Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Infectious Diseases'.


 
 
 
 
 
 
 
TESSy - The European 
 
Surveillance System 
 
 
 
 
 
 
 
Vaccine Preventable Diseases (VPD)  
 
Reporting Protocol 2019 
Diphtheria, Invasive H. influenzae Disease, Invasive Meningococcal disease, Invasive 
Pneumococcal Disease, Pertussis, Measles, Mumps, Poliomyelitis, Rubella and Tetanus 
Surveillance data for 2018 (2019 for measles and rubella) 
 
 
 
 
March 2019 
 
 


link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 15 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Introduction 
Contents 
Introduction ............................................................................................................... 5 
How to use this document ..................................................................................................... 5 
Finding further information .................................................................................................... 5 
Copyright ............................................................................................................................. 6 
Reporting to TESSy .................................................................................................... 7 
Checking the data collection schedule .................................................................................... 7 
Preparing data ...................................................................................................................... 7 
Checking metadata ............................................................................................................... 7 
Checking your data source profile .......................................................................................... 8 
Submitting your data ............................................................................................................ 8 
Finalising your submission ..................................................................................................... 8 
TESSy HelpDesk ................................................................................................................... 8 

Changes to current VPD metadata ............................................................................... 9 
Annex 1 VPD metadata ............................................................................................. 10 
VPD metadata set ............................................................................................................... 10 
Current record type versions ........................................................................................... 10 
Aggregated reporting ..................................................................................................... 11 
VPD metadata change history .............................................................................................. 12 
2018 VPD metadata changes .......................................................................................... 12 
2017 VPD metadata changes .......................................................................................... 12 
2016 VPD metadata changes .......................................................................................... 13 
2015 VPD metadata changes .......................................................................................... 14 
2014 VPD metadata changes .......................................................................................... 15 
References .............................................................................................................. 17 
Annex 2 VPD-specific material ................................................................................... 18 
Case definitions .................................................................................................................. 18 
https://ecdc.europa.eu/en/surveillance-and-disease-data/eu-case-definitions ......................... 18 
VPD reporting frequency ..................................................................................................... 18 

Annual reporting: deadline 15 October 2018 .................................................................... 18 
Monthly reporting: deadline 25th of each month ............................................................... 19 
Narrative information ..................................................................................................... 19 

Changes in 2018 EU case definitions as compared to 2012 .................................................... 20 
Rubella .......................................................................................................................... 20 
 
Page 3 of 23 

link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 23 Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Introduction 
Pertussis ....................................................................................................................... 21 
Streptococcus pneumonia infection, invasive disease ....................................................... 21 

Changes in 2012 EU case definitions as compared to 2008 .................................................... 22 
Diphtheria ..................................................................................................................... 22 
Mumps .......................................................................................................................... 23 
 
Page 4 of 23 

link to page 18 link to page 7 link to page 10 link to page 18
Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Introduction 
Introduction  
This reporting protocol is for the 2019 data call for vaccine preventable diseases (VPD) surveillance. 
This data call covers cases diagnosed in 2018 for diphtheria, invasive H. influenzae disease, invasive 
meningococcal disease, invasive pneumococcal disease, pertussis, mumps, poliomyelitis and tetanus 
whereas for measles and rubella, the monthly data collection covers cases diagnosed in 2019. The 
separate reporting protocol for invasive bacterial diseases was discontinued in 2016 and the 
meningococcal, pneumococcal disease and Haemophilus influenzae invasive diseases are now 
included in the VPD Reporting Protocol. 
ECDC’s Reporting Protocols are data collection guidelines for reporting countries’ data managers, and 
the design is intended to ensure user-friendliness by:  
  Introducing a uniform structure to make it easier for data managers to find data collection 
information across different subjects. 
  Removing information not relevant to data managers. 
Because reporting countries’ data managers sometimes play multiple roles, it is sometimes relevant to 
distribute subject-specific material together with a Reporting Protocol. To maintain the uniform 
structure, this sort of material is now included in Annex 2. 
How to use this document 
This Reporting Protocol provides information for reporting countries’ data managers in three main 
sections: 
  Reporting to TESSy – contains guidelines on how to prepare data for submission to TESSy, 
deadlines, subject-specific information (e.g. new changes to metadata), and links to further 
information. 
  Annex 1 – contains: 
o  A history of metadata changes for the subject(s) covered by this Reporting Protocol. 
o  The metadata set for the subject(s) covered by this Reporting Protocol. 
  Annex 2 – contains subject-specific material relevant for distribution with the Reporting 
Protocol, for example: 
o  Guidelines for data collection in the field. 
o  Abbreviations. 
Finding further information  
 Paragraphs denoted by the information icon tell where you can find further information. 
Updated links to all the schedules, documentation and training materials mentioned in this Reporting 
Protocol are included in the TESSy document section, including: 
  Metadata sets and history. 
  Tutorials for data transformation using respectively Excel and Access. 
  TESSy user documentation. 
  CSV and XML transport protocols. 
 
Page 5 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Introduction 
Copyright 
© European Centre for Disease Prevention and Control, 2019. Reproduction is authorised, provided 
the source is acknowledged. 
 
