Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with CIDSE'.


 
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 22.7.2019 
C(2019) 5604 final 
 
 
Ms Josefina Marti   
Calle Juan Bravo 62 
28006 Madrid  
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  applications  for  access  to  documents  under  Regulation 
(EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2019/1477 
Dear Ms Marti, 
I  refer to  your email of  20 May  2019, registered  on 21 May 2019,  in  which  you submit  a 
confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2 
(hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On  11  March  2019,  you  submitted  an  initial  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 to the Directorate-General for International Cooperation and 
Development, in which you requested access to: 
  ʻAll  the  correspondence  (including  phone  calls,  emails  and  files  attached,  letters) 
between  the  Special  Envoy  for  the  promotion  of  freedom  of  religion  or  belief 
outside  the  EU,  Ján  Figeľ,  and  churches,  religious  communities  or  any 
organizations,  representing churches and religious communities. The information  I 
ask is from May 2016; 
  A  list  of  all  the  meetings  (from  May  2016)  and  all  documents  produced  and 
exchanged  in  those  meetings  between  Ján  Figeľ  and  churches,  religious 
communities  or  any  organizations  representing  churches  and  religious 
communities.ʼ  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111  

 
This application was registered under reference number GESTDEM 2019/1477. 
The  Directorate-General  for  International  Cooperation  and  Development  identified  the 
following documents as falling under the scope of your request: 
1.  Email  invitation  to  the  19th  Annual  EPP  Group  Dialogue  with  churches  and 
religious institutions (Ares(2019)2572220, document 1) and Official invitation to the 
19th  Annual  EPP  Group  Dialogue  with  churches  and  religious  institutions 
(Ares(2019)2572220, document 1b); 
2.  Letter 
from 
Bahá'í 
International 
Community 
to 
EU 
Special 
Envoy 
(Ares(2019)109449, document 2); 
3.  Internal flash note - Meeting with EU Special Envoy Ján Figeľ and Cardinal Bo of 
Myanmar (Ares(2019)1891351, document 3); 
4.  Meeting  between  Ján  Figeľ  and  His  Holiness  Dalai  Lama  (Ares(201902211007, 
document 4); 
5.  Meeting between Ján Figeľ and a representative  of the Christian Catholics in Syria 
(Ares(2019)2673260, document 5); 
6.  Invitation  to  the  annual  meeting  of  the  European  Platform  against  Religious 
Intolerance and Discrimination (Ares(2019)2576671, document 6); 
7.  Email  request  for  a  meeting  from  the  Jehovah's  Witnesses  to  Ján  Figeľ 
(Ares(2019)2576385,  document  7a)  and  letter  from  Jehovah’s  Witnesses  for  a 
meeting with Ján Figeľ (Ares(2019)2576385, document 7b); 
8.  Minutes of the meeting between Ján Figeľ and the Jehovah Witnesses’ international 
delegation (Ares(2019)2653205, document 8); 
9.  Email to send the congratulatory note on the extension of the Special Envoy mandate 
(Ares(2019)2575192, document 9a) and Congratulatory note on the extension of the 
Special Envoy mandate (Ares(2019)2575192, document 9b); 
10. Letter to Ján Figeľ on the role of religion in society (Ares(2019)109590, document 
10); 
11. Invitation  to  a  working  lunch  at  the  EJA  headquarters  in  Brussels 
(Ares(2019)1956871, document 11); 
12. Meeting 
between  Ján  Figeľ  and  the  patriarchs  from  Middle  East 
(Ares(2019)2649428, document 12); 
13. Exchange of emails with an evangelical organisation in India on the signature of HD 
declaration (Ares(2019)19585681, document 13). 
At the initial stage, the Directorate-General for International Cooperation and Development: 
  granted wide partial access to documents 1, 2, 3, 4, 6, 7a, 8, 9a, 9b, 10, 11, 12 and 
13  only  with  personal  data  redacted  on  the  bases  of  Article  4(1)(b)  (protection  of 
privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  refused access to document 7 and parts of document 5 on the basis of the exception 
protecting the public interest as regards international relations (Article 4(1)(a), third 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001).  


 
The reason for your confirmatory application was the absence of a list of meetings between 
Ján Figeľ and churches, religious communities or any organizations representing churches 
and religious communities. 
In your confirmatory application, you do not question the redactions of personal data in the 
documents disclosed to you nor the refusal of document 7b and parts of document 5 at the 
initial  stage  which  is  why  I  consider  these  parts  as  falling  outside  the  scope  of  this 
confirmatory decision. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this renewed search, I confirm that the European Commission does not hold any 
list  of  meetings  that  would  correspond  to  the  description  given  in  your  confirmatory 
application.  
Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  I  would  like  to  refer  in  this  respect  to  the  judgment  of  the  Court  of  Justice  in 
Case C-127/13 P (Strack v European Commission), according to which ‘[n]either Article 11 
of Regulation 1049/2001 nor the obligation of assistance in Article 6(2) thereof, can oblige 
an  institution  to  create  a  document  for  which  it  has  been  asked  to  grant  access  but  which 
does not exist’.3  
The  above-mentioned  conclusion  has  been  confirmed  in  Case  C-491/15  P  
(Typke v European Commission), where the Court of Justice held that ‘the right of access to 
documents  of  the  institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution concerned and […] Regulation No 1049/2001 may not be relied upon to oblige 
an institution to create a document which does not exist. It follows that […] an application 
for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that 
document  were  based  on  information  already  appearing  in  existing  documents  held  by  it, 
falls outside the framework of Regulation No 1049/2001’.4  
Furthermore,  the  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v 
European  Commission)
  that  there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the 
declaration  by  the  institution  asserting  that  documents  do  not  exist.5  This  presumption 
continues  to  apply,  unless  the  applicant  can  rebut  it  by  relevant  and  consistent  evidence.6  
                                                 
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 

Judgment  of  the  General  Court  of  23  April  2018,  Verein  Deutsche  Sprache  v  European  Commission
T-468/16, EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 

Ibid. 



 
The Court of Justice, ruling on an appeal in Case C-440/18 P, has recently confirmed these 
conclusions.7  
Given that the European Commission does not hold any further document corresponding to 
the description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
                                                 

Order of the  Court of Justice  of 30 January 2019,  Verein Deutsche Sprache v Commission, C-440/18 P, 
EU:C:2019:77, paragraph 14. 


Document Outline