Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Interactions with Microsoft'.



 
Ref. Ares(2019)2103981 - 26/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  SG.C.1-Transparency, Document Management & Access to Documents 
Brussels,  
SG.C.1/MOA 
Ms Laura Kayali  
POLITICO  
Rue de la Loi 62, 
1040 Bruxelles 
Belgium 
 
Copy per e-mail  
 
 
 
Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2019/1316, 
2019/1317, 2019/1321, 2019/1323, 2019/1326, 2019/1351, 2019/1355, 
2019/1356, 2019/1357, 2019/1360, 2019/1387, 2019/1389, 2019/1391, 
2019/1395, 2019/1407, 2019/1413, 2019/1433, 2019/1475, 2019/1479, 
2019/1482, 2019/1485, 2019/1486, 2019/1517, 2019/1534, 2019/1535 

 
Dear Mrs Kayali, 
 
We  refer  to  your  e-mails  sent  to  the  European  Commission  on  7  March  2019  in  which 
you  make  25  requests  for  access  to  documents,  registered  under  the  above-mentioned 
reference numbers. 
Your requests cover a period between November 2014 and March 2019 and concern:  
 
‘- List of lobby meetings held with the DG with  [Amazon, Google, Microsoft or 
Facebook]  or  its  intermediaries.  The  list  should  include:  date,  individuals  attending  + 
organizational affiliation, the issues discussed,  
 
- Minutes and other reports of these meetings  
 
-  All  correspondence  including  attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or 
telephone call notes) between this DG (including the Commissioner and the Cabinet) and 
[Amazon, Google, Microsoft or Facebook] or any intermediaries representing its interests.  
 
-  All  documents  prepared  for  the  meetings  and  exchanged  in  the  course  of  the 
meetings between both parties.’  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 03/003 ‐  Tel. direct line +32 229 94975 
 

 
Your applications, referenced above, concern: 

15 Directorates-General (AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, EMPL, ENER, 
FISMA,  GROW,  HOME,  JUST,  MOVE,  SANTE,  TAXUD,  TRADE),  Directors-
General, Commissioners and members of their Cabinet;  

Have an almost identical wording;  
-  Cover a period between November 2014 and March 2019;  
-  Cover  the  same  category  of  documents,  namely  documents  relating  to  lobby 
meetings  of  the  European  Commission  and  Amazon,  Google,  Microsoft  or 
Facebook or any intermediaries representing their interests. 
Please  note  that  a  search  in  the  document  management  systems  of  the  European 
Commission  for  ‘intermediaries’  of  the  companies  you  are  interested  in  is  not  precise 
enough to yield results. 
We  would  like  to  inform  you  that  the  European  Commission  has  received  a  very  high 
number  of  very  similar  requests  for  access  to  documents  submitted  by  you  but  also  by 
other applicants concerning lobby meetings held  within the European Commission with 
Amazon, Google, Microsoft or Facebook or persons representing their interests. Although 
the applicants are different entities, the requests are almost identical and were made at the 
same  time.  The  circumstances  of  the  introduction  of  these  requests,  their  timing,  their 
scope,  as  well  as  their  wording  give  the  impression  that  they  result  from  a  coordinated 
action.  It  seems  that  you  made a very wide-scoped request  by introducing parts of it as 
seemingly separate requests.  
In this respect, the Court of First  Instance1 confirmed that in its Ryanair judgment2 that 
Article  6(3)  may  not  be  evaded  by  splitting  an  application  into  several,  seemingly 
separate, parts. As stated by the EU Courts, the European Commission needs to respect 
the principle of proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is 
balanced against the workload resulting from the processing of the application for access 
in order to safeguard the interests of good administration. 
Similarly  to  the  above-mentioned  cases  underlying  the  case-law  of  the  EU  Courts  on 
wide-scoped requests, the European Commission cannot, in this case, accept an artificial 
splitting  of  a  wide-scoped  request  into  simultaneous,  seemingly  separate  individual 
applications,  as  this  would  result  in  a  circumvention  of  Article  6(3)  of  Regulation 
1049/2001,  and  the  need  for  the  Commission  to  ensure  that  to  balance  the  interest  in 
public  access  to  the  documents  against  the  burden  of  work  so  caused,  in  order  to 
safeguard the interests of good administration3.  
                                                 
1   Now 'General Court'. 
2   Judgment  of  the  General  Court  of  10  December  2010,  Ryanair  v  Commission,  T-494/08, 
EU:T:2010:511, paragraph 34. 
3   Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  13  April  2005,  Verein  für  Konsumenteninformation  v 
Commission, T-2/03, EU:T:2005:125, paragraph 102. 


