Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Coordinator on Children's Rights'.



 
Ref. Ares(2019)582031 - 01/02/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  The Director General 
Brussels,  
Ares(2019)532785s 
By registered letter with 
acknowledgement of receipt:  
  
Mr Arun Dohle  
Against Child Trafficking 
c/o Crown Business Center Schiphol-
Hoofddorp  
Planetenweg 5   
NL-2132 HN Hoofddorp  
  
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Sir, 
 
Subject: 

Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/6374 
We  refer  to  your  e-mail  dated  27/11/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 03/12/2018 under the above-mentioned reference number. 
You request access to  
“All documents and other data related to the departure of the Commission's Child Rights 
Coordinator and the appointment of the successor.  

Including, but not limited to, data related to her departure (request for leave/retirement 
or  other  arrangements),  farewell  party/parties,  and  the  recruitment  of  the  successor 
(recruitment procedure, nomination). “ 

Your application concerns the following documents:  

Vacancy notice for the post of team leader – Coordinator for the rights of the child  

Applications received for the post 

Minutes of the selection panel 

Decision of the AIPN to appoint the official for the job in question 
      
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: MO59 08/005 ‐  Tel. direct line +32 229 20678 
 

 
As for the departure of the previous Coordinator for the rights of the child, I would like to 
inform  you  that  there  are  no  specific  documents,  but  only  data  in  the  database  where 
requests of leave / retirement etc. are encoded.  

You  will  find  attached  copy  of  the  vacancy  notice  published  internally  to  the  European 
Commission. 
Concerning  the  other  documents,  I  have  to  inform  you  that  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure 
would undermine the protection of privacy and the integrity of the individual, in particular 
in accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
The  documents  which  you  request  access  contain  personal  data,  in  particular  names, 
addresses, telephone numbers, and information related to their working position within the 
European Commission. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.2  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
                                                 
1   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to review this 
position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 



 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tiina ASTOLA 
 
 
 
Enclosure: 
Avis de vacance COM/2018/1137 

Electronically signed on 30/01/2019 16:37 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563