Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Publication of non-funded projects'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 13.8.2019 
C(2019) 6132 final 
 
 
 
Alberto Alemanno  
Avenida Zugazarte 8 
48992 Getxo  
Spain  
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/2176 

Dear Mr Alemanno, 
I refer to your email of 9 July 2019, registered on 10 July 2019, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In  your  initial  application  of  21  March  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Research  and  Innovation,  you  requested  access  to,  I  quote,  ‘documents,  which  contain 
[…]  the  list  of  rejected  [Framework  Programme  for  Research  and  Technological 
Development] Horizon 2020 proposals’. You underlined that, you were interested in six 
categories of data. Indeed, you indicated that,  I quote, ‘[f]or each proposal [you] would 
like to know all the following information: 
-  Proposal title, 
-  Abstract, 
-  Consortium composition’.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

Additionally,  you  indicated  that  for  each  proposal  you  also  would  like  to  receive 
information about, I quote, ‘if possible: 
-  call and topic, 
-  funding requested, 
-  allocation of the funding requested by partner’. 
The information requested is stored in  a database used by the European Commission to 
manage the data related to the framework programmes.  
In  the  reply  of  28  June  2019,  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation 
granted access to the document containing four of the data categories listed in your initial 
application:  
-  proposal title, 
-  abstract  
-  call and topic and 
-  funding requested. 
 
With  regard  to  the  remaining  two  categories  of  data  (consortium  composition  and 
allocation of the funding requested by partner), the Directorate-General for Research and 
Innovation refused access thereto based on the exception in Article 4(2), first indent, of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  That  exception  protects  the  commercial  interests  of  a 
natural or legal person.  
Through your confirmatory application, you request a review of this position.  
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  explained  in  point  1  of  this  decision,  all  six  categories  of  data  requested  are  stored 
(together with other data) in the dedicated database used by the European Commission to 
manage the data related to the framework programmes. 
Therefore,  as  a  preliminary  comment,  I  would  like  to  point  out  that  the  question 
regarding  the  possible  status  of  information  stored  in  databases  as  a  ‘document’  within 
the meaning of Regulation (EC) No 1049/2001 has already been subject to an assessment 
by the General Court, which established, in its ruling in Case T-214/13, that ‘[…] in the 
event of an application for access designed to have the Commission carry out a search of 
one  or  more  of  its  databases  using  search  criteria  specified  by  the  applicant,  the 
Commission is obliged, subject to the possible application of Article 4 of Regulation No 
1049/2001, to accede to that request, if the requisite search can be carried out using  the 
search tools which it has available for the database in question’3.  
                                                 
3  
Judgment  of  the  General  Court  of  2  July  2015,  Typke  v  Commission,  T-214/13,  EU:T:2015:448, 
paragraph 56 (hereafter: ‘Typke v Commission’). 


With  this  judgement,  the  General  Court  confirmed  the  previous  judgment  in  Case  T-
436/09, 
where the Court stated that: ‘[…] anything that can be extracted from a database 
by means of a normal or routine search  may be the subject of an application for access 
[…]4.  
The  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  applied  the  case  law  referred  to 
above when handling your initial application.  
Indeed,  all  six  data  categories  requested  can  be  extracted  from  the  relevant  database 
through routine operations. In the same way, the database offers the possibility to extract 
any selection or combination of these categories.  
Consequently, the data requested constitutes a ‘document’ within the meaning of Article 
2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, both in so far as all six categories are concerned 
and as regards any selection or combination of these categories.   
In  the  light  of  the  above,  the  partial  access  granted  by  the  Directorate-General  for 
Research  and  Innovation  materialised  in  running  a  ‘routine’  data  retrieval  operation, 
based on the search criteria limited to four (instead of six) categories listed in your initial 
application (proposal title, abstract, call and topic and funding requested).    
Bearing  the  above-mentioned  considerations  in  mind,  following  my  review,  I  have  to 
confirm  the  position  of  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  to  refuse 
access  to  the  withheld  (not  retrieved)  information  (concerning  the  composition  of  the 
consortium  that  submitted  the  unsuccessful  proposals  under  Horizon  2020  Framework 
programme  and  the  allocation  of  the  funding  requested  by  partner  in  these  proposals). 
The underlying exception is provided for in Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) 
No 1049/2001 (protection of commercial interests of a natural or legal person).   
The detailed reasons are set out below. 
2.1  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
In  your  confirmatory  application,  you  contest  the  argumentation  employed  by  the 
Directorate-General  for Research  and  Innovation  in  its initial  reply,  according to  which 
public  disclosure  of  the  withheld  information  relating  to  the  composition  of  the 
consortium  that  submitted  the  proposals  that  were  not  selected  for  funding,  would 
undermine the commercial interests of the partners of that consortium, by affecting their 
public image towards potential commercial partners.  
                                                 
4  
Judgement  of  the  General  Court  of  26  October  2011,  Dufour  v  European  Central  Bank,  T-436/09, 
EU:T:2011:634, paragraph 153. 


