Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


 
 2nd EDPB Plenary meeting 
4-5 July 2018, BORSCHETTE Conference Centre, Room 1A 
1  Adoption of the agenda and information given by the Chair [10:00 
– 10:45] 
1.1  Minutes of the preparatory and first EDPB meeting - adoption 
The  minutes  were  amended  as  set  out  in  the  FINAL  version  and  adopted  unanimously  with  the 
amendments sent by the delegations and raised by the COM during the meeting. 
1.2  Draft Agenda (Adopted before) 
The Agenda was amended by removing the words “EDPB Enforcement Strategy” from item 3.7.2 and 
declaring the items 1.4, 2.1, 2.2, 2.3 and 3.7.2 confidential according to Art. 33 RoP. 
1.3  Request of the US Mission to the EU 
1.4  Facebook  /  Cambridge  Analytica  –  state  of  play  (Rapporteurs:

21/08/2018 

2  Current Focus of the EDPB [10:45 – 12:30] 
2.1  Art.  64  GDPR  Opinions  on  DPIA  lists  –  discussion,  request  for  mandate  and 
The general procedure for Art. 64 GDPR opinions on the DPIA lists was discussed. The EDPB agreed 
that additional research should be made on Art. 64.3 and 4 GDPR and a proposal of mandate for the 
Cooperation subgroup will be discussed on 5 July 2018. It was agreed that the Technology subgroup 
will work, together with the EDPB Secretariat, on the draft opinions to be submitted to the next 
plenary. The following SAs volunteered as rapporteurs:
as lead-
rapporteur. The members of the EDPB were invited to provide their DPIA lists by 10 July 2018 to 
allow for a timely assessment ahead of the next Technology subgroup meeting and the plenary 
meeting in September 2018. The assessment will mainly focus on the compatibility of the draft lists 
with the WP29 Guidelines and their consistency. 
 
2.2  One-Stop-Shop/Art.  60  GDPR:  current  cases  –  discussion  (Rapporteur:

The  members  of  the  EDPB  presented  their  experience  with  the  new  procedures,  reported  on  the 
amount  of  cases  as  well  as  common  observations.  The  members  of  the  EDPB  observed  a  strong 
increase in cases, including data breach notifications.  
The  Chair invited the members  of the  EDPB  to share  statistics  about  cases  related to cross-border 
processing activities to have a global overview. 
The  EDPB  agreed  to  prepare  a  story  telling  to  be  used  by  DPAs  to  explain  the  timeframe  for  the 
handling  of  cross-border  complaints  and  that  the  need  to  respect  procedural  rights  may  have  an 
impact on the duration of proceedings.  
 
2.3  Privacy Shield -
The
was invited to enter the room for this agenda point. 
2.3.1  Internal report on the progress by 25 May – discussion (Rapporteurs:
 
The rapporteur explained the content of the draft report, highlighting 3 elements: 

21/08/2018 

2.3.2  Meeting  with  Ms.  Judith  Garber  (acting  Ombudsperson)  on  5  July  2018  –  discussion 
(Rapporteurs: 
2.3.3  Table on the powers of national SAs to bring action before national courts – discussion 
(Rapporteurs:
A table on the powers of national SAs which are capable of bringing an action before the national 
courts as regards transfers made on the basis of an adequacy decision was prepared by the BTLE and 
the ITS subgroup. The table shows that several SAs, as well as the EDPS, would have the power to bring 
an action before a court, as regards transfers made on the basis of an adequacy decision, among which 
some could act without having received a specific complaint. 
2.3.5  Statement/Press  Release  of  the  EDPB  –  discussion  (Rapporteurs: 
The EDPB agreed on the Chair’s suggestion to have the issue of the Privacy Shield as part of a general 
press release of the plenary meeting. 
 
