Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'State of implementation of the project “Integrated approach to protection and emergency assistance to vulnerable and stranded migrants in Libya” funded through the EU Trust Fund'.



 
Ref. Ares(2019)3258814 - 17/05/2019
 
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
 
 
 

By registered letter 
 
Subject: 
Your application for access to documents 
Dear Mr Fachile, 
I refer to your application dated 21 March 20191, registered under the reference number 
GestDem 2019/17822, in which you make a request for access to: 
  “In-depth Guidelines on how to carry out the activities generically  indicated in 
the Action Document T05-EUTF-NOA-LY-06;  
  Any agreement signed between the EU and the project managing partners, which 
are  the  International  Organisation  for  Migration  (IOM)  and  UN  High 
Commissioner for Refugees (UNHCR); 

  Information concerning detailed activities that are being implemented by the IOM 
and  the  UNHCR  with  local  partners  (like  DCIM  and  Libyan  Coast  Guard), 
especially: 

o  implementation plans and agreements,  
o  data on beneficiaries reached and estimated to be reached,  
o  monitoring reports on performed activities  
o  and a list of actions that have already been planned for the future;  
                                                 
1 Ref. Ares(2019)1951306  
2 Ref. Ares(2019)1951756  
 
Mr. Salvatore Fachile  
Piazza Giuseppe Mazzini no 8 
00195 Rome 
Italy 
 
Advance copy by email: 
ask xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 

 
  Minutes of the meetings of the Operational Committee, as the body responsible 
for  reviewing  and  approving  the  actions  financed  by  the  EUTF,  and  evaluating 
reports  of  the  impact  of  this  project  on  migrants  and  refugees  human  rights  in 
Libya; 

  Financial reports detailing the expenditure items of the 29 000 000 Euros budget 
so far invested in the project.” 
I. 
Review of requested documents 
1.  “In-depth Guidelines on how to carry out the activities generically indicated 
in the Action Document T05-EUTF-NOA-LY-06” 
I regret to inform you that DG NEAR does not hold any documents that would correspond 
to  this  description.  As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/20013,  the 
right of access applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that no such guidelines corresponding to the description given in your application 
are held by DG NEAR, DG NEAR is not in a position to fulfil this part of your request. 
2.  “Any agreement signed between the EU and the project managing partners, 
which are the International Organisation for Migration (IOM) and UN High 
Commissioner for Refugees (UNHCR)” 

I  regret  to  inform  you  that  access  to  contractual  documents  (of  the  two  Delegation 
Agreements) cannot be granted, as disclosure is prevented by the exception  mentioned in 
Article 4(1)(a), first indent (protection of the public interest as regards public security) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below in section II of this letter. 
Nevertheless,  I  am  pleased  to  inform  you  that  wide  access,  subject  to  redaction  of 
personal data (in accordance with Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001), can 
be granted to  the Minutes  of  the Steering Committee which provide information  on  the 
implementation  of  these  programmes  by  the  International  Organisation  for  Migration 
(hereafter “IOM”) and the Office of the United Nations High Commissioner for Refugees 
(hereafter  “UNHCR”).  The  justifications  related  to  the  redaction  of  personal  data  are 
presented below in section II of this letter. 
- Minutes of the 1st Meeting of the Steering Committee, Managing mixed migration flows in 
Libya  through  expanding  protecting  space  and  supporting  local  socio-economic 
development, 18 October 2017; 
-Minutes of the 2nd Meeting of the Steering Committee, Managing mixed migration flows in 
Libya  through  expanding  protecting  space  and  supporting  local  socio-economic 
development, 7 December 2018. 
3.  “Information  concerning  detailed  activities  that  are  being  implemented  by 
the IOM and the UNHCR with local partners (like DCIM and Libyan Coast 
Guard), especially: 

                                                 
3      Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal 
L 145 of 31 May 2001, p. 43. 


 
o  implementation plans and agreements,  
o  data on beneficiaries reached and estimated to be reached,  
o  monitoring reports on performed activities,  
o  and a list of actions that have already been planned for the future”
Under  the  EU  Trust  Fund  for  Africa,  the  IOM  has  been  providing  trainings  on  a  broad 
range of topics, i.e. human rights, the combatting of human trafficking, first aid, English 
language  and  IT  skills.  Beneficiaries  have  so  far  included  a  wide  variety  of  local 
government institutions, public service providers and Libyan migration authorities, such 
as the Libyan Coast Guard, the Directorate for Combatting Illegal Migration, the General 
Administration for Coastal Security, and the staff of relevant Libyan ministries.  
At  the  same  time,  the  UNHCR  has  held  trainings  on  long-term  solutions  and  legal 
avenues  for  refugees  and  asylum  seekers  for  relevant  Libyan  authorities  (Ministry  of 
Interior,  Ministry  of  Foreign  Affairs  and  Immigration  Department),  as  well  as  to  local 
NGOs (including the ones that are working in hard-to-reach areas, such as South and East 
Libya) on coordination, protection and humanitarian principles.  
4.  “Minutes  of  the  meetings  of  the  Operational  Committee,  as  the  body 
responsible for reviewing and approving the actions financed by the EUTF, 
and evaluating reports of the impact of this project on migrants and refugees 
human rights in Libya” 