 
The  work  needed  to  deal  with  your  applications  would  entail  multiple  searches  for 
documents, which have to be undertaken simultaneously by 15 Directorates-General and 
the Cabinets of the Commissioners. The work would cover the following steps: 
•  Contacts/exchanges  consultations  within  the  Directorates-General  and  the 
services  concerned  and  with  other  Directorates-General,  services  or  Cabinets 
which have received similar requests with the view of proposing a fair solution; 
•  Search for documents relating to meetings with Google, Facebook, Microsoft and 
Amazon both at the level of the Directorate-General or the service concerned and 
at  the  level  of  the  Commissioner  and  his  Cabinet  in  several  document 
management systems of the Commission;  
•  Retrieval and establishment of a complete list of the documents falling under the 
scope of your requests;  
•  Scanning of the documents which are not in pdf format;  
•  Preliminary assessment of the content of the documents in light of the exceptions 
of Article 4 of Regulation EC (No) 1049/2001;  
•  Assessment  of  the  further  procedural  steps  to  undertake,  for  example  whether 
third party consultations should be made; 
•  (possibly)  third-party  consultations  under  Article  4(4)  of  Regulation  1049/2001 
and  (possibly)  a  further  dialogue  with  the  third  party  originators  of  documents 
falling within the scope of your request; 
•  Final assessment of the documents in light of the comments received, including 
of the possibility of granting (partial) access; 
•  Redactions of the relevant parts falling under exceptions of Regulation EC (No) 
1049/2001); 
•  Preparation  of  the  draft  reply  for  each  of  your  requests  by  each  of  the  services 
concerned; 
•  (possible) Consultation of the Legal Service ; 
•  Finalisation of the replies at administrative level and formal approvals of the draft 
decisions;  
•  Final check of the documents to be (partially) released (if applicable) (scanning of 
the redacted versions, administrative treatment,…) and dispatch of the replies. 
The handling of your numerous simultaneous requests involves the simultaneous work of 
multiple  Commission  services  and  Cabinets.  The  search  and  analysis  of  the  documents, 
which fall within the scope of your requests, together with the need to possibly consult the 
third  parties  concerned  in  accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No 


 
1049/2001, cannot be expected to be completed within the normal time limits set out in 
Article 7 of Regulation 1049/2001.  
Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  in  the  event  of  an 
application relating to a very long document or to very large number of documents, the 
institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding a 
fair  solution.  This  article  shall  apply  per  analogy  also  to  your  requests,  which,  due  to 
their  high  number,  wide-scope  and  time  frame,  they  cover  a  multitude  of  Directorates-
General  and services  in  the Commission, require numerous separate searches in  several 
document management systems of the Commission and potentially concern a very large 
number of documents.  
In accordance with  the case law of the EU Courts, a  fair  solution  can only  concern the 
content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying.4  This 
means  that  the  scope  of  your  requests  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the objective 
of  your  wide-scoped  request  and  your  specific  interest  in  the  documents  requested5,  and 
whether  you  could  narrow  down  the  scope  of  your  request,  so  as  to  reduce  it  to  a  more 
manageable number.  
In order to help you to narrow down your wide-scoped request, we attach lists of the lobby 
meetings, which took place since 1.12.2014 between the Director-General  concerned, the 
Commissioner or a member of his Cabinet and  Amazon, Google, Microsoft or Facebook 
or  any  intermediaries  representing  their  interests.  These  meetings  are  published  in  the 
Transparency Register. 6 
We  propose  one  of  the  following  alternative  options  for  limiting  the  excessive 
administrative  burden  relating  to  the  handling  of  your  wide-scoped  request,  made  as 
seemingly separate 25 simultaneous requests: 

Restrict  the  temporary  scope  of  your  wide-scoped  request  to  a  period  of  your 
choice not exceeding six months and limit its scope only to the meetings published 
in the Transparency Register;  

Limit the number of your seemingly separate requests to 8 requests of your choice;  
-  Limit the scope of  your requests to  15 meetings of  your choice published in  the 
Transparency  Register  for  each  one  of  the  companies  you  are  interested  in 
(Google, Amazon, Microsoft and Facebook). 
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014, Guido Strack v Commission, C-127/13 (hereafter 
Guido Strack v Commission’)EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
5   Ibid, paragraph 28; Judgment of the Court of First Instance,  (now  'General Court') of 22 May 2012,    
EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission, T-344/08, EU:T:2012:242, paragraph 105. 
6   http://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do?locale=en#en. 



 
In order to enable us to provide you with a reply as soon as possible, we would ask you 
for  a  swift  response  to  our  proposal  for  a  fair  solution  within  five  working  days  at  the 
latest, by email to [Emailadresse].  
In  the  absence  of  a  reply  within  five  working  days,  we  we  will  unilaterally  restrict  the 
scope of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline 
of 30 working days, counting from the registration of your application.7 
Thank you in advance for your cooperation. 
 
 
Yours sincerely,  
      
Maria OLIVAN AVILES 
Head of Unit 
Enclosures: 
(4) 
                                                 
7   Guido Strack v Commission, cited above, paragraph 27. 

Electronically signed on 25/03/2019 18:58 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563