Page 6 of 23 

link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 18 link to page 18 link to page 9 link to page 10

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Reporting to TESSy 
Reporting to TESSy  
This section provides both an overview of the TESSy reporting process and tips on where you can find 
useful information. 
The overall process is: 
1.  Familiarise yourself with the data collection deadlines. 
2.  Prepare (export and transform) your data. 
3.  Check that your data complies with the metadata. 
4.  Check that your data source profile is up-to-date. 
5.  Submit your file(s) to TESSy. 
6.  Finalise and approve your submission. 
Checking the data col ection schedule 
 The latest data collection schedule is available in the TESSy website. 
The deadline for the submission of all VPD data, with the exception of measles and rubella, is 15 
October 2019. The deadline for the reporting of data on measles and rubella is the 25th of each 
month (reporting data up to the end of the previous month). See also VPD reporting frequency on 
page 18. 
Preparing data 
After you have exported the data from your national database, you need to ensure that the data are 
in a format that TESSy can accept. This applies both to the type of file submitted to TESSy (only CSV 
and XML files can be submitted) and to the format of the data in certain fields. 
 Tutorials covering how you can transform your data to the correct TESSy format using Excel or 
Access are available on the TESSy documents website. Information on the file formats is available in 
the CSV Transport Protocol and XML Transport Protocol. 
Checking metadata 
The TESSy metadata define the fields and data formats that are valid as input to TESSy for a given 
subject. 
As requirements for the data to be shared among TESSy users change, the data changes needed to 
support the new requirements are identified and agreed upon between the National Surveillance 
Contact Points, the Network Coordination Groups and ECDC’s Disease Experts, and then implemented 
as changes to the TESSy metadata. 
In order to ensure that your data can be saved correctly in TESSy, you therefore need to check that 
your data are correctly formatted according to the most recent metadata set. 
Changes to the metadata for the subject of this Reporting Protocol are described in: 
  Changes to current metadata – changes since the last Reporting Protocol. 
  Annex 1 Metadata change history – all preceding changes. 
It is especially important to focus on: 
 
Field formats 
Many fields require data to be formatted in a specific way. For example, dates must be in the 
YYYY-MM-DD format; dates in the DD/MM/YYYY format will be rejected. 
 
Coded values  
Some fields only permit the use of specific values (coded values). For example, MFUNK, or 
Other are the coded values for Gender and any other value in a Gender field will be rejected. 
 
Page 7 of 23 





Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Reporting to TESSy 
A single metadata set file contains all the definitions and rules you need to comply with to format 
your data correctly for every subject (usually a disease). The file can be downloaded as an Excel file 
from the TESSy documents website. 
By filtering the fields in the file by subject, you can see the fields required for your subject and the 
rules that apply to these fields. 
Checking your data source profile 
Before submitting your file(s), please review the profile for your data source(s) in TESSy (go to Data 
Sources
), and update the information, if necessary.  
 
Complete and up-to-date data source information for each subject is important for improving 
interpretation of data - each surveillance system has different features that need to be taken into 
account when comparing data at an international level. 
If your data source information is out-of-date and you do not have access rights to update it, please 
request your National Focal Point for Surveillance or National Coordinator to do so. 
 In-depth information on the data source variables is available in the TESSy user documentation. 
Submitting your data 
Data is submitted through the TESSy web interface (go to Upload). 
 
Finalising your submission 
The compliance of your data with the validation rules in the metadata is checked automatically during 
the data upload process. 
The result of your upload – i.e. rejected or validated – is displayed immediately after the conclusion 
of the check in the Validation details webpage. Please review the result carefully: 
  If your file has been rejected, there will be a message explaining each instance of non-
compliance with the metadata that you need to correct. 
  If your file has been validated, there might be warnings and remarks relating to possible data 
quality issues or to potential overwriting of existing records that you should consider. 
When you file has been validated and you are satisfied that all corrections have been made, please 
ensure prompt approval – unapproved uploads can block the approval of other uploads.  
 The TESSy user documentation provides information on reviewing validation results and adjusting 
reporting periods to avoid overwriting existing records. 
TESSy HelpDesk 
Email:  xxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 
Telephone number:  +46-(0)8-5860 1601 
 
Availability: 9:00 – 16:00 Stockholm time, Monday to Friday (except ECDC Holidays) 
 
 
 
Page 8 of 23 

link to page 10
Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Changes to current VPD metadata 
Changes to current VPD metadata 
The previous metadata changes are described in Annex 1. 
 Information on changes to the metadata for other subjects is available on the TESSy 
documentation website. 
Subject 
Variables 
Description 
Validation rule 
MENI 
ResultFetVR, ResultPorA1, 
Update coded value lists for the 
 
