Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


3rd EDPB Plenary meeting
25-26 September 2018, BORSCHETTE Conference Centre, Room 1D
1 Adoption of the minutes and the agenda
1.1 Minutes of the 2nd EDPB meeting - adoption
The minutes were adopted unanimously.
1.2 Draft Agenda of the 3rd meeting - adoption
The agenda was amended by adding a point of information on the development of the Brexit. Items
2.1, 2.2, 2.3, 4.1, 4.2 and 4.5 of the agenda were declared confidential according to Art. 33 RoP.
The agenda, as amended, was adopted unanimously.
2 FOR DISCUSSION AND/OR ADOPTION - Current Focus of the EDPB
2.1 Art.  64  GDPR  Opinions  on  DPIA  lists – discussion  and  adoption  of  the
opinions
The lead  rapporteur  explained the  methodology  fol owed  to  assess  the  22  lists  that had  been
submitted to the EDPB for an opinion according to Art. 64 GDPR. Five items - with different options -
were submitted for a decision of the EDPB. These were related to the notion of large scale, genetic
data, biometric data, the notion of further processing and location data. Fol owing the agreement at
the  July  plenary, the  Technology Subgroup together  with  the  EDPB  Secretariat prepared 22 draft
opinions with the different options to be decided upon by the EDPB.
The Commission pleaded for the highest possible harmonisation of the lists.
1
23/10/2018

2.2 Complaints against Google - discussion (Rapporteurs:
-
2
23/10/2018

New BREXIT – for information
UK SA gave the latest update on the negotiations for the Brexit. COM also debriefed on the ongoing
negotiations,  recalling  that  any  Brexit  related  issue  is  to  be  discussed  exclusively  between  the
European Commission (acting on the basis of a mandate received from the 27 Member States) and
the British government.
The EDPB members wil  discuss at the next plenary meeting the necessity to attribute the assessment
of this matter to a subgroup.
2.3 Reorganisation of the EDPB and the Subgroups - discussion and adoption
(Rapporteur:
Based on EDPB members’ contributions the Chair team together with the EDPB Secretariat developed
a compiled proposal paper which was presented to the members of the EDPB. Due to time constraints,
only a part of the document was discussed by the members of the EDPB. The discussion on this paper
wil continue during the next plenary meeting.
Regarding the organisation of the plenary meetings, the EDPB decided:
- To provide simple state of plays only in writing.
- To make a clear visual distinction between issues that should be discussed and the issues only for
information (e.g. “For information”, “For discussion”).
- To make more use of the written procedures for simple requests or for issues that merit a yes/no-
decision without further discussion.
The EDPB also decided to have a separate section for Law Enforcement Directive issues, if there is an
agenda point in this respect.
Finally, the EDPB decided on the fact that 2 ful  days wil  be necessary for the plenary meetings in
2019.
Regarding the subgroups, the EDPB decided that:
 The coordinators and the EDPB Secretariat have to ensure that the outcome of FOP SG and
plenary meetings are shared with the relevant SG.
 The subgroups wil  have to share annual working on CIRCA.
 The subgroups wil  have to use the new template for info notes.
 To use more tele- or videoconferencing system for the meetings.
3
23/10/2018

