Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Missions of Commisioner Dombrovskis'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 10.2.2020 
C(2020) 833 final 
Ms Martina Tombini 
Ms Patricia González 
Access Info Europe   
Calle Cava de San Miguel 8, 4º centro 
28005 Madrid 
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory applications for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/2760 and 
2019/2761 

Dear Mesdames,  
I  refer to  your  emails  of  27  June  2019, registered on  28 June 2019 and 1 July 2019, in 
which  you  submit  two  confirmatory  applications  on  behalf  of  Access  Info  Europe, 
concerning the two initial applications mentioned above in accordance with Article 7(2) 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament, 
Council and Commission documents2 (hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
Please accept our apologies for this late reply. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  the  initial  application  registered  under  number  GESTDEM  2019/2760  of  10  May 
2019, submitted by Ms Martina Tombini and addressed to the Secretariat-General of the 
European Commission, Access Info Europe requested access to, I quote, 
1.  ‘[…]  documents  summarising  the  mission  of  Commissioner  Věra  Jourová  to 
Avignon  and  Prague  from  29  July  to  29  August  2018.  Specifically,  documents 
which provide the justification of the expenses of mission and basis and rationale 
for the Commissioner’s participation in an intensive week long French course, a 
                                                 
1   OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
summary of the activities for the remainder of the month-long mission, including 
purpose of visit to each city; 
2.  Documents  relating  to  this  French  language  course  such  as  documents  that 
demonstrate  that  Commissioners  are  permitted  to  charge  travel  to  language 
courses as art of their mission expenses; 
3.  Documents  relating  to  the  payment  for  the  language  course  (including  the 
decision to pay for it, and the total amount spent on it), at least to the extent that it 
was paid for by the European Commission. ’ 
In  the  initial  application  registered  under  number  GESTDEM  2019/2761  of  10  May 
2019, submitted by Ms Patricia González and addressed to the Secretariat-General of the 
European Commission, Access Info Europe requested access to, I quote, 
1.  ‘[…]  documents  which  contain  information  on  the  payment  of  expenses  on  the 
mission  of  Commissioner  Valdis  Dombrovskis  to  Millefeuille  from  19  to  24 
August  2018.  Namely,  confirmation  of  the  modes  of  transport  reported  under 
travel  costs  (with  the  amount  for  each)  and  details  of  the  places  of 
accommodation,  and  documents  confirming  that  the  reported  accommodation 
costs of 695 Euro were all for accommodation; 
 
2.  Documents  relating  to  this  French  language  course  such  as  documents  that 
demonstrate  that  commissioners  are  permitted  to  charge  travel  to  language 
courses as [p]art of their mission expenses; 
 
3.  Documents  relating  to  the  payment  for  the  language  course  (including  the 
decision to pay for it, and the total amount spent on it), at least to the extent that it 
was paid for by the European Commission.’ 
In  its  initial  replies  of  6  June  2019,  the  Office  for  the  Administration  and  Payment  of 
Individual  Entitlements  of  the  European  Commission  refused  access  to  the  documents 
based on the exception of Article  4(1)(b)  (protection of privacy and the  integrity of the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  your  confirmatory  applications,  you  request  a  review  of  this  position.  You  underpin 
your request with detailed arguments, which I will address in the corresponding sections 
below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I can inform you that the European Commission has identified the 
following documents as falling under the scope of your requests: 


 
1)  GESTDEM 2019/2760 
  Summary  fiche  of  Commissioner  Věra  Jourová  relating  to  her  mission  to 
Avignon  and  Prag  from  29  July  2019  to  29  August  2019,  reference  number 
DL 18 1566212; 
  Accommodation invoice and proof of payment  of 2 August 2018,  reference 
number 7901; 
 
