Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Minutes of exchange Selmayr-Koch'.



 
Ref. Ares(2019)803811 - 11/02/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate E - Single Market & Connectivity  
  SG.E.1 - Competitiveness, Innovation & Digital Europe 
 
Brussels, 11 February 2019 
SG/E.1/ASR/isk 
Mr Alexander Fanta 
https://netzpolitik.org/ 
Schönhauser Allee 6-7, 
10119 Berlin, Germany 
 
Email-reply as per request:  
ask+request-6328-
[Emailadresse] 

 
 
Subject: 
Your application for access to documents: Ref GestDem N° 2019/0497 
Dear Mr Fanta,  
We refer to your request dated 27 January 2019 in which you make a request for access 
to  documents,  registered  on  289  January  2019,  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
1. SCOPE OF YOUR REQUEST 
 
You requested access to documents:  
 
"[…] 
-  Meeting  minutes,  email  and  other  documents  relating  to  the  December  20,  2018 
exchange  between  Secretary-General  Martin  Selmayr  and  attorney  Roland  Koch  (as 
listed in the transparency register) 
 
[…] " 
  
2. DISCLOSURE OF DOCUMENTS 
 
We have identified the following document to be partially disclosed, as follows: 
Registration No 
Reg. Date 
Subject/Title 
 
1.  Are  s(2019)685338 
06.02.2019  Flash note: meeting between the Secretary-General 
and representatives of Vodafone Group plc 
 
You will find the document mentioned as attachment to this reply.  
Part of the document to which you have requested access contains personal data.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
        European Commission, 1049 Brussels, Belgium - Tel. +32 22991111, http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
 
 
 

 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC  (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to review this 
position. 
 


 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles,  
 
Or, 
 
 by email to:  
[DG SG request email] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
        Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[e-Signed] 
 
 
                   
 
 
 
 
 
 
 
 
          Olivier Girard 
 
 
 
 
 
 
 
 
           Head of Unit