 The EDPB Secretariat has to share all subgroup minutes on CIRCA.
 To schedule subgroup meetings wel  in advance and to send all documents 1 week in advance.
If that is not possible, provide the subgroup members with a reasonable additional period to
react to the documents.
The EDPB members agreed with the proposal to have an annual working plan to be shared on CIRCA.
Regarding Art. 64 GDPR, the EDPB decided to adapt the note to be in line with the Art. 10.5 RoP (the
opinions shall be prepared and drafted by the secretariat and, upon decision of the Chair, together
with a rapporteur and expert subgroups members).
Regarding Art. 65 and 66 GDPR, the EDPB decided to have an ad-hoc subgroup.
Regarding the BTLE subgroup, the EDPB decided to keep the name of this subgroup and to keep in its
mandate the preparation of the coordinated supervision under Art. 62 Regulation (EC) 45/2001
Regarding the Communication Officer Network, the EDPB agreed to establish a Communication Officer
Network with periodic meetings or teleconferences.
2.4 Information  and  exchange  of  different  strategies  of  DPAs – discussion
(Rapporteurs:
Due  to  time  constraints  the  discussion on  this  agenda  point  was  postponed  to  the  next  plenary
meeting.
2.5 Japan’s Adequacy decision – state of play (Rapporteur: COM)
2.6 Election Package – state of play (Rapporteur: COM)
In the context of the State of the Union Address, the President of the Commission announced a set of
measures to help make sure that the 2019 elections to the European Parliament are organised in a
free, fair, and secure manner. Commissioner Jourova highlighted the crucial role of the SAs and called
for their active involvement together with the national electoral regulators. Commissioner Jourova
invited the EDPB members to inform the EU COM about any screening made in MS about the respect
of data protection in the context of the elections.
4
23/10/2018

3 FOR DISCUSSION AND/OR ADOPTION - Subgroups
3.1 Key Provisions SG
3.1.1 Guidelines  on  the  application  of  the  territorial  scope  of  the  GDPR – adoption
(Rapporteurs: FR SA, DE SA and EDPS)
The  lead  rapporteur  explained  the  changes  made  after  the  discussions  at  the  last  FOP subgroup
meeting. He highlighted the fact that the text on the table is a compromise text and that it wil  be
submitted to public consultation. As regards the liability of the Art. 27 GDPR - representative, the EDPB
members decided to keep the text as presented by the lead rapporteur. The EDPB adopted the draft
guidelines and decided to submit it to public consultation.
3.2 Enforcement SG
3.2.1 Discussion  paper  on  the  EDPB  Enforcement  Strategy – discussion  and  request  for
mandate (Rapporteurs: DE SA, ES SA, NL SA)
The EDPB gave the requested mandate.
3.3 Technology SG
3.3.1 Privacy by design and by default – request for mandate (Rapporteur: NO SA)
The EDPB gave the requested mandate. A related mandate on accountability wil  be requested by the
eGovernment subgroup at the next plenary meeting.
NEW: Meeting with Commissioner Vera Jourova
Commissioner Jourova explained that her intervention focuses on 4 points:
- The election package
Commissioner Jourova wanted to stress the fact that this package is very important as there are a lot
of elections coming up in EU Member States. Data cannot be abused.
She explained the strategy underpinning the package. She highlighted the need to prevent the misuse
of voter’s data, the importance of cybersecurity and the misuse of disinformation. She said that the
EU COM asked the Member States to establish national election cooperation networks to which SAs
should be  part. She  invited  the  EDPB members  to actively participate in this initiative. She  asked
whether the SAs could do a screening of the legal situation in their respective Member States and
invited the EDPB members to inform the EU COM about the respective results on the respect of data
protection in the context of the elections. She referred to the October JHA Council where the electoral
package wil  be presented to the Justice Ministers.
- The Privacy Shield
Commissioner Jourova thanked the EDPB members for their support with regard to this topic. She
mentioned the second annual review and recalled the value of contributions of SAs. She said that EU
COM expects real progress on this topic from the US side. She mentioned that there is a change in the
US society as they are generally more concerned about privacy. She mentioned that the COM is stil
waiting for results of the FTC investigation on Facebook/Cambridge Analytica.
- The Japanese adequacy decision
Commissioner Jourova explained  that  the EU COM  has done its analysis and  mentioned  that  the
Japanese adequacy decision is a very important file. A lot of analytic work has already been done by
5
23/10/2018