ResultPorA2, ResultMLST 
variables ResultFetVR, ResultPorA1, 
ResultPorA2, ResultMLST – the new 
codes added from the list: 
http://neisseria.org/nm/typing/tessy/ 
MEAS.7 
ClinicalCriteria 
Add variable 
(Error) if not completed when 
Classification is 'CONF' and 
VaccStatus’ is not 'NOTVACC' 
and ‘VaccStatus’ is not 'UNK' 
ClinicalCriteria; Classification;  
Add validation rule 
MEAS.7 
(Error) if ClinicalCriteria is not 
VaccStatus 
‘Yes’, ‘No’ or ‘UNK’, if 
 
Classification is 'CONF' and 
VaccStatus’ is not 'NOTVACC' 
and ‘VaccStatus’ is not 'UNK' 
Classification; ResultIgG; 
Add validation rule 
(Error) If Classification is 'CONF' 
MEAS.7 
ResultIgM; ResultVirDetect 
and (ResultVirDetect is not 
 
'POS' or ResultIgM is not 'POS' 
or ResultIgG is not 'POS') 
 
Validation message: Confirmed 
cases should have evidence of 
laboratory confirmation, so 
should be 'POS' for at least one 
of ResultVirDetect, ResultIgM 
or ResultIgG 
MENIISO.1 
New record type 
 
Note: the above changes to measles were implemented following discussion at the Advisory Forum in 
September 2018 about modified measles. Vaccinated, laboratory confirmed cases must have the 
Clinicalcriteria field completed. The intention is to be able to identify modified measles cases, i.e. that 
are vaccinated and laboratory confirmed but don’t meet the entire clinical criteria of the EU case 
definition.   
 
Page 9 of 23 

link to page 10 link to page 12 link to page 10 Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Annex 1 VPD metadata  
This section describes: 
  The VPD metadata set 
  Changes to the VPD metadata 
VPD metadata set 
Current record type versions 
Table 1 shows the record type versions to be used when reporting 2018 VPD surveillance data to TESSy. 
We strongly encourage case-based reporting.  
If case-based data are not available, aggregated data may be reported. 
Table 1: VPD record type versions 
Disease 
Case-based  
Aggregated 
record type version 
record type version 
Diphtheria 
DIPH.8 
AGGR.1 
Invasive Haemophilus influenzae disease 
HAEINF.7 
AGGR.1 
Measles 
MEAS.7 
AGGRVPD.1 
Invasive meningococcal disease 
MENI.11 
AGGR.1  
Mumps 
MUMP.5 
AGGRVPD.1 
Pertussis 
PERT.5 
AGGRVPD.1 
Invasive pneumococcal disease 
PNEU.5 
AGGR.1 
Polio 
POLI.5 
AGGR.1 
Rubella  
RUBE.6 
AGGRVPD.1 
Tetanus 
TETA.5 
AGGR.1 
Neisseria Meningitidis Isolates (Molecular 
MENIISO.1 
 
surveillance) 
Comment: An aggregated format called AGGRVPD” has been available for measles, mumps, pertussis and 
rubella since 2013. This format is the same as the “AGGR” format, but with “Vaccination Status” as an additional 
variable. This variable is not compulsory. 
 
Page 10 of 23 

link to page 10 link to page 11 Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Aggregated reporting 
Please refer to Table 1 to see the format for aggregated reporting for each disease.  
If only a few variables can be reported, it is recommended to give the following priority for reporting: 
AgeClass, Classification, VaccStatus, Gender.  
When reporting age the age classes listed in Table 2 (first preference) or Tables 3 and 4 (second 
preference for measles, rubella, mumps and pertussis only) should be used. 
Table 2: Categories compatible with VPD reports, ECDC Annual Epidemiological Report and the 
Surveillance Atlas of Infectious Diseases for all VPDs 

Narrative description  
Variable  
Coded value in TESSy of the variable 
AgeClass 

<1 year 
AgeClass 

1-4 years 
AgeClass 
01-04 
5-9 years 
AgeClass 
05-09 
10-14 years 
AgeClass 
10-14 
15-19 years 
AgeClass 
15-19 
20-24 years 
AgeClass 
20-24 
25-29 years 
AgeClass 
25-29 
30-34 years 
AgeClass 
30-34 
35-39 years 
AgeClass 
35-39 
40-44 years 
AgeClass 
40-44 
45-49 years 
AgeClass 
45-49 
50-54 years 
AgeClass 
50-54 
55-59 years 
AgeClass 
55-59 
60-64 years 
AgeClass 
60-64 
65 and over 
AgeClass 
65+ 
Alternative categories (option 1) for measles, rubella, mumps and pertussis 
Table 3: Alternative categories (option 1) compatible with VPD reports, the ECDC Annual 
Epidemiological Report and the Surveillance Atlas of Infectious Diseases for measles, rubella, mumps 
and pertussis only 

Narrative description 
Variable 
Coded value in TESSy of the variable 
AgeClass 

<1 year 
AgeClass 

1-4 years 
AgeClass 
01-04 
5-9 years 
AgeClass 
05-09 
10-14 years 
AgeClass 
10-14 
15-19 years 
AgeClass 
15-19 
20-24 years 
AgeClass 
20-24 
25-29 years 
AgeClass 
25-29 
 
Page 11 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
30 and over  
AgeClass 
30+ 
Alternative categories 2 for measles, rubella, mumps and pertussis 
Table 4: Alternative categories (option 2) compatible with VPD reports, the ECDC Annual 
Epidemiological Report and the Surveillance Atlas of Infectious Diseases for measles, rubella, mumps 
and pertussis only 

Narrative description 
Variable 
Coded value in TESSy of the variable 
AgeClass 

<1 year 
AgeClass 

1-4 years 
AgeClass 
01-04 
5-9 years 
AgeClass 
05-09 
10-14 years 
AgeClass 
10-14 
15-19 years 
AgeClass 
15-19 
20-29 years 
AgeClass 
20-29 
30 and over  
AgeClass 
30+ 
 
VPD metadata change history 
Metadata changes prior to 2014 can be found on the TESSy documents website. 
 