2)  GESTDEM 2019/2761 
  Summary fiche of Commissioner Valdis Dombrovskis relating to mission to 
Millefeuille  from  19  August  2019  to  24  August  2019,  reference  number  
DL 18 1551428; 
  Accommodation invoice and proof of payment of 24 August 2018, reference 
number 7918; 
  four supporting documents relating to travel. 
I  would  like  to  clarify  that  the  European  Commission  does  not  hold  any  document 
corresponding to the descriptions provided under points 2 and 3  of  your applications. It 
needs  to  be  noted  that  the  European  Commission  did  not  pay  the  costs  for  the 
abovementioned French language courses.  
Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that the right of access as defined 
in that instrument applies only to existing documents in the possession of the institution. 
In  this  instance,  as  the  European  Commission  does  not  hold  any  such  documents 
corresponding  to  the  description  given  under  points  2  and  3  in  your  application,  it  is 
unfortunately not in a position to fulfil your request. 
In  addition,  under  the  code  of  good  administrative  behaviour,  I  would  like  to  note  that 
pursuant  to  the  regulatory  framework  for  mission  expenses,3  all  official  travel  is 
undertaken in the most cost-efficient way possible, according to the needs of the mission. 
Officials are indeed required to book: 
-  hotel rooms within strict price limits (per country or city); and 
-  the  cheapest  transportation  option  available  on  the  market  at  the  time  of  the 
purchase. 
Following the assessment of the documents in question, I would like to inform  you that 
wide partial access is granted to: 
1.  Summary 
fiche  of  Commissioner  Věra  Jourová,  reference  number  
DL 18 1566212; 
2.  Summary  fiche  of  Commissioner  Valdis  Dombrovskis,  reference  number  
DL 18 1551428. 
                                                 

In  addition  to  the  above-mentioned  Code  of  Conduct  for  Members  of  the  Commission,  see 
Commission  decision  of  18.11.2008,  ‘General  implementing  provisions  adopting  the  Guide  to 
missions for officials and other servants of the European Commission’, C(2008)6215. 


 
Nonetheless,  I  note  that  access  to  the  remaining  identified  documents  and  to  personal 
data  of  Commission  officials  not  holding  any  senior  management  positions  included  in 
both  summary  fiches  has  to  be  refused  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b) 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, for the reasons set out below. 
I note that information on mission costs of Members of the Commission and their cabinet 
members’ is publicly available in the ATMOS application4. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data6 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC7 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’8. 
                                                 
4   https://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=cc463fab-bfff-4595-bb45-
6d0af96b5e83&missionsperiod=2018_3; 
https://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=12405586-0ba8-4a54-94ae-
12e8daeb7b26&missionsperiod=2018_4.
 
5   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
6   OJ L 8, 12.1.2001, page 1.  
7   OJ L 205, 21.11.2018, p. 39. 
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 


 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’9. 
In a recent judgment, the General Court confirmed that, in addition to names, information 
concerning the professional or occupational activities of a person can also be regarded as 
personal  data  where,  first,  the  information  relates  to  the  working  conditions  of  the  said 
persons and, second, the information is capable of indirectly identifying, where it can be 
related to a date or a precise calendar period, a physical person within the meaning of the 
Data Protection Regulation10. 
Part  of  the  requested  documents  (the  supporting  documents)  contain  personal  data, 
namely information relating to identified natural persons, Commissioners Věra Jourová, 
and  Valdis  Dombrovskis,  in  relation  to  various  costs  incurred  during  the  missions 
concerned.  This  information  reveals  in  a  detailed  manner  how,  where  and  when  the 
Commissioners  spent  their  respective  allowances.  It  is  clear  that  this  information  is 
indeed  personal  data.  In  addition,  the  identified  mission  summary  fiches  contain  the 
personal  data,  such  as  names  and  surnames  of  European  Commission  staff  not  holding 
any  senior  management  position.  Furthermore,  they  contain  the  office  and  telephone 
numbers of the Commissioners in question. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  contest  that  the  requested  documents 
contain  personal  data.  You  contest  the  extent  to  which  the  exception  has  been  applied. 
You argue that ʻthe Code of Conduct does not make reference to Article 4(1)(b) of the 
same regulation,  which protects  the privacy  and the integrity of the individual.  It  might 
be  assumed  that  this  is  because  the  proactive  publication  of  the  travel  expenses  of 
Europe’s  top  officials  was  not  considered  to  be  something  particularly  problematic  in 
terms of data protection.ʼ 
I  would  like  to  clarify  that  the  type  or  types  of  costs  incurred  by  the  Commissioners 
concerned  by  your  applications  are  indeed  personal  data,  as  this  information  cannot  be 
disassociated from the natural persons it concerns. In the Nowak judgment11, the Court of 
Justice  has  acknowledged  that  ‘[t]he  use  of  the  expression  “any  information”  in  the 
definition  of  the  concept  of  “personal  data”,  within  Article  2(a)  of  Directive  95/46, 
reflects the aim of the EU legislature to assign a wide scope to that concept, which is not 
restricted to information that is sensitive or private, but potentially encompasses all kinds 
of  information,  not  only  objective  but  also  subjective,  in  the  form  of  opinions  and 
                                                 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
10   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v Commission, Joined Cases T-314/16 and 
T-435/16, EU:T:2018:841, paragraph 64 (hereafter referred to as ‘VG v Commission’ judgment).  
11   Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 


