Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meeting between Karmenu Vella and Archbishop Alain Paul Charles Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)3282165 - 20/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MARITIME AFFAIRS AND FISHERIES 
 
 
  The Director-General 
Brussels, 
MARE.E.4/CLV/ae 
Ms Josefina MARTI 
Calle de Juan Bravo 62 
ES-28006 Madrid 
By registered letter with acknowledgement of receipt 
Advance copy by email 
Subject: 
Your  applications  for  access  to  documents  -  GESTDEM  2019/2248  and 
GESTDEM 2019/1985 

Dear Ms Marti, 
We refer to  your e-mails requesting access to documents dated 30.03.2019 and 05.04.2019, which 
were registered under the above-mentioned reference numbers. 
You request access to the following documents: 
"- All documents, including all emails, minutes, reports or other documents received or drawn up 
before,  during  or  after  the  meeting  held  between  Commissioner  Karmenu  Vella  and  Archbishop 
Alain  Paul  Charles  Lebeaupin  (March  17,  2017),  and  any  other  briefing  papers  related  to  this 
meeting. 

- A complete of list of all meetings held by any member of your team/staff with churches, religious 
associations  or  communities,  as  well  as  with  philosophical  and  non-confessional  organisations, 
from  1  January  2014  onwards,  specifying  the  status  of  the  organization  (church,  religious 
association  or  community,  philosophical  association  or  non-confessional  association).  All 
documents, including all emails, minutes, reports or other documents received or drawn up before, 
during or after the meetings, and any other briefing papers related to these meetings
". 
As  regards  the  first  request  (GESTDEM  2019/1985),  your  application  concerns  the  following 
document: 
"Briefing for the meeting between Commissioner Karmenu VELLA and Archbishop Alain Paul 
Charles Lebeaupin of 17 March 2017". You will find this document attached to this letter. 
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of 
personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
                                                 
1Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-99 05/014 ‐  Tel. direct line +32 229 96310 
 

 
 
The  document  to  which  you  request  access  contains  personal  data,  in  particular  names  of 
Commission staff members. 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data2. 
Please note in  this  respect  that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials 
pertaining to non-senior staff members of an institution are to be considered personal data. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager), the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable3  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to  examine 
the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first condition is fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your request,  you do  not  put  forward any  arguments to  establish the necessity to  have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in 
the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the 
                                                                                                                                                                 
 
2Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:C:2017:994. 
3Whereas  this  judgment  specifically  related  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also 
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 


 
public interest has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests 
of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Concerning your second request (GESTDEM 2019/2248), as specified in Article 2(3) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing 
documents  in  the  possession  of  the  institutions  services.  We  regret  to  inform  you  that  the 
Directorate-General for Maritime Affairs and Fisheries does not hold any document corresponding to 
your above-mentioned request, since no such meetings took place, and is therefore not in a position to 
fulfill your request for any related document. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15  working  days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
João AGUIAR MACHADO 
(e-signed) 
 
Enclosure:  
Briefing for the meeting between Commissioner Karmenu VELLA and Archbishop 
Alain Paul Charles Lebeaupin of 17 March 2017