2018 VPD metadata changes 
Subject 
Description 
MENI 
Update coded value lists for the variables ResultFetVR, ResultPorA1, ResultPorA2, 
ResultMLST – the new codes added from the list: http://neisseria.org/nm/typing/tessy/ 
MEAS 
 
The variable ‘ClinicalCriteria‘ was reactivated for use in the event of vaccinated 
cases with classification ‘CONF’; whether these cases met the clinical criteria of the 
EU case definition should be recorded here.  
 
A new validation rule was added for ‘Classification’, ‘ResultIgG’, ‘ResultIgM’ and 
‘ResultVirDetect’ so that cases with classification ‘CONF’ should also have at least 
one positive laboratory marker.  
 
2017 VPD metadata changes 
Table 4: Summary of implemented changes in case-based record types for VPD in 2017 
Subject 
Description 
All diseases 
 
The description of the variable ‘DateLastVaccDose’ was updated to specify that the 
date given should be the date of last dose before disease onset. 
 
Page 12 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Subject 
Description 
Diphtheria 
 
The validation rules regarding the variables ‘Classification’ and ‘Pathogen’ were 
changed to ‘error’ so that cases with Classification==CONF could not be reported with 
unknown or missing data on Pathogen. 
 
A validation rule (warning) was added for cases reported as Classification==CONF but 
ClinicalPresentation==”UNK”.  
 
A validation rule (warning) for cases of Pathogen==ULC with 
ClinicalPresentation!=CUTA was removed. 
 
For the variable ‘ClinicalPresentation’, the coded value ‘NUS’ (not under surveil ance) 
was dropped.  
 
For the variable ‘ClinicalPresentation’, the coded values ‘CONJ’ (conjunctival) and 
“GEN” (genital) were added.  
 
The variable ‘ClinicalPresentation’ was made a mandatory variable. 
 
The variable ‘TestMethod’ was made a mandatory variable. 
 
A validation rule (warning) was added where, for cases reported as 
Classification==CONF, at least one of TestMethod1 or TestMethod2 must be reported 
as 'PCR', 'RTPCR' , 'ELEK' or 'O'.  
Measles 
 
A validation rule was changed, so that cases reported with ResultVirDetect==POS, 
must have Classification==CONF or DISCARDED. Previously, these cases could only be 
reported as Classification==CONF.   
Rubella 
 
A validation rule was changed, so that cases reported with ResultVirDetect==POS, 
must have Classification==CONF or DISCARDED. Previously, these cases could only be 
reported as Classification==CONF.   
Invasive 
 
The available coded values for al  fine typing variables (ResultFetVR, ResultPorA1, 
meningococcal 
ResultPorA2, ResultMLST) were updated from http://neisseria.org/nm/typing/tessy/. 
disease 
Mumps 

 
For the variable ‘Genotype’, the coded value ‘NA’ (not applicable) was added.  
Pertussis 
 
For the variable ‘TestMethod’, the coded value ‘ORALFLUIDIgG’ (IgG in oral fluid) was 
added.  
2016 VPD metadata changes 
Table 5: Summary of implemented changes in case-based record types for VPD in 2016 
Subject 
Description 
Diphtheria 
 
The variables ‘TestMeth1’ and TestMeth2’ were renamed ‘TestMethod1’ and 
‘TestMethod2’, in line with other VPDs.  
 
The variable ‘AgeMonth’ was added.  
 
The description of the variable ‘ClinicalPresentation’ was edited to match other VPDs. 
Invasive H. 
 
The variables ‘Specimen1’ and ‘Specimen2’ were dropped. 
influenzae 
 
The description of the variable ‘TestMethod1’ was edited to highlight that this is the 
disease 
laboratory method used on the primary laboratory specimen with a positive result for 
case confirmation and further characterisation.  
 
The description of the variable ‘TestMethod2’ was edited to highlight that this is the 
laboratory method used on the second type laboratory specimen with a positive result 
(if taken) for diagnosis or further characterisation.  
 
The description of the variable ‘Age’ was edited to match other VPDs.  
 
The coded value ‘PROB’ was removed from the variable ‘Classification’, as the EU case 
definition for invasive H. influenzae disease does not include probable cases 
 
The validation rule and message, warning if cases were reported as Classification is not 
‘UNK’, and ClinicalPresentation is ‘EPIG’ were removed. 
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
 
The variable ‘Pathogen’ was dropped. 
 