 
assessments,  provided  that  it  “relates”  to  the  data  subject’(emphasis  added).  As  regards 
the latter condition, it is satisfied where the information, by reason of its content, purpose 
or effect, is linked to a particular person.  
It  is  obvious  that  information  about  costs,  incurred  by  the  Commissioners  during  the 
missions in question is information which, by reason of its content, is linked to particular 
natural  persons.  In  the  VG  v  Commission  judgment,  the  General  Court  ruled  that  even 
anonymised  data  should  be  considered  as  personal  data,  if  it  would  be  possible  to  link 
them  to  an  identifiable  natural  person  through  additional  information12.  In  the  present 
case,  a  clear  link  to  an  identifiable  person  remains,  since  your  requests  focus  on 
identified  members  of  the  European  Commission.  Therefore,  it  is  clear  that  the 
information contained in the requested documents clearly constitutes personal data.  
In  your  applications  you  claim  that  ʻthe  Code  itself  establishes  the  public  interest  in 
making  public  information  that  is  linked  to  very  limited  and  specific  items  of  personal 
data,  namely  the  names  of  Commissioners  who  travelled  on  public  business  and  at  the 
taxpayers’  expense.  Quite  rightly,  the  Code  does  not  require  the  publication  of  other 
personal  data that might well cause damage to  the Commissioners, such, to  imagine  an 
example,  the  numbers  of  their  bank  accounts  into  which  any  reimbursements  might  be 
paid. It is also important to note that, at least since the adoption of the Code of Conduct, 
all  the  Commissioners  are  informed  in  advance  of  the  fact  that  mission  expenses 
associated with their names will be made public.ʼ 
Notwithstanding the above, I note that your requests do not concern documents where the 
names  of  the  persons  concerned  are  merely  mentioned,  but  documents  containing 
personal  data  which  are  intrinsically  connected  with  their  persons.  In  full  compliance 
with  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  an  individual  assessment  of  the  requested 
documents  has  to  be  performed  taking  into  account  the  data  protection  parameters 
stipulated in Regulation (EU) 2018/1725. 
You indicate that ‘the principles of good governance and participation set out in Article 
15 TFEU as developed through the case law of the European Court of Justice as well as 
decisions  of  the  European  Ombudsman  clearly  point  to  the  principle  of  maximum 
possible transparency in the spending of public funds’.  
In  this  context,  I  would  like  to  underline  that  the  European  Commission  proactively 
publishes information about the mission expenses of its members. The Code of Conduct 
for  the  Members  of  the  European  Commission  provides  that  ‘[f]or  reasons  of 
transparency, the [European] Commission will publish an overview of mission expenses 
per  Member  every  two  months  covering  all  missions  undertaken  unless  publication  of 
this information would undermine the protection of the public interest as regards public 
security, defence and military matters, international  relations or  the financial, monetary 
or economic policy of the Union or a Member State.’13  
 
                                                 
12   VG v Commission judgment, cited above, paragraph 74. 
13  Commission Decision of 31.1.2018, C(2018)700 final, Article 6(2). 


