Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'European Climate Foundation'.



 
Ref. Ares(2019)2561241 - 11/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR ENERGY 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
ENER.A.1/PP/AV (2019)1919980 
 
By registered letter  
with acknowledgment of receipt 
 
Mr Peter Teffer 
EUobserver 
 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx   
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/6056 
Dear Mr. Teffer, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  08/11/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  19/11/2018  under  the  above-mentioned  reference  number  in 
which you request: 
1. All documents related to the 6-11-2018 meeting between Helena Braun and European 
Climate  Foundation,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

 
2. All documents  related to  the 4-9-2018 meeting between several  Commission officials 
and European Climate Foundation, including but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

 
3. All documents related to the 3-9-2018 meeting between Director-General Dominique 
Ristori  and European Climate Foundation, including  but  not  limited to minutes, (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

 
4. All documents related to the 26-6-2018 meeting between Commissioner Miguel Arias 
Cañete and European Climate Foundation, including but not limited to minutes, (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations. 

 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: DM24 08/084 - Tel. direct line +32 229-92460 
 

 
 
Six documents were found that meet the points 1 and 3 of your request. No document were found 
regarding the meetings mentioned on points 2 and 4. 
 
Ares(2018)5535700   29/10/2018 
Meeting with Helena Braun – Meeting request (email) 
Ares(2018)5914057  19/11/2018 
Meeting with Helena Braun – Follow-up documents (email) 
Ares(2019)276965 
17/01/2019 
Meeting  with  Helena  Braun  –  Presentation  “Net  Zero  By 
2050: From Whether To How” 
 
Ares(2019)276965 
17/01/2019 
Meeting  with  Helena  Braun  –  Presentation  “Funding 
Innovation to Deliver EU Competitive Climate Leadership” 
 
Ares(2019)1670095
13/03/2019 
Meeting with Director-General Dominique Ristori – Briefing 
 
Ares(2019)276917 
17/01/2019 
Meeting  with  Director-General  Dominique  Ristori  – 
Presentation “2050 scenario analysis using the EU CTI 2050 
 
Roadmap Tool” 
 
We can give you full access to the two presentations registered under  Ares(2019)276965. We can 
also give you partial access to the four other documents, which you find annexed to this letter. The 
part to which we have to refuse access concerns names, signatures and other personal data, for the 
following reasons: 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’) 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information relating to 
an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has  specified  that  any 
information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is to be 
considered as personal data.2 
In  the  present  case,  the  documents  mentioned  above  contain  personal  data,  regarding  third  parties 
and Commission staff. 
Regarding  personal  data  pertaining  to  Commission  staff,  please  note  that  the  names,  signatures, 
functions, telephone numbers and/or initials of an institution are considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection  Regulation  becomes 
fully applicable5. 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2  Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case  C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 



 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the  requirements  of  Article  5 of  Regulation 2018/1725  can the  transmission of  personal data 
occur. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that for instance such public disclosure would 
harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access cannot be 
granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest 
has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As to the handwritten signatures, which are biometric data, there is a risk that their disclosure would 
prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which can 
only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the  protection  of 
personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to submit a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Dominique Ristori 
 
      
Enclosures: 
Documents Ares(2018)5535700, Ares(2018)5914057, Ares(2019)276965, 
Ares(2019)1670095 and Ares(2019)276917 
                                                                                                                                                 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  

Electronically signed on 10/04/2019 18:37 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563