The description of the variable ‘ClinicalPresentation’ was edited to match other VPDs.  
 
Page 13 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Subject 
Description 
Invasive 
 
The description of the variable ‘TestMethod1’ was edited to highlight that this is the 
meningococcal 
laboratory method used on the primary laboratory specimen with a positive result for 
disease 
case confirmation and further characterisation.  
 
The description of the variable ‘TestMethod2’ was edited to highlight that this is the 
laboratory method used on the second type laboratory specimen with a positive result 
(if taken) for diagnosis or further characterisation. 
 
The descriptions of the variables ‘ResultPorA1’, ‘ResultPorA2’ and ‘ResultMLST’ were 
edited to improve clarity.  
 
The available coded values for al  fine typing variables (ResultFetVR, ResultPorA1, 
ResultPorA2, ResultMLST) were updated from http://neisseria.org/nm/typing/tessy/ 
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
 
The variable ‘Pathogen’ was dropped. 
Invasive 
 
The variables ‘Specimen’ and ‘DateOfSpecimen’ were dropped. 
pneumococcal 
 
The description of the variable ‘TestMethod1’ was edited to highlight that this is the 
disease 
laboratory method used on the primary laboratory specimen with a positive result for 
case confirmation and further characterisation.  
 
The description of the variable ‘TestMethod2’ was edited to highlight that this is the 
laboratory method used on the second type laboratory specimen with a positive result 
(if taken) for diagnosis or further characterisation.  
 
The coded values for the variable ‘ClinicalPresentation’ were edited. ‘Bacteraemia’ was 
replaced with ‘Septicaemia’, and ‘Meningitis’ was split into ‘Meningitis’ and ‘Meningitis 
and Septicaemia’.  
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
 
The description of the variable ‘VaccType’ was edited to improve clarity.  
Mumps 
 
The description of the variable ‘ClinicalPresentation’ was edited to match other VPDs. 
Polio 
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
Tetanus 
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
 
2015 VPD metadata changes  
General note:  
Please be aware that since metadataset 27 (15.03.2013) additional coded values were added to the 
variable ‘Specimen’ for invasive pneumococcal disease. These additional coded values included; 
JOINT = Joint fluid, O = Other (any other sterile site), PERIT = Peritoneal fluid and PLEURAL = 
Pleural fluid. This change was not noted in the reporting protocol at the time.  
Table 5: Summary of implemented changes in case-based record types for VPD in 2015 
Subject 
Description 
All diseases 
 
The variables EpiLink, ClinicalCriteria and Labresult were removed. 
Diphtheria 
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
EU case definition.  
 
The RecordType ‘HAGGR’ was removed. 
 
The variable ‘DateLastVaccDose’ was added. 
 
Two new coded values were added to the variable ‘Pathogen’. The coded value were 
PSEU=Corynebacterium pseudotuberculosis and NUS = Not under surveil ance. This 
change reflects the update of the case definition in 2012. 
Invasive H. 
 
The description of the variable ‘Clinical Presentation’ was edited to improve clarity.  
influenzae 
 
The description of the variable ‘Vaccination Status’ was edited to include the text 
disease 
‘against serotype b’.  
 
The RecordType ‘HAGGR’ was removed. 
 
Page 14 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Subject 
Description 
Invasive 
 
The description of the variable ‘Clinical Presentation’ was edited to improve clarity.  
meningococcal 
 
The variables ‘Specimen1’ and ‘Specimen2’ were dropped. 
disease 
 
The description of the variable ‘Vaccination Status’ was edited to include the text 
‘against the serogroup of meningococcus that was the cause of his/her infection’.  
 
In the variable ‘Serogroup’ the coded value W135 was replaced with W, due to a recent 
reclassification. 
 
The RecordType ‘HAGGR’ was removed. 
 
The available coded values for al  fine typing variables were updated from 
http://neisseria.org/nm/typing/tessy/ 
Invasive 
 
The description of the variable ‘Clinical Presentation’ was edited to improve clarity.  
pneumococcal 
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
disease 
EU case definition.  
 
The description of the variable ‘Vaccination Status’ was edited to include the text ‘if 
vaccine series was initiate with a vaccine different than the last one, indicate last 
vaccine of the series’.  
 
The RecordType ‘HAGGR’ was removed. 
Measles 
 
The description and coded values for the variable ‘Imported’ were edited to ensure 
consistency with the Surveil ance Guidelines for measles, rubel a and congenital rubel a 
syndrome in the WHO European Region1.  
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
EU case definition. 
Mumps 
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
EU case definition.  
 
The variable ‘Genotype’ was added. 
Pertussis 
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
EU case definition. 
Rubella 
 
The description and coded values for the variable ‘Imported’ were edited to ensure 
consistency with the Surveil ance Guidelines for measles, rubel a and congenital rubel a 
syndrome in the WHO European Region1. 
 
The description of the variable ‘Classification’ was edited to ensure consistency with the 
EU case definition. 
 
