This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 392-704 and Addendum no1'.

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25
ANNEX I:  
Ref. Ares(2019)3487906 - 28/05/2019
GENERAL CONDITIONS FOR SERVICE CONTRACTS FOR  
EXTERNAL ACTIONS FINANCED BY THE EUROPEAN UNION OR BY THE 
EUROPEAN DEVELOPMENT FUND 
CONTENTS 
ARTICLE 1. 
DEFINITIONS ................................................................................................................... 2 
ARTICLE 2. 
COMMUNICATIONS .......................................................................................................... 2 
ARTICLE 3. 
ASSIGNMENT ................................................................................................................... 2 
ARTICLE 4. 
SUBCONTRACTING .......................................................................................................... 3 
ARTICLE 5. 
SUPPLY OF INFORMATION ............................................................................................... 3 
ARTICLE 6. 
ASSISTANCE WITH LOCAL REGULATIONS ........................................................................ 3 
ARTICLE 7. 
GENERAL OBLIGATIONS .................................................................................................. 4 
ARTICLE 8. 
CODE OF CONDUCT ......................................................................................................... 5 
ARTICLE 9. 
CONFLICT OF INTEREST ................................................................................................... 5 
ARTICLE 10. 
ADMINISTRATIVE SANCTIONS ......................................................................................... 6 
ARTICLE 11. 
SPECIFICATIONS AND DESIGNS ....................................................................................... 6 
ARTICLE 12. 
LIABILITIES ..................................................................................................................... 7 
ARTICLE 13. 
MEDICAL, INSURANCE AND SECURITY ARRANGEMENTS ................................................ 8 
ARTICLE 14. 
INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS ...................................................... 9 
ARTICLE 15. 
THE SCOPE OF THE SERVICES ........................................................................................ 10 
ARTICLE 16. 
STAFF ............................................................................................................................ 11 
ARTICLE 17. 
REPLACEMENT OF STAFF .............................................................................................. 11 
ARTICLE 18. 
TRAINEES ...................................................................................................................... 12 
ARTICLE 19. 
IMPLEMENTATION OF THE TASKS AND DELAYS ............................................................ 12 
ARTICLE 20. 
AMENDMENT TO THE CONTRACT ................................................................................. 13 
ARTICLE 21. 
WORKING HOURS .......................................................................................................... 14 
ARTICLE 22. 
LEAVE ENTITLEMENT .................................................................................................... 14 
ARTICLE 23. 
INFORMATION ............................................................................................................... 14 
ARTICLE 24. 
RECORDS ....................................................................................................................... 14 
ARTICLE 25. 
VERIFICATIONS, CHECKS AND AUDITS BY EUROPEAN UNION BODIES ......................... 15 
ARTICLE 26. 
INTERIM AND FINAL REPORTS ....................................................................................... 15 
ARTICLE 27. 
APPROVAL OF REPORTS AND DOCUMENTS ................................................................... 16 
ARTICLE 28. 
EXPENDITURE VERIFICATION ........................................................................................ 16 
ARTICLE 29. 
PAYMENT AND INTEREST ON LATE PAYMENT ............................................................... 17 
ARTICLE 30. 
FINANCIAL GUARANTEE ................................................................................................ 19 
ARTICLE 31. 
RECOVERY OF DEBTS FROM THE CONTRACTOR ........................................................... 20 
ARTICLE 32. 
REVISION OF PRICES ..................................................................................................... 20 
ARTICLE 33. 
PAYMENT TO THIRD PARTIES ........................................................................................ 20 
ARTICLE 34. 
BREACH OF CONTRACT ................................................................................................. 20 
ARTICLE 35. 
SUSPENSION OF THE CONTRACT.................................................................................... 21 
ARTICLE 36. 
TERMINATION BY THE CONTRACTING AUTHORITY ...................................................... 21 
ARTICLE 37. 
TERMINATION BY THE CONTRACTOR ........................................................................... 23 
ARTICLE 38. 
FORCE MAJEURE ........................................................................................................... 23 
ARTICLE 39. 
DECEASE ....................................................................................................................... 24 
ARTICLE 40. 
SETTLEMENT OF DISPUTES ............................................................................................ 24 
ARTICLE 41. 
APPLICABLE LAW .......................................................................................................... 25 
ARTICLE 42. 
DATA PROTECTION ........................................................................................................ 25 
15 January 2016 
Page 1 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

PRELIMINARY PROVISIONS 
ARTICLE 1. 
DEFINITIONS 
1.1. 
The headings and titles in these General Conditions shall not be taken as part thereof or be taken 
into consideration in the interpretation of the contract. 
1.2. 
Where the context so permits, words in the singular shall be deemed to include the plural and vice 
versa, and words in the masculine shall be deemed to include the feminine and vice versa. 
1.3. 
The word “country” shall be deemed to include State or Territory. 
1.4. 
Words  designating  persons  or  parties  shall  include  firms  and  companies  and  any  organisation 
having legal capacity. 
1.5. 
The  definitions  of  the  terms  used  throughout  this  General  Conditions  are  laid  down  in  the 
"Glossary  of  terms",  annex  A1a  to  the  Practical  Guide,  which  forms  an  integral  part  of  the 
contract. 
ARTICLE 2. 
COMMUNICATIONS 
2.1. 
Unless  otherwise  specified  in  the  Special  Conditions,  any written communication relating to this 
contract between the Contracting Authority or the Project Manager, and the Contractor shall state 
the  contract  title  and  identification  number,  and  shall  be  sent  by  post,  cable,  telex,  facsimile 
transmission, e-mail or personal delivery to the appropriate addresses designated by the Parties for 
that purpose in the Special Conditions.  
2.2. 
If the sender requires evidence of receipt, it shall state such requirement in its communication and 
shall  demand  such  evidence  of  receipt  whenever  there  is  a  deadline  for  the  receipt  of  the 
communication.  In  any  event,  the  sender  shall  take  all  the  necessary  measures  to  ensure  timely 
receipt of its communication. 
2.3. 
Wherever the contract provides for the giving or issue of any notice, consent, approval, certificate 
or decision, unless otherwise specified such notice, consent, approval, certificate or decision shall 
be  in  writing  and  the  words  'notify',  'consent',  'certify',  'approve'  or  'decide'  shall  be  construed 
accordingly. Any such consent, approval, certificate or decision shall not unreasonably be withheld 
or delayed. 
2.4. 
Any oral instructions or orders shall be confirmed in writing. 
ARTICLE 3. 
ASSIGNMENT 
3.1. 
An assignment shall be valid only if it is a written agreement by which the Contractor transfers its 
contract or part thereof to a third party.  
3.2. 
The  Contractor  shall  not,  without  the  prior  consent  of  the  Contracting  Authority,  assign  the 
contract or any part thereof, or any benefit or interest thereunder, except in the following cases: 
(a)  a charge, in favour of the Contractor's bankers, of any monies due or to become due under 
the contract; or 
(b)  the  assignment  to the Contractor's insurers of the Contractor's right to obtain relief against 
any other person liable in cases where the insurers have discharged the Contractor's loss or 
liability. 
3.3. 
For the purpose of article 3.2, the approval of an assignment by the Contracting Authority shall not 
relieve the  Contractor of its obligations for the part of  the contract already performed or the part 
not assigned. 
15 January 2016 
Page 2 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

3.4. 
If the Contractor has assigned  the contract without authorisation, the Contracting Authority  may, 
without formal notice thereof, apply as of right the sanction for breach of contract provided for in 
Articles 34 and 36. 
3.5. 
Assignees shall satisfy the eligibility criteria applicable for the award of the contract and they shall 
not fall under the exclusion criteria described in the tender dossier.  
ARTICLE 4. 
SUBCONTRACTING 
4.1. 
A  subcontract  shall  be  valid  only  if  it  is  a  written  agreement  by  which  the  Contractor  entrusts 
performance of a part of the contract to a third party.  
4.2. 
The  Contractor  shall  request  to  the  Contracting  Authority  the  authorization  to  subcontract.  The 
request  must  indicate  the  elements  of  the  contract  to  be  subcontracted  and  the  identity  of  the 
subcontractors.  The  Contracting  Authority  shall  notify  the  Contractor  of  its  decision,  within  30 
days of receipt of the request, stating reasons should it withhold such authorization. 
4.3. 
No  subcontract  creates  contractual  relations  between  any  subcontractor  and  the  Contracting 
Authority. 
4.4. 
The Contractor shall be responsible for the acts, defaults and negligence of its subcontractors and 
its experts, agents or employees, as if they were the acts, defaults or negligence of the Contractor, 
its experts, agents or employees. The approval by the Contracting Authority of the subcontracting 
of  any  part  of  the  contract  or  of  the  subcontractor  to  perform  any  part  of  the  services  shall  not 
relieve the Contractor of any of its obligations under the contract. 
4.5. 
If a subcontractor is found by the Contracting Authority or the Project Manager to be incompetent 
in  discharging  its  duties,  the  Contracting  Authority  or  the  Project  Manager  may  request  the 
Contractor  forthwith,  either  to  provide  a  subcontractor  with  qualifications  and  experience 
acceptable to the Contracting Authority as a replacement, or to resume the  implementation of the 
tasks itself. 
4.6. 
Subcontractors shall satisfy the eligibility criteria applicable to the award of the contract and they 
shall not fall under the exclusion criteria described in the tender dossier.   
4.7. 
Those services entrusted to a subcontractor by the Contractor shall not be entrusted to third parties 
by the subcontractor, unless otherwise agreed by the Contracting Authority. 
4.8. 
If  the  Contractor  enters  into  a  subcontract  without  approval,  the  Contracting  Authority  may, 
without formal notice thereof, apply as of right the sanction for breach of contract provided for in 
Articles 34 and 36. 
OBLIGATIONS OF THE CONTRACTING AUTHORITY 
ARTICLE 5. 
SUPPLY OF INFORMATION 
5.1. 
The  Contracting  Authority  shall  supply  the  Contractor  promptly  with  any  information  and/or 
documentation  at  its  disposal  which  may  be  relevant  to  the  performance  of  the  contract.  Such 
documents  shall  be  returned  to  the  Contracting  Authority  at  the  end  of  the  period  of 
implementation of the tasks. 
5.2. 
The  Contracting  Authority  shall  co-operate  with  the  Contractor  to  provide  information  that  the 
latter may reasonably request in order to perform the contract. 
5.3. 
The Contracting Authority shall give notification to the Contractor of the name and address of the 
Project Manager.  
ARTICLE 6. 
ASSISTANCE WITH LOCAL REGULATIONS 
6.1. 
The  Contractor  may  request  the  assistance  of  the  Contracting  Authority  in  obtaining  copies  of 
laws, regulations, and information on local customs, orders or by-laws of the country in which the 
services are to be performed, which may affect the Contractor in the performance of its obligations 
15 January 2016 
Page 3 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

