Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Declaration of interests - PADR experts'.



 
 
 
 
Dear Mr Vranken, 
Subject: 
Your application for access to documents  
We refer to your e-mail dated 30/10/2018 in which you make a request for access to 
documents. 
We refer further to our request for clarification dated 05/11/2018. 
We also refer to your response dated 05/11/2018 wherein you clarify that you would 
like  to  obtain  “any  ethics  reviews  which  might  have  taken  place  in  relation  to 
projects under the PADR (for example, Ocean2020) and the Pilot Project
” and refer 
to a Commission’s response on a parliamentary question of 25/04/2018 and the EDA 
Call for experts.  
You request access to: 
1.  The declarations of interests of all the independent experts and observers in 
connection  with  the  Pilot  Project  on  Defence  Research  (PP)  and  the 
Preparatory Action on Defence Research (PADR); 

2.  The  ethics  reviews  connected  with  the  Pilot  Project  and  the  Preparatory 
Action on Defence Research. 
On  the  basis  of  the  description  provided  in  your  emails,  we  were  able  to  identify  30 
documents relating to point 1 above.  
Having  examined  the  document(s)  requested  under  the  provisions of Regulation  (EC) 
No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents1,  applicable  to  the  European 
Defence  Agency  (hereinafter  “EDA”)  in  accordance  with  Article  30  of  the  Council 
Decision  defining  the  statute,  seat  and  operational  rules  of  the  EDA2,  we  have 
concluded that they might be disclosed only partially.  This is due to the fact that  access 
to  some  parts of  the  documents  is prevented by  exceptions  to  the  right  of access  laid 
down in Article 4 of this Regulation. 
With regard to the declarations of non-conflict of interest 
Please  be  informed  that  the  declaration  of  non-conflict  of  interests  contain  the 
handwritten signatures of the experts. As signatures are sensitive biometric data, they 
need to be redacted.  
 
Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document 
has  to  be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the 
                                                 
1  Regulation  1049/2001of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents; Official Journal L145/43 
of 31.05.2001 
2 Council Decision (CFSP) 2015/1835 of 12 October 2015 defining the statute, seat and operational 
rules of the European Defence Agency 
 
 
 
 



 
 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding  the  protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is 
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of 
personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of 
such data3. 
 
When access is requested to documents containing personal data, Regulation (EC) No 
45/2001 becomes fully applicable4.  
 
According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to 
recipients  if  they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them  and  if 
there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be 
prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned personal data to  you has not been established and/or that it cannot be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned. 
 
Furthermore,  if  the  handwritten  signatures  are  to  be  left,  this  would  allow  for 
eventual forging. 
In addition, the date of signature of each declaration could not  be made public. As 
you may know the PP and PADR are initiatives with a limited time span. Therefore, 
the  disclosure  of  the  date  on  which  the  declarations  were  signed  might  allow  the 
identification of the experts participating in the evaluation of a given call.  
 
Also,  in  accordance  with  article  4(1)(a)  fourth  indent,  “the  institutions  shall  refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the 
financial, monetary or economic policy of the Community or a Member State
”.  
 
As you might know already, the names of the EDA experts are already in the public 
domain5.Their names, however, are not published per call. This is due to the fact that 
in some areas only a limited number of experts is available and therefore, if members 
of the public know with exactness in which call(s) experts are involved, they might 
become  a  subject  to  influence  and  pressure  from  the  outside  world.  This  in  turn 
would  undermine  their  independence  which  will  have  a  negative  impact  on  the 
financial interests of the Union. For these reasons, safeguarding the independence of 
the  experts  is  of  utmost  importance.  Hence,  in  order  to  protect  the  interests  under 
Article 4(1)(a) fourth indent, the call references have to be redacted.  
 
Therefore,  we  have  concluded  that  only  partial  access  could  be  granted  to  the 
documents in question.  
                                                 
3    Regulation  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2001on  the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions 
and bodies and on the free movement of such data; Official Journal L8/1 of 12.1.2001 
4    Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  EU  of  29  June  2010  in  case  28/08  P,  Commission/The 
Bavarian Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 
5 https://www.eda.europa.eu/docs/default-source/procurement-library/pp-padr-experts-list.pdf 
 
 
 
 



 
 
 
Nevertheless,  we  have  also  noticed  that  by  expunging  the  date,  the  experts’ 
signatures and the call reference, the only remaining part of the document, with the 
exception of the experts’ names, is the standard text of the declaration, the so-called 
template. The names of the experts as previously mentioned are already in the public 
domain.  
 
In  accordance  with  a  settled  case-law,  the  EU  institutions,  agencies  and  bodies  are 
entitled  to  refuse  partial  disclosure  of  the  documents  access  to  which  is  sought 
whenever such disclosure would be meaningless.6  
 
On  the  basis  of  the  above,  we  have  decided  to  grant  you  access  to  the  template  as 
after  the  redaction  of  the  documents  the  only  information  remained  would  be  the 
standard text and the name of the respective expert.  
 
Please  be  informed  that  the  interests  under  Article  4(1)  are  absolute  in  nature  and 
therefore not balanced by an overriding public interest in disclosure. 
 
With regard to the ethics reviews connected to the PP and PADR 
 
We  regret  to  inform  you  that  EDA  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond to the description given in your application.  
 
I. PADR 
 
Please  note  that  in  accordance  with  Article  34.1(a)  of  the  Grant  Agreement 
(hereinafter “GA”), “the beneficiaries must carry out the action in compliance with 
ethical principles (including the highest standards of research integrity).
”  
 
Pursuant to Article 22(1)(2) of the GA, “the Agency or the Commission – during the 
implementation  of  the  action  or  afterwards  –  carry  out  reviews  on  the  proper 
implementation of the action (including assessment of deliverables and reports) […]. 
The Agency or  the Commission  may carry out  reviews  directly  (using its own staff) 
or indirectly (using external persons or bodies appointed to do so. 
“ 
 
The  reviews  envisaged  under  Article  22  of  the  GA  include  reviews  on  the  proper 
implementation of the action, which includes compliance with the ethical principles.  
 
Such reviews however have not taken place yet as the projects are still ongoing. 
 
II. 
PP 
 
Please be informed that the PP GA does not contain an explicit provision on ethical 
review.  Under  Article  28  of  the  GA,  however,  financial  and  technical  checks  and 
                                                 
Judgement of the Court of First Instance of 12 July 2001 T-204/99, Mattila v Council and 
Commission, para 69 
Judgment of the General Court of 20 March 2014 in case T-181/10, Reagens v Commission, para 
172 
 
 
 
 



 
 
audits can be performed on the proper implementation of the project and compliance 
with the obligations under the GA.  
 
Please note that such ethical reviews on the projects did not take place.  
 
As specified in Article 2(3) of Regulation 1049/2001, the right of access applies only 
to existing documents in the possession of EDA.  
 
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application, are held by EDA, the latter is not able to fulfil your request. 
 
Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting EDA to review its position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Chief  Executive  of  EDA  to  the  following  email: 
[EDA request email]. 
Yours faithfully, 
EDA