2014 VPD metadata changes 
General note:  
The description of the coding for DOSEUNK (VaccStatus variable) was changed in the 2014 metadata 
for Measles, Mumps, Rubella, Pertussis, and Diphtheria. The name of the DOSEUNK coding was 
changed from “Unknown number of doses” to “Vaccinated with unknown number of doses”. This 
modification did not imply any operational change during data upload. 
Table 6: Summary of implemented changes in case-based record types for VPD in 2014 
Subject 
Description 
MENI 
The fol owing variables were removed: 
 
MIC_CIP 
 
MIC_CTX 
 
MIC_PEN 
 
MIC_RIF 
The fol owing variables should be used from now onwards: 
 
ResultMICValueCIP 
 
ResultMICValueCTX_CFX 
 
ResultMICValuePEN 
 
ResultMICValueRIF 
 
Page 15 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 1 VPD metadata 
Subject 
Description 
MENI 
The fol owing variables were added: 
 
SIR_CIP 
 
SIR_CTX_CFX 
 
SIR_PEN 
 
SIR_RIF 
MENI, 
The requirements for the fol owing variables were decreased: 
HAEINF 
 
Specimen1 
 
Specimen2 
 
LabMethod1 
 
Labmethod2 
MENI, 
Validation rules were removed for the fol owing variables:  
HAEINF 
 
Specimen1 
 
Specimen2 
 
LabMethod1 
 
Labmethod2 
PNEUMO 
A validation rule was updated:  
(Warning) If ClinicalPresentation is 'MENI' and Specimen is not CSF and Specimen is not UNK 
Message:  If Clinical presentation is MENI, then Specimen should be CSF or UNK. 
Change to: 
(Warning) If ClinicalPresentation is 'MENI' and Specimen is not CSF and Specimen is not BLOOD 
and Specimen is not UNK  
Message:  If Clinical presentation is MENI, then Specimen should be CSF or BLOOD or UNK. 
All VPD 
Improve description of  vaccination status coded value list 
All 
Update NUTS codes according to the NUTS Codes 2010 classification from EUROSTAT 
 
 
 
Page 16 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
References 
References 
1.  Surveillance guidelines for measles, rubella and congenital rubella syndrome in the WHO European 
Region, update December 2012.  http://www.euro.who.int/en/health-topics/communicable-
diseases/measles-and-rubella/publications/2012/surveillance-guidelines-for-measles,-rubella-and-
congenital-rubella-syndrome-in-the-who-european-region,-update-december-2012 
2.  Renewed commitment to measles and rubella elimination and prevention of congenital rubella syndrome 
in the WHO European Region by 2015. Regional Committee for Europe. Sixtieth session. Moscow, 13–16 
September 2010. http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0008/119546/RC60_edoc15.pdf 
3.  Guidelines for measles and rubella outbreak investigation and response in the WHO European Region, 
2013. http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0003/217164/OutbreakGuidelines-updated.pdf 
4.  European Centre for Disease Prevention and Control. Long-term surveillance strategy 2014–2020. 
Stockholm: ECDC; 2013. http://www.ecdc.europa.eu/en/publications/Publications/long-term-
surveillance-strategy-2014-2020.pdf 
5.  WHO Vaccine-Preventable Diseases Surveillance Standards, Measles, update 15 October 2018. 
https://www.who.int/immunization/monitoring_surveillance/burden/vpd/WHO_SurveillanceVaccinePreve
ntable_11_Measles_R2.pdf    
6.  Manual for the Laboratory-based Surveillance of Measles, Rubella, and Congenital Rubella Syndrome. 
https://www.who.int/immunization/monitoring_surveillance/burden/laboratory/manual_chapter8/en/  
 
 
Page 17 of 23 

link to page 20 link to page 20 Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Annex 2 VPD-specific material  
Case definitions 
Countries are encouraged to use the 2018 EU case definitions for the 2019 data collection. The case 
definitions for measles, rubella, pertussis, poliomyelitis, tetanus remain the same as in the 2008 
edition/version of the EU case definitions, while the case definitions for diphtheria and mumps have 
been updated (see paragraph Changes in 2012 EU case definitions as compared to 2008 on page 20)
An updated case definition for pertussis has been proposed and is currently going through the 
European Commission’s approval process. No major changes in the metadata in relation to this new 
case definition are envisaged. 
For a list of 2018 EU Case Definitions, see: 
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018D0945&from=EN 
or https://ecdc.europa.eu/en/surveillance-and-disease-data/eu-case-definitions 
VPD reporting frequency 
For all diseases, any update of previously reported cases should be done before the reporting 
deadline in order for data to be included in the annual epidemiological report and surveillance atlas. 
In 2019, the surveillance data of the VPD that will be uploaded into TESSy will relate to cases with 
date used for statistics in 2018, except for measles and rubella (see below).  
(New) reporting of meningococcal disease isolates: deadline to be 
updated 
As of 14 March 2019, a new record type was created in order to capture information on the WGS 
(whole genome sequence) typing of Neisseria meningitidis. However the specificities as well as the 
timeframe of such data collection is still under finalization and will be included in a separate reporting 
protocol and summarized here when these are available. 
Annual reporting: deadline 15 October 2018 
Invasive H. influenzae disease, invasive meningococcal disease and invasive 
pneumococcal disease (enhanced surveillance) 
Data should be uploaded annually. Possible, probable and confirmed cases should be reported for 
invasive meningococcal disease. Confirmed cases only should be reported for invasive H. influenzae 
disease and invasive pneumococcal disease.  
Mumps and pertussis 
Data should be uploaded annually. Possible, probable and confirmed cases should be reported. 
Diphtheria 
Cases should be reported on a monthly basis as they are identified. An annual data call will still be 
carried out in order to finalise datasets for the previous year for use in the annual epidemiological 
report. In the annual data call it will also be necessary to report “zero cases” if no cases have 
occurred.  
Once the data are checked by the disease experts at ECDC, they are made publically available on the 
Surveillance Atlas of Infectious Diseases with a choice of weekly, monthly and annual temporal 
resolution, and through annual surveillance reports on the ECDC website. 
Polio and tetanus 
Polio data should be uploaded annually. Confirmed cases should be reported, including “zero cases”.  
 
