Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Contacts with the tobacco industry during 2018'.



Ref. Ares(2019)3328205 - 21/05/2019
  
 
EUROPEAN 
  COMMISSION 
 
Brussels, 1.10.2018  
C(2018) 6295 final 
 
COMMISSION DECISION 
of 1.10.2018 
concerning the approval of a proposed data storage provider and the related data 
storage contract to be concluded as part of the traceability system for tobacco products 
(Only the English text is authentic) 
 
EN 
 
  EN 

 
COMMISSION DECISION 
of 1.10.2018 
concerning the approval of a proposed data storage provider and the related data 
storage contract to be concluded as part of the traceability system for tobacco products 
(Only the English text is authentic) 
THE EUROPEAN COMMISSION, 
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, 
Having regard to Directive 2014/40/EU of the European Parliament and of the Council of 3 
April 2014 on the approximation of the laws, regulations and administrative provisions of the 
Member  States  concerning  the  manufacture,  presentation  and  sale  of  tobacco  and  related 
products and repealing Directive 2001/37/EC1, and in particular Article 15(8) thereof, 
Whereas: 
(1) 
Directive  2014/40/EU,  Commission  Delegated  Regulation  (EU)  2018/5732  and 
Commission Implementing Regulation (EU) 2018/5743 set out the legal framework for 
the establishment of a Union-wide traceability system for tobacco products. 
(2) 
Article  15(8)  of  Directive  2014/40/EU  requires  Member  States  to  ensure  that 
manufacturers and importers of tobacco products conclude data storage contracts with 
independent  third  parties  for  the  purpose  of  hosting  the  data  storage  facilities  for  all 
relevant  data  submitted  to  the  traceability  system.  The  data  storage  contract  and  the 
suitability  of  the  third  party,  in  particular  its  independence  and  technical  capacities, 
must first be approved by the Commission. Annex I to Implementing Regulation (EU) 
2018/574  lays  down  the  procedural  rules  for  that  approval  process,  including  the 
documents required to be submitted and the timeframe in which the Commission must 
examine those documents. 
(3) 
On  3  July  2018,  JT  International  SA  notified  the  Commission  about  the  proposed 
conclusion  of  a  draft  data  storage  contract  as  well  as  the  identity  of  the  third  party 
provider that it proposes to operate a primary repository, in accordance with Article 26 
and Part A of Annex I to Implementing Regulation (EU) 2018/574.  
(4) 
As  provided  for  in  point  2  of  Part  A  of  Annex  I  to  Implementing  Regulation  (EU) 
2018/574,  the  notification  was  accompanied  by  written  declarations  of  technical  and 
operational expertise, and of legal and financial independence, and a table setting out 
the correspondence between the contractual clauses and the requirements laid down in 
Delegated Regulation (EU) 2018/573. 
                                                 

OJ L 127, 29.4.2014, p. 1.  

Commission  Delegated  Regulation  (EU)  2018/573  on  key  elements  of  data  storage  contracts  to  be 
concluded as part of a traceability system for tobacco products (OJ L 96, 16.4.2018, p. 1). 

Commission Implementing Regulation (EU) 2018/574 on technical standards for the establishment and 
operation of a traceability system for tobacco products (OJ L 96, 16.4.2018, p. 7).  
EN 

  EN 

 
(5) 
When  assessing  the  suitability  of  the  proposed  third  party  provider,  the  Commission 
examined whether the requirements concerning the independence of the proposed third 
party  provider,  as  well  as  its  technical  and  operational  capacities,  are  satisfied.  The 
assessment  was  based  on  the  written  declarations,  as  well  as  on  other  information 
available to the Commission at the time of the examination.  
(6) 
When  assessing  the  draft  data  storage  contract,  the  Commission  examined  the 
completeness of the contract to ensure that it contains the key elements required under 
Delegated  Regulation  (EU)  2018/573.  Furthermore,  the  Commission  examined 
whether  the  draft  contract  complies  with  the  general  rules  related  to  data  storage 
facilities, notably the restrictions related to access to  the stored data, as  laid down in 
Article 15(8) of Directive 2014/40/EU. 
(7) 
Based  on  its  examination,  the  Commission  concludes  that  the  proposed  third  party 
provider and the related draft data storage contract satisfy the requirements set out in 
Directive  2014/40/EU,  Delegated  Regulation  (EU)  2018/573  and  Implementing 
Regulation (EU) 2018/574. 
(8) 
It  is  therefore  appropriate  for  the  Commission  to  approve  the  third  party  provider 
proposed as the primary repository and the draft data storage contract. 
(9) 
Pursuant to Article 35(5) of Implementing Regulation (EU) 2018/574,  any change in 
circumstances  capable  of  affecting  the  independence  of  the  proposed  third  party 
provider,  and,  where  applicable  its  subcontractors,  that  subsists  for  two  consecutive 
calendar years, is to be communicated to the Commission without delay. 
(10) 
Pursuant  to  the  second  subparagraph  of  Article  15(8)  of  Directive  2014/40/EU,  the 
activities  of  the  third  party  provider  are  to  be  monitored  by  an  external  auditor.  In 
particular,  the  external  auditor  must  submit  an  annual  report  to  the  competent 
authorities and to the Commission, assessing in particular any irregularities in relation 
to the access to the stored data. 
(11) 
Any amendments to the key elements of the notified data storage contract, as defined 
in Delegated Regulation (EU) 2018/573, are subject to approval by the Commission. 
(12) 
In  accordance  with  point  5  of  Part  A  of  Annex  I  to  Implementing  Regulation  (EU) 
2018/574, no later than two weeks from the date of notification of the Commission’s 
decision to approve the proposed third party provider and the related draft data storage 
contract,  a  copy  of  the  contract  signed  by  both  parties,  as  well  as  the  written 
declarations  to  be  provided  as  part  of  the  contract,  should  be  submitted  to  the 
Commission in electronic format, 
HAS ADOPTED THIS DECISION:  
Article 1 
The draft data storage contract notified by JT International SA on 3 July 2018, and the third 
party provider proposed to operate the primary repository, are approved. 
EN 

  EN 


 
Article 2 
In accordance with point 5 of Part A of Annex I to Implementing Regulation (EU) 2018/574, 
a copy of the contract signed by both parties, and the written declarations to be provided as 
part  of  the  contract,  shall  be  submitted  to  the  Commission  in  electronic  format  within  two 
weeks from the date of notification of this Decision. 
Article 3 
This  Decision  is  addressed  to  JT  International  SA,  Rue  Kazem  Radjavi  8,  1202  Geneva, 
Switzerland. 
Done at Brussels, 1.10.2018 
 
For the Commission 
 
Vytenis ANDRIUKAITIS 
 
Member of the Commission 
 
 
EN 

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