under  the  contract.  The  Contracting  Authority  may  provide  the  assistance  requested  to  the 
Contractor at the Contractor's cost. 
6.2. 
Subject to the provisions of the laws and regulations on foreign labour of the country in which the 
services  have  to  be  rendered,  the  Contracting  Authority  provides  reasonable  assistance  to  the 
Contractor, at its request,  for its application for any  visas and permits required by the law of the 
Country  in  which  the  services  are  rendered,  including  work  and  residence  permits,  for  the  staff 
whose  services  the  Contractor  and  the  Contracting  Authority  consider  necessary,  as  well  as 
residence permits for their families.  
OBLIGATIONS OF THE CONTRACTOR 
ARTICLE 7. 
GENERAL OBLIGATIONS 
7.1. 
The  Contractor  shall  execute  the  contract  with  due  care,  efficiency  and  diligence  in  accordance 
with the best professional practice.  
7.2. 
The Contractor shall comply with any administrative orders given by the Project Manager. Where 
the Contractor considers that the requirements of an administrative order go beyond the authority 
of  the  Project  Manager  or  of  the  scope  of  the  contract  he  shall  give  notice,  with  reasons,  to  the 
Project Manager. If the Contractor fails to notify within the 30 day period after receipt thereof, he 
shall be barred from so doing. Execution of administrative order should not be suspended because 
of this notice. 
7.3. 
The  Contractor  shall  supply,  without  delay,  any  information  and  documents  to  the  Contracting 
Authority  and  the  European  Commission  upon  request,  regarding  the  conditions  in  which  the 
contract is being executed. 
7.4. 
The Contractor shall respect and abide by all laws and regulations in force in the  partner country 
and shall ensure that its staff, their dependants, and its local employees also respect and abide by 
all  such  laws  and  regulations.  The  Contractor  shall  indemnify  the  Contracting  Authority  against 
any  claims  and  proceedings  arising  from  any  infringement  by  the  Contractor,  its  employees  and 
their dependants of such laws and regulations. 
7.5. 
Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper performance of the 
contract, either partially or totally, the Contractor shall immediately and at its own initiative record 
it and report it to the Contracting Authority. The report shall include a description of the problem 
and an indication of the date on which it started and of the remedial action taken by the Contractor 
to ensure full compliance with its obligations under the contract. In such event the Contractor shall 
give priority to solving the problem rather than determining liability. 
7.6. 
Subject to Article 7.8, the Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make 
use  of  or  divulge  to  third  parties  any  information  or  documents  which  are  linked  to  the 
performance of the contract without the prior consent of the Contracting Authority. The Contractor 
shall continue to be bound by this undertaking after completion of the tasks and shall obtain from 
each  member  of  its  staff  the  same  undertaking.  However,  use  of  the  contract’s  reference  for 
marketing  or  tendering  purposes  does  not  require  prior  approval  of  the  Contracting  Authority, 
except where the Contracting Authority declares the contract to be confidential. 
7.7. 
If the Contractor is a joint venture or a consortium of two or more persons, all such persons shall 
be  jointly  and  severally  bound  in  respect  of  the  obligations  under  the  contract,  including  any 
recoverable amount. The person designated by the consortium to act on its behalf for the purposes 
of the contract  shall have the authority to bind the consortium and is the sole interlocutor for all 
contractual  and  financial  aspects.  The  composition  or  the  constitution  of  the  joint  venture  or 
consortium  shall  not  be  altered  without  the  prior  consent  of  the  Contracting  Authority.  Any 
alteration  of  the  composition  of  the  consortium  without  the  prior  consent  of  the  Contracting 
Authority may result in the termination of the contract. 
7.8. 
Save  where  the  European  Commission  requests  or  agrees  otherwise,  the  Contractor  shall  ensure 
the highest visibility to the financial contribution of the European Union. To ensure such publicity 
15 January 2016 
Page 4 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

the Contractor shall implement among other actions the specific activities described in the Special 
Conditions. All measures must comply with the rules in the Communication and Visibility Manual 
for EU External Actions published by the European Commission. 
7.9. 
Any  records  shall  be kept for a 7-year period after the final payment made under the  contract as 
laid  down  in  Article  24.  These  documents  comprise  any  documentation  concerning  income  and 
expenditure  and  any  inventory,  necessary  for  the  checking  of  supporting  documents,  including 
timesheets,  plane  and  transport  tickets,  pay  slips  or  invoices  for  the  remuneration  paid  to  the 
experts  and  invoices  or  receipts  for  incidental  expenditure.  In  case  of  failure  to  maintain  such 
records  the  Contracting  Authority  may,  without  formal  notice  thereof,  apply  as  of  right  the 
sanction for breach of contract provided for in Articles 34 and 36.  
ARTICLE 8. 
CODE OF CONDUCT  
8.1. 
The  Contractor  shall  at  all-time  act  impartially  and  as  a  faithful  adviser  in  accordance  with  the 
code  of  conduct  of  its  profession  as  well  as  with  appropriate  discretion.  It  shall  refrain  from 
making any public statements concerning the project or the services without the prior approval of 
the  Contracting  Authority.  It  shall  not  commit  the  Contracting  Authority  in  any  way  whatsoever 
without its prior consent, and shall make this obligation clear to third parties. 
8.2. 
The  Contractor  and  its  staff  shall  respect  human  rights and undertake not to offend the political, 
cultural and religious practices prevailing in the country where the services have to be rendered.  
8.3. 
The Contractor shall respect environmental legislation applicable in the country where the services 
have  to  be  rendered  and  internationally  agreed  core  labour  standards,  e.g.  the  ILO  core  labour 
standards, conventions on freedom of association and collective bargaining, elimination of forced 
and  compulsory  labour,  elimination  of  discrimination  in  respect  of  employment  and  occupation, 
and the abolition of child labour.  
8.4. 
The Contractor or any of its  subcontractors, agents or staff shall not abuse of its entrusted power 
for  private  gain.  The  Contractor  or  any  of  its  subcontractors,  agents  or  staff  shall  not  receive  or 
agree to receive from any person or offer or agree to give to any person or procure for any person, 
gift, gratuity, commission or consideration of any kind as an inducement or reward for performing 
or  refraining  from  any  act  relating  to  the  performance  of  the  contract  or  for  showing  favour  or 
disfavour to any person in relation to the contract. The Contractor shall comply with all applicable 
laws and regulations and codes relating to anti-bribery and anti-corruption. 
8.5. 
The  payments  to  the  Contractor  under  the  contract  shall  constitute  the  only  income  or  benefit  it 
may  derive  in  connection  with  the  contract.  The  Contractor  and  its  staff  must  not  exercise  any 
activity or receive any advantage inconsistent with their obligations under the contract. 
8.6. 
The  execution  of  the  contract  shall  not  give  rise  to  unusual  commercial  expenses.  Unusual 
commercial  expenses  are  commissions  not  mentioned  in  the  contract  or  not  stemming  from  a 
properly concluded contract referring to the contract, commissions not paid in return for any actual 
and legitimate service, commissions remitted to a tax haven, commissions paid to a recipient who 
is not clearly identified or commission paid to a company which has every appearance of being a 
front  company.  The  Contracting  Authority  and  the  European  Commission  may  carry  out 
documentary  or  on-the-spot  checks  they  deems  necessary  to  find  evidence  in  case  of  suspected 
unusual commercial expenses. 
ARTICLE 9. 
CONFLICT OF INTEREST 
9.1. 
The  Contractor  shall  take  all  necessary  measures  to  prevent  or  end  any  situation  that  could 
compromise  the  impartial  and  objective  performance  of  the  contract.  Such  conflict  of  interests 
could  arise  in  particular  as  a  result  of  economic  interest,  political  or  national  affinity,  family  or 
emotional ties, or any other relevant connection or shared interest. Any conflict of interests which 
may arise during performance of the contract shall be notified to the Contracting Authority without 
delay.  In  the  event  of  such  conflict,  the  Contractor  shall  immediately  take  all  necessary  steps  to 
resolve it. 
15 January 2016 
Page 5 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

9.2. 
The  Contracting  Authority  reserves  the  right  to  verify  that  such  measures  are  adequate  and  may 
require  additional  measures  to  be  taken  if  necessary.  The  Contractor  shall  ensure  that  its  staff, 
including its management, is not placed in a situation which could give rise to conflict of interests. 
Without prejudice to its obligations under the  contract, the Contractor shall replace, immediately 
and without compensation from the Contracting Authority, any member of its staff exposed to such 
a situation. 
9.3. 
The Contractor shall refrain from any contact which would compromise its independence or that of 
its staff.  
9.4. 
The  Contractor  shall  limit  its  role  in  connection  with  the  project  to  the  provision of the services 
described in the contract.  
9.5. 
The  Contractor  and  anyone  working  under  its  authority  or  control  in  the  performance  of  the 
contract  or  on  any  other  activity  shall  be  excluded  from  access  to  other  EU  budget/EDF  funds 
available  under  the  same  project.  However,  the  Contractor  may  participate  after  approval  of  the 
Contracting Authority if it the Contractor is able to prove that its involvement in previous stages of 
the project does not constitute unfair competition. 
9.6. 
Civil servants and other staff of the public administration of the country where the services have to 
be rendered, regardless of their administrative situation, shall not be recruited as experts unless the 
prior approval has been granted by the European Commission. 
ARTICLE 10. 
ADMINISTRATIVE SANCTIONS 
10.1. 
Without  prejudice  to  the  application  of  other  remedies  laid  down  in  the  contract,  a  sanction  of 
exclusion from all contracts  and grants financed by the EU may be imposed, after an adversarial 
procedure, upon the Contractor who, in particular,  
a) 
is guilty of grave professional misconduct, has committed irregularities or has been found in 
serious  breach  of  its  contractual  obligations.  The  duration  of  the  exclusion  shall  not  exceed  the 
duration  set  by  final  judgement  or  final  administrative  decision  or,  in  the  absence  thereof,  three 
years; 
b) 
is  guilty  of  fraud,  corruption,  participation  in  a  criminal  organisation,  money  laundering, 
terrorist-related  offences,  child  labour  or  trafficking  in  human  beings.  The  duration  of  the 
exclusion shall not exceed the duration set by final judgement or final administrative decision or, 
in the absence thereof, five years. 
10.2. 
In  the  situations  mentioned  in  Article  10.1,  in  addition  or  in  alternative  to  the  sanction  of 
exclusion, the Contractor may also be subject to financial penalties representing 2-10% of the total 
value of the contract.  
10.3. 
Where  the  Contracting  Authority  is  entitled  to  impose  financial  penalties,  it  may  deduct  such 
financial penalties from any sums due to the Contractor or call on the appropriate guarantee.  
10.4. 
The  decision  to  impose  administrative  sanctions  may  be  published  on  a  dedicated  internet-site, 
explicitly naming the Contractor. 
10.5. 
The  above  administrative  sanctions  may  also  be  imposed  on  persons  who  are  members  of  the 
administrative,  management  or  supervisory  body  of  the  Contractor,  on  persons having powers of 
representation, decision or control with regard to the Contractor,  on persons jointly and severally 
liable for the performance of the contract and on subcontractors. 
 