Page 18 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Tetanus data should be uploaded annually. Probable and confirmed cases should be reported. 
Monthly reporting: deadline 25th of each month 
Measles and Rubella (enhanced surveillance) 
Measles and rubella surveillance data should be uploaded to TESSy on a monthly basis. The deadline 
for upload is the 25th of each calendar month, and the data to be uploaded is up to the end of the 
previous calendar month. On the morning of the 26th of each month, the dataset available in TESSy 
is validated by disease experts at ECDC and forwarded to the WHO Regional Office for Europe.  
Once the data are checked by the disease experts at ECDC, they are then made publically available 
on the Surveillance Atlas of Infectious Diseases, with a choice of monthly and annual temporal 
resolution and through monthly  and annual surveillance reports on the ECDC website.  
 
Collection of discarded cases 
Possible, probable, confirmed and discarded cases of measles and rubella should be reported to 
ECDC. The collection of discarded cases is important to monitor progress towards the measles and 
rubella elimination goal1-3. The metadata variable “Classification” for measles and rubella includes five 
different values (possible, probable, confirmed discarded and unknown). 
Discarded cases are defined according to WHO guidelines1 as suspected cases which were 
investigated and discarded either through negative results of adequate laboratory testing for 
measles/rubella or by an epidemiological link to a laboratory-confirmed case of another disease. 
Suspected cases are defined as cases with signs and symptoms consistent with the clinical criteria of 
measles.  
Collection of modified measles/cases that don’t fully meet the clinical criteria 
Please see comments on page 9. 
Narrative information  
Changes over time in the number of cases reported in a surveillance system do not always reflect 
true changes in the incidence of disease. New reporting practices, improved laboratory capacities and 
changes in legislation are some of the factors that can influence the number of cases reported. It is 
important to be aware of such “surveillance artefacts” when analysing surveillance data and countries 
are encouraged to describe changes in the surveillance environment that may impact on the number 
of cases reported. It is equally important to report if the surveillance environment has remained the 
same from one year to the next. We encourage reporting countries to provide this information at the 
same time as data submission to TESSy. 
 
 
 
Page 19 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Changes in 2018 EU case definitions as compared to 2012 
Changes are indicated in red 
Rubella 
Clinical criteria 
Any person with sudden onset of generalised maculo-papular rash 
AND 
At least one of the following five: 
—  Cervical adenopathy 
—  Sub-occipital adenopathy 
—  Post-auricular adenopathy 
—  Arthralgia 
—  Arthritis 
Laboratory criteria 
At least one of the following four: 
 — Isolation of rubella virus from a clinical specimen  
— Detection of rubella virus nucleic acid in a clinical specimen 
— Rubella IgM antibody detection (*)  
— Rubella IgG seroconversion or significant rise in rubella IgG antibody titre in paired specimens 
tested in parallel.  
Laboratory results need to be interpreted according to the vaccination status (possible persistence of 
IgM antibodies upon vaccination). 
Epidemiological Criteria 
An epidemiological link by human to human transmission 
Case classification 
A.  Possible case  
Any person meeting the clinical criteria 
B.  Probable case  
Any person meeting the clinical criteria with an epidemiological link 
C.  Confirmed case 
Any person meeting the clinical and the laboratory criteria who has not been recently vaccinated. In 
case of recent vaccination, a person meeting the clinical criteria with detection of wild-type rubella 
virus strain is considered as a confirmed case.  
Note: When rubella in pregnancy is suspected, further confirmation of a positive rubella IgM results is 
required for case management (for example, a rubella specific IgG avidity test, rubella IgM and 
comparison of rubella IgG levels on paired sera conducted in a reference laboratory). 
(*)In elimination settings, additional testing may be considered in certain situations to exclude false-positive IgM results (WHO 
Manual for the Laboratory-based Surveil ance of Measles, Rubel a, and Congenital Rubel a Syndrome ). 
 