The following documents have been identified:  
  Minutes of the 1st Operational Committee for the North of Africa Window of the 
EU  Emergency  Trust  Fund  for  stability  and  addressing  the  roots  causes  of 
irregular  migration  and  displaced  persons  in  Africa  (the  EU  Emergency  Trust 
Fund), 16 June 2016; 
  Minutes of the 2nd Operational Committee for the North of Africa Window of 
the  EU Emergency  Trust  Fund  for  stability  and  addressing  the  roots  causes  of 
irregular  migration  and  displaced  persons  in  Africa  (the  EU  Emergency  Trust 
Fund), 16 December 2016; 
  Minutes of the 3rd Operational Committee for the North of Africa Window of 
the  EU Emergency  Trust  Fund  for  stability  and  addressing  the  roots  causes  of 
irregular  migration  and  displaced  persons  in  Africa  (the  EU  Emergency  Trust 
Fund), 23 May 2017; 
  Minutes of the 4th Operational Committee for the North of Africa Window of the 
EU  Emergency  Trust  Fund  for  stability  and  addressing  the  roots  causes  of 
irregular  migration  and  displaced  persons  in  Africa  (the  EU  Emergency  Trust 
Fund), 4 December 2017; 
  Report  –  5th  Operational  Committee  of  the  EU  Emergency  Trust  Fund  for 
stability  and  addressing  the  root  causes  of  irregular  migration  and  displaced 
persons in Africa (EUTF) North of Africa window, 6 July 2018; 
  Report  –  6th  Operational  Committee  of  the  EU  Emergency  Trust  Fund  for 
stability  and  addressing  the  root  causes  of  irregular  migration  and  displaced 
persons in Africa (EUTF) North of Africa window, 13 December 2018. 


 
I am pleased to inform you that wide access is granted to these documents, subject only 
to  redaction  of  personal  data,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, for the justifications mentioned below under section III of this letter. 
5.  “Financial  reports  detailing  the  expenditure  items  of  the  29  000  000  Euros 
budget so far invested in the project” 
I regret to inform you that DG NEAR does not hold any documents that would correspond 
to  this  description.  As  the  named  programme  (UNHCR  component)  only  started  on  1 
September 2018, to date no financial report has been received. 
Given that no such financial report is held by DG NEAR, DG NEAR is not in a position 
to fulfil this part of your request. 
II. 
Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security’. 
As regards the interests  protected by  Article 4(1)(a) of Regulation  (EC)  No 1049/2001, 
the General Court has acknowledged that ‘the institutions enjoy a wide discretion when 
considering  whether  access  to  a  document  may  undermine  the  public  interest  and, 
consequently,  […]  the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions 
refusing  access  to  documents  on  the  basis  of  the  mandatory  exceptions  relating  to  the 
public interest must be limited to verifying whether the procedural rules and the duty to 
state reasons have been complied with, the facts have been accurately stated, and whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’.4 
Moreover,  the  General  Court  recently  ruled  that,  as  regards  the  interests  protected  by 
Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘it  must  be  accepted  that  the 
particularly  sensitive  and  fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact 
that  access  must,  under  that  provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a 
document to  the public would undermine those interests, confers on the decision which 
must  thus  be  adopted  by  the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  requires,  therefore,  a  margin  of 
appreciation’.5 
Taking into account the highly volatile and complex situation in Libya at the moment, it 
is  of  particular  importance  to  protect  the  overarching  human  security  objective  and  the 
implementation  of  these  programmes  which  aim  a  saving  human  lives.  Contractual 
documents contain concrete information whose disclosure could put at risk not only  the 
IOM  and  UNHCR  staff,  partners  and  contractors  but  also  the  project  target  groups, 
consisting  mostly  of  vulnerable  migrants  such  as  unaccompanied  minors,  returnees  and 
internally displaced people.  
In addition, the documents in question contain information that, if revealed, could impede 
future access to the final beneficiaries of the IMO and UNHCR activities. This could also 
undermine  the  strategy  for  future  activities  planned  by  the  IOM  and  UNHCR,  which 
                                                 
4   Judgment of the General Court of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council of the 
EU, T-264/04,  EU:T:2007:114, paragraph 40.  
5   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Client  Earth  v  European  Commission,  T-644/16, 
EU:T:2018:429, paragraph 23. 


 
involve  emergency  services  and  direct  protection  assistance  in  identified  areas  of 
intervention. This in itself also constitutes a risk for public security. 
Therefore,  disclosure  of  these  documents  would  undermine  the  protection  of  the  public 
interest as regards public security  protected by Article 4(1)(a) first indent of Regulation 
1049/2001, and access has to be refused on that basis. 
III. 
Protection of the privacy and integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data.6 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)7, the Court of Justice ruled that when 
a request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable.8 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
                                                 
6 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
7  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
8 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725. 



 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data subject’s legitimate interests might  be prejudiced and, in  the  affirmative, establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having  demonstrably  weighed  the  various  competing  interests.  In  your  request,  you  do 
not put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European  Commission  does  not 
have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that such public disclosure would harm their privacy. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
IV. 
Partial Access 
I have considered whether partial access could be granted to the documents to which access 
is  refused  but  this  was  deemed  impossible  as  the  sensitive  elements  are  integral  to  them. 
Please note that  I  cannot provide you with more detailed information on these documents 
without disclosing their substance which is protected by the quoted exception laid down in 
Article 4 (1)(a) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001.   
V. 
Means of Redress  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG.C.1 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles/Brussel 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Christian Danielsson 
 

Electronically signed on 17/05/2019 15:50 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563