ARTICLE 11. 
SPECIFICATIONS AND DESIGNS 
11.1. 
The  Contractor  shall  prepare  all  specifications  and  designs  using  accepted  and  generally 
recognised  systems  acceptable  to  the  Contracting  Authority  and  taking  into  account  the  latest 
design criteria. 
15 January 2016 
Page 6 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

11.2. 
The  Contractor  shall  ensure  that  the  specifications and designs and all documentation relating to 
procurement  of  goods  and  services  for  the  project  are  prepared  on  an  impartial  basis  so  as  to 
promote competitive tendering. 
ARTICLE 12. 
LIABILITIES 
12.1. 
Liability for damage to services 
Without  prejudice  to  Article  30  (financial  guarantee)  and  Article  38  (force  majeure),  the 
Contractor shall assume (i) full responsibility for maintaining the integrity of services and (ii) the 
risk  of  loss  and  damage,  whatever  their  cause,  until the completion of the implementation of the 
tasks and approval of reports and documents under Articles 26 and 27.  
After  the  completion  of  the  implementation  of  the  tasks,  the  Contractor  shall  be  responsible  for 
and  shall  indemnify  the  Contracting  Authority  for  any  damage  caused  to  the  services  by  the 
Contractor,  its  staff,  its  subcontractors  and  any  person  for  which  the  Contractor  is  answerable, 
during  any  operation  performed  to  complete  any  work  left,  as  the  case  may  be,  pending  or  to 
comply  with  its  obligations  under  Articles  26 and 27, particularly if  the contract is performed in 
phases. 
Compensation for damage to the services resulting from the Contractor's liability in respect of the 
Contracting Authority is capped at the contract value.  
However,  compensation  for  loss  or  damage  resulting  from  fraud  or  gross  negligence  of  the 
Contractor, its staff, its subcontractors and any person for which the Contractor is answerable, can 
in no case be capped. 
The  Contractor  shall  remain  responsible  for  any  breach  of  its  obligations  under  the  contract  for 
such period after the services have been performed as may be determined by the law governing the 
contract, even after approval of the reports and documents, or by default for a period of 10 years. 
12.2. 
Contractor's liability in respect of the Contracting Authority 
At any time, the Contractor shall be responsible for and shall indemnify the Contracting Authority 
for any damage caused during the performance of the services, to the Contracting Authority by the 
Contractor, its staff, its subcontractors and any person for which the Contractor is answerable. 
Compensation  for  damage  resulting  from  the  Contractor's  liability  in  respect  of  the  Contracting 
Authority  is  capped  at  an  amount  equal  to  one  million  euros  if  the  contract  value  is  less  than  or 
equal to one million euros. If the contract value is greater than one million euros, compensation for 
damages resulting from the Contractor's liability shall be capped to the contract value. 
However,  compensation  for  loss  or  damage  resulting  from  the  Contractor's  liability  in  case  of 
bodily injury, including death, can in no case be capped. The same applies to compensation for any 
damages  of  any  kind  resulting  from  fraud  or  gross  negligence  of  the  Contractor,  its  staff,  its 
subcontractors and any person for which the Contractor is answerable. 
12.3. 
Contractor's liability in respect of third parties 
Without prejudice to Article 14.9, the Contractor shall, at its own expense, indemnify, protect and 
defend, the Contracting Authority, its agents and employees, from and against all actions, claims, 
losses  or  damage,  direct  or  indirect,  of  whatever  nature  (hereinafter  "claim(s)")  arising  from any 
act  or  omission  by  the  Contractor,  its  staff,  its  subcontractors  and/or  any  person  for  which  the 
Contractor is answerable, in the performance of the services, including any violation of any legal 
provisions,  or  rights  of  third  parties,  in  respect  of  patents,  trademarks  and  other  forms  of 
intellectual property such as copyrights. 
The Contracting Authority must notify any third party claim to the Contractor as soon as possible 
after the Contracting Authority becomes aware of them. 
If  the  Contracting  Authority  chooses  to  challenge  and  defend  itself  against  the  claim(s),  the 
Contractor  shall  bear  the  reasonable  costs  of  defense  incurred  by  the  Contracting  Authority,  its 
agents and employees. 
15 January 2016 
Page 7 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

Under these general conditions, the agents and employees of the Contracting Authority, as well as 
the Contractor's staff, its subcontractors and any person for which the Contractor is answerable are 
considered to be third parties. 
12.4. 
The Contractor shall treat all claims in close consultation with the Contracting Authority  
12.5. 
Any  settlement  or  agreement  settling  a  claim  requires  the  prior  express  written  consent  of  the 
Contracting Authority and the Contractor. 
ARTICLE 13. 
MEDICAL, INSURANCE AND SECURITY ARRANGEMENTS 
13.1. 
Medical arrangement 
The Contracting Authority may condition the performance of the services to the production, by the 
Contractor,  of  a  recent  medical  certificate  attesting  that  the  Contractor  itself,  its  staff,  its 
subcontractors and/or any person for which the Contractor is answerable, are fit to implement the 
services required under this contract. 
13.2. 
Insurance – general issues 
a)  At  the  latest  together  with  the  return  of  the  countersigned  contract,  and  for  the  period  of 
implementation of the tasks, the Contractor shall ensure that itself, its staff, its subcontractors 
and any person for which the Contractor is answerable, are adequately insured with insurance 
companies recognized on the international insurance market, unless the Contracting Authority 
has given its express written consent on a specific insurance company. 
b)  At  the  latest  together  with  the  return  of  the  countersigned  contract,  the  Contractor  shall 
provide  the  Contracting  Authority  with  all  cover  notes  and/or  certificates  of  insurance 
showing  that  the  Contractor's  obligations  relating  to  insurance  are  fully  respected.  The 
Contractor  shall  submit  without  delay,  whenever  the  Contracting  Authority  or  the  Project 
Manager so requests, an updated version of the cover notes and/or certificates of insurance. 
The  Contractor  shall  obtain  from  the  insurers  that  they  commit  to  personally  and  directly 
inform the Contracting Authority of any event likely to reduce, cancel or alter in any manner 
whatsoever, that coverage. The insurers shall deliver this information as quickly as possible, 
and in any event at least thirty (30) days before the reduction, cancellation or alteration of the 
cover  is  effective.  The  Contracting  Authority  reserves  the  right  to  indemnify  the  insurer  in 
case the Contractor fails to pay the premium, without prejudice to the Contracting Authority's 
right to recover the amount of the premium it paid, and to subsequently seek compensation for 
its possible resulting damage.  
c)  Whenever  possible,  the  Contractor  shall  ensure  that  the  subscribed  insurance  contracts 
contain a waiver of recourse in favor of the Contracting Authority, its agents and employees. 
d)  The  purchase  of  adequate  insurances  by  the  Contractor  shall  in  no  case  exempt  it  from  its 
statutory and/or contractual liabilities.  
e)  The Contractor shall fully bear the consequences of a total or partial lack of coverage, and to 
the full discharge of the Contracting Authority. 
f)  The  Contractor  shall  ensure  that  its  staff,  its  subcontractors  and  any  person  for  whom  the 
Contractor  is  answerable  comply  with  the  same  insurance  requirements  imposed  to  it  under 
this  contract.  In  case  of  default  of  insurance  or  inadequate  insurance  of  its  staff,  its 
subcontractors  or  any  person  for  which  the  Contractor  is  answerable,  the  Contractor  shall 
indemnify the Contracting Authority from all consequences resulting therefrom. 
g)  Under its own responsibility and without prejudice to the obligation to take out all insurance 
covering  its  obligations  under  this  contract,  the  Contractor  shall  ensure  that  all  compulsory 
insurances are subscribed in compliance with the laws and regulations in force in the country 
in  which  the  services  are  to  be  performed.  It  shall  also  ensure  that  all  possible  statutory 
obligations applying to the coverage are complied with. 
15 January 2016 
Page 8 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

h)  The  Contracting  Authority  shall  not  bear  any  liability  for  the  assessment  and  adequacy  of 
insurance  policies  taken  out  by  the  Contractor  with  its  contractual  and/or  statutory 
obligations. 
i)  In any event, the Contractor shall take out the insurance referred to below. 
13.3. 
Insurance – Specific issues 
a)  The Contractor shall take out all insurance necessary to cover its liability, both with regard to 
its professional liability and its liability as provided under Article 12. 
b)  The  contractor  shall  ensure  that  itself,  its  staff,  its  subcontractors  and  any  person  for  which 
the Contractor is answerable, are covered by an insurance policy covering, in addition to the 
possible intervention of any statutory insurance: 
i.  all medical expenses, including hospital expenses; 
ii.  the  full  cost  of  repatriation  in  case  of  illness,  accident,  or  in  the  event  of  death  by 
disease or accident; 
iii.  accidental  death  or  permanent  disability  resulting  from  bodily  injury  incurred  in 
connection with the contract. 
In  the  absence  of  adequate  insurance,  the  Contracting  Authority  may  bear  such  costs  to  the 
benefit  of  the  Contractor  itself,  its  staff,  its  subcontractors  and  any  person  for  which  the 
Contractor  is  answerable.  This  bearing  of  the  costs  by  the  Contracting  Authority  shall  be 
subsidiary and may be claimed against the Contractor, its subcontractors and any person who 
should  have  taken  out  this  insurance,  without  prejudice  to  the  compensation  of  the 
Contracting Authority's possibly resulting damage. 
c)  The  Contractor  shall  take out insurance policies providing coverage of the  Contractor  itself, 
its staff, its subcontractors and any person for which the Contractor is answerable,  in case of 
an accident at work or on the way to work. It shall ensure that its subcontractors do the same. 
It indemnifies the Contracting Authority against any claims that its employees or those of its 
subcontractors could have in this regard. For its permanent expatriate staff, where appropriate, 
the  Contractor  shall  in  addition  comply  with  the  laws  and  regulations  applicable  in  the 
country of origin. 
d)  The  Contractor  shall  also  insure  the  personal  effects  of  its  employees,  experts  and  their 
families located in the partner country against loss or damage. 
13.4. 
Security arrangements 
The  Contractor  shall  put  in  place  security  measures  for  its  employees,  experts  and  their  families 
located in the partner country commensurate with the physical danger (possibly) facing them. 
The  Contractor  shall  also  be  responsible  for  monitoring  the  level  of  physical  risk  to  which  its 
employees,  experts  and  their  families located in the  partner country are exposed and for keeping 
the Contracting Authority informed of the situation. If the Contracting Authority or the Contractor 
becomes aware of an imminent threat to the life or health of any of its employees, experts or their 
families,  the  Contractor  must  take  immediate  emergency  action  to  remove  the  individuals 
concerned to safety. If the Contractor takes such action, he must communicate this immediately to 
the Project Manager and this may lead to suspension of the contract in accordance with Article 35. 
ARTICLE 14. 
INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS 
14.1. 
A "result" shall be any outcome of the implementation of the contract and provided as such by the 
Contractor. 
14.2. 
The ownership of all the results or rights thereon as listed in the tender specification and the tender 
attached to the contract, including copyright and other intellectual or industrial property rights, and 
15 January 2016 
Page 9 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