Page 20 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Pertussis 
Laboratory Criteria 
Any person with a cough lasting at least two weeks AND 
— at least one of the following three: 
—  Paroxysms of coughing 
—  Inspiratory ‘whooping’ 
—  Post-tussive vomiting 
OR 
Any person diagnosed as pertussis by a physician 
OR 
Apnoeic episodes in infants 
Notes: 
All individuals including adults, adolescents or vaccinated children can present with atypical 
symptoms. Characteristics of cough should be investigate roxysmal in nature, increases during the 
night and occurs in the absence of fever. 
Laboratory Criteria 
At least one of the following three: 
—  Isolation of Bordetella pertussis from a clinical  specimen 
—  Detection of Bordetella pertussis nucleic acid in a clinical specimen 
—  Bordetella pertussis specific antibody response 
 
Direct diagnosis (i)-(ii): Bordetella pertussis and its nucleic acid are best isolated/detected from 
nasopharyngeal samples. 
Indirect diagnosis (iii): if possible ELISA should be performed using highly purified Pertussis Toxin and 
WHO reference sera as a  standard.  Results  need  to  interpreted  according  to pertussis  vaccination 
status. If vaccinated within the last few years before specimen collection, the titre of specific antibodies 
against Bordetella pertussis toxin may be a consequence of, or modified by, previous vaccination. 
Epidemiological Criteria 
An epidemiological link by human to human transmission 
Case Classification 
A. Possible case 
Any person meeting the clinical criteria 
B. Probable case 
Any person meeting the clinical criteria with an epidemiological link 
C. Confirmed case 
Any person meeting the clinical and the laboratory criteria 
 
Streptococcus pneumonia infection, invasive disease 
Clinical Criteria 
 
Page 21 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Not relevant for surveillance purposes 
Laboratory Criteria 
At least one of the following three: 
-  Isolation of Streptococcus pneumoniae from a normally sterile site 
-  Detection of Streptococcus pneumoniae nucleic acid from a normally sterile site 
-  Detection of Streptococcus pneumoniae antigen from a normally sterile site 
Epidemiological Criteria NA 
Case Classification 
A.  Possible case NA 
B.  Probable case NA 
C.  Confirmed case 
 
Any person meeting the laboratory criteria 
Antimicrobial resistance: 
The results of antimicrobial susceptibility tests must be reported according to the methods and 
criteria agreed between ECDC European Antimicrobial Resistance Surveillance Network (EARS-Net)  
Changes in 2012 EU case definitions as compared to 2008 
Changes are indicated in red 
Diphtheria  
(Corynebacterium diphtheriae, Corynebacterium ulcerans and Corynebacterium pseudotuberculosis)  
Clinical Criteria  
Any person with at least one of the following clinical forms:  
Classic Respiratory Diphtheria:  
An upper respiratory tract illness with laryngitis or nasopharyngitis or tonsillitis  
AND  
an adherent membrane/pseudomembrane  
 
Mild Respiratory Diphtheria:  
An upper respiratory tract illness with laryngitis or nasopharyngitis or tonsillitis  
WITHOUT  
an adherent membrane/pseudomembrane.  
Cutaneous Diphtheria:  
Skin lesion  
Diphtheria of other sites:  
Lesion of conjunctiva or mucous membranes  
Laboratory Criteria  
Isolation of toxin-producing Corynebacterium diphtheriae, Corynebacterium ulcerans or 
Corynebacterium pseudotuberculosis from a clinical specimen.  
Epidemiological Criteria  
At least one of the following epidemiological links:  
— Human to human transmission  
— Animal to human transmission  
 
Page 22 of 23 

Vaccine Preventable Diseases Reporting Protocol 2018   
Annex 2 VPD-specific material 
Case Classification  
A. Possible case  
Any person meeting the clinical criteria for classical respiratory diphtheria  
B. Probable case  
Any person meeting the clinical criteria for diphtheria (Classic Respiratory Diphtheria, Mild 
Respiratory Diphtheria, Cutaneous Diphtheria, Diphtheria of other sites) with an 
epidemiological link to a human confirmed case or with an epidemiological link to animal to 
human transmission 
C. Confirmed case  
Any person meeting the laboratory criteria AND at least one of the clinical forms 
Mumps 
(Mumps virus)  
Clinical Criteria  
Any person with  
— Fever  
AND  
At least one of the following three:  
— Sudden onset of unilateral or bilateral tender swelling of the parotid or other salivary 
glands without other apparent cause  
— Orchitis  
— Meningitis 
Laboratory Criteria  
At least one of the following three:  
— Isolation of mumps virus from a clinical specimen  
— Detection of mumps virus nucleic acid  
— Mumps virus specific antibody response characteristic for acute infection in serum or Saliva  
Laboratory results need to be interpreted according to the vaccination status  
Epidemiological Criteria  
An epidemiological link by human to human transmission  
Case Classification  
A. Possible case  
Any person meeting the clinical criteria  
B. Probable case  
Any person meeting the clinical criteria and with an epidemiological link  
C. Confirmed case  
Any person not recently vaccinated and meeting the laboratory criteria  
In case of recent vaccination: any person with detection of wild-type mumps virus strain 
 
 
Page 23 of 23