 
In the Rechnungshof case law, which concerned the disclosure of data on the income of 
employees of bodies subject to control by the Rechnungshof, the Court of Justice stated 
that  ‘the  data  […],  which  relate  both  to  the  monies  paid  by  certain  bodies  and  the 
recipients, constitute personal data within the meaning of Article 2(a) of Directive 95/46, 
being information relating to an identified or identifiable natural person.’14 This finding 
is applicable also in the present case; thus the requested information on expenses of  the 
individuals concerned during the mission being information relating to identified natural 
persons constitutes indeed personal data.  
In the recent Psara ruling, which concerned the expenditure incurred by Members of the 
European  Parliament,  in  particular  disclosure  of  documents  showing  details  regarding 
how and when […] MEPs’ from each Member State ‘spent’, during various periods, the 
General  Court  concluded  that  ‘it  is  apparent  […]  [that]  all  the  requested  documents 
contain personal data, so that the provisions of Regulation No 45/2001 are applicable in 
their  entirety  to  the  present  case.’15  This  case,  concerned  members  of  a  European 
institution and details on the expenditure they incurred. I, therefore, consider the findings 
of  the  General  Court  as  directly  relevant  to  the  present  case,  which  concerns 
commissioners.  The  General  Court  did  not  only  conclude  that  the  requested  documents 
obviously  contained  personal  data,  but  also  confirmed  the  decision  of  the  European 
Parliament to refuse access to these documents. In this same judgment, the General Court 
stated  that  ‘the  fact  that  data  concerning  the  [MEPs]  in  question  are  closely  linked  to 
public data on those persons, inter alia as they are listed on the Parliament's internet site, 
and are, in particular, MEPs’ names does not mean at all that those data can no longer be 
characterised  as  personal  data,  within  the  meaning  of  Article  2(a)  of  Regulation  No 
45/2001.’16  
The  name  and  surname  of  European  Commission’s  official  not  holding  any  senior 
management  position,  telephone  numbers  and  offices  addresses  and  the  information 
regarding the details on mission costs of the Commissioners are indeed data from which 
the  identity  of  the  people  concerned  can  be  deduced,  consequently  they  undoubtedly 
constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725. 
Moreover,  I  would  like  to  point  out  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  also  protects  the integrity of the individual, which is  a  broader  concept  than 
privacy.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
[…]  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
                                                 
14   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  (C-465/00)  v  Österreichischer 
Rundfunk  and  Others  and  Christa  Neukomm  (C-138/01)  and  Joseph  Lauermann  (C-139/01)  v 
Österreichischer  Rundfunk
,  (References  for  a  preliminary  ruling:  Verfassungsgerichtshof  (C-465/00) 
and Oberster Gerichtshof (C-138/01 and C-139/01) – Austria), Joined Cases C-465/00, C-138/01 and 
C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 64. 
15   Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European 
Parliament (hereafter referred to as ‘Psara v European Parliament judgment’), Joined Cases T-639/15 
to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 52. 
16   Ibid, paragraph 52. 


 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.17 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  put  forward  several  arguments  to  justify  why  a 
transmission of the personal data should take place. 
Firstly, you refer to Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725 and argue that the requested 
processing is  lawful.  In  your view, ‘Access  Info explicitly established public interest  in 
obtaining  the  information  and  had  indicated  to  the  Commission  the  legal  grounds  for 
providing  the  documents  out  of  compliance  with  a  legal  obligation  to  which  the 
controller is subject.’  
Although  I  agree  that  the  processing  of  the  data  relating  to  mission  expenses  by  the 
European Commission is a lawful activity, this does not prove that the transmission of all 
the collected personal data to you fulfils the requirements of Article 9 of Regulation (EU) 
2018/1725. 
In  this  context,  I  note  that  the  Code  of  Conduct  for  the  Members  of  the  European 
Commission only refers to the publication of an ‘overview’ of the mission expenses and 
does not contain any legal rule to publish the ‘break-down’ of the costs you request.  
Therefore, your arguments are not sufficient to establish that the conditions of Article 9 
and Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725 are fulfilled. 
Furthermore,  you  refer  to  the  mission  of  Access  Info,  the  fact  that  your  make  the  data 
available ‘to all members of the European (and indeed the global) public’ and conclude 
                                                 