all  technological  solutions  and  information  embodied  therein,  obtained  in  performance  of  the 
contract, shall be irrevocably and fully vested to the Contracting Authority from the moment these 
results or rights are delivered to it and accepted by it. The Contracting Authority may use them as 
it  sees  fit  and  in  particular  may  store,  modify,  translate,  display,  reproduce,  publish  or 
communicate by any medium, as well as, assign, transfer them as it sees fit. 
14.3. 
For  the  avoidance  of  doubt  and  where  applicable,  any  such  vesting  of  rights  is  also  deemed  to 
constitute an effective transfer of the rights from the Contractor to the Contracting Authority. 
14.4. 
The above vesting of rights in the Contracting Authority under this  contract  covers all territories 
worldwide  and  is  valid  for  the  whole  duration  of  intellectual  or  industrial    property  rights 
protection, unless stipulated otherwise by the Contracting Authority and the Contractor. 
14.5. 
The  Contractor  shall  ensure  that  delivered  results  are  free  of  rights  or  claims  from  third  parties 
including in relation to pre-existing rights, for any use envisaged by the Contracting Authority. If 
the Contracting Authority so requires, the Contractor shall provide exhaustive proof of ownership 
or rights to use all necessary rights, as well as, of all relevant agreements of the creator(s). 
14.6. 
All  reports  and  data  such  as  maps,  diagrams,  drawings,  specifications,  plans,  statistics, 
computations,  databases  format  and  data,  software  and  any  supporting  records  or  materials 
acquired,  compiled  or  prepared  by  the  Contractor  in  the  performance  of  the  contract,  as  well  as, 
any  outcome  of  the  implementation  of  the  contract,  shall  be  the  absolute  property  of  the 
Contracting  Authority  unless  otherwise  specified.  The  Contractor  shall,  upon  completion  of  the 
contract,  deliver  all  such  documents  and  data  to  the  Contracting  Authority.  The  Contractor  must 
not retain copies of such documents and data and must not use them for purposes unrelated to the 
contract without the prior consent of the Contracting Authority. 
14.7. 
The Contractor shall not publish articles relating to the services or refer to them when carrying out 
any  services  for  others,  or  divulge  information  obtained  by  the  Contractor  in  the  course  of  the 
contract  for  purposes  other  than  its  performance,  without  the  prior  consent  of  the  Contracting 
Authority. 
14.8. 
By delivering the results the Contractor warrants that the above transfer of rights does not violate 
any  law  or  infringe  any  rights  of  others  and  that  it  possesses  the  relevant  rights  or  powers  to 
execute the transfer. It also warrants that it has paid or has verified payment of all fees including 
fees to collecting societies, related to the final results. 
14.9. 
The Contractor shall indemnify and hold the Contracting Authority harmless for all damages and 
cost incurred due to any claim brought by any third party including creators and intermediaries for 
any alleged breach of any intellectual, industrial or other property right based on the Contracting 
Authority's use as specified in the contract of patents, licenses, drawings, designs, models, or brand 
or  trade-marks,  except  where  such  infringement  results  from  compliance  with  the  design  or 
specification provided by the Contracting Authority. 
NATURE OF THE SERVICES 
ARTICLE 15. 
THE SCOPE OF THE SERVICES 
15.1. 
The scope of the services is specified in Annex II and Annex III. 
15.2. 
Where the contract is for an advisory function for the benefit of the Contracting Authority and/or 
Project  Manager  in  respect  of  all  the  technical  aspects  of  the  project  which  may  arise  out  of  its 
implementation, the Contractor shall not have decision-making responsibility. 
15.3. 
Where  the  contract  is  for  management  of  the  implementation  of  the  project,  the  Contractor shall 
assume  all  the  duties  of  management  inherent  in  supervising  the  implementation  of  a  project, 
subject to the Project Manager's authority. 
15.4. 
If  the  Contractor  is  required  to  prepare  a  tender  dossier,  the  dossier  shall  contain  all  documents 
necessary  for  consulting  suitable  Contractors,  manufacturers  and  suppliers,  and  for  preparing 
tender  procedures  with  a  view  to  carrying  out  the  works  or  providing  the  supplies  or  services 
15 January 2016 
Page 10 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

covered by an invitation to tender. The Contracting Authority shall provide the Contractor with the 
information necessary for drawing up the administrative part of the tender dossier. 
ARTICLE 16. 
STAFF 
16.1. 
For  fee-based  contracts,  the  Contractor  must  inform  the  Contracting  Authority  of  all  staff  which 
the Contractor intends to use for the implementation of the tasks, other than the key experts whose 
CVs  are  included  in  Annex  IV.  Annex  II  and/or  Annex  III  shall  specify  the  minimum  level  of 
training,  qualifications  and  experience  of  the  staff  and,  where  appropriate,  the  specialisation 
required. The Contracting Authority shall have the right to oppose the Contractor's choice of staff. 
16.2. 
All those working on the project with the approval of the Contracting Authority shall commence 
their duties on the date or within the period laid down in Annex II and/or Annex III, or, failing this, 
on  the  date  or  within  the  periods  notified  to  the  Contractor  by  the  Contracting  Authority  or  the 
Project Manager. 
16.3. 
Save as otherwise provided in the contract, those working on the contract shall reside close to their 
normal place of posting. Where part of the services is to be performed outside the partner country, 
the  Contractor  shall  keep  the  Project  Manager  informed  of  the  names  and  qualifications  of  staff 
assigned to that part of the services. 
16.4. 
The Contractor shall: 
(a)  forward to the Project Manager within 30 days of the signature of the contract by both parties, 
the timetable proposed for placement of the staff; 
(b)  inform the Project Manager of the date of arrival and departure of each member of staff; 
(c)  submit  to  the  Project  Manager  for  its  approval  a  timely  request  for  the  appointment  of  any 
non-key experts. 
16.5. 
The Contractor shall provide its staff with all financial and technical means needed to enable them 
to carry out their tasks described under this contract efficiently. 
16.6. 
No recruitment of an expert by the Contractor can create contractual relations between the  expert 
and the Contracting Authority. 
ARTICLE 17. 
REPLACEMENT OF STAFF 
17.1. 
The  Contractor  shall  not  make  changes  to  the  agreed  staff  without  the  prior  approval  of  the 
Contracting  Authority.  The  Contractor  must  on  its  own  initiative  propose  a  replacement  in  the 
following cases:  
(a)  In the event of death, in the event of illness or in the event of accident of an agreed staff;  
(b)  If  it  becomes  necessary  to  replace  an  agreed  staff  for  any  other  reasons  beyond  the 
Contractor’s control (e.g. resignation, etc.).  
17.2. 
Moreover,  in  the  course  of  performance,  and  on  the  basis  of  a  written  and  justified  request  to 
which  the  Contractor  shall  provide  its  own  and  the  agreed  staff’s  observations,  the  Contracting 
Authority can order an agreed staff to be replaced.  
17.3. 
Where  an  agreed  staff  must  be  replaced,  the  replacement  must  possess  at  least  equivalent 
qualifications  and  experience,  and  the  remuneration  to be paid to the replacement cannot exceed 
that received by the agreed staff who has been replaced. Where the Contractor is unable to provide 
a  replacement  with  equivalent  qualifications  and/or  experience,  the  Contracting  Authority  may 
either  decide  to  terminate  the  contract,  if  the  proper  performance  of  it  is  jeopardised,  or,  if  it 
considers that this is not the case, accept the replacement, provided that the fees of the latter are 
renegotiated to reflect the appropriate remuneration level.  
17.4. 
Additional  costs  incurred  by  the  replacement  of  an  agreed  staff  are  the  responsibility  of  the 
Contractor. The Contracting Authority makes no payment for the period when the  agreed staff to 
be replaced is absent. The replacement of any  agreed staff, whose name is listed in Annex IV of 
the contract, must be proposed by the Contractor within 15 calendar days from the first day of the 
15 January 2016 
Page 11 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

agreed  staff’s  absence.  If  after  this  period  the  Contractor  fails  to  propose  a  replacement  in 
accordance with Article 17.3 above, the Contracting Authority may apply liquidated damages up to 
10% of the remaining fees of that expert to be replaced. The Contracting Authority must approve 
or reject the proposed replacement within 30 days. 
17.5. 
The  partner  country  may  be  notified  of  the  identity  of  the  agreed  staff  proposed  to  be  added  or 
replaced in the contract to obtain its approval. The partner country must not withhold its approval 
unless it submits duly substantiated and justified objections to the proposed experts in writing to 
the Contracting Authority within 15 days of the date of the request for approval.  
ARTICLE 18. 
TRAINEES  
18.1. 
If  required  in  the  terms  of  reference,  the  Contractor  shall  provide  training  for  the  period  of 
implementation of the tasks for trainees assigned to it by the Contracting Authority under the terms 
of the contract. 
18.2. 
Instruction by the Contractor of such trainees shall not confer on them the status of employees of 
the  Contractor.  However,  they  must  comply  with  the  Contractor's  instructions,  and  with  the 
provisions  of  article  8,  as  if  they  were  employees  of  the  Contractor.  The  Contractor  may  on 
reasoned  request  in  writing  obtain  the  replacement  of  any  trainee  whose  work  or  conduct  is 
unsatisfactory. 
18.3. 
Unless  otherwise  provided  in  the  contract,  allowance  for  trainees  covering  notably  travel, 
accommodation and all other expenses incurred by the trainees, shall be borne by the Contracting 
Authority. 
18.4. 
The  Contractor  shall  report  at  quarterly  intervals  to  the  Contracting  Authority  on  the  training 
assignment.  Immediately  prior  to  the  end  of  the  period  of  implementation  of  the  tasks,  the 
Contractor  shall  draw  up  a  report  on  the  result  of  the  training  and  an  assessment  of  the 
qualifications obtained by the trainees with a view to their future employment. The form of such 
reports and the procedure for presenting them shall be as laid down in the terms of reference. 
PERFORMANCE OF THE CONTRACT 
ARTICLE 19. 
IMPLEMENTATION OF THE TASKS AND DELAYS  
19.1. 
The Special Conditions fix the date on which implementation of the tasks is to commence.  
19.2. 
 The  period  of  implementation  of  tasks  shall  commence  on  the  date  fixed  in  accordance  with 
Article 19.1 and shall be as laid down in the Special Conditions, without prejudice to extensions of 
the period which may be granted. 
19.3. 
If  the  Contractor  fails  to  perform  the  services  within  the  period  of  implementation  of  the  tasks 
specified  in  the  contract,  the  Contracting  Authority  shall,  without  formal  notice  and  without 
prejudice to its other remedies under the contract, be entitled to liquidated damages for every day 
which  shall  elapse  between  the  end  of  the  period of  implementation of the tasks specified in  the 
contract and the actual date of completion of these tasks. 
19.4. 
The daily rate for liquidated damages is calculated by dividing the contract value by the number of 
days of the period of implementation of the tasks, up to a maximum of 15% of the total value of 
the contract.  
19.5. 
If the Contracting Authority has become entitled to claim 15% of the contract value, it may, after 
giving notice to the Contractor: 
(a)  terminate the contract, and; 
(b)  enter into a contract with a third party to complete the services, at the Contractor's cost. 
15 January 2016 
Page 12 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

