the Action, unless otherwise specified in the Special Conditions;  
b) financial contributions specifically assigned by the donors to the financing of the same eligible costs 
financed by the Agreement and declared by the Organisation as actual costs under the Agreement. Any 
financial  contribution  that  may  be  used  by  the  Organisation  to  cover  costs  other  than  those  eligible 
under this Agreement or that are not due to the donor where unused at the end of the Action are not to 
be  considered  as  a  receipt  to  be  taken  into  account  for  the  purpose  of  verifying  whether  the  EU 
contribution produces a profit in the framework of the Action. 
23.3 
Where the final amount of the  EU contribution determined in accordance with the  Agreement  would 
result  in  a  profit,  it  shall  be  reduced  by  the  percentage  of  the  profit  corresponding  to  the  final  EU 
contribution to the eligible costs actually incurred approved by the Contracting Authority. 
23.4 
The provisions in Articles 23.1 to 23.3 shall not apply to: 
a)   Actions the objective of which is the reinforcement of the financial capacity of the Organisation if 
specified in Article 7 of the Special Conditions; 
b)  Actions which generate an income to ensure their continuity beyond the end of this Agreement, if 
specified in Article 7 of the Special Conditions; 
c)   EU contributions of EUR 60.000 or less. 
Article 24: Contracting   
24.1 
Where  the  implementation  of  the  Action  requires  the  procurement  of  goods,  works  or  services,  the 
Organisation shall award the Procurement Contracts to the tender offering best value for money or, as 
appropriate, to the tender offering the lowest price. In doing so, it shall avoid any conflict of interests. 
Where the procurement rules and procedures of the Organisation have been positively assessed by the 
European Commission, Procurement Contracts awarded in line with the assessed rules and procedures 
are deemed compliant with the aforementioned principles. 
24.2 
In  the  field  of  EU  External  Actions:  where  the  Organisation  or  another  donor  provides  co-financing 
other  than  in-kind  contributions  to  the  Action,  the  origin  of  the  goods  and  the  nationality  of  the 
organisations,  companies  and  experts  selected  for  carrying  out  activities  in  the  Action  shall  be 
determined in accordance with the Organisation’s Regulations and  Rules. However, and in any event, 
goods, organisations, companies and experts eligible under the applicable regulatory provisions of the 
European Union shall be eligible.  
                                                           
4 The Organisation shall be allowed to have direct access to the Early Detection and Exclusion System through an authorised person when 
the Organisation certifies to the Contracting Authority service responsible that it applies the adequate data protection measures as provided 
in the Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals 
with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 
12.1.2001, p. 1). 
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Annex II - General Conditions for PA Grant or Delegation Agreements 
 
 
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