17   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,         
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
that ‘[a]s a civil society organisation, Access Info Europe plays a watchdog role akin to 
that  of  journalists  in  line  with  the  European  Court  of  Human  Rights  jurisprudence  on 
access to information. [You] therefore have a legitimate interest in obtaining information 
about the use of public funds’.  
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  draw  attention  to  Article  2(1)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  which  states  that  ‘[a]ny  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or 
legal  person  residing  or  having  its  registered  office  in  a  Member  State,  has  a  right  of 
access  to  documents  of  the  institutions,  subject  to  the  principles,  conditions  and  limits 
defined in this Regulation’ (emphasis added). It is clear from this provision that the right 
of access is neither unconditional nor unlimited. 
Your arguments on transparency stipulated above, do not establish that it is necessary to 
have all the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest. Neither 
do you demonstrate the existence of a ‘specific’ purpose nor demonstrate that the transfer 
of personal data you request is the most appropriate of the possible measures for attaining 
your  objective  and  that  it  is  proportionate  to  that  objective,  by  providing  express  and 
legitimate  reasons  to  that  effect  and  taking  into  account  the  data  which  are  proactively 
published by the European Commission.18  
The  General  Court  has  rejected  very  similar  arguments  put  forward  in  the  
Psara  v  European  Parliament  judgment,  where  the  applicants  stated  various  objectives 
pursued by their requests for access to documents, namely, on the one hand, to enable the 
public to verify the appropriateness of the expenses incurred by MEPs in the exercise of 
their  mandate  and,  on  the  other,  to  guarantee  the  public  right  to  information  and 
transparency.  The  General  Court  stated  that  ‘because  of  their  excessively  broad  and 
general  wording,  those  objectives  cannot,  in  themselves,  establish  the  need  for  the 
transfer  of  the  personal  data  in  question.’19  It  also  concluded  that  ‘the  wish  to  institute 
public debate cannot suffice to show the need for the transfer of personal data, since such 
an  argument  is  connected  solely  with  the  purpose  of  the  request  for  access  to  the 
documents’20.  The  General  Court  concluded  that  ‘the  need  for  the  transfer  of  personal 
data  may  be  based  on  a  general  objective,  such  as  the  public’s  right  to  information 
concerning  the  conduct  of  MEPs  in  the  exercise  of  their  duties,  […]  [however]  only 
demonstration  by  the  applicants  of  the  appropriateness  and  proportionality  to  the 
objectives pursued by the request for disclosure of personal data would allow the Court 
to verify the need for that disclosure within the meaning of Article 8(b) of Regulation No 
45/2001.’  These  findings  are  applicable  to  these  cases  at  hand,  as  the  new  Regulation 
(EU)  2018/1725  does  indeed  put  the  burden  of  proof  on  the  recipient  who  has  to 
demonstrate the existence of the necessity of the transmission of the data for  a specific 
purpose in the public interest. 
                                                 
18   Judgment  of  the  General  Court  of  15  July  2015,  Gert-Jan  Dennekamp  v  European  Parliament 
(hereafter  referred  to  as  ‘Dennekamp  v  European  Parliament  jusgment’,  T-115/13,  EU:T:2015:497, 
paragraphs 54 and 59. 
19   Psara v European Parliament judgment, cited above, paragraph 74. 
20   Ibid, paragraph 90.  


 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
Commissioners  concerned would be prejudiced by the disclosure of the details regarding 
the mission costs reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  integrity.  Moreover,  public 
disclosure of the names of the non-senior European Commission staff or disclosure of the 
telephone numbers and office addresses would undermine the privacy of the data subjects 
and subject them to unsolicited external contacts.  
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding public 
interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to personal data, as the need to obtain access thereto 
for a  purpose in  the public interest  has not  been  substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
the disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Information falling outside the scope of your request 
The mission summary fiches contain other information of administrative nature regarding 
the missions such as, for example, details regarding the reimbursement limits applied in 
the  particular  case  or  the  time  to  treat  the  mission  statement  by  the  Office  for  the 
Administration and Payment of Individual Entitlements of the European Commissions.  
As this information does not relate to the travel costs incurred by the Commissioners in 
question,  in  particular  the  mode(s)  of  transport  used,  details  of  the  places  of 
accommodation  and  the  reported  accommodation  costs  of  695  Euro,  I  consider  that  the 
above-mentioned information falls outside the scope of your request. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting partial access to the documents requested.  
Please note that wide partial access is granted to: 
1.  Summary fiche of Commissioner Věra Jourová relating to her mission to Avignon 
and  Prag  from  29  July  2019  to  29  August  2019,  reference  number  
DL 18 1566212; 
2.  Summary  fiche  of  Commissioner  Valdis  Dombrovskis  relating  to  mission  to 
Millefeuille  from  19  August  2019  to  24  August  2019,  reference  number  
DL 18 1551428. 
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful  (further)  partial  access  is 
possible  without  undermining  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individuals. 
10 


 
Consequently, I have come to the conclusion that the remaining documents requested are 
covered in their entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Acting Secretary-General 
 
 
 
 
Enclosures: (2) 
11 

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