ARTICLE 20. 
AMENDMENT TO THE CONTRACT 
20.1. 
Any  amendment  to  the  contract  affecting  its  object  or  scope,  such  as  amendment  to  the  total 
contract  amount,  replacement  of  an  agreed  staff  the  Curriculum  Vitae  of  which  is  part  of  the 
contract  and  change  of  the  period  of  implementation  shall  be  formalised  by  means  of  an 
addendum. Both parties may request an addendum for amendment to the contract according to the 
following principles: 
(a)   An  addendum  for  amendment  may  be  requested  only  during  the  period  of  execution  of  the 
contract;  
(b)   Any  request  for  an  addendum  shall  be  submitted  in  writing  to  the  other  party  at  least  thirty 
days before the date on which the intended addendum is required to enter into force. In case 
of special circumstances duly substantiated by the Contractor, the Contracting Authority may 
accept a different notice period. 
The requested party shall notify the requesting party of its decision concerning the request within 
30  days  from  its  receipt.  There  is  no  automatic  amendment  without  written  confirmation  by  the 
requested party.  
20.2. 
Additionally,  the  Project  Manager  has  the  power  to  issue  administrative  orders  requesting  an 
amendment to the contract not affecting its object or scope, including on request of the Contractor, 
according to the following principles: 
a)  The requested  contract  amendment may take the form of additions, omissions, substitutions, 
changes in quality, quantity, specified sequence, method or timetable of implementation of the 
services; 
b)  Prior  to  the  issuance  of  any  administrative  order,  the  Project  Manager  shall  notify  the 
Contractor of the nature and the form of the proposed amendment. 
The  Contractor  shall  then,  without  delay,  submit  to  the  Project  Manager  a  written  proposal 
containing: 
(i)   all measures required to comply with the requested amendment, 
(ii)   an updated timetable for implementation of the tasks, and,  
(iii)  if necessary, a proposed financial adjustment to the contract, using the contractual fee 
rates when the tasks are similar. When the tasks are not similar, the contractual fee rates 
shall be applied when reasonable. 
Following  receipt  of  the  Contractor's  proposal,  the  Project  Manager  shall  decide  as  soon  as 
possible whether or not the amendment shall be carried out. 
If  the  Project  Manager  decides  that  the  amendment  shall  be  carried  out,  it  shall  notify  the 
Contractor  through  an  administrative  order  stating  that  the  Contractor  shall  carry  out  the 
amendment  at  the  prices  and  under  the  conditions  given  in  the  Contractor's  proposal  or  as 
modified by the Project Manager in agreement with the Contractor. 
c)  On receipt of the administrative order, the Contractor shall carry out the amendments detailed 
in that administrative order as if such amendments were stated in the contract.  
d)  For fee based contracts, administrative orders  that have an  impact on the contractual budget 
are  limited  to  transfers  within  the  fees,  or  transfers  from  the  fees  to  the  Incidental 
Expenditures, within the limits of Article 20.3. 
e)  For global price contracts, administrative orders cannot have an impact on the contractual budget. 
20.3. 
No  amendment  either  by  means  of  addendum  or  through  administrative  order  shall  lead  to 
decreasing  the  amount  within  the  contractual  budget  allocated  to  expenditure  verification,  or 
change the award conditions prevailing at the time the contract was awarded. 
15 January 2016 
Page 13 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

20.4. 
Any  amendment  carried  out  by  the  Contractor  without  an  administrative  order  or  without  an 
addendum to the contract is not allowed and made at the Contractor's own financial risk. 
20.5. 
Where  an  amendment  is  required  by  a  default  or  breach  of  contract  by  the  Contractor,  any 
additional cost attributable to such amendment shall be borne by the Contractor. 
20.6. 
The Contractor shall notify the Contracting Authority of any change of address and bank account 
using the form  in Annex VI  to notify any  change in its bank account. The Contracting Authority 
shall have the right to oppose the Contractor's change of bank account. The Contractor shall notify 
the  Contracting  Authority  of  any  change  of  auditor  which  the  Contracting  Authority  needs  to 
approve. 
ARTICLE 21. 
WORKING HOURS 
21.1. 
The  days  and  hours  of  work  of  the  Contractor  or  the  Contractor’s  staff  shall  respect  the  laws, 
regulations  and  customs  of  the  country  where  the  services  have  to  be  rendered  and  the 
requirements of the services. 
ARTICLE 22. 
LEAVE ENTITLEMENT 
22.1. 
For  fee-based  contracts,  the  annual  leave  to  be  taken  during  the  period  of  implementation  of  the 
tasks shall be at a time approved by the Project Manager. 
22.2. 
For fee-based contracts, the fee rates are deemed to take into account the annual leave of up to 2 
months for the Contractor’s staff during the period of implementation of the tasks. Consequently, 
days taken as annual leave shall not be considered to be working days. 
22.3. 
The Contractor shall only be paid for the days actually worked. Any cost related to sick or casual 
leave shall be covered by the Contractor. The Contractor shall inform the Project Manager of any 
impact of such leave on the period of implementation of the tasks. 
ARTICLE 23. 
INFORMATION 
23.1. 
The Contractor shall provide any information relating to the services and the project to the Project 
Manager, the European Commission, the European Court of Auditors or any person authorised by 
the Contracting Authority. 
23.2. 
The  Contractor  shall  allow  the  Project  Manager  or  any  person  authorised  by  the  Contracting 
Authority or the Contracting Authority itself  to inspect or audit the records and accounts relating 
to the services and to make copies thereof both during and after provision of the services. 
ARTICLE 24. 
RECORDS 
24.1. 
The  Contractor  shall  keep  full  accurate  and  systematic  records  and  accounts  in  respect  of  the 
services in such form and detail as is sufficient to establish accurately that the number of working 
days and the actual incidental expenditure identified in the Contractor's invoice(s) have been duly 
incurred for the performance of the services. 
24.2. 
For  fee-based  contracts,  timesheets  recording  the  days  or  hours  worked  by  the  Contractor's  staff 
shall be maintained by the  Contractor. The timesheets filled in by the experts shall be confirmed 
on a monthly basis by the Contractor and shall be approved by the Project Manager or any person 
authorised by the Contracting Authority or the Contracting authority itself. The amounts invoiced 
by  the  Contractor  must  correspond  to  these  timesheets.  Time  spent  travelling  exclusively  and 
necessarily for the purpose of the implementation of the contract, by the most direct route, may be 
included  in  the  numbers  of  days  or  hours,  as  appropriate,  recorded  in  these  timesheets.  Travel 
undertaken  by  the  expert  for  mobilisation  and  demobilisation  as  well  as  for  leave  purposes  shall 
not be considered as working days. A minimum of 7 hours worked are deemed to be equivalent to 
one day worked. For all experts, their time input shall be rounded to the nearest whole number of 
days worked for the purposes of invoicing. 
24.3. 
Any records must be kept for a seven year period after the final payment made under the contract. 
These  documents  comprise  any  documentation  concerning  income  and  expenditure  and  any 
15 January 2016 
Page 14 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

inventory,  necessary  for  the  checking  of  supporting  documents,  including  timesheets,  plane  and 
transport  tickets,  pay  slips  for  the  remuneration  paid  to  the  experts  and  invoices  or  receipts  for 
incidental expenditure. In case of failure to maintain such records the Contracting Authority may, 
without formal notice thereof, apply as of right the sanction for breach of contract provided for in 
Articles 34 and 36. 
ARTICLE 25. 
VERIFICATIONS, CHECKS AND AUDITS BY EUROPEAN UNION 
BODIES 
25.1. 
The  Contractor  shall  allow  the  European  Commission,  the  European  Anti-Fraud  Office  and  the 
European Court of Auditors to verify, by examining the documents and to make copies thereof or 
by  means  of  on-the-spot  checks,  including  checks  of  documents  (original  or  copies),  the 
implementation  of  the  contract.  In  order  to  carry  out  these  verifications  and  audits,  European 
Union bodies mentioned above shall be allowed to conduct a full audit, if necessary, on the basis 
of supporting documents for the accounts, accounting documents and any other document relevant 
to the financing of the contract. The Contractor shall ensure that on-the-spot accesses is available 
at all reasonable times, notably at the  Contractor's offices, to its computer data, to its accounting 
data and to all the information needed to carry out the audits, including information on individual 
salaries  of  persons  involved  in  the  contract.  The  Contractor  shall  ensure  that  the  information  is 
readily  available  at  the  moment  of  the  audit  and,  if  so  requested,  that  data  be  handed  over  in  an 
appropriate form. These inspections may take place up to seven years after the final payment. 
25.2. 
Furthermore,  the  Contractor  shall  allow  the  European  Anti-Fraud  Office  to  carry  out  checks  and 
verification  on  the  spot  in  accordance  with  the  procedures  set  out  in  the  European  Union 
legislation  for  the  protection  of  the  financial  interests  of  the  European  Union  against  fraud  and 
other irregularities. 
25.3. 
To this end, the Contractor undertakes to give appropriate access to staff or agents of the European 
Commission, of the European Anti-Fraud Office and of the European Court of Auditors to the sites 
and locations at which the contract is carried out, including its information systems, as well as all 
documents and databases concerning the technical and financial management of the project and to 
take  all  steps  to  facilitate  their  work.  Access  given  to  agents  of  the  European  Commission, 
European  Anti-Fraud  Office  and  the  European  Court  of  Auditors  shall  be  on  the  basis  of 
confidentiality  with  respect  to  third  parties,  without  prejudice  to  the  obligations of public law to 
which  they  are  subject.  Documents  shall  be  easily  accessible  and  filed  so  as  to  facilitate  their 
examination. The Contractor shall inform the Contracting Authority of their precise location. 
25.4. 
The  Contractor  guarantees  that  the  rights  of  the  European  Commission,  of  the  European  Anti-
Fraud  Office  and  of  the  European  Court  of  Auditors  to  carry  out  audits,  checks  and  verification 
shall be equally applicable, under the same conditions and according to the same rules as those set 
out in this Article, to any subcontractor or any other party benefiting from EU budget/EDF funds.  
25.5. 
Failure to comply with the obligations set forth in Article 25.1 to 25.4 constitutes a case of serious 
breach of contract. 
ARTICLE 26. 
INTERIM AND FINAL REPORTS 
26.1. 
Unless otherwise provided in the Terms of Reference, the Contractor shall draw up interim reports 
and a final report during the period of implementation of the tasks. These reports shall consist of a 
narrative section and a financial section. The format of such reports is as notified to the Contractor 
by the Project Manager during the period of implementation of the tasks. 
26.2. 
All  invoices  must  be  accompanied  by  an  interim  or  final  report.  All  invoices  for  fee-based 
contracts must also be accompanied by an up to date financial report and an invoice for the actual 
costs of the expenditure verification. The structure of the interim or final financial report shall be 
the  same  as  that  of  the  contractually  approved  budget  (Annex  V).  This  financial  report  shall 
indicate,  at  a  minimum,  the  expenditure  of  the  reporting  period,  the  cumulative  expenditure  and 
the balance available. 
15 January 2016 
Page 15 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

26.3. 
Immediately  prior  to  the  end  of  the  period  of  implementation  of  the  tasks,  the  Contractor  shall 
draw up a final progress report together which must include, if appropriate, a critical study of any 
major problems which may have arisen during the performance of the contract. 
26.4. 
This final progress report shall be forwarded to the Project Manager not later than 60 days after the 
end  of  the  period  of  implementation  of  the  tasks.  Such  report  shall  not  bind  the  Contracting 
Authority. 
26.5. 
Where the contract is performed in phases, the implementation of each phase shall give rise to the 
preparation of a final progress report by the Contractor. 
26.6. 
Interim and final progress reports are covered by the provisions of Article 14. 
ARTICLE 27. 
APPROVAL OF REPORTS AND DOCUMENTS 
27.1. 
The approval by the Contracting Authority of reports and documents drawn up and forwarded by 
the Contractor shall certify that they comply with the terms of the contract. 
27.2. 
Where a report or document is approved by the Contracting Authority subject to amendments to be 
made  by  the  Contractor,  the  Contracting  Authority  shall  prescribe  a  period  for  making  the 
amendments requested. 
27.3. 
Where the final progress report is not approved, the dispute settlement procedure is automatically 
invoked. 
27.4. 
Where  the  contract  is  performed  in  phases,  the  implementation  of  each phase shall be subject to 
the  approval,  by  the  Contracting  Authority,  of  the  preceding  phase  except  where  the  phases  are 
carried out concurrently. 
27.5. 
The  Contracting  Authority’s  time  limit  for  accepting  reports  or  documents  shall  be  considered 
included  in  the  time  limit  for payments indicated in  Article 29, unless otherwise specified in the 
Special Conditions.  
PAYMENTS & DEBT RECOVERY 
ARTICLE 28. 
EXPENDITURE VERIFICATION 
28.1. 
No expenditure verification report is required for global price contracts. 
28.2. 
Before payments are made for fee-based contracts an external auditor must examine and verify the 
invoices and the financial reports sent by the Contractor to the Contracting Authority. The auditor 
shall  meet  the  requirements  set  out  in  the  Terms  of  Reference  for  expenditure  verification  and 
shall be approved by the Contracting Authority. 
28.3. 
The auditor must satisfy itself that relevant, reliable and sufficient evidence exists that: 
(a)  the experts employed by the  Contractor for the contract  have been working as evidenced on 
the  contract  (as  corroborated  by  independent,  third-party  evidence,  where  available)  for  the 
number of days claimed in the Contractor's invoices and in the financial reporting spreadsheet 
submitted with the interim progress reports; and 
(b)  the amounts claimed as incidental expenditure have actually and necessarily been incurred by 
the Contractor in accordance with the requirements of the terms of reference of the contract. 
On  the  basis  of  its  verification,  the  auditor  submits  to  the  Contractor  an  expenditure verification 
report in accordance with the model in Annex VII.  
28.4. 
The Contractor grants the auditor all access rights mentioned in Article 25. 
28.5. 
The  Contracting  Authority  reserves  the  right  to  require  that  the  auditor  be  replaced  if 
considerations  which  were  unknown  when  the  contract  was  signed  cast  doubt  on  the  auditor's 
independence or professional standards. 
15 January 2016 
Page 16 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

