This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to information regarding total allowable catches (TACs) of EU Deep Sea fish stocks discussed and adopted on 19 and 20 November 2018'.



 
Ref. Ares(2019)2571281 - 12/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MARITIME AFFAIRS AND FISHERIES 
 
 
  Director-General 
Brussels,       
MARE.E.4/MLC/ae 
Ms. Selene Alvarez 
The Pew Charitable Trust 
Avenue des Arts 40 
1000 Brussels 
BELGIUM 
 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
Advance copy by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2019/1115 

Dear Madam, 
We refer to your e-mail dated 22 February 2019 in which you make a request for access 
to  documents,  registered  on  27  February  2019  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
You  request  access  to  the  following  documents  related  to  the  total  allowable  catches 
(TACs) for Deep Sea fish stocks for 2019: 
1. 
Any records, minutes or notes of meetings/discussions that took place between 
the Commission and the Member State representatives on the TACs for 2019, 
including any minutes or notes of Council working party/ministerial meetings 
taken  by  Commission  staff,  and  any  internal  Commission  briefings  on  the 
subject.  
2. 
Any socio-economic evidence used to support exceeding ICES scientific 
advice. 
3. 
Any calculations applied to ICES scientific advice on catches to arrive at 
proposed TACs. 
4. 
A detailed description of the methodology used to calculate quota adjustments 
(top-ups or deductions);  
5. 
The calculations that the proposed and agreed quota adjustments (top-ups or 
deductions) were based on, ideally in Excel spreadsheet format.  
 
We  understood  that  you  do  not  seek  access  to  documents  that  you  can  search  for  in  the 
Council  register.  Therefore,  these  documents  are  not  included  in  our  assessment.    My 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-99 05/14 ‐  Tel. direct line +32 229 96310 
 


 
services have examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to documents.  
I  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond  to  the  description  given  in  your  application.  With  regard  to  documents  under 
categories 1 to 3, the Commission did not produce any document that matches the features 
requested  in  your  application.  For  an  official  record  of  the  exchanges  between  Member 
States and the Commission on this topic, you may want to address yourself to the Council, 
which has produced a comprehensive report of the Council proceedings.. 
With regard to documents under categories 4 and 5, there is no top-up or deductions for the 
Deep Sea TACs.   
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution. 
Given that no such documents, corresponding to the description given in your application, 
are held by the Commission, the Commission is not in a position to fulfil your request. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
João AGUIAR MACHADO 
(e-signed) 

Electronically signed on 11/04/2019 16:19 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563