Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Transparency in the Council'.

link to page 1 GSC INTERNAL DOCUMENT 
4/09/2018 
 
CURRENT PRACTICE ON ACCESS TO DOCUMENTS AT THE GSC 
 
1.  Principles 
 
The implementation of the general principles on public access to documents, enshrined in 
Regulation 1019/2001, is contained in Article 10 and Annex II of the Council's Rules of Procedure.1 
 
These principles include the establishment of a public register of documents which currently 
includes approximately. 380.000 documents (excluding linguistic versions of the same document) 
of which 70% are public. 
 
Article 11 of this Annex lists the type of documents which are to be directly accessible to the public 
upon circulation (e.g. provisional agendas for meetings of the Council)  and those which should be 
directly accessible if clearly not covered by any of the exceptions laid down in Art.4 of Regulation 
1049/2001 - see annex I (e.g. provisional agenda of committees and working parties; notes, reports, 
progress reports and reports on the state of discussions in the Council or one of its preparatory 
bodies). 
 
Documents which are not directly public (those which are classified or LIMITE, basically to protect 
one or more interests referred to in Art.4 of Reg.1049/2001) can become public: 
 
a)  if no longer covered by one of these exception and if related to a legislative act: automatically 
after adoption of that act (Art.11.6 of Annex II CRoP) or, 
 
b)  upon request of the public, providing none of the exceptions still apply. 
 
Classification of a document or the marking LIMITE are decided on a case-by-case approach based 
on series of instructions (see e.g. 11336/11, 5109/1/17 REV1 and 14352/16) leaving a wide margin 
of appreciation to policy DGs. 
 
                                                 
1     OJ L 325, 11.12.2009, p. 36 
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

Currently there are no provisions for a structural review of the LIMITE status of documents (except 
after adoption of a legislative act) which means that release of a document is mostly reactive and 
not proactive.   
 
2.  Current practice 
 
The different procedural steps in the handling of requests for access to document and confirmatory 
applications are set out in annex II. 
 
Issuing of legislative documents 
 
Last year, the Council issued 6 104 legislative documents of which 1 933 were issued as 'public' 
upon circulation. Of the remaining 4 171 legislative documents issued as LIMITE (with a reference 
in the register but not directly accessible), 2 406 documents were made public upon request.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Requests for access to documents 
 
In 2017, the Council received 2 597 initial requests for access to documents requiring the analysis 
of 8 000 documents. At the initial stage, full access was granted to 5 466 documents (68.3%) and 
partial access to 678 documents (8.5%).  
 
A breakdown by policy areas to which these requests relate, can be found in annex III. The area 
with the greatest number of requests was Justice and Home Affairs (15,9%), followed by 
Environment (13,7%).  
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

 
So far in 2018, the GSC has received 1 680 requests for access to documents, including (after the 
De Capitani judgement) 64 requests for 4-column trilogue tables of which a vast majority relates to 
COREPER I competence. 
 
These initial requests are handled by the GSC's Transparency Service in DG COMM which makes 
a final assessment after consultation of the policy DG, author of the document. 
 
At the initial stage, documents in 2017 were refused mainly in order to protect the Council's decision-
making process (545 times, or 32%), to protect the public interest as regards international relations (269 
times, or 15,8%) or for reasons of public security (51 times, or 3%). In nearly 46% of cases (780 times), 
documents were refused based on the combination of a number of exceptions.  
 
If access is refused on the basis of one of these exceptions, applicants can enter a so-called 
confirmatory application (appeal). 
 
In 2017, the GSC received 31 confirmatory applications relating to 135 documents. Full access was 
granted to 25 documents (representing 18.5% of all documents requested) and partial access to 26 
documents (19.3%). For the others, the refusal of access was confirmed. If no full access is granted, 
the applicant may make a complaint to the Ombudsman or institute court proceedings with the ECJ. 
In 2017, the GSC received three complaints from the Ombudsman. In such cases, the Council is 
requested to re-examine the case and to inform the Ombudsman of the results of this re-
examination. 
 