ARTICLE 29. 
PAYMENT AND INTEREST ON LATE PAYMENT 
29.1. 
Payments will be made in accordance with one of the options below, as identified in the Special 
Conditions. 
Option 1: Fee-based contract: 
The  Contracting  Authority  will  make  payments  to  the  Contractor  in  the  following 
manner: 
1.  A first payment of pre-financing, if requested by the Contractor, of an amount up to 
maximum  20%  of  the  maximum  contract  value  stated  in  point  2  of  the  contract, 
within 30 days of receipt by the Contracting Authority of an invoice, of the contract 
signed  by  both  parties,  and  of  a  financial  guarantee  if  requested,  as  defined  in 
Article 30. 
2.  Six-monthly further interim payments, as indicated in the Special Conditions, within 
60  days  of  the  Contracting  Authority  receiving  an  invoice  accompanied  by  an 
interim progress report and an expenditure verification report, subject to approval of 
those  reports  in  accordance  with  Article  27.  Such  interim  payments  shall  be  of  an 
amount equivalent to the costs incurred on the basis of the expenditure verification 
reports. When 80 % of the maximum contract value stated in point 2 of the contract 
has  been  paid  (pre-financing  and  interim  payments)  the  amounts  due  to  the 
contractor  shall  be  deducted  from  the  pre-financing  payment  until  it  is  completely 
reimbursed before any additional payment is made. 
3.  The invoices must be paid such that the sum  of payments does not exceed 90% of 
the  maximum  contract  value  stated  in  point  2  of  the  contract;  the  10%  being  the 
minimum final payment. 
4.  The  balance  of  the  final  value  of  the  contract  after  verification,  subject  to  the 
maximum  contract  value  stated  in  point  2  of  the  contract,  after  deduction  of  the 
amounts already paid, within 90 days of the Contracting Authority receiving a final 
invoice accompanied by the final progress report and a final expenditure verification 
report, subject to approval of those reports in accordance with Article 27. 
Option 2: Global price contract: 
If the contract is not divided between different outputs that the Contracting Authority can 
approve  independently,  or  has  a  duration  of  less  than  two  years,  the  Contracting 
Authority will make payments to the Contractor in the following manner: 
1.  a pre-financing payment if requested by the Contractor, of an amount up to 40% of 
the contract value stated in point 2 of the contract within 30 days of receipt by the 
Contracting Authority of an invoice, of the contract signed by both parties, and of a 
financial guarantee if requested, as defined in Article 30; 
2.  the balance of the contract value stated in point 2 of the contract within 90 days of 
the  Contracting  Authority  receiving  a  final  invoice  accompanied  by  the  final 
progress report, subject to approval of that report in accordance with Article 27. 
If the contract  has a duration of  at least two years and if the budget is divided between 
different  outputs  that  the  Contracting  Authority  can  approve  independently,  the 
Contracting Authority will make payments to the Contractor in the following manner: 
1.  a pre-financing payment if requested by the Contractor, of an amount up to 40% of 
the contract value stated in point 2 of the contract within 30 days of receipt by the 
Contracting Authority of an invoice, of the contract signed by both parties, and of a 
financial guarantee if requested, as defined in Article 30; 
2.  one interim payment at the end of each 12 months of implementation of the contract, 
of  an  amount  corresponding  to  the  outputs  delivered,  within  60  days  of  the 
15 January 2016 
Page 17 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

link to page 22 link to page 14 Contracting  Authority  receiving  an  invoice  accompanied  by  an  interim  progress 
report, subject to approval of this report in accordance with Article 27; 
3.  The invoices must be paid such that the sum of payments does not exceed 90% of 
the  maximum  contract  value  stated  in  point  2  of  the  contract;  the  10%  being  the 
minimum final payment. 
4.  the balance of the contract value stated in point 2 of the contract within 90 days of 
the  Contracting  Authority  receiving  a  final  invoice  accompanied  by  the  final 
progress report, subject to approval of that report in accordance with Article 27. 
29.2. 
The  date  of payment shall be the date on which the paying account is debited. The invoice shall 
not be admissible if one or more essential requirements are not met. Without prejudice to Article 
36.2, the Contracting Authority may halt the countdown towards this deadline for any part of the 
invoiced  amount  disputed  by  the  Project  Manager  by  notifying  the  Contractor  that  part  of  the 
invoice  is  inadmissible,  either  because  the  amount in question is not due or because the relevant 
report  cannot  be  approved  and  the  Contracting  Authority  thinks  it  necessary  to  conduct  further 
checks. In such cases, the Contracting Authority shall not unreasonably withhold any undisputed 
part  of  the  invoiced  amount  but  may  request  clarification,  alteration  or  additional  information, 
which shall be produced within 30 days of the request. The countdown towards the deadline shall 
resume  on  the  date  on  which  a  correctly  formulated  invoice  is  received  by  the  Contracting 
Authority.  If  part  of  the  invoice  is  disputed,  the  undisputed  amount  of  the  invoice  shall  not  be 
withheld and must be paid according to the payment schedule set in Article 29.1. 
 
29.3. 
Once  the  deadline  referred  to  above  has  expired,  the  Contractor  -  unless  it  is  a  government 
department  or  public  body  in  an  EU  Member  State  -  shall,  within  two  months  of  receiving  late 
payment, receive default interest: 
  at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancing transactions in euro, 
as published in the Official Journal of the European Union, C series, where payments are in 
euro, 
  at the rediscount rate applied by the central bank of the country of the Contracting Authority 
if payments are in the currency of that country,  
on  the  first  day  of  the  month  in  which  the  time-limit  expired,  plus  eight  percentage  points.  The 
interest be payable for the time elapses between the expiry of the payment deadline (exclusive) and 
the date on which the Contracting Authority’s account is debited (inclusive).  
By  way  of  exception,  when  the  interest  calculated  in  accordance  with  the  first  subparagraph  is 
lower  than  or  equal  to  EUR  200,  it  shall  be  paid  to  the  creditor  only  upon  a  demand  submitted 
within two months of receiving late payment. 
29.4. 
Payments due by the Contracting Authority shall be made into the bank account mentioned on the 
financial  identification  form  completed  by  the  Contractor.  A  new  financial  identification  form 
must be used to report any change of bank account and must be attached to the invoice.  
29.5. 
Payments shall be made in euro or in the national currency as specified in the Special Conditions. 
The  Special  Conditions  shall  lay  down  the  administrative  or  technical  conditions  governing 
payments  of  pre-financing,  interim  and/or  final  payments  made  in  accordance  with  the  General 
Conditions. Where payment is in euro, for the purposes of the Provision for incidental expenditure, 
actual expenditure shall be converted into euro at the rate published on the Infor-Euro on the first 
working  day  of  the  month  in  which  the  invoice  is  dated.  Where  payment  is  in  the  national 
currency, it shall be converted into the national currency at the rate published on the Infor-Euro on 
the first working day of the month in which the payment is made. 
29.6. 
For  fee-based  contracts,  invoices  shall  be  accompanied  by  copies  of,  or  extracts  from,  the 
corresponding approved timesheets referred to in Article 24.2 to verify the amount invoiced for the 
time input of the experts.  A minimum of 7 hours worked are deemed to be equivalent to one day 
15 January 2016 
Page 18 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

worked.  For  all  experts,  their  time  input  must  be  rounded  to  the  nearest  whole  number  of  days 
worked for the purposes of invoicing. 
29.7. 
Payment of the final balance shall be subject to performance by the Contractor of all its obligations 
relating  to  the  implementation  of  all  phases  or  parts  of  the  services  and  to  the  approval  by  the 
Contracting Authority of the final phase or part of the services. Final payment shall be made only 
after the final progress report and a final statement, identified as such, shall have been submitted 
by the Contractor and approved as satisfactory by the Contracting Authority. 
29.8. 
The  payment  obligations  of  the  European  Commission  under  the  contract  shall  cease  at  most  18 
months after the end of the period of implementation of the tasks, unless the contract is terminated 
in accordance with these General Conditions. 
29.9. 
Prior  to,  or  instead  of,  terminating  the  contract  as  provided  for  in  Article  36,  the  Contracting 
Authority may suspend payments as a precautionary measure without prior notice.  
29.10.  Where  the  award  procedure  or  the  performance  of  the  contract  proves  to  have  been  subject  to 
substantial  errors,  irregularities  or  fraud  attributable  to  the  Contractor,  the Contracting Authority 
may  in  addition  to  the  possibility  to  suspend  the  performance of the contract in accordance with 
Article  35.2  and  terminate  the  contract  as  provided  for  in  Article  36,  refuse  to  make  payments 
and/or recover amounts already paid, in proportion to the seriousness of the errors irregularities or 
fraud. 
29.11.  If  the  contract  is  terminated  for  any  reason  whatsoever,  the  guarantee  securing  the  pre-financing 
may  be  invoked  forthwith  in  order  to  repay  the  balance  of  the  pre-financing  still  owed  by  the 
Contractor, and the guarantor shall not delay payment or raise objection for any reason whatever. 
ARTICLE 30. 
FINANCIAL GUARANTEE 
30.1. 
Unless otherwise provided for in the  Special  Conditions, the Contractor shall provide a financial 
guarantee for the full amount of the pre-financing payment. The financial guarantee shall be in the 
format  provided  for  in  the  contract  and  may  be  provided  in  the  form  of  a  bank  guarantee,  a 
banker's  draft,  a  certified  cheque,  a  bond  provided  by  an  insurance  and/or  bonding  company,  an 
irrevocable letter of credit or a cash deposit made with the Contracting Authority. If the financial 
guarantee is to be provided in the form of a bank guarantee, a banker's draft, a certified cheque or a 
bond,  it  shall  be  issued  by  a  bank  or  bonding  and/or  insurance  company  approved  by  the 
Contracting  Authority.  This  financial  guarantee  shall  remain  valid  until  it  is  released  by  the 
Contracting Authority in accordance with Article  30.5 or Article  30.6, as appropriate. Where the 
Contractor is a public body the obligation for a financial guarantee may be waived depending on a 
risk assessment made. 
30.2. 
The  financial  guarantee  shall  be  provided  on  the  letterhead  of  the  financial  institution  using  the 
template provided in Annex VI. 
30.3. 
Should  the  financial  guarantee  cease  to  be  valid  and  the  Contractor fail to re-validate it,  either a 
deduction  equal  to  the  amount  of  the  pre-financing  may  be  made  by  the  Contracting  Authority 
from future payments due to the Contractor under the contract, or the Contracting Authority shall 
give formal notice to the Contractor to provide a new guarantee on the same terms as the previous 
one.  Should  the  Contractor  fail  to  provide  a  new  guarantee,  the  Contracting  Authority  may 
terminate the contract. 
30.4. 
If  the  contract  is  terminated  for  any  reason  whatsoever,  the  financial  guarantee  may  be  invoked 
forthwith in order to repay any balance still owed to the Contracting Authority by the Contractor, 
and the guarantor shall not delay payment or raise objection for any reason whatsoever. 
30.5. 
For  fee-based  contracts,  the  financial  guarantee  shall  be  released  when  the  prefinancing  is 
reimbursed in accordance with Article 29.1. 
30.6. 
For  global  price  contracts,  (i)  if  the  contract  is  not  divided  between  different  outputs  that  the 
Contracting  Authority  can  approve  independently,  or  has  a  duration  of  less  than  two  years,  the 
financial  guarantee  shall  remain  in  force  until  the  final  payment  has  been  made,  and  (ii)  if  the 
contract has a duration of at least two years and if the budget is divided between different outputs 
15 January 2016 
Page 19 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

