Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Request for contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 392-704 and Addendum no1'.


 
Ref. Ares(2019)3487906 - 28/05/2019
TERMS OF REFERENCE FOR AN EXPENDITURE VERIFICATION OF A SERVICE 
CONTRACT (FEE-BASED) - EXTERNAL ACTIONS OF THE EUROPEAN UNION 
How to complete these standard Terms of Reference: Please insert the information requested 
between the <> brackets, as appropriate for each tender procedure. Square brackets [ ] and 
parts shaded in grey indicate options to choose: they should be included when applicable. All 
other text should only need to be amended in exceptional cases, depending on the requirements 
of specific tender procedures. In the final version of each set of Terms of Reference, please 
remember to delete this paragraph, any other text with yellow highlighting, and to suppress all 
brackets. 

The  following  are  the  terms  of  reference  (‘ToR’)  on  which  <name  of  the  Contractor>  ‘the 
Contractor’  agrees  to  engage  <name  of  the  audit  firm>  ‘the  Auditor’  to  perform  an  expenditure 
verification and to report in connection with a European Union financed fee-based service contract for 
external actions concerning <title and number of the service contract> (the ‘Service Contract’). Where 
in  these  ToR  the  ‘Contracting  Authority’  is  mentioned  this  refers  to  <the  European  Commission  or 
name of another contracting authority> which has signed the Service Contract with the Contractor and 
finances the services. The Contracting Authority is not a party to this agreement. 
1.1 Responsibilities of the Parties to the Engagement 
‘The Contractor’ refers to the entity that is receiving the funds for the services and that has signed the 
Service Contract with the Contracting Authority. 
•  The  Contractor  is  responsible for providing a  Financial  Report for the  services  financed  by  the 
Service  Contract  which  complies  with  the  terms  and  conditions  of  the  Service  Contract  and  for 
ensuring that this Financial Report can be reconciled to the Contractor’s accounts and records in 
respect  of  these  services.  The  Contractor  is  responsible  for  providing  sufficient  and  adequate 
information, both financial and non-financial, in support of the Financial Report. 
•  The Contractor accepts that the ability of the Auditor to perform the procedures required by this 
engagement effectively depends upon the Contractor providing full and free access to Contractor's 
staff and its accounts and records. 
•  ‘The  Auditor’  is  responsible  for  performing  the  agreed-upon  procedures  as  specified  in  these 
ToR, and for submitting a report of factual findings to the Contractor. ‘Auditor’ refers to the audit 
firm  contracted  for  this  engagement  and  in  particular  to  the  partner  or  other  person  in  the  audit 
firm who is responsible for the engagement and for the report that is issued on behalf of the firm, 
and who has the appropriate authority from a professional, legal or regulatory body. 
By agreeing these ToR the Auditor confirms that he/she meets at least one of the following conditions
•  The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution 
which in turn is member of the International Federation of Accountants (IFAC). 
•  The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution. 
Although  this  organisation  is  not  member  of  the  IFAC,  the  Auditor  commits  him/herself  to 
undertake this engagement in accordance with the IFAC standards and ethics set out in these ToR. 
•  The Auditor and/or the firm is registered as a  statutory auditor in the public register of a public 
oversight body in an EU member state in accordance with the principles of public oversight set out 
in  Directive  2006/43/EC  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  (this  applies  to  auditors 
and audit firms based in an EU member state)1.  
                                                
1  Directive  2006/43  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  17  May  2006  on  statutory  audits  of 
annual accounts and consolidated accounts, amending Council Directives 78/660/EEC and 83/349/EEC and 
repealing Council Directive 84/253 EEC. 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 1 of 19 

 
•  The Auditor and/or the firm is registered as a  statutory auditor in the public register of a public 
oversight body in a third country and this register is subject to principles of public oversight as set 
out in the legislation of the country concerned (this applies to auditors and audit firms based in a 
third country). 
1.2 Subject of the Engagement 
The subject of this engagement is the Contractor’s invoice dated <dd Month yyyy> and the[interim] 
[final]  Financial  Report  in  connection  with  the  Service  Contract  for  the  period  covering  <dd  Month 
yyyy to dd Month yyyy>. The activities performed by the Contractor under the Service Contract are 
[technical assistance] [studies] [training] and [designs] in accordance with the terms and conditions of 
the Service Contract.  Annex 1 to these ToR contains information about the Service Contract. 
1.3 Reason for the Engagement 
The  Contractor  is  required  to  submit  to  the  Contracting  Authority  an  expenditure  verification  report 
produced  by  an  external  auditor  accompanied  by  the  Contractor’s  invoice  and  in  support  of  the 
payment  requested  by  the  Contractor  under  Article  29.1  of  the  General  Conditions  of  the  Service 
Contract. The Authorising Officer of the Commission requires this report as he makes the payment of 
the invoice and of the fees and expenditure claimed conditional on the factual findings of this report. 
1.4 Engagement Type and Objective 
This expenditure verification is an engagement to perform certain agreed-upon procedures with regard 
to the Financial  Report for the Service  Contract. The objective of  this expenditure verification is for 
the Auditor to carry out the specific procedures listed in Annex 2A of these ToR and to submit to the 
Contractor a report of factual  findings with regard to the specific  verification procedures performed. 
Verification means that the Auditor examines the factual information in the Financial Report and the 
invoice  of the  Contractor and compares it with the terms  and conditions  of the  Service Contract. As 
this  engagement  is  not  an  assurance  engagement  the  Auditor  does  not  provide  an  audit  opinion  and 
expresses no assurance. The Contracting Authority assesses for itself the factual findings reported by 
the Auditor and draws its own conclusions from these factual findings. 
1.5 Standards and Ethics 
The Auditor shall undertake this engagement in accordance with: 

the  International  Standard  on  Related  Services  (‘ISRS’)  4400  Engagements  to  perform  Agreed-
upon Procedures regarding Financial Information
 as promulgated by the IFAC;  

with  the  IFAC  Code  of  Ethics  for  Professional  Accountants  (developed  and  issued  by  IFAC's 
International  Ethics  Standards  Board  for  Accountants  (IESBA),  which  establishes  fundamental 
ethical  principles  for  Auditors  with  regard  to  integrity,  objectivity,  independence,  professional 
competence  and  due  care,  confidentiality,  professional  behaviour  and  technical  standards. 
Although ISRS 4400 provides that independence is not a requirement for agreed-upon procedures 
engagements,  the  Contracting  Authority  requires  that  the  Auditor  is  independent  from  the 
Contractor  and  complies  with  the  independence  requirements  of  the  IFAC  Code  of  Ethics  for 
Professional Accountants

1.6 Procedures, Evidence and Documentation 
The  Auditor  plans  the  work  so  that  an  effective  expenditure  verification  can  be  performed.  The 
Auditor performs the procedures listed in Annex 2A of these ToR (‘Listing of specific procedures to 
be  performed’)  and  applies  the  guidelines  in  Annex  2B  (Guidelines  for  specific  procedures  to  be 
performed). The evidence to be used for performing the procedures in Annex 2A is all financial and 
non-financial  information  which  makes  it  possible  to  examine  the  expenditure  claimed  by  the 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 2 of 19 

 
Contractor in the Financial Report. The Auditor uses the evidence obtained from these procedures as 
the  basis  for  the  report  of  factual  findings.  The  Auditor  documents  matters  which  are  important  in 
providing  evidence  to  support the  report  of factual  findings,  and  evidence  that  the  work  was  carried 
out in accordance with ISRS 4400 and these ToR. 
1.7 Reporting 
The  report  on  this  expenditure  verification  should  describe  the  purpose,  the  agreed-upon  procedures 
and the factual findings of the engagement in sufficient detail in order to enable the Contractor and the 
Contracting Authority to understand the nature and extent of the procedures performed by the Auditor 
and the factual findings reported by the Auditor.  
The use of the Model Report for an Expenditure Verification of an EC Service Contract (fee-based) in 
Annex 3 of these ToR is compulsory. This report should be provided by the Auditor to <name of the 
Contractorwithin < number of working days to be indicated by the Contractor> working days after 
the day of signature of these ToR. 
1.8 Other Terms 
The fee for this engagement shall be <fee amount and currencyThe Contractor may want to agree a 
fixed fee for the engagement or otherwise. The Contractor should specify any reimbursable expenses 
and allowances (e.g. travelling, other) agreed with the Auditor and whether VAT and/or other relevant 
taxes are included in the fees/expenses. 
The Contractor and the Auditor can use this section to agree any other specific terms 
Annex 1 
Information about the Service Contract  
Annex 2A  Listing of specific procedures to be performed 
Annex 2B  Guidelines for specific procedures to be performed 
Annex 3 
Model report for an expenditure verification of an EC service contract (fee-based) 
 
For the Contractor: 
For the Auditor: 
 
 
 
 
Signature 
Signature 
<name and capacity> 
<name and capacity> 
<date> 
<date> 
 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 3 of 19 

 
Annex 1 Information about the Service Contract  
[Annex to be completed by the Contractor] 
 
Information about the Service Contract 
Reference number and date of the 
<Contracting Authority’s reference of the Contract> 
Service Contract 
Service contract title  
 
Country 
 
Contractor 
<full name and address of the Contractor as per the Service Contract> 
Legal basis for the Contract 
 
Start date of the Contract 
 
End date of the Contract 
 
Maximum Contract value 
<amount in Art.(3) of the Special Conditions of the Service Contract> 
Total amount of the invoice and 
<provide the total amount as per the Contractor’s invoice subject of this verification 
invoice date 
and the invoice date> 
Total amount invoiced to the 
<provide the total amount invoiced by the Contractor, the number of invoices and the 
Contracting Authority to date 
invoice dates and references> 
Total amount received to date by 
<Total amount received as per dd.mm.yyyy> 
the Contractor from Contracting 
Authority  
Contracting Authority 
[ To be completed only if the Contracting Authority is not the Commission Provide 
the name, position/title, phone and E-mail of the contact person at the Contracting 
Authority.] 
European Commission 
<provide the name, position/title, phone and E-mail of the contact person in the 
Delegation of the Commission in the country concerned, or if applicable at 
Headquarters> 
Auditor 
<Name and address of the audit firm and names/positions of the auditors> 
 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 4 of 19 

 
Annex 2A Listing of the specific procedures to be performed 
This Annex is a standard listing of specific procedures to be performed and it shall not be modified 

General Procedures 
1.1  Terms and Conditions of the Service Contract 
The  Auditor  obtains  an  understanding  of  the  terms  and  conditions  of  the  Service  Contract  by 
reviewing the Service Contract and its annexes and other relevant information, and by inquiry of the 
Contractor. The Auditor obtains a copy of the original Service Contract (signed by the Contractor and 
the  Contracting  Authority)  with  its  annexes.  The  Auditor  obtains  and  reviews  the  Report  (which 
includes a narrative and a financial section) as per Article 26.1 of the General Conditions. 
1.2  Financial Report and Invoice for the Service Contract 
The  Auditor  verifies  that  the  Contractor’s  invoice  and  Financial  Report  comply  with  the  following 
conditions of Article 26 of the General Conditions of the Service Contract: 

The format of the Financial Report should be as notified to the Contractor by the Project Manager 
during the period of implementation of the tasks (article. 26.1) 

All invoices for a fee-based contract must be accompanied by an up to date Financial Report. The 
structure  of the  interim  or final  Financial  Report  should  be  the  same  as  that  of the  contractually 
approved budget (Annex V). The Financial Report should indicate, at a minimum, the expenditure 
of the reporting period, the cumulative expenditure and the balance available. 
1.3  Rules for Accounting and Record keeping 
The Auditor examines – when performing the procedures listed in Annex 2A - whether the Contractor 
has  complied  with  the  following  rules  for  accounts  and  record  keeping  of  Article  24  of  the  General 
Conditions of the Service Contract: 

The  Contractor  must  keep  full  accurate  and  systematic  records  and  accounts  in  accordance  with 
the specific conditions of Article 24.1; 

The Contractor must keep timesheets in accordance with the specific conditions of Article 24.2. 
1.4  Reconciling the Financial Report to the Contractor's Accounts and Records 
The  Auditor  reconciles  the  information  in  the  invoice  and  the  Financial  Report  to  the  Contractor’s 
accounts and records in respect of the services. 
1.5  Exchange Rates 
The Auditor verifies that amounts of fees and other expenditure incurred in a currency other than the 
Euro  have  been  converted  in  accordance  with  the  specific  conditions  of  Article  29.5  of  the  General 
Conditions the Service Contract.  

Procedures to verify conformity of Fees and Expenditure with the Budget and 
Analytical Review 

2.1  Budget of the Service Contract 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 5 of 19 

 
The Auditor carries out an analytical review of the expenditure headings in the Financial Report and 
verifies  that  the  budget  in  the  Financial  Report  corresponds  with  the  budget  of  the  Service  Contract 
(authenticity  and  authorisation  of  the  initial  budget)  and  that the  fees  and  expenditure  incurred  were 
indicated in the budget of the Service Contract. 
2.2  Amendments to the Budget of the Service Contract 
The  Auditor  verifies  whether  there  have  been  amendments  to  the  budget  of  the  Service  Contract. 
Where this is the case the Auditor verifies that the conditions of Articles 20.1 and 20.2 of the General 
Conditions  of  the  Service  Contract  were  respected  and  that  an  addendum  to  the  Service  Contract 
(Article 20.1) or an Administrative Order (Article 20.2) exists. 

Procedures to verify Fees and Expenditure 
3.1   
Eligibility of Fees 
The Auditor verifies the eligibility of the fees with the terms and conditions of the Service Contract set 
out below. 
3.1.1  Verification of time charged to the Service Contract 
3.1.1.1 Timesheets for the Contractor's Personnel 
The Auditor verifies that: 
(1)  Time  (number  of  days  /  hours  worked)  charged  to  the  Service  Contract  for  the  Contractor's 
personnel  (i.e. team  leaders, senior and junior experts) corresponds to timesheets maintained by 
the  Contractor  in  accordance  with  the  criteria  for  records  of  (Article  24  of  the  General 
Conditions). 
(2)  Timesheets  were  approved  by  the  Project  Manager  or  any  person  authorised  by  the  Contracting 
Authority  or  by  the  Contracting  Authority  itself  on  a  monthly  basis  (Article  24.2  of the  General 
Conditions). 
(3)  Timesheets cover time periods that fall within the implementation period of the Service Contract 
(Article 5 of the Special Conditions) 
(4)  Time  (number  of  days  /  hours  worked)  charged  to  the  Service  Contract  for  the  Contractor's 
personnel has not already been charged in a previous Financial Report and invoice submitted by 
the Contractor for payment by the Contracting Authority.   
(5)  Time  charged  to  the  Service  Contract  relates  to  the  Contractor's  personnel  mentioned  in  the 
Budget  for  the  Service  Contract.  The  Auditor  reviews  variances  between  estimated  time  for  the 
Contractor's  personnel  in  the  budget  and  actual  time  charged  and  obtains  explanations  from  the 
Contractor for substantial variances. In cases of substantial overruns the Auditor verifies that such 
overruns have been properly authorised (Article 20 of the General Conditions). 
(6)  The total number of days / hours on timesheets has been correctly calculated. For this purpose the 
Auditor  may  use  a  sample  (e.g.  recalculating  (sub)  totals  for  a  number  of  the  Contractor's 
personnel and for a number of months. 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 6 of 19 

 
3.1.1.2  The Contractor's personnel is employed or contracted by the Contractor and 
approved by the Contracting Authority 
The Auditor verifies that: 
(1)  The  Contractor's  personnel  (i.e.  team  leaders,  senior  and  junior  experts)  for  who  time  has  been 
charged to the Service Contract was actually employed by the Contractor in the period covered by 
the  timesheets.  For  this  purpose  the  Auditor  examines  supporting  evidence  such  as  employment 
contracts.  For personnel contracted by  the Contractor  (e.g. independent experts  and  free-lancers) 
the Auditor examines supporting evidence such as contracts. The Auditor also verifies that there is 
agreement  by  the  Contracting  Authority  that  contracted  personnel  (i.e.  key  experts  and  non-key 
experts) can work for the Service Contract. For this purpose the Auditor verifies that key experts 
are listed in Annex IV of the Service Contract (see point (3) below) and that appropriate evidence 
(i.e.  administrative  orders)  exists  for  non-key  experts  (see  point  (4)  below).  The  Auditor  can 
examine supporting evidence on a sample basis (e.g. for a number of months). 
(2)  The salaries and fees of the Contractor's personnel for who time has been charged to the Service 
Contract  were  actually  incurred  and  paid  by  the  Contractor  in  the  period  covered  by  the 
timesheets. For this purpose the Auditor examines payroll information (e.g. salary statements and 
pay  slips)  for  staff  employed  by  the  Contractor.  For personnel  contracted  by  the  Contractor  (i.e. 
key  experts  and  non-key  experts)  the  Auditor  examines  supporting  evidence  relating  to  the 
charging  of  fees  and  payment  (e.g.  invoices  and  proof  of  payment).  The  Auditor  can  examine 
supporting evidence on a sample basis (e.g. for a number of months). 
(3)  Key experts for who time has been charged to the contract are listed in Annex IV (key experts) of 
the  Service  Contract,  that  CVs  are  included  in  this  Annex  and  that  signed  addendums  to  the 
Service  Contract  exist  for  key  experts  who  have  been  replaced  by  other  ones  (Article  20  of  the 
General Conditions). 
(4)  The  Contractor  has  informed  the  Contracting  Authority  of  all  experts  other  than  key  experts  for 
who  time  has  been  charged  to  the  Service  Contract  and  that  there  is  a  written  approval  of  the 
Project Manager for the appointment and replacement of these  experts  (Article  16 and 17 of  the 
General Conditions). 
3.1.1.3  The Contractor's personnel has carried out activities for the Service Contract 
(1)  In  addition  to  the  procedures  under  3.1.1.1  and  3.1.1.2  the  Auditor  obtains  evidence,  including 
where available independent, third-party evidence, that time charged for the Contractor's personnel 
(i.e.  team  leaders,  senior  and  junior  experts)  pertains  to  Service  Contract  activities.  Evidence 
includes but is not limited to:  
-  Statements  (written  and  oral)  from  the  Project  Manager  and  where  available  from  EU 
Delegation Officials; 
-  Monitoring and evaluation reports and memo's obtained from the EU Delegation; 
-  Reports and documents drawn up by the Contractor and approved by the Contracting Authority 
(Article 27 of the General Conditions) as well as other activity reports and memo's produced by 
the Contractor and the Contractor's personnel; 
-  Minutes and  records of meetings of the Contractor and the Contractor's personnel with project 
staff, the Project Manager and EU Delegation staff; 
-  Correspondence of the Contractor and the Contractor's personnel with project staff, the Project 
Manager and EU Delegation staff; 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 7 of 19 

 
-  Visas  and  work  and  residence  permits  issued  by  the  partner  country  for  the  Contractor's 
personnel as well as proof of insurance cover (e.g. medical, liability) kept by the Contractor; 
-  Reports  and  data  compiled  or  prepared  by  the  Contractor  in  the  performance  of  the  Service 
Contract as specified in Article 14 of the General Conditions; 
-  Complaints  and  comments,  if  any,  of  project  staff,  Project  Manager  and  EU  Delegation  staff 
with regard to the quality and quantity of the services performed by the Contractor; 
-  Any other evidence which the Auditor considers appropriate. 
(2)  The Auditor reports that evidence was obtained which makes it plausible that the time charged for 
the Contractor's personnel relates to Service Contract activities. In case the Auditor has not been 
able to obtain such evidence the reasons must be specified in the Auditor's report. 
3.1.2  Verification of fee rates charged to the Service Contract 
(1)  The Auditor verifies that the fee rates for the Contractor's personnel (i.e. team leaders, senior and 
junior  experts)  charged  to  the  Service  Contract  are  the  ones  indicated  in  the  Service  Contract 
budget (Annex V of the Special Conditions). 
(2)  If the actual fee rate charged differs from the fee rate indicated in the budget the Auditor verifies 
whether the actual fee rate has been approved in accordance with the terms and conditions of the 
Service Contract (Article 20 of the General Conditions). 
3.1.3  Verification of total fee costs charged to the Service Contract 
(1)  Value 
(a)  The  Auditor  verifies  that  the  total  number  of  days  /  hours  worked  on  timesheets  for  the 
Contractor's personnel (i.e. team leaders, senior and junior experts) multiplied by actual fee rates 
corresponds with the total fee cost charged to the Service Contract in the Financial Report and on 
the invoice (Article 29.6 General Conditions). 
(b)  The  Auditor  verifies,  where  applicable,  whether  the  correct  exchange  rates  have  been  used  in 
accordance with the terms and conditions of the Service Contract in order to calculate the total fee 
cost for the Contractor's personnel (Article 29.5 General Conditions). 
(2)  Classification 
The  Auditor  verifies  that  total  fee  costs  for  the  Contractor's  personnel  are  classified  in the  Financial 
Report in accordance with the underlying timesheets and other evidence. 
3.2  Eligibility of Incidental Expenditure 
The Auditor verifies the eligibility of incidental expenditure claimed with the terms and conditions of 
the Contract. 
3.2.1  Verification of Incidental Expenditure –Verification Procedures and Criteria 
(1)  Incidental expenditure actually incurred (General Conditions Article 28.3) 
The  Auditor  verifies  that  incidental  expenditure  was  actually  incurred  by  and  pertains  to  the 
Contractor. For this purpose the Auditor examines supporting documents (e.g. invoices) and proof of 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 8 of 19 

 
payment.  The  Auditor  also  examines  proof  of  work  done,  goods  received  or  services  rendered  and 
he/she verifies the existence of assets where applicable. 
(2)  Cut-off - Implementation period (Article 5 of the Special Conditions) 
The Auditor verifies that incidental expenditure was incurred during the implementation period of the 
Service Contract and that it had not already been charged in a previous Financial Report and invoice 
submitted by the Contractor for payment by the Contracting Authority. 
(3)  Budget (Special Conditions Annex V) 
The Auditor verifies that incidental expenditure was indicated in the Service Contract budget. 
(4)  Covered by fee-rates (General Conditions Article 28.3) 
The  Auditor  verifies  that  incidental  expenditure  (including  costs  of  office  accommodation)  is  not 
already  covered  or  supposed  to  be  covered  in  the  fee-rates  for  the  Contractor's    personnel  (i.e.  team 
leaders,  senior  and  junior  experts)  and  personnel  other  than  experts.  For  this  purpose  the  Auditor 
reviews  the  conditions  in Section  6.1, 6.2  and 6.5  of  the  terms  of  reference  for  the  Service  Contract 
(Annex II of the Service Contract). 
(5)  Necessary (General Conditions Article 28.3) 
The  Auditor  verifies  whether  it  is  plausible  that  incidental  expenditure  was  necessary  for  the 
implementation of the Service Contract and that it had to be incurred for the Service Contract activities 
by examining the nature of the expenditure with supporting documents. 
(6)  Records (General Conditions Article 24.1) 
The Auditor verifies that incidental expenditure is recorded in Contractor’s accounts and substantiated 
by  evidence  (see  section  1  of  Annex  2B,  Guidelines  for  Specific  Procedures  to  be  performed)  and 
notably the supporting documents as specified  in Article 24.1 and 24.2 of the  General Conditions of 
the Service Contract. 
(7)  Valuation 
The  Auditor  verifies  that  the  monetary  value  of  incidental  expenditure  agrees  with  underlying 
documents (e.g. invoices, salary statements) and that correct exchange rates are used where applicable. 
All  incidental  expenditure incurred  should  be  declared  and  invoiced  at  actual  cost.  This  is  explicitly 
stipulated in Annex V (Budget) of a fee-based service contract). 
(8)  Classification 
The  Auditor  examines  the  nature  of  the  costs  and  verifies  that  these  costs  have  been  classified  as 
incidental expenditure in the Financial Report. 
3.2.2  Verification of Incidental Expenditure - Specific Verification Procedures for Per 
Diems 
The  Auditor  verifies  the  eligibility  of  the  total  amounts  of  subsistence  i.e.  per  diems  declared  in  the 
Financial Report for the Contractor's personnel (i.e. team leaders, senior and junior experts) who have 
performed missions requiring at least 12 hours away from their normal place of posting with the terms 
and  conditions  of  the  Service  Contract  and  the  rules  set  out  in  Annex  V  (Budget)  of  the  Service 
Contract. More specifically the Auditor verifies that the subsistence i.e. per diem amounts declared in 
the Financial Report and included in the Contractor's invoice: 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 9 of 19 

 
(1)  Correspond to actual cost/per diems paid/reimbursed by the Contractor to personnel contracted or 
employed by the Contractor; 
(2)  For each 24 hours period do not exceed the maximum amount which is contractually allowed i.e. 
the flat rates / per diem rates published at: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-
tender/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en  
(For each period of 12 hours mission, the expert is entitled to receive 50% of the flat rate amount); 
(3)  Relate to missions which were required for and foreseen in the Service Contract; and 
(4)  Relate to the total number of days actually performed for these missions. 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 10 of 19 

 
Annex 2B 
Guidelines for Specific Procedures to be performed  
[This Annex provides standard guidelines for the specific procedures to be performed and these guidelines shall not 
be modified] 


Verification Evidence 
When performing the specific procedures listed in Annex 2A the Auditor may apply techniques such 
as  inquiry  and  analysis,  (re)computation,  comparison,  other  clerical  accuracy  checks,  observation, 
inspection of records and documents, inspection of assets and obtaining confirmations.  
The  Auditor  obtains  verification  evidence  from  these  procedures  to  draw  up  his  report  of  factual 
findings. Verification evidence is all information used by the Auditor in arriving at the factual findings 
and  it  includes  the  information  contained  in  the  accounting  records  underlying  the  Financial  Report 
and other information (financial and non-financial). 
The contractual requirements that relate to verification evidence are: 
•  The  Contractor  shall  keep  full  accurate  and  systematic  records  and  accounts  in  respect  of  the 
services in such form and detail as is sufficient to establish accurately that the number of working 
days and the actual incidental expenditure identified in the Contractor's invoice(s) have been duly 
incurred for the performance of the services (Article 24.1 of the General Conditions of the Service 
Contract); 
•  Timesheets must be maintained and approved (Article 24.2 of the General Conditions); 
•  The  Contractor  will  allow the verification  of  original  documents,  supporting  documents  for  the 
accounts, accounting documents  and  any other document relevant  to the financing of the project 
(Article 25.1 General Conditions); 
•  The Contractor will give appropriate access to its information systems, as well as all documents 
and databases concerning the technical and financial management of the project. Documents must 
be  easily  accessible  and  filed  so  as  to  facilitate  their  examination  (Article  25.2  General 
Conditions); 
•  All  reports  and  data  such  as  maps,  diagrams,  drawings,  specifications,  plans,  statistics, 
calculations,  databases,  software  and  supporting  records  or  materials  acquired,  compiled  or 
prepared by the Contractor in the performance of the Contract shall be the absolute property of the 
Contracting Authority unless otherwise specified (Article 14.1 of the General Conditions). 
Moreover, for the purpose of the procedures listed in Annex 2A, supporting documents: 
•  Shall be available in the original form or in the form of copies (as set out in the PRAG) including 
in electronic form.  
Guidance: records  and accounting and supporting documents should be available in documentary 
form, whether paper, electronic or other medium (e.g. a written record of a meeting is more reliable 
than  an  oral  presentation  of  the  matters  discussed).  Electronic  documents  can  be  accepted  only 
where: 
-  the  documentation  was  first  received  or  created  (e.g.  an  order  form  or  confirmation)  by  the 
Contractor(s) in electronic form; or 
-  the  Auditor  is  satisfied  that  the  Contractor  uses  an  electronic  archiving  system  which  meets 
established standards (e.g. a certified system which complies with national law). 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 11 of 19 

 
•  Should preferably be obtained from independent sources outside the entity (an original suppliers 
invoice or contract is more reliable than an internally approved receipt note); 
•  Which is generated internally is more reliable if it has been subject to control and approval; 
•  Obtained directly by the Auditor (e.g. inspection of assets) is more reliable than evidence obtained 
indirectly (e.g. inquiry about the asset). 
If the Auditor finds that the above criteria for evidence are not sufficiently met, he/she should detail 
this in the factual findings. 

Obtaining an understanding of the terms and conditions of the Contract (Annex 2A 
- procedure 1.1) 

The  Auditor  obtains  an  understanding  of  the  terms  and  conditions  of  the  Service  Contract  and  of 
Annex  II  of  the  Service  Contract,  which  contains  the  Terms  of  Reference  for  the  Contractor. 
Moreover, the Auditor pays special attention to the rules for subcontracting as set out in Article 4 of 
the General Conditions of the Service Contract.  
If  the  Auditor  finds  that  the  terms  and  conditions  to  be  verified  are  not  sufficiently  clear  he  should 
request clarification from the Contractor. 

Verification of Fees and Expenditure (Annex 2A - procedures 3.1 and 3.2) 
The  fees  and  expenditure  claimed  by  the  Contractor  in  the  Financial  Report  are  presented  under  the 
following  headings:  Fees  (including  overheads)  and  Incidental  Expenditure.  These  headings  may  be 
broken down into subheadings.   
Fees  and  expenditure  subheadings  can  be  broken  down  into  individual  fee  and  expenditure  items  or 
classes  of  expenditure  items  with  the  same  or  similar  characteristics.  The  form  and  nature  of  the 
supporting evidence (e.g. a timesheet, a contract, an invoice etc) and the way fees and expenditure are 
recorded (e.g. computerised time recording, journal entries) vary with the type and nature of the fees 
and  expenditure  and  the  underlying  actions  or  transactions.  However,  in  all  cases  fees  claimed  must 
relate  to  the  fee  rates  agreed  in  the  Budget  and  the  time  worked  as  attested  to  by  the  timesheets  as 
required by Article 24.2 of the General Conditions.  Expenditure items  should in all cases  reflect  the 
accounting (or financial) value of underlying actions or transactions no matter the type and nature of 
the action or transaction concerned. 

Verification Coverage of Fees and Expenditure (Annex 2A - procedures 3.1 and 3.2) 
The Auditor must carry out a complete and exhaustive verification of all the fees and all expenditure 
claimed on the invoice and in the Financial Report. 

Procedures to verify Fees and Expenditure (Annex 2A - procedures 3.1 and 3.3) 
The  Auditor  verifies  the  fees  and  the  expenditure  by  carrying  out  procedures  3.1  and  3.3  listed  in 
Annex  2A  and  reports  all  the  factual  findings  and  exceptions  resulting  from  these  procedures. 
Verification exceptions are all verification deviations found when performing the procedures set out in 
Annex 2A.  
The Auditor quantifies the amount of the verification exception found and the potential impact on the 
EC contribution,  should the  Commission declare the  fee or  expenditure item(s) concerned ineligible. 
The Auditor reports all exceptions found including the ones of which he cannot quantify the amount of 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 12 of 19 

 
the verification exception found and the potential impact on the EC contribution. The Auditor reports 
all exceptions found including the ones of which he cannot measure the financial impact. 
For example: the Auditor finds that an amount of 1.000€ relating to expert fees is not supported by the 
hours worked on the timesheets. 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 13 of 19 

 
 
Annex 3 
Model Report for an Expenditure Verification of an EC Service Contract (fee-based) 
 
HOW TO USE THIS MODEL REPORT? All text highlighted in yellow in this model report is for 
instruction only and auditors should remove it after use. Information requested in the following form 
<……..> (e.g. <name of the contractor> must be completed by the auditor. 

 
<To be printed on AUDITOR'S letterhead> 
 
Report for an Expenditure Verification of a Service Contract  
(fee-based) - External Actions of the European Union 
<Title of and number of the service contract > 
 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
 
1 
REPORT OF FACTUAL FINDINGS 
14 
2 
INFORMATION ABOUT THE SERVICE CONTRACT 
17 
3 
PROCEDURES PERFORMED AND FACTUAL FINDINGS 
17 
ANNEX 1  FINANCIAL REPORT FOR THE SERVICE CONTRACT 
18 
ANNEX 2  INVOICE OF THE CONTRACTOR 
19 
ANNEX 3  TERMS OF REFERENCE EXPENDITURE VERIFICATION 
19 
 

Report of Factual Findings 
 
<
 Name of contact person[s] >, Position> 
< Contractor’s name > 
<
Address> 
 
<dd Month yyyy> 
Dear < Name of contact person[s] > 
In accordance with the terms of reference dated <dd Month yyyy> that you agreed with us, we provide 
our Report of Factual Findings (“the Report”), with respect to the accompanying Financial Report and 
invoice for the period covering < dd Month yyyy - dd Month yyyy> (Annexes 1 and 2 of this report). 
You requested certain procedures to be carried out in connection with your Financial Report and the 
invoice  and  the  European  Union  financed  Service  Contract  concerning  <title  and  number  of  the 
contract>, the ‘Service Contract’. 
Objective 
Our engagement was  an  expenditure verification which is  an engagement to perform certain agreed-
upon  procedures  with  regard to the  Financial  Report for  the  Service  Contract  between  you  and  <the 
European Commission or the name of another contracting authority> the ‘Contracting Authority’. The 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 14 of 19 

 
objective  of  this  expenditure  verification  is  for  us  to  carry  out  certain  procedures  to  which  we  have 
agreed and to submit to you a report of factual findings with regard to the procedures performed.  
Standards and Ethics  
Our engagement was undertaken in accordance with: 

International  Standard on Related Services (‘ISRS’)  4400 Engagements to perform  Agreed-upon 
Procedures  regarding  Financial  Information
  as  promulgated  by  the  International  Federation  of 
Accountants (‘IFAC);  

the  Code  of  Ethics  for  Professional  Accountants  issued  by  the  IFAC.  Although  ISRS  4400 
provides  that  independence  is  not  a  requirement  for  agreed-upon  procedures  engagements,  the 
Contracting Authority requires that the auditor also complies with the independence requirements 
of the Code of Ethics for Professional Accountants
Procedures performed 
As requested, we have only performed the procedures listed in Annex 2A of the terms of reference for 
this engagement (see Annex 2 of this Report).  
These procedures have been determined solely by the Contracting Authority and the procedures were 
performed  solely  to  assist  the  Contracting  Authority  in  evaluating  whether  the  fees  and  expenditure 
claimed by  you on the invoice  and in the Financial  Report are  eligible in accordance with  the terms 
and conditions of the Service Contract. 
Because  the  procedures  performed  by  us  did  not  constitute  either  an  audit  or  a  review  made  in 
accordance with International Standards Auditing or International Standards on Review Engagements, 
we do not express any assurance on the Financial Report. 
Had  we  performed  additional  procedures  or  had  we  performed  an  audit  or  review  of  the  financial 
statements  of  the  Contractor  in  accordance  with  International  Standards  on  Auditing,  other  matters 
might have come to our attention that would have been reported to you. 
Sources of Information 
The Report sets out information provided to us by you in response to specific questions or as obtained 
and extracted from your accounts and records.  
Factual Findings 
The  total  expenditure  which  is  the  subject  of  this  expenditure  verification  amounts  to  [EUR]  [<ISO 
code of national currency> only for indirect management] <amount>. This amount corresponds to the 
total  amount  of  fees  and  expenditure  claimed  on  your  invoice  and  your  Financial  Report.  We  have 
carried out a complete and exhaustive verification of the fees and expenditure claimed on the invoice 
and in the Financial Report.  
We  report  the  details  of  our  factual  findings  which  result  from  the  procedures  that  we  performed  in 
Chapter 2 of this Report. 
Use of this Report 
This Report is solely for the purpose set forth above under objective.  
This report is prepared solely for your own confidential use and solely for the purpose of submission 
by you to the Contracting Authority in connection with the requirements as set out in Article 29 of the 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 15 of 19 

 
General Conditions of the Contract. This report may not be relied upon by you for any other purpose, 
nor may it be distributed to any other parties.  
The Contracting Authority is not a party to the agreement (the terms of reference) between you and us 
and therefore we do not owe or assume a duty of care to the Contracting Authority who may rely upon 
this expenditure verification report at its own risk and discretion. The Contracting Authority can assess 
for  itself  the  procedures  and  findings  reported  by  us  and  draw  its  own  conclusions  from  the  factual 
findings reported by us. 
The  Contracting  Authority  may  only  disclose  this  Report  to  others  who  have  regulatory  rights  of 
access  to  it  in  particular  [the  European  Commission  (Delete  if  the  Commission  is  the  Contracting 
Authority)], the European Anti Fraud Office and the European Court of Auditors. 
This Report relates only to the Financial Report specified  above  and does not extend to any of  your 
financial statements. 
We  look  forward  to  discussing  our  Report  with  you  and  would  be  pleased  to  provide  any  further 
information or assistance which may be required. 
Yours sincerely 
 
 
Auditors’ signature (person or firm or both, as appropriate and in accordance with firm policies) 
 
<Name of Auditor signing 
(person or firm or both, as appropriate)> 
 
<Auditors’ address (office having responsibility for the engagement)> 
Date of signature <dd Month yyyy - date of when the final report is effectively signed> 
 

15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 16 of 19 

 
2  Information about the Service Contract 
Chapter 1 should include a brief description of the Service Contract and the Contractor's activities. (maximum 1 
page)
 