So far in 2018, the GSC has 22 confirmatory applications and no complaints from the Ombudsman. 
 
These confirmatory applications are handled by the Transparency Service together with the Council 
Legal Service. The Working Party on Information is consulted on the draft reply to the applicant 
which afterwards requires adoption by CRP and Council (I/A item). 
 
The full Council Annual Report on Access to documents for 2017 can be found here. 
 
 
 
 
 
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

ANNEX I 
 
Article 4 of Regulation (EC) N° 1049/2001 
 
Exceptions 
 
1. The institutions shall refuse access to a document where 
disclosure would undermine the protection of: 
(a) the public interest as regards: 
— public security, 
— defence and military matters, 
— international relations, 
— the financial, monetary or economic policy of the 
Community or a Member State; 
(b) privacy and the integrity of the individual, in particular in 
accordance with Community legislation regarding the 
protection of personal data. 
 
2. The institutions shall refuse access to a document where 
disclosure would undermine the protection of: 
— commercial interests of a natural or legal person, including 
intellectual property, 
— court proceedings and legal advice, 
— the purpose of inspections, investigations and audits, 
unless there is an overriding public interest in disclosure. 
 
3. Access to a document, drawn up by an institution for 
internal use or received by an institution, which relates to a 
matter where the decision has not been taken by the institution, 
shall be refused if disclosure of the document would 
seriously undermine the institution's decision-making process, 
unless there is an overriding public interest in disclosure. 
Access to a document containing opinions for internal use as 
part of deliberations and preliminary consultations within the 
institution concerned shal  be refused even after the decision 
has been taken if disclosure of the document would seriously 
undermine the institution's decision-making process, unless 
there is an overriding public interest in disclosure. 
 
4. As regards third-party documents, the institution shal  
consult the third party with a view to assessing whether an 
exception in paragraph 1 or 2 is applicable, unless it is clear 
that the document shall or shall not be disclosed. 
 
5. A Member State may request the institution not to 
disclose a document originating from that Member State 
without its prior agreement. 
 
6. If only parts of the requested document are covered by 
any of the exceptions, the remaining parts of the document 
shall be released. 
 
7. The exceptions as laid down in paragraphs 1 to 3 shall 
only apply for the period during which protection is justified 
on the basis of the content of the document. The exceptions 
may apply for a maximum period of 30 years. In the case of 
documents covered by the exceptions relating to privacy or 
commercial interests and in the case of sensitive documents, 
the exceptions may, if necessary, continue to apply after this 
period. 
 
 
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

link to page 5 link to page 5 ANNEX II 
Main stages of the processing of requests for public access to documents
 
Initial application 
 
• 
Registration of the application for access, including deadline for reply3, and identification of 
the requested documents. 
 
• 
Examination of the requested document(s) on the basis of Article 4 of Regulation 1049/2001 
by DG COMM (Transparency Service). 
 
• 
Consultation of the responsible GSC service by a member of the Transparency Service, 
making clear that access should in principle be granted unless the exceptional circumstances 
envisaged by the Court are met. 
 
• 
Decision on access, partial access or refusal. Any (partial) refusal must be motivated, based 
on the exceptions provided for in Article 4 of Regulation 1049/2001 and in line with the Court 
judgment.  
 
• 
Letter of reply is sent to the applicant within 15 working days of the reception of the request, 
possibly extended, containing the motivation in case of (partial) refusal.  
 
The decision is taken by the General Secretariat (DG COMM on the basis of the 
consultation with the DG) 
 
 
Confirmatory application 

 
In the event of partial access or a refusal of access, the applicant may, within 15 working days of 
receiving the reply, submit a confirmatory application asking the institution to reconsider its 
position. 
 
• 
Registration of the confirmatory application for access to one or several documents and 
establishment of the 15 working-day deadline for reply. 
 
• 
Re-examination of the requested document(s) on the basis of Article 4 of Regulation 
1049/2001 by DG COMM (Transparency Service) in cooperation with the Council Legal 
Service. 
 