that the Contracting Authority can approve independently, the financial guarantee shall be released 
when the prefinancing is reimbursed in accordance with Article 29.1. 
ARTICLE 31. 
RECOVERY OF DEBTS FROM THE CONTRACTOR 
31.1. 
The  Contractor  undertakes  to  repay  any  amounts  paid  in  excess  of  the  final  amount  due  to  the 
Contracting  Authority  before  the  deadline  indicated  in  the  debit  note  which  is  45  days  from  the 
issuing of that note. 
31.2. 
Should the Contractor fail to make repayment within the above deadline; the Contracting Authority 
may  (unless  the  Contractor  is  a  government  department  or  public  body  of  an EU Member State) 
increase the amounts due by adding interest: 
(a)  at the rediscount rate applied by the central bank of the country of the Contracting Authority 
if payments are in the currency of that country, 
(b)  at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancing transactions in euro, 
as published in the Official Journal of the European Union, C series,  where payments are in 
euro, 
on the first day of the month in which the time-limit expired, plus eight percentage points. 
The default interest shall be incurred over the time which elapses between the date of the 
payment  deadline,  and  the  date  on  which  the  payment  is  actually  made.  Any  partial 
payments shall first cover the interest thus established. 
31.3. 
Amounts to be repaid to the Contracting Authority may be offset against amounts of any kind due 
to the Contractor. This shall not affect the party's right to agree on payment in installments.  
31.4. 
Bank  charges  arising  from  the  repayment  of  amounts  due  to  the  Contracting  Authority  shall  be 
borne entirely by the Contractor. 
31.5. 
Without  prejudice  to  the  prerogative  of  the  Contracting  Authority,  if  necessary,  the  European 
Union may as a donor proceed itself to the recovery by any means. 
ARTICLE 32. 
REVISION OF PRICES 
32.1. 
The contract shall be at fixed prices, which shall not be revised. 
ARTICLE 33. 
PAYMENT TO THIRD PARTIES 
33.1. 
Orders  for  payments  to  third  parties  may  be  carried  out  only  after  an  assignment  made  in 
accordance with Article 3. The assignment shall be notified to the Contracting Authority. 
33.2. 
Notification of beneficiaries of the assignment shall be the sole responsibility of the Contractor. 
33.3. 
In the event of a legally binding attachment of the property of the  Contractor affecting payments 
due  to  it  under  the  contract  and  without  prejudice  to  the  time  limit  laid  down  in  Article  29,  the 
Contracting Authority shall have 30 days, starting from the day when it receives notification of the 
definitive lifting of the obstacle to payment, to resume payments to the Contractor. 
BREACH OF CONTRACT, SUSPENSION AND TERMINATION 
ARTICLE 34. 
BREACH OF CONTRACT 
34.1. 
Either  party  commits  a  breach  of  contract  where  it  fails  to  perform  its  obligations  in accordance 
with the provisions of the contract. 
34.2. 
Where  a  breach  of  contract  occurs,  the  party  injured  by  the  breach  is  entitled  to  the  following 
remedies: 
a)  damages; and/or 
15 January 2016 
Page 20 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

b)  termination of the contract. 
34.3. 
Damages may be either: 
a)  general damages; or 
b)  liquidated damages.  
34.4. 
Should  the  Contractor  fail to perform any of its obligations in accordance with the provisions of 
the  contract,  the  Contracting  Authority  is without  prejudice  to  its  right  under  article  34.2,  also 
entitled to the following remedies; 
a)  suspension of payments; and/or 
b)  reduction or recovery of payments in proportion to the failure's extent.  
34.5. 
Where  the  Contracting  Authority  is  entitled  to  damages,  it  may  deduct  such  damages  from  any 
sums due to the Contractor or call on the appropriate guarantee. 
34.6. 
The Contracting Authority shall be entitled to compensation for any damage which comes to light 
after the contract is completed in accordance with the law governing the contract. 
ARTICLE 35. 
SUSPENSION OF THE CONTRACT 
35.1. 
The  Contractor  shall,  on  the  order  of  the  Contracting  Authority,  suspend  the  execution  of  the 
contract or any part thereof for such time or times and in such manner as the Contracting Authority 
may  consider  necessary.  The  suspension  shall  take  effect  on  the  day  the  Contractor  receives  the 
order or at a later date when the order so provides. 
35.2. 
Suspension  of  the  contract  in  the  event  of  presumed  substantial  errors  or  irregularities  or  fraud: 
The  contract  may  be  suspended  in  order  to  verify  whether  presumed  substantial  errors  or 
irregularities or fraud occurred during the award procedure or the performance of  the contract. If 
these are not confirmed, performance of the contract shall resume as soon as possible. 
35.3. 
During  the  period  of  suspension,  the  Contractor  shall  take  such  protective  measures  as  may  be 
necessary. 
35.4. 
Additional  expenses  incurred  in  connection  with  such  protective  measures  may  be  added  to  the 
contract price, unless: 
a)  otherwise provided for in the contract; or 
b)  such suspension is necessary by reason of some breach or default of the Contractor; or 
c)  the  presumed  substantial  errors  or  irregularities  or  fraud  mentioned  in  article  35.2  are 
confirmed and attributable to the Contractor. 
35.5. 
The Contractor shall only be entitled to such additions to the contract price if it notifies the Project 
Manager,  within  30  days  after  receipt  of  the  order  to  suspend  execution  of  the  contract,  of  its 
intention to claim them. 
35.6. 
The  Contracting  Authority,  after  consulting  the  Contractor,  shall  determine such additions to the 
contract  price  and/or  extension  of  the  period  of  performance  to  be  granted  to  the  Contractor  in 
respect of such claim as shall, in the opinion of the Contracting Authority be fair and reasonable. 
35.7. 
The Contracting Authority shall, as soon as possible, order the Contractor to resume the contract 
suspended  or  inform  the  Contractor  that  it  terminates  the  contract.  If  the  period  of  suspension 
exceeds 90 days and the suspension is not due to the Contractor's breach or default, the Contractor 
may, by notice to the Contracting Authority, request to proceed with the contract within  30 days, 
or terminate the contract. 
ARTICLE 36. 
TERMINATION BY THE CONTRACTING AUTHORITY 
36.1. 
The  Contracting  Authority  may,  at  any  time  and  with  immediate  effect,  subject  to  Article  36.8, 
terminate the contract, except as provided for under Article 36.2.  
15 January 2016 
Page 21 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

36.2. 
Subject  to  any  other  provision  of  these  General  Conditions  the  Contracting  Authority  may,  by 
giving  seven  days'  notice  to  the  Contractor,  terminate  the  contract  in  any  of  the  following  cases 
where:  
(a)  the  Contractor  is  in  serious  breach  of  contract  for  failure  to  perform  its  contractual 
obligations; 
(b)  the Contractor  fails to comply within a reasonable time with the notice given by the Project 
Manager requiring it to make good the neglect or failure to perform its obligations under the 
contract which seriously affects the proper and timely performance of the services; 
(c)  the Contractor refuses or neglects to carry out any administrative orders given by the Project 
Manager; 
(d)  the  Contractor  assigns  the  contract  or  subcontracts  without  the  authorisation  of  the 
Contracting Authority; 
(e)  the  Contractor  is  bankrupt,  subject  to  insolvency  or  winding  up  procedures,  is  having  its 
assets  administered  by  a  liquidator  or  by  the  courts,  has  entered  into  an  arrangement  with 
creditors,  has  suspended  business  activities,  or  is  in  any  analogous  situation  arising  from  a 
similar  procedure  provided  for  under  any  national  law  or  regulations  relevant  to  that 
Contractor; 
(f)  any organisational modification occurs involving  a change in the legal personality, nature or 
control  of  the  Contractor,  unless  such  modification  is  recorded  in  an  addendum  to  the 
contract; 
(g)  any other legal disability hindering performance of the contract occurs; 
(h)  the Contractor  fails to provide the required guarantees or insurance, or the person providing 
the earlier guarantee or insurance is not able to abide by its commitments;  
(i)  the Contractor has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which 
the Contracting Authority can justify; 
(j)  it  has  been  established  by  a  final  judgment  or  a  final  administrative  decision  or  by  proof  in 
possession  of  the  Contracting  Authority  that  the  Contractor  has  been  guilty  of  fraud, 
corruption,  involvement  in  a  criminal  organisation,  money  laundering  or  terrorist  financing, 
terrorist  related  offences,  child  labour  or  other  forms  of  trafficking  in  human  beings  or  has 
committed an irregularity; 
(k)  the Contractor, in the performance of another contract financed by the EU budget/EDF funds, 
has been declared to be in serious breach of contract, which has led to its early termination or 
the  application  of  liquidated  damages  or  other  contractual  penalties  or  which  has  been 
discovered  following  checks,  audits  or  investigations  by  the  European  Commission,  the 
Contracting Authority, OLAF or the Court of Auditors; 
(l)  after the award of the contract, the award procedure or the performance of the contract proves 
to have been subject to substantial errors, irregularities or fraud; 
(m)  the award procedure or the performance of another contract financed  by the EU budget/EDF 
funds proves to have been subject to substantial errors, irregularities or fraud which are likely 
to affect the performance of the present contract; 
(n)  the Contractor fails to perform its obligation in accordance with Article 8 and Article 9;  
(o)  the Contractor is unable to provide a suitable replacement to an expert, the absence of which 
affects the proper performance of the contract. 
The cases of termination under points (e), (i), (j), (l), (m) and (n) may refer also to persons who are 
members  of  the  administrative,  management  or  supervisory  body  of  the  Contractor  and/or  to 
persons having powers of representation, decision or control with regard to the Contractor. 
The cases of termination under points (a), (e), (f), (g), (i), (j), (k), (l), (m) and (n) may refer also to 
persons jointly and severally liable for the performance of the contract.  
15 January 2016 
Page 22 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

