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Ref. Ares(2019)4564882 - 15/07/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Ms Luisa Izuzquiza 
Corporate Europe Observatory 
(CEO)  
Rue d’Édimbourg 26  
1050 Bruxelles 
 
Advance copy by email :                                                                         
ask+request-6557-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx     
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2019/1358 

 
Dear Ms Izuzquiza, 
We  refer  to  your  letter  dated  07/03/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 08/03/2019 under the above mentioned reference number. 
You  requested  a  list  of  lobby  meetings  between  DG  HOME  and  Facebook  or  its 
intermediaries during the period 26 April 2018 to 7 March 2019, the respective minutes 
and  preparatory  documents  of  these  meetings,  and  all  the  correspondence  exchange 
between DG HOME and Facebook. 
We refer to the definition of a “lobby meeting” for defining the scope of your request, by 
reference  to  the  definition  given  in  Article  2  of  the  Commission  decision  on  the 
publication  of  information  on  meetings  held  between  Directors-General  of  the 
Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals  (2014/838/EU,  Euratom) 
and  the  Commission  decision  on  the  publication  of  information  on  meetings  held 
between  Members  of  the  Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals 
(2014/839/EU, Euratom): 
As a result, we identified the following meetings: 
-  Meeting  on  the  10th  December  2018:  Meeting  with  Thomas  Myrup  Kristensen,  the 
Head of Facebook’s Brussels office, and Nathaniel Gleicher, the Head of Cybersecurity 
Policy, Head of Cabinet King, James Morrison and Member of Cabinet David Knight. 
- Meeting on the 6th February 2019: Meeting with Thomas Myrup Kristensen, Facebook 
and Marie Frenay (Cabinet Ansip), Ulrik Smed (Cabinet King) and Felix Kartte (EEAS).   

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
-  Meeting  on  the  16th  February  2019:  Meeting  with  Nathaniel  Gleicher,  Head  of 
Cybersecurity  Policy,  Facebook,  and  Commissioner  Julian  King  in  the  margins  of  the 
Munich Security Conference 
 
For the above-mentioned meetings, the following document was identified: 
  Minutes of the meeting on the 6th February 2019 with Thomas Myrup 
Kristensen, Facebook and Marie Frenay (Cabinet Ansip), Ulrik Smed (Cabinet 
King) and Felix Kartte (EEAS). Ref. Ares(2019) 2819183 
We enclose a copy of the document requested. This document was drawn up for internal 
use  under  the  responsibility  of  the  relevant  Cabinet  of  Vice-President  ANSIP.  It  solely 
reflects  the  services’  interpretation  of  the  interventions  made  and  does  not  set  out  any 
official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not 
consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
The document to which you request access contains personal data. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.2 Please note in this respect 
that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to staff members 
of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
                                                 
       1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
        3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
        4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 


 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  in  question  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the 
European Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that 
the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data in question, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individual  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data. 
For  the  remaining  meetings  covered  by  your  request,  we  regret  to  inform  you  that  the 
Commission  does  not  hold  any  documents  related  to  those  meetings,  since  no  briefings, 
minutes or any other documents were drafted.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. Given that no such documents, corresponding to the description given in your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
                                                                                                                                                 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Paraskevi MICHOU 
(e-signed) 
Enclosure: 
Minutes of the meeting on the 6th February 2019 with Thomas 
Myrup Kristensen, Facebook and Marie Frenay (Cabinet Ansip), 
Ulrik Smed (Cabinet King) and Felix Kartte (EEAS).  

Electronically signed on 15/07/2019 12:38 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563