Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Transparency in the Council'.

link to page 1 LEGISLATIVE TRANSPARENCY - Milestone documents - Current Practice (3rd column) vs. Options (4th column) 
 
Milestones 
Documents 
Current Practice1 
Options 
Receipt of 
Commission proposal 
COM adopts its proposal and makes it public.  
Maintenance of current practice (no other 
proposal 
CONS receives the proposal and publishes it as a 
options deemed feasible). 
public ST document. 
Discussion in 
Agendas 
WP agendas are issued as public CM documents. 
Maintenance of current practice (no other 
Working 
option deemed feasible). 
Party/COREPER 
 
State of Play/Progress 
Progress Reports are generally LIMITE documents 
- Progress Reports / State-of-Play to Coreper 
report 
when they go to Coreper, though this is not always 
the case (e.g. 10519/17).  
(1) all LIMITE 
Other reports submit ed to the WP are generally 
Therefore, it would be eventually released 
LIMITE. 
after adoption of the act. However, in case a 
report would then go to Council, it becomes 
public upon inscription on the Council agenda. 
(2) all PUBLIC 
Either since its creation or released after 
consideration by Coreper.  
(3) case-by-case - this is the current practice 
which leads to different practices and 
incoherence across sectors, files and working 
parties. 
NB in all options, in case of an access 
request, at least partial access would likely be 
granted. 
 
                                                 
1 N.b.: This table covers only documents relating to legislative files. The handling of documents relating to non-legislative files may differ. 

 

- Reports at the Working Party level: similar to 
the above. 
Debate in 
Report / Note to 
Al  documents placed on a Council agenda are 
- Council documents: full publicity [no other 
Council 
Council/COREPER 
public documents.  
feasible option]. 
Documents going to COREPER are generally 
- Coreper documents then going to Council: 
LIMITE documents. They are public documents if 
they are destined for Coreper and Council together 
(1) LIMITE until Coreper, public afterwards.  
i.e. no changes are expected at Coreper e.g. I/A 
NB in case of an access request, access 
item notes. 
would likely be granted. 
(2) PUBLIC documents since their creation. 
 
Council mandate (General  Generally speaking, the Council mandate can take 
General Approach: public once placed on a 
approach)(basis for 
two forms: 
Council agenda [no other feasible option]. 
starting trilogues) 
(1) GA: public once placed on a Council agenda. 
 
(2) CRP mandate: since it is a document destined 
Coreper Mandate: 
for CRP it is generally LIMITE, but there are cases in 
which it is already public at Coreper. Example of the  (1) all LIMITE 
latter: document 10345/18. 
Therefore, it would be eventually released 
However, there are also some cases in which it is 
after adoption of the act. 
the WP which gives the negotiating mandate 
NB the mandate is informally transmitted to 
(example: Macro-Financial Assistance to Ukraine 
the EP as wel . In case of an access request, 
2018/0058 COD, see doc. 9228/18 LIMITE). 
access would likely be granted. 
(2) all PUBLIC 
Either since its creation or released after 
consideration by Coreper. 
(3) case-by-case - this is the current practice 
which leads to different practices and 
incoherence across sectors, files and working 
parties. 
(4) no longer having recourse to Coreper-level 
mandates in the future. 

 

 
WP Mandate: 
(1) all LIMITE 
Therefore, it would be eventually released 
after adoption of the act. 
NB the mandate is informally transmitted to 
the EP as well. In case of an access request, 
access would likely be granted. 
(2) all PUBLIC 
Either since its creation or released after 
consideration by Coreper.  
(3) case-by-case - this leads to different 
practices and incoherence across sectors, 
files and working parties. 
(4) no longer having recourse to WP-level 
mandates in the future. 
Trilogues 
Agenda & calendar  
The agenda is generally not considered by the 
Agenda 
Council as an official document. It is only circulated 
via email to participants in the trilogue meeting, but 
(1) keep undisclosed i.e. keep current 
not to delegations. 
practice. 
As regards the calendar and scheduling of trilogues,  NB not possible to control handling 
the forthcoming trilogue dates (next 2-3-4 trilogues) 
(formalisation/disclosure) of the agenda by EP 
for a given file are usually pre-agreed between the 
and COM. 
Secretariats (upon confirmation of availability at the 
(2) disclose - the agenda could be circulated 
political level). There may not however be a concrete  to all delegations, either as an email or as an 
document specifying these dates, and if there is one  official document, which could be LIMITE or 
it is not considered an official one.  
PUBLIC. 
Within the Council, delegations are informed orally of  NB possible divergence with EP and COM. 
forthcoming trilogue dates via the WP and Coreper 
(the CRP1 practice recently having been started in 
 
CRP2 as well). This is not formalised in any 
 

 

document. 
Calendar 
(1) keep restricted access i.e. current practice. 
(2) disclose - trilogue dates could be circulated 
to all delegations, either as an email or as an 
official document, which could be LIMITE or 
PUBLIC. 
NB trilogue dates often have last-minute 
changes.  
NB2 possible divergence with EP and COM. 
 