The cases under points (e), (i), (j), (k), (l), (m) and (n) may refer also to subcontractors. 
36.3. 
Termination  shall  be  without  prejudice  to  any  other  rights  or  powers  under  the  contract  of  the 
Contracting Authority and the Contractor. The Contracting Authority may, thereafter, complete the 
services itself, or conclude any other contract with a third party, at the  Contractor's own expense. 
The  Contractor's  liability  for  delay  in  completion  shall  immediately  cease  when  the  Contracting 
Authority  terminates  the  contract  without  prejudice  to  any  liability  thereunder  that  may  already 
have arisen. 
36.4. 
Upon termination of the contract or when it has received notice thereof, the Contractor shall take 
immediate  steps  to  bring  the  services  to  a  close  in  a  prompt  and  orderly  manner  and  to  reduce 
expenditure to a minimum. 
36.5. 
The Project Manager shall, as soon as possible after termination, certify the value of the services 
and all sums due to the Contractor as at the date of termination. 
36.6. 
The  Contracting  Authority  shall  not  be  obliged  to  make  any  further  payments  to  the  Contractor 
until the services are completed. After the services are completed, the Contracting Authority shall 
recover  from  the  Contractor  the  extra  costs,  if  any,  of  completing  the  services,  or  shall  pay  any 
balance still due to the Contractor.  
36.7. 
If the Contracting Authority terminates the contract pursuant to Article 36.2, it shall, in addition to 
the extra costs for completion of the contract and without prejudice to its other remedies under the 
contract, be entitled to recover from the Contractor any loss it has suffered up to the value of the 
services which have not been satisfactorily completed unless otherwise provided for in the Special 
Conditions.  
36.8. 
Where the termination is not due to an act or omission of the  Contractor, force majeure  or other 
circumstances beyond the control of the Contracting Authority, the Contractor shall be entitled to 
claim in addition to sums owed to it for work already performed, an indemnity for loss suffered. 
36.9. 
This  contract shall be automatically terminated if it has  not given rise to any payment in the two 
years following its signing by both parties.  
ARTICLE 37. 
TERMINATION BY THE CONTRACTOR 
37.1. 
The  Contractor  may,  after  giving  14  days'  notice  to  the  Contracting  Authority,  terminate  the 
contract if the Contracting Authority: 
a)  fails for more than 120 days to pay the Contractor the amounts due after the expiry of the time 
limit stated in Article 29; or 
b)  consistently fails to meet its obligations after repeated reminders; or 
c)  suspends the progress of the services or any part thereof for more than 90 days for reasons not 
specified in the contract, or not attributable to the Contractor's breach or default. 
37.2. 
Such termination shall be without prejudice to any other rights of the Contracting Authority or the 
Contractor acquired under the contract. 
37.3. 
In the event of such termination, the Contracting Authority shall pay the Contractor for any loss or 
damage the Contractor may have suffered. Such additional payment must not be such that the total 
payments exceed the amount specified in Article 2 of the contract. 
ARTICLE 38. 
FORCE MAJEURE 
38.1. 
Neither party shall be considered to be in default or in breach of its obligations under the contract 
if the performance of such obligations is prevented by any circumstances of  force majeure which 
arise after the date of notification of award or the date when the contract becomes effective. 
38.2. 
The term force majeure, as used herein covers any unforeseeable events, not within the control of 
either party and which by the exercise of due diligence neither party is able to overcome such as 
acts  of  God,  strikes,  lock-outs  or  other  industrial  disturbances,  acts  of  the  public  enemy,  wars 
whether declared or not, blockades, insurrection, riots, epidemics, landslides, earthquakes, storms, 
15 January 2016 
Page 23 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

link to page 24 lightning,  floods,  washouts,  civil  disturbances,  explosions.. A decision of the European Union to 
suspend the cooperation with the partner country is considered to be a case of force majeure when 
it implies suspension of funding the contract. 
38.3. 
Notwithstanding the provisions of Article 19 and Article 36, the Contractor shall not be liable for 
liquidated  damages  or  termination  for  breach  or  default  if,  and  to  the  extent  that,  its  delay  in 
performance or other failure to perform its obligations under the contract is the result of an event 
of  force  majeure.  The  Contracting  Authority  shall  similarly  not  be  liable,  notwithstanding  the 
provisions  of  Article  29  and  Article  37,  for  payment  of  interest  on  delayed  payments,  for  non-
performance or for termination by the  Contractor for breach or  default, if, and to the extent that, 
the  Contracting  Authority's  delay  or  other  failure  to  perform  its  obligations  is  the  result  of  force 
majeure

38.4. 
If either party considers that any circumstances of force majeure have occurred which may affect 
performance  of  its  obligations  it  shall  promptly  notify  the  other  party  and  the  Project  Manager 
giving details of the nature, the probable duration and the likely effect of the circumstances. Unless 
otherwise directed by the Project Manager in writing, the Contractor shall continue to perform its 
obligations  under  the  contract  as  far  as  is  reasonably  practicable,  and  shall  seek  all  reasonable 
alternative means for performance of its obligations which are not prevented by the force majeure 
event. The Contractor shall not put into effect such alternative means unless directed so to do by 
the Project Manager. 
38.5. 
For  a  fee-based  contract,  if  the  Contractor  incurs  additional  costs  in  complying  with  the  Project 
Manager's  directions  or  using  alternative  means  under  Article  38.4  the  amount  thereof  shall  be 
certified by the Project Manager. 
38.6. 
If  circumstances  of  force  majeure  have  occurred  and  continue  for  a  period  of  180  days  then, 
notwithstanding  any  extension  of  time for completion of  the contract  that the  Contractor may by 
reason  thereof  have  been  granted,  either  party  shall  be  entitled  to  serve  upon  the  other  30  days' 
notice  to  terminate  the  contract.  If  at  the  expiry  of  the  period  of  30  days  the  situation  of  force 
majeure
  persists,  the  contract  shall  be  terminated  and,  in  consequence  thereof  under  the  law 
governing the contract, the parties shall be released from further performance of the contract. 
ARTICLE 39. 
DECEASE 
39.1. 
If the  Contractor is a natural person, the contract shall be automatically terminated if that person 
dies.  However,  the  Contracting  Authority  shall  examine  any  proposal  made  by  its  heirs  or 
beneficiaries if they have notified their wish to continue the contract. 
39.2. 
Where  the  Contractor  consists  of  a  number  of  natural  persons  and  one  or  more  of  them  die,  a 
report  shall  be  agreed  between  the  parties  on  the  progress  of  the  contract  and  the  Contracting 
Authority  shall  decide  whether  to  terminate  or  continue  the  contract  in  accordance  with  the 
undertaking given by the survivors and by the heirs or beneficiaries, as the case may be.  
39.3. 
In the cases provided for in Articles 39.1 and 39.2, persons offering to continue to  implement the 
contract shall notify the Contracting Authority thereof within 15 days of the date of decease. The 
decision of the Contracting Authority shall be notified to those concerned within 30 days of receipt 
of such a proposal 
39.4. 
Such persons shall be jointly and severally liable for the proper implementation of the contract to 
the  same  extent  as  the  deceased  Contractor.  Continuation  of  the  contract  shall  be  subject  to  the 
rules relating to establishment of any guarantee provided for in the contract. 
SETTLEMENT OF DISPUTES AND APPLICABLE LAW 
ARTICLE 40. 
SETTLEMENT OF DISPUTES 
40.1. 
The  parties  shall  make  every  effort  to  settle  amicably  any  dispute  relating  to  the  contract  which 
may arise between them. 
15 January 2016 
Page 24 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

40.2. 
Once a dispute has arisen, a party shall notify the other party of the dispute, stating its position on 
the dispute and any solution which it envisages, and requesting an amicable settlement. The other 
party  shall  respond  to  this  request for amicable settlement within 30 days, stating its position on 
the dispute. Unless the parties agree otherwise, the maximum time period laid down for reaching 
an  amicable  settlement  shall  be  120  days  from  the  date  of  the  notification  requesting  such  a 
procedure. Should a party not agree to the other party's request for amicable settlement, should a 
party  not  respond  in  time to that request or should no amicable settlement be reached within the 
maximum time period, the amicable settlement procedure is considered to have failed.  
40.3. 
In the absence of an amicable settlement, a party may notify the other party requesting a settlement 
through conciliation by a third person. If the European Commission is not a party to the contract, it 
may accept to intervene as conciliator. The other party shall respond to the request for conciliation 
within  30  days.  Unless  the  parties  agree  otherwise,  the  maximum  time  period  laid  down  for 
reaching a settlement through conciliation shall be 120 days from the notification requesting such 
a procedure. Should a  party not agree to the other  party's request for  conciliation, should a party 
not respond in time to that request or should no settlement be reached within the maximum time 
period, the conciliation procedure is considered to have failed.  
40.4. 
If  the  amicable  settlement  procedure  and,  if  so  requested,  the  conciliation  procedure  fails,  each 
party  may  refer  the  dispute  to  either  the  decision  of  a  national  jurisdiction  or  arbitration,  as 
specified in the Special Conditions. 
ARTICLE 41. 
APPLICABLE LAW 
41.1. 
This contract shall be governed by the law of the  country of the Contracting Authority or, where 
the Contracting Authority is the European Commission, by the European Union law supplemented 
as appropriate by Belgian law.  
DATA PROTECTION 
ARTICLE 42. 
DATA PROTECTION 
42.1. 
Any  personal  data  included  in  the  contract  shall  be  processed  pursuant  to  Regulation  (EC)  No 
45/2001  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data.  The  data  shall  be 
processed solely for the purposes of the performance, management and monitoring of the contract 
by the Contracting Authority without prejudice to possible transmission to the bodies charged with 
monitoring  or  inspection  in  application  of  EU  law.  The  Contractor  shall  have the right to access 
his/her  personal  data  and  to  rectify  any  such  data.  Should  the  Contractor  have  any  queries 
concerning  the  processing  of  his/her  personal  data,  s/he  shall  address  them  to  the  Contracting 
Authority. The Contractor shall have right of recourse at any time to the European Data Protection 
Supervisor. 
42.2. 
Where  the  contract  requires  processing  personal  data,  the  Contractor  may  act  only  under  the 
supervision  of  the  data  controller,  in  particular  with  regard  to  the  purposes  of  processing,  the 
categories of data which may be processed, the recipients of the data, and the means by which the 
data subject may exercise his/her rights. 
42.3. 
The data shall be confidential within the meaning of Regulation (EC) No 45/2001 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of 
personal data by Community institutions and bodies and on the free movement of such data. The 
Contractor shall limit access to the data to staff strictly needed to perform, manage and monitor the 
contract. 
42.4. 
The Contractor undertakes to adopt technical and organisational security measures to address the 
risks inherent in processing and in the nature of the personal data concerned in order to: 
a)  prevent any unauthorised person from having access to computer systems processing personal 
data, and especially: 
15 January 2016 
Page 25 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf 

aa) 
unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; 
ab) 
unauthorised  data  input,  unauthorised  disclosure,  alteration  or  erasure  of  stored 
personal data; 
ac) 
unauthorised  persons  from  using  data-processing  systems  by  means  of  data 
transmission facilities; 
b)  ensure that authorised users of a data-processing system can access only the personal data to 
which their access right refers; 
c)  record which personal data have been communicated, when and to whom; 
d)  ensure  that  personal  data  processed  on  behalf  of  third  parties  can  be  processed  only  in  the 
manner prescribed by the contracting institution or body; 
e)  ensure  that,  during  communication  of personal data and transport of storage media, the data 
cannot be read, copied or erased without authorisation; 
f)  design its organisational structure in such a way that it meets data protection requirements.  
* * * 
15 January 2016 
Page 26 of 26 
b8d_annexigc_en.pdf