• 
Re-consultation of the originating service by a member of the Transparency Service. 
 
                                                 

See also Summary of procedures in  ST 6896/1/17 REV1 
3  
Time-limit of 15 working days, which in exceptional cases, for example, in the event of a very large 
 
number of documents, may be extended by 15 working days. 
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

• 
Draft reply is drawn up by the Transparency Service and submitted to the Council Legal 
Service. 
 
• 
Approval by the Legal Service of the draft reply 
 
• 
Examination by the Information Working Party of the proposed draft reply. 
 
• 
Approval by COREPER (generally as an 'I' item). 
 
• 
Adoption by Council acting by simple majority (generally as an 'A' item). 
 
The decision is taken by the Council. 
 
Statutory remedies 
 
In the event of a partial access or a refusal of access, the applicant may institute court proceedings 
(within 2 months) against the Council or make a complaint to the Ombudsman (within 2 years). 
This is also the case, if the Council fails to reply within the prescribed time limit.   
 
 
------------------------------ 
 
 
 
 
LDH/SBL/04092018 
 

ANNEX III 
Policy area of requested 
2013 
2014 
2015 
2016 
2017 
documents 
Agriculture, Fisheries 
3% 
4,9% 
3,6% 
5,2% 
4,9% 
Internal Market 
11,7% 
6,7% 
8,3% 
5,3% 
6,4% 
Research 
2,1% 
1,1% 
0,1% 
0,3% 
0,2% 
Culture 
0,5% 
0,4% 
0,4% 
0,9% 
0,9% 
Education/Youth 
0,6% 
0,5% 
0,5% 
0,5% 
0,8% 
Competitiveness 
1,1% 
1,1% 
0,4% 
0,5% 
1,7% 
Energy 
2% 
1,3% 
0,9% 
0,7% 
3,8% 
Transport 
2,6% 
3,9% 
3,3% 
6,5% 
4,2% 
Environment 
12,6% 
13,1% 
8% 
11% 
13,7% 
Health and Consumer 
4,5% 
6,1% 
5,2% 
4,7% 
2,8% 
P t ti  
Economic and Monetary Policy 
8,7% 
4% 
8,5% 
8,3% 
9,4% 
Tax Questions – Fiscal Issues 
3,7% 
4,2% 
4,3% 
6,5% 
5,7% 
External Relations – CFSP 
8,1% 
10,6% 
12,7% 
10,2% 
10,2% 
Civilian Protection 
0,8% 
0,6% 
0,3% 
0,5% 
0,5% 
Enlargement 
0,4% 
0,4% 
0,6% 
0,7% 
0,5% 
Defence and Military matters 
2,5% 
0,8% 
1,4% 
1% 
1,1% 
Assistance for Development 
0,4% 
0,1% 
0% 
0% 
0,2% 
Regional Policy and 
0,1% 
0,3% 
0% 
0,1% 
0% 
Economical/Social Cohesion 
Social Policy 
5,2% 
5,1% 
4,1% 
3,5% 
4,1% 
Justice and Home Affairs 
16,8% 
23,4% 
27,4% 
19,1% 
15,9% 
Legal questions 
5,1% 
3,6% 
2,2% 
3,5% 
3,4% 
Functioning of the institutions 
2,8% 
2,8% 
3,3% 
6,2% 
2,8% 
Financing of the Union 
0,4% 
0,2% 
0,1% 
0,1% 
0% 
(Budget, Statute) 
Transparency 
0,5% 
0,5% 
0,5% 
0,5% 
0,7% 
General policy questions 
1,1% 
1,8% 
1,6% 
1,3% 
1,2% 
Parliamentary Questions 
0,7% 
0,5% 
1,1% 
0,9% 
0,7% 
Various 
0,1% 
0,2% 
0% 
0% 
1,77% 
BREXIT 
 
 
 
 
2,42% 
 
 
 
LDH/SBL/04092018