In  your  view,  that  argumentation  is,  I  quote,  ‘[…]  not  only  speculative,  but  also 
contradicts  the  collaborative  spirit  [that]  governs  the  research  community  and  the 
[Framework Programme for Research and Technological Development] H[orizon] 2020 
overall objectives’. 
I  consider,  however,  that  the  risk  of  undermining  the  commercial  interests  of  such 
partners,  through  the  public  disclosure  of  the  information  in  question,  is  actually 
reasonably  foreseeable,  as  explained  by  the  Directorate-General  for  Research  and 
Innovation in its initial reply. 
As you pointed out in your initial application, disclosure of that information would allow 
calculating, I quote, ‘the success rate of potential partners’.  
Disclosing  the  information  in  question  would  put  in  the  public  domain  the  information 
about the economic operators whose ‘success rate’ in applying for the EU funding is low, 
but without meaningful information why it is low.  
That  in  turn,  would  result  in  creating  a  list  of  economic  operators,  with  which  it  is  not 
encouraged to collaborate. Given that, as explained in point 3 of this decision, the reasons 
behind  such  low  ‘success  rate’  in  many  cases  are  complex  and  are  result  of  many 
variables, such list would clearly undermine the commercial interests of such economic 
operators. 
With regard to the information about the funding allocation in the consortium, I share the 
assessment of the Directorate-General for Research and Innovation, that it constitutes the 
part of the aspect of know-how of its partners. Indeed, it is linked to the distribution of 
tasks  among  the  partners,  which  is  in  turn,  one  of  the  criteria  taken  into  account  in 
scoring  of  the  proposal.  Its  public  disclosure  would  therefore  undermine  their 
commercial interest.    
Consequently,  I  conclude  that  access  to  the  above-mentioned  information  must  be 
refused based on the exception laid down in the first indent of Article 4(2) of Regulation 
(EC) No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  ‘[d]isclosure  [of  the  requested 
information] would enable consortium members to be publically known so as to increase 
synergies needed to put together high quality proposals’.  
You  also  argue  that,  the  disclosure  of  the  ‘success  rate’  mentioned  in  point  2.1  of  this 
decision,  would  be  useful  for,  I  quote,  ‘newcomers  into  the  framework  programme  to 
choose its partners wisely’.  


Firstly, such ‘success rate’, based only on the number of proposals selected for funding 
against  the  total  number  of  proposals  submitted  by  a  given  partner  (consortium)  would 
not  give,  in  my  view,  the  meaning  full  information  about  the  value  of  the  proposals. 
Indeed,  the  fact  that  the  proposal  was  not  selected  for  funding  does  not  automatically 
mean that it was not sufficiently solid or ambitious. Each call for proposals has budgetary 
constraints that allows for funding of only limited number of proposals and the European 
Commission often rejects a proposal, not because it is weak, but because other proposals 
are better.  
Consequently,  disclosing  the  information  in  question,  would  not  serve  the  purpose  you 
refer to in your initial application, because, as mentioned in point 2.1 of this decision, it 
would  not  provide  the  necessary  information  on  the  reasons  behind  the  low  ‘success 
rate’.  
Secondly, please note that any potential interests of the economic operators interested in 
participating  in  the  research  projects  co-funded  by  the  EU,  constitute  a  private  interest 
and can therefore not be considered as an overriding public interest in disclosure. Indeed, 
the  individual  interest  that  a  party  may  invoke  when  requesting  access  to  documents 
cannot  be  taken  into  account  for  the  purpose  of  assessing  the  possible  existence  of  an 
overriding public interest.5 
You  also  underline  that,  ‘[t]he  overall  research  environment  requires  transparency  and 
accountability’. 
In this context, I would like to refer to the judgment of the Court of Justice in the Strack 
case, where it ruled that in order to establish the existence of an overriding public interest 
in  transparency,  it  is  not  sufficient  to  merely  rely  on  that  principle  and  its  importance6. 
Instead,  an  applicant  has  to  show  why  in  the  specific  situation  the  principle  of 
transparency  is  in  some  sense  especially  pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing 
over the reasons justifying non-disclosure7.  
Finally,  I  would  like  to  underline  that  the  European  Commission  disclosed  significant 
amount  of  the  requested  information  about  the  unsuccessful  proposals  submitted  in  the 
context  of  the  Framework  Programme  for  Research  and  Technological  Development 
Horizon 2020.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
No further access to the data concerned, through the disclosure of further data categories, 
is  possible,  as  they  are  protected  by  the  exception  provided  for  in  Article  4(2),  first 
indent, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
                                                 
5  
Judgment of the General Court of 20 March 2014, Reagens v Commission, T-181/10, EU:T:2014:139, 
paragraph 144. 
6  
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2104:2250, paragraph 128 (hereafter Strack v Commission).  
7  
Strack v Commission, cited above, paragraph 129. 



5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  European 
Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and  228  of  the 
Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 

For the Commission 
 
Ilze JUHANSONE  
Acting Secretary-General 

 
 
 

 


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