2.4  Future  Structure  of  the  subgroups:  Coordinators’  meeting  on  15  June  2018  – 
discussion (Rapporteur:
 
The Chair proposed to develop a paper for the revised structure of the subgroups and the possible 
improvement  of  the  organisation  of  EDPB’s  work,  taking  into  account  all  the  delegation's 
contributions. In this respect, all members were invited again to send further proposals and ideas to 
the Chair team by 31 July 2018. The Chair team will then develop a compiled proposal and circulate it 
among the members of the EDPB for comments at the next FOP meeting and then to be discussed 
during the September plenary meeting. 
The EDPB unanimously gave a mandate accordingly. 
3  Subgroups [16:30 – 17:15] 
3.1  Technology subgroup 
3.1.1  Letter to ICANN - adoption (Rapporteur:
 
The EDPB unanimously adopted the ICANN letter with minor changes as well as the cover letter to 
stakeholders. 

21/08/2018 

3.1.2 
 
3.2  Financial Matters subgroup 
3.2.1  PSD2: Letter to Sophie in’t Veld – adoption (Rapporteur:
The EDPB unanimously adopted the letter. 
3.2.2  OECD CRS: Questionnaire on the implementation – adoption (Rapporteur:
3.2.3  FATCA: Compatibility with GDPR – written state of play* (Rapporteur:
 
As this point was subject to a written state of play no discussion took place. 
 
3.3  Key Provision subgroup 
3.3.1  Guidelines on the territorial scope of the GDPR – written state of play* 
 
As  this  point  was  subject  to  a  written  state  of  play  no  discussion  took  place.  The  updated  draft 
document as it stands remains a work-in-progress text, subject to further update and modifications 
on the basis of the discussions held at subgroup level and the contribution received by members. The 
current  draft  of  the  guideline  now  includes  further  wording  on  the  legal  reasoning  related  to  the 
application criteria of the GDPR territorial scope, as well as more advanced and conclusive examples. 
3.3.2  Position  paper  on  reliance  on  Article  6.1(b)  in the  context  of  ‘free’  online  services  – 
written state of play* (Rapporteurs:
As this point was subject to a written state of play no discussion took place. 
 

21/08/2018 

3.4  ITS subgroup 
3.4.1  ESMA – written state of play* (Rapporteur:
As this point was subject to a written state of play no discussion took place.
 
Excursus:  Data  protection  cooperation  between  the  UK  and  the  EU  post  Brexit 
(Rapporteur:
There  was  a  discussion  on  the  practical  implications  of  Brexit  for  EDPB  members  and  the  ICO’s 
involvement with the EDPB post-Brexit. The Chair declared that the EDPB should come back to this at 
the September Plenary. 
3.5  Cooperation subgroup 
3.5.1  Cooperation among the SAs – request for mandate (Rapporteur
With regard to the choice of a knowledge tool, the EDPB decided unanimously that the Cooperation 
subgroup  should  coordinate  actions  with  the  IT  Users  group.  The  IT  Users  group  should  invite 
representatives of the cooperation subgroup to attend its next meeting.  
Network for SAs DPOs: The  EDPB  gave a  mandate to the subgroup to further explore  the possible 
options and opportunities in this regard, such as how to deal with complaints lodged against the SAs 
own processing operations, scope of cooperation, including face-to-face meetings, virtual space, etc. 
 
3.6  Social Media Working Group 
3.6.1  Paper identifying the scope of the group – discussion and confirmation of Coordinators: 
Rapporteur
 
The EDPB was presented with the various contributions of the members of the EDPB with respect to 
the  scope  and  the  work  of  the  social  media  subgroup.  During  the  discussion  the  majority  of  the 
members of the EDPB supported the option to have a flexible and not restrictive approach of the term 
social media.  
The Social Media subgroup was established as a subgroup and received a mandate to elaborate a work 
program on the basis of  a broad understanding of  social media  but with a focus on functionalities 
which are not covered by other subgroups. The subgroup should meet four times per year. The
were confirmed as coordinators.  