 
List of participants (name 
The list of participants of a trilogue is not 
List of Participants 
of Ministers & Perm Reps)  considered a document by the Council. It is not 
made public. It is circulated to participants via email,  (1) keep undisclosed i.e. - current practice. 
but not to delegations. 
(2) disclose - wherever they exist (which the 
There is no rule as to whether such a list of 
Council cannot control), lists of participants 
participants has to exist. The Secretariat of the 
could be circulated to all delegations, either as 
hosting institution (EP or GSC) may or may not 
email or as an official document, which could 
elaborate such a list. Some EP commit ees do not 
be LIMITE or PUBLIC. 
systematically send lists of participants. 
NB the actual participants in a trilogue may 
Furthermore, the actual participants may yet vary 
not be those on the list. 
slightly from those listed. 
NB2 in case of an access request, possible 
So they are not always made, they don't necessarily  divergence with EP and COM. 
reflect the attendance, they are not circulated and 
they are not formalised in any document. 
NB3 disclosing the list of participants would 
also have data protection considerations that 
would need to be taken into account - see in 
particular Article 9 of the proposal repealing 
Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 
1247/2002/EC on the Protection of individuals 
with regard to the processing of personal data 
by the Union institutions (first reading adopted 
by the European Parliament on 13 
September). 

 

 
4 Column-Table or basis 
See also below 'outcome of trilogues'.  
 
for trilogue  
The practice here is extremely varied, depending  (1) leave things as they are i.e. different 
on the file and policy field (as well as the negotiating  practices across files/policies 
strategy). 
 
The 4 Column-Table can be distributed to 
delegations as an ST LIMITE document (e.g. ST 
(2) decide on applying a systematic practice 
8143/18), a WK document (e.g. WK 13846/17) or via   
email (simple Word document). 
Such systematic practice would require 
The document distributed may contain the full 4 
deciding: 
Column-Table or only the relevant parts. 
(a) distribution as ST or WK 
It should be noted that within the EP, the (latest) 4-
column table is not made generally available to all 
(b) distribution in full or in part or case-by-case 
MEPs. 
(c) distribution as LIMITE or as PUBLIC, and if 
LIMITE, then the moment from which it would 
become public.  
NB if marking as LIMITE, in case of an access 
request, possible divergence with EP and 
COM (c.f. De Capitani). 
 
4 Column-Table or (partial)  The practice here is extremely varied, depending  Similar to the above. 
outcome of trilogue 
on the file and policy field (as well as the negotiating 
strategy). 
 
The 4 Column-Table can be distributed to 
delegations as an ST LIMITE document (e.g. ST 
8143/18), a WK document (e.g. WK 13846/17) or via 
email (simple Word document). 
The document distributed may contain the full 4 
Column-Table or only the relevant parts 
It should be noted that within the EP, the (latest) 4-
column table is not made general y available to all 
MEPs. 
Final trilogue 
Consolidated text (4th 
The 'analysis/confirmation of the final compromise 
(1) all LIMITE  

 

column) 
text' is generally an ST LIMITE document sent to 
Therefore, it would be eventually released 
Coreper. But there are also examples of it being 
after adoption of the act. 
public (14846/17, 15849/17, 9296/18).  
(2) all PUBLIC 
It should be however noted that once it comes on 
the agenda of a meeting of the responsible EP 
Either since its creation or released after 
committee for a vote, it becomes public. 
consideration by Coreper.  
NB: the fact that the EP committee makes it 
public shortly afterwards means that the 
LIMITE marking wil  only restrict the document 
for some days/weeks. 
 
Offer letter to EP 
The Offer Letter is not an ST document, it is a PCY 
(1) maintain current practice 
letter following endorsement by Coreper of the 
provisional agreement. 
(2) turn it into an ST document, in which case 
need to determine whether to make it LIMITE 
or PUBLIC 
NOTE: The Offer Letter is a relatively standard 
document, publicity would have few practical 
effects, what really matters is the consolidated 
text. 
Adoption 
PE-CONS document 
The PE-CONS document is a public document. 
Maintenance of current practice [no other 
feasible option]. 
 
Approval or non-approval 
The text adopted by the EP is public. 
Maintenance of current practice [no other 
of EP position at 1st 
feasible option]. 
reading 
The corresponding Council document taking up that 
text for transmission to the Council for adoption is 
public. 
 
Council position at first 
This document is public. 
Maintenance of current practice [no other 
reading 
feasible option]. 
 
Statement of reasons 
This is a public document. 
Maintenance of current practice [no other 
feasible option]. 
 
Approval or non-approval 
This is a public document. 
Maintenance of current practice [no other 
of EP amendments at 

 

second reading 
feasible option].