the EU COM, for which the EDPB checklist had been used. She asked the members of the EDPB on the
timeline for preparing the opinion of the EDPB.
- Feedback on the GDPR
Commissioner Jourova explained that 20 Member States have adopted their implementing national
laws. She said that EU COM is liaising with the Member States that have not yet adopted their national
legislation
3.4 BTLE SG
3.4.1 Statement on e-Evidence Proposals – adoption (Rapporteurs:
The EDPB adopted the statement.
3.4.2
Future of Supervision – request for mandate (Rapporteurs:
The EDPB gave the requested mandate.
3.5 Financial Matters SG
3.5.1 FATCA: Compatibility with GDPR – discussion and request for mandate (Rapporteur
The Board discussed about the request for mandate included in the infonote and decided that an
amended version of such request for mandate wil  be submitted to the written procedure for approval.
3.6 Cooperation SG
3.6.1 Interpretation of Article 64 (2), (3) last sentence and (4) – state of play and confirmation
of the Rapporteurs:
(Rapporteur:
The EDPB confirmed the rapporteurs.
In addition, one EDPB member suggested that the Cooperation subgroup should work on the question
which documents should be translated during the cooperation procedures. The EDPB members asked
this member to draft a request for mandate and to submit it for a decision on a later stage.
3.6.2 International cooperation for the protection of personal data - Article 50 GDPR – state
of play and discussion (Rapporteur:
6
23/10/2018

Due  to  time  constraints  the  discussion  on  this  agenda  point  was  postponed  to  the  next  plenary
meeting.
3.7 Social Media SG
3.7.1 Terms of reference and work plan – request for mandate (Rapporteurs: BE SA, FR SA, IE
SA)
The EDPB gave the requested mandate and adopted the work plan.
3.7.2 Letter of response to Consumers International, Privacy International, and Norwegian
Consumer Council regarding the Deceived By Design report – adoption (Rapporteurs:
Due  to  time  constraints  the  discussion  on  this  agenda  point  was  postponed  to  the  next  plenary
meeting.
3.8 ITS SG
3.8.1 ESMA – discussion (Rapporteur:
The members of the EDPB agreed on the general structure of the current administrative agreement,
but are of the opinion that some clarifications and improvements are stil  necessary.
4 Secretariat
4.1 Update  of  the  EDPB  Rules  of  Procedure  after  the  EEA  agreement –
adoption -
Due  to  time  constraints  the  discussion  on  this  agenda  point  was  postponed  to  the  next  plenary
meeting.
4.2 Observers – discussion -
Due  to  time  constraints  the  discussion  on  this  agenda  point  was  postponed  to  the  next  plenary
meeting.
4.3 Access to IMI for the EDPB Secretariat - discussion
The EDPB gave mandate to EDPB Secretariat to request
• EC DG GROW to grant read-only access to the cooperation procedures in IMI for the EDPB
IMI Helpdesk for the purpose of users support;
• EC DG GROW to grant limited administrator rights to one member of the EDPB-IMI-Helpdesk
which enables to provide statistics and some adjustments required by users.
4.4 Proposal of an OPT IN solution for use of cookies for statistics on the
EDPB website – discussion
7
23/10/2018

4.5 Possibility  for  the  EDPB  to  send  letters  to  individual  and  private
organisations - discussion -
This agenda point was not discussed, but wil  be during one of the next plenary meetings.
5 Meeting  with  LIBE  Committee  Chairman  Claude  Moraes
CANCELLED
6 Miscel aneous
- The members of the EDPB confirmed the necessity to have an extraordinary plenary meeting
on 16 November 2018.
- The Chair informed the members of the EDPB about her invitation to a hearing at the US
Senate Committee  on  Commerce,  Science  and  Transportation  in  Washington,  D.C. on 10
October 2018.
This point wil  be added to the agenda of one of the next plenary meetings.
- The EDPS invited members of the EDPB to participate in the 40th International Conference of
Data Protection and Privacy Commissioners which wil be held in Brussels and Sofia and is
organised by the EDPS and BG.
The next plenary meeting wil take place in Brussels on 16 November 2018.
7 Annex: Attendance list
SAs of:
AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EDPS, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, IS, LI, LT, LU, LV, MT, NL, NO, PL, PT,
RO, SE, SI, SK, UK
Further attendees:
- European Commission
- Observers:
Regular:  AL, MD - AL and MD received an ad hoc invitation to attend the meeting, except for the
points 2.1, 3.4.1 and 3.6.1.
- EDPB Secretariat
8
23/10/2018