21/08/2018 

3.7  Enforcement subgroup 
3.7.1  Questionnaires – discussion (Rapporteur:
3.7.2  Judgement  in  Wirtschaftsakademie  (C-210/16):  EDPB  enforcement  strategy  – 
discussion (Rapporteur:
As a common understanding of the impact of this judgement is important it should be discussed during 
the next Social Media subgroup meeting, whereas other subgroups might also take this judgement 
into consideration. 
3.7.3  Guidelines on de-listing – written state of play* (Rapporteur:
As this point was subject to a written state of play no discussion took place. During its last meeting in 
May, the members of the enforcement subgroup have adopted a working plan/roadmap presented 
by the co-rapporteurs 
 
The  aim  of  this  working  plan/roadmap  was  to  briefly  outline  the  scope  of  the  future  tool  on  the 
delisting to be produced in line with the given mandate by the plenary.
4  Information given by the EDPB Secretariat [10:00 – 10:45] 
4.1  EDPB on Social Media – discussion 
4.2  New cookie policy on EDPB’s website – adoption 
4.3  Functional mailboxes of the EDPB Secretariat - deletion of EDPB subgroup – state 
of play 
For the communication with the SAs and when the SAs request information or support from the EDPB 
Secretariat only the mailbox of the
hould be used as of now. 
When an Email should refer to a specific subgroup, the members of the EDPB are asked to use a name 
related tag to identify the relevant subgroup as well as what action is needed. The functional mailbox 
will not be used anymore. 

21/08/2018 

4.4  Observers: requests – discussion (Rapporteurs:
 
1. Following the EDPB decision on 25 May 2018, the Chair invited former observers of the WP29 to 
send  their  official  request  to  be  granted  the  status  of  an  observer. 
2. The EDPB gave a mandate to the EDPB Secretariat to suggest amendments to the RoP relevant to 
the amendment of the EEA Agreement. 
 

21/08/2018 

5  Meeting  with  Ms.  Judith  Garber  (acting  Ombudsperson)  [11:00  – 
12:20] 
The acting US Ombudsperson responsible for handling national security complaints under the Privacy 
Shield, Ambassador Judith Garber, was invited to the plenary meeting of the EDPB for an exchange 
with  the  EDPB. 
5.1  Privacy  Shield:  statement/press  release  of  the  EDPB  –  adoption  (Rapporteurs: 
The EDPB adopted the press release as uploaded on its website. 
6  Miscellaneous 
The COM informed the EDPB of the developments on the Brexit negotiations and that the UK will be 
a  third  country  after  the  UK  exits  the  EU. 
The EDPS informed the EDPB of its proposal for a short-term secondments programme for the EDPB. 
A pilot can start in 2019 and a first edition will be established in 2020. The EDPS suggested convening 
a meeting with the Human Resources and Budget Heads of the national SAs on 24 September 2018. 
The  EDPS  announced  the  launch  of  the  registration  for  the  International  Conference  on  22  -  26 
October 2018. The Chair announced a joint side-event on 25 October 2018.  
The  members  of  the  EDPB  discussed  the  application  of  Regulation  1182/71/EEC  as  regards  the 
deadlines set out in the GDPR. The EDPB Secretariat should provide further information during the 
next plenary in September 2018, if possible. 
The next plenary meeting will take place in Brussels on 25-26 September 2018. 
7  Annex: Attendance list  
SAs:  
AT, BE, BG, CZ, DE, DK, EDPS, EE, EL, ES, FI, FR, GR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SK, UK 
Further attendees:  
- European Commission 
- Observers: 
Ad hoc:
for the Privacy Shield 
Regular: IS, LI, NO, AL, MD 
- EDPB Secretariat 

21/08/2018 

-  For pt. 5 of the  Agenda: Judith Garber, acting Ombudsperson, Ambassador Department of State; 
 

21/08/2018