Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Quaestors’ Quarterly'.

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QUAESTORS' QUARTERLY
Issue 4
QUAESTORS'
Quarterly
Issue 4
June 2016
It is difficult to comprehend that I have
colleagues should you have any questions
2077 complaints and opened 261
already been Chair-in-Office of the
about any of the issues mentioned.
inquiries with transparency issues being
Quaestors for six months and that it is
the most common complaint.
Andrey KOVATCHEV
soon time to hand the baton over to my
Parliament was addressed in 8% of the
colleague Quaestor, Karol Karski, for the
Chair-in-Office of the Quaestors
inquiries, compared to 55% for the
second half of the year.
Commission.
My time chairing the Quaestors meetings
coincided with the tragic events of 22
March with the terrible attacks on
Brussels’ airport and metro system.
Parliament's services reacted in an
exemplary fashion on the day in taking
care of our security whilst maintaining
core services in operation. The Institution
was soon back on its feet again, and
special measures were put in place to

Quaestors meet the
transport Members to and from Brussels
via other Belgian airports and even as far

Ombudsman
as Paris or Amsterdam where necessary.
IN THIS ISSUE
Several visitors’ groups cancelled their
On 10 May, the Quaestors met Emily
Quaestors meet the Ombudsman
trips in the aftermath of the attacks as
O'Reil y, the European Ombudsman, for
many parents and group leaders were
an informal working lunch to discuss her
** Written Declarations survey**
naturally worried about the safety of
work as coordinator of the European
Discount train travel for Members
visiting the Institutions in Brussels. But
Network of Ombudsmen as wel  as
parliamentary work must go on and we
some of her ongoing casework,
Members’ salaries and taxation in
cannot give in to such vile attempts by
including the updating of the
Belgium
terrorists to dictate our way of life.
Transparency Register. The lunch
coincided with the presentation, on 3
Private filming in the European
Nevertheless, I warmly recommend this
May, of the Ombudsman's 2015 Annual
Parliament
latest edition of the Quaestors’ Quarterly
Report to the President of Parliament. In
EP Sports Centre
and invite you to contact me or one of my
2015, the Ombudsman's office handled
Internalisation of the drivers’ service




QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 4
2
WHO TO CONTACT
Written Declarations - survey
Discount train travel for
For additional information, contact
Members
The procedure and rules governing
the Member's Activities Unit, DG
written declarations (Rule 136) are the
Presidency:
competence of the AFCO committee.
Email:
The Quaestors recently discussed the
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
practical application of the procedure
Tel:
Brussels: 44017/42348
following some concerns that the
Strasbourg: 73835
number of successful written
declarations (those obtaining the
signature of at least half the Members of
Did you know that Members of the
Parliament within the 3-month deadline)
European Parliament are able to travel
have fallen significantly in recent years.
anywhere in Belgium for free with the
Belgian National Rail company, SNCB ?
At the beginning of the Parliamentary
term, a free travel pass (‘Libre Parcours’)
was issued by SNCB for each Member of
Parliament. Parliament’s Travel Service
subsequently contacted each Member
about this possibility and how to obtain
one.
One consequence of this has been that
written declaration initiatives may have
Members taking up office in the course
of the parliamentary term are informed
become less visible despite Members
being informed by email, at the start of
individual y about the ‘Libre Parcours’. If
every part session, of all the written
a Member loses the pass, a duplicate can
be ordered through the Travel
declarations pending and the number of
signatures col ected.
Organisation Service. SNCB charges a
€20 administration fee for this
replacement service. Members leaving
Prior to 2007 there used to be a tabling
the Parliament have to return the pass
desk outside the plenary chamber in
to the Travel Organisation Service.
SURVEY
Strasbourg for Members to sign.
Members of Parliament are also entitled
However, fol owing complaints about
to discounted rail travel with Thalys
increasingly aggressive 'lobbying' and
TELL US YOUR OPINION ABOUT
trains on cross border journeys such as
pressure on Members to sign the
WRITTEN DECLARATIONS
Brussels to Paris, Amsterdam or Köln.
declarations as they passed on their way
Tickets can be purchased from any
to vote as well as concerns of
ticket office on presentation of your
obstructing access points to the
• Do you find them a useful tool
MEP badge. N.B. These fares only apply
Chamber by people distributing leaflets
for your parliamentary work?
on the cross-border Thalys service and
about the various declarations, the
• Do you prefer to sign in person
not if the journey is solely within
Quaestors decided, in 2010, to remove
or by scanned signature?
Belgium.
the desk from in front of the Hemicycle.
• What suggestions for
improvement, if any, to the
TO COLLECT YOUR FREE TRAVEL
Subsequently, the Rules of Procedure
current system would you
PASS
were revised, providing for an electronic
propose?
register of signatures whereby Members
If you have not already registered
can sign and scan a form to submit by
for your free rail pass, you can
Please submit your answers,
email to the tabling office. Members
collect it from the following office
comments and suggestions to the
may stil  go to the office to sign
ASP 03H161 in Brussels.
following address:
physically in PHS 02A49 (Brussels) or
Tel. 30466. Email: dgfins-
LOW T02024 (Strasbourg).
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
organisationdesvoyages@europarl.
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
europa.eu





QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 4
3
avoid a fine and to ensure that you are
European Parliament by the Bureau at
treated as a non-taxable person in the
its meeting of 7 September 2015, the
future. You can enclose a tax certificate
issue of external providers, who are not
issued by the European Parliament and a
professional journalists, being invited by
photocopy of your Belgian special
the Members to make audio-visual
identity card.
recordings of their activities in
Parliament, was recently discussed by
If you are in receipt of taxable income in
the Quaestors.
Belgium (occupational income other
than the MEP salary or from renting out
a property), you must complete and
return the tax form with a tax certificate
Members’ salaries and taxation
issued by the European Parliament.
in Belgium
Members, regardless of nationality, who
have their principal private residence in
Members’ salaries are subject to
Belgium, are required to fil  in a personal
Community tax on the same terms and
income tax return in Belgium and to
conditions as those for officials of the
declare al  income from anywhere in the
European Union and deducted directly
world.
at source. The Statute stipulates
In order to avoid confusion and to make
however that national tax law may be
a clear distinction between media
applied, provided that any double
representatives and non-media
taxation is avoided.
representatives, a separate set of rules
governing recordings by non-media
representatives on the premises of the
European Parliament was drawn up and
subsequently approved by the Bureau.
They cover al  forms of sound or image
recording within the Parliament's
premises by non-media representatives
and thus form a legal basis for Members
ADDITIONAL INFORMATION
who wish to record statements or videos
of themselves or their visitors in
Should you require any further
Parliament without having recourse to a
information, please contact the
professional film crew.
Members’ Salary and Social
Entitlements Unit: dgfins-
For anyone wishing to film on
mepremuneration@europarl.europ
Parliament's premises, it will stil  be
a.eu.
necessary to request a filming permit
Belgian residents are subject to personal
and obtain a valid access card to
The tax certificates referred to
income tax, unless they provide
Parliament. The use of hidden recording
above are available on request from
evidence that they are not domiciled for
equipment is also forbidden and
the same address.
tax purposes.  It is in the interest of
recording is only permitted in the areas
those who do not have Belgian
and at the times requested on the
For  further  information  concerning
nationality and are registered as
application form.
Belgian tax arrangements:
resident in their own country to enrol in
http://finances.belgium.be/fr/partic
Furthermore, al  audio-visual recordings
the special ‘non-residents’ register kept
uliