Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Request for contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 392-704 and Addendum no1'.



Ref. Ares(2019)3487906 - 28/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
 
 
By registered letter 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2019/2226 
 
Dear Mr Mirilović, 
 
I  refer  to  your  application  dated  6  April  20191,  registered  under  reference  number 
GestDem 2019/22262, in which you make a request for access to: 
 
-  ‘Contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 392-704; 
-  Addendum no1 of Contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 392-704; 
-  Any additional addendums or annexes to Contract no. 14SER01/36/81, CRIS no 
392-704’. 
 
Your application concerns the following documents: 
 
-  Service  Contract  for  European  Union  External  Actions  No  392-704  and  Special 
Conditions;  
-  Addendum No 1 to Service Contract No 392-704; 
-  Annex I: General Conditions for Service Contracts for External Actions Financed by 
the European Union or by the European Development Fund; 
                                                 
1 Ref. Ares(2019)2500044 
2 Ref. Ares(2019)2500238  
 
 
Mr. Mladen Mirilović 
Kneza Miloša 3/13  
11450 Sopot 
Serbia 
 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 
 
 

-  Annex II: Terms of Reference; 
-  Annex III: Organization and Methodology; 
-  Annex IV: Key experts; 
-  Annex V: Financial proposal; 
-  Annex VI: Specified forms and other relevant documents; 
-  Annex  VII:  Terms  of  reference  for  an  expenditure  verification  of  a  service 
contract. 
Having  examined  the  documents  that  you  requested  under  the  provisions  of  Regulation 
(EC) No 1049/20013, I have come to the following conclusions:  
-  Annexes I and VII can be fully disclosed; 
-  The Contract with the Special Conditions and Annex II can be disclosed subject 
to  redaction  of  personal  data  based  on  Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy 
and integrity of the individual) and Article 4(6) (partial access) of the Regulation;  
-  Access  must  be  fully  refused  to  Annex  IV  and  VI  based  on  Article  4(1)(b) 
(protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of  the  Regulation. 
Unlike  the  documents  mentioned  previously,  no  meaningful  partial  access  is 
possible herein without undermining the interest in question; 
-  Access must be fully refused to Addendum No 1, Annex III and Annex V based 
on  Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or 
legal person, including intellectual property) of the Regulation and no meaningful 
partial access is possible. 
The justifications are as follows. 
1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
.’ The applicable legislation in this 
field is Regulation (EU) 2018/17254. 
Some of the documents to which you request access  contain personal data, in particular 
names  of  individuals,  signatures,  contact  details  and  financial  and  legal  identification 
details. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]
’. The Court 
of Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data.5 
 
                                                 
3 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
4 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision 1247/2002/EC, Official Journal L 295 of 21 November 2018 p. 39. 
5 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 


In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)6, the Court of Justice ruled that when 
a request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable.7 
 
Pursuant to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) 2018/1725,  ‘personal  data shall  only be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if the recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests
’.  
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the 
first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests.  
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that such public disclosure would harm their privacy. 
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
 
 
 
                                                 
6  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
7 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation (EU) 2018/1725. 


2.  Protection of the commercial interests of a natural or legal person, including 
intellectual property 
 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘the institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual property,  […], 
unless there is an overriding public interest in disclosure
’. 
The  withheld  Annex  III  describes  in  detail  the  actions  to  be  conducted  through  the 
project,  the  project’s  logical  framework,  organisation  and  methodology.  It  contains 
information on detailed operational aspects of the implementation of the proposed actions 
such as the scope and description of actions.  
Annex  V  contains  the  financial  proposal  of  the  contractor  and  Addendum  No  1 
constitutes an updated version of it. Together with Annex III, these documents have to be 
considered as elements reflecting the specific know-how and experience belonging to the 
contractor. The public disclosure of such information would undermine the commercial 
interests  of  the  contractor,  as  it  would  give  other  potential  tenderers  in  future  calls  the 
possibility to copy for that application and use it to support their own application.  
In  this  context,  I  would  also  like  to  bring  your  attention  to  case  T-339/10,  Cosepuri  v 
EFSA8, where the General Court ruled that ‘[i]t follows from all the foregoing that EFSA 
did not err in considering, in essence, that there was a general presumption that access 
to  the bids  submitted by  the other tenderers  would, in  principle, undermine the interest 
protected. The applicant has not put forward any evidence to justify the conclusion that, 
in the present case, that presumption did not apply to the documents disclosure of which 
was requested.
’  
Furthermore,  in  case  T-439/08,  Agapiou  Josephides  v  Commission9,  the  General  Court 
ruled that ‘methodology and expertise […] highlighted as part of the grant application, 
[…]  relate  to  the  specific  know-how  […]  and  contribute  to  the  uniqueness  and 
attractiveness of applications in the context of  calls for proposals such as that at issue, 
which  was  intended  to  select  one  or  more  applications,  following  in  particular  a 
comparative review of proposed projects
.’ I consider this conclusion to apply in analogy 
to  descriptions  of  projects  which  reflect  the  content  of  tenders  as  well  as  detailed 
(proposed) budgets, like the documents in question. 
Thus, particularly given the competitive environment in which the contractor operates, it 
is necessary to consider that the information in question is confidential. 
Finally, the exception of Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 has 
to  be  read  in  light  of  the  Article  339  of  the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European 
Union,  which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from  disclosing 
information  of  the  kind  covered  by  the  obligation  of  professional  secrecy,  in  particular 
information about undertakings, their business relations or their cost components. 
In  consequence,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the 
abovementioned information would undermine the commercial interests of the contractor 
awarded the service contract. 
                                                 
8 Paragraph 101. 
9 Paragraphs 127 and 128. 



3.  No overriding public interest in disclosure 
Pursuant to Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, the exceptions to the right of 
access  defined  therein  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosing  the  documents  requested.  In  order  for  an  overriding  public  interest  in 
disclosure to exist, this interest first has to be public and, secondly, overriding, i.e. in this 
case  it  must  outweigh  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person  protected 
under Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  your request,  you do  not  put  forward  any arguments demonstrating the existence of 
an overriding public interest in disclosure. Similarly, the Commission has not identified 
any public interest that would override the interests protected by Article 4(2) first indent 
of Regulation (EC) No 1049/2001.  
 
4.  Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-C-1 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles/Brussel 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
[e-signed by Acting DG  
Mark Johnston] 
 
Christian Danielsson 
 

Electronically signed on 28/05/2019 16:47 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563