3  Procedures performed and Factual Findings 
We  have  performed  the  specific  procedures  listed  in  Annex  2A  of  the  terms  of  reference  for  the 
expenditure verification of the Service Contract. These procedures are: 
1  General Procedures 
2  Procedures to verify conformity of Expenditure with the Budget and Analytical Review 
3  Procedures to verify Fees and Expenditure 
We have applied the principles and criteria for the verification of expenditure as set out in Annex 2B 
(sections 3 and 4) of the ToR for this expenditure verification.  
<Explain here difficulties or problems encountered if any> 
The  total  expenditure  verified  by  us  amounts  to  [EUR]  [<ISO  code  of  national  currency>  only  for 
indirect management] <amount> and is summarised in the table below. 
<Provide here a summary table of the Financial Report in Annex 1 presenting for each (sub) heading 
the total fee and expenditure amount reported by the Contractor> 
We have verified the fees and expenditure as shown in the above summary table. For this purpose we 
have carried out the verification procedures specified at point 3.1 and 3.2 of Annex 2A of the ToR for 
this expenditure verification. We report our factual findings resulting from these procedures below. 

General Procedures 
1.1  Terms and Conditions of the Service Contract 
We  have  obtained  an  understanding  of  the  terms  and  conditions  of  this  Service  Contract  in 
accordance with the guidelines in Annex 2B (point 2) of the ToR for this expenditure verification. 
<Describe the factual findings that have arisen from procedures 1.1- 1.5 in Annex 2A. If there 
are  no  factual  findings  this  should  be  explicitly  stated  as  follows  for  each  procedure:  
'No 
factual findings have arisen from this procedure'.> 
1.2  Financial Report and Invoice for the Service Contract  
1.3  Rules for Accounting and Record keeping   
1.4  Reconciling the Financial Report to the Contractor's Accounts and Records 
 
1.5  Exchange Rates  

Procedures to verify conformity of Expenditure with the Budget and Analytical 
Review 

15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 17 of 19 

 
2.1  Budget of the Service Contract 
2.2  Amendments to the Budget of the Service Contract 
<Describe factual findings and specify errors and exceptions that have arisen from procedures 2.1 
– 2.2 in Annex 2A. If there are no factual findings this should be explicitly stated as follows 
for each procedure: 
'No factual findings have arisen from this procedure'> 

Procedures to verify Fees and Expenditure 
We have reported further below all the exceptions resulting from the verification procedures specified 
at point 3.1 and 3.2 of Annex 2A of the ToR for this expenditure verification insofar these procedures 
did apply to the verification of fees and expenditure. 
We have quantified the amount of the verification exceptions found and the potential impact on the EC 
contribution, should the Commission declare the fee or expenditure item(s) concerned ineligible. We 
have reported all exceptions found including the ones of which we cannot quantify the amount of the 
verification exception found and the potential impact on the EC contribution. 
<Specify for which fees and expenditure amounts / items exceptions between facts and criteria were 
found, the nature of the exception – this means which of the specific condition or conditions described 
at point 3.1 and 3.2 of Annex 2A of the ToR were not respected.  Quantify the amounts of verification 
exceptions found and the potential impact on the EC contribution, should the Commission declare the 
expenditure item(s) concerned ineligible
3.1  Eligibility of Fees claimed 
We have verified the eligibility of fees claimed with the terms and conditions of the Service Contract. 
We  have  performed  procedures  3.1.1  (verification  of  time  charged  to  the  Service  Contract),  3.1.2 
(verification  of  fee  rates  charged  to  the  Service  Contract)  and  3.1.3  (verification  of  total  fee  costs 
charged to the Service Contract) as specified in Annex 2A of the ToR for this expenditure verification.  
<Describe factual findings and specify errors and exceptions. Procedures 3.1.1 - 3.1.3 in Annex 2A. 
Example
: we found that total expenditure for an amount of 7.000€ related to senior expert fees in the 
Financial  Report  was  not  eligible.  An  amount  of  5.000€  for  expert  fees  was    not  supported  by 
timesheets  and  2.500€  related  to  a  timesheet  for  a  period  outside  the  implementation  period  of  the 
service  contract.  (Note:  relevant  details  such  as  timesheet  references  or  documents  should  be 
provided)> 
3.2  Eligibility of Incidental Expenditure 
We have verified the eligibility of incidental expenditure with the terms and conditions of the Service 
Contract.  We  have  performed  procedures  3.2.1  (and  3.2.2  (eligibility  of  incidental  expenditure)  in 
Annex 2A. 
<Describe factual findings and specify details of errors and exceptions. Procedure 3.2.1 (verification 
of Incidental Expenditure –Verification Procedures and Criteria) and 3.2.2 (verification of Incidental 
Expenditure - Specific Verification Procedures for Per Diems) in Annex 2A> 
Annex 1 
Financial Report for the Service Contract 
Annex  1  should  include  the  Contractor's  financial  report  for  the  Service  Contract  which  has  been  the  subject  of  the 
verification. The financial report should be dated and indicate the period covered 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 18 of 19 

 
Annex 2 
Invoice of the Contractor 
Annex 2 should include a copy of the invoice of the Contractor 
Annex 3 
Terms of Reference Expenditure Verification 
Annex  3  should  include  a  signed  and  dated  copy  of  the  terms  of  reference for  the  expenditure  verification  of  this  Service 
Contract including Annex 1 (information about the Service Contract) and Annex 2A (Listing of the specific procedures to be 
performed). 
15 January 2016 
EuropeAid/137974/DH/SER/RS (14SER01/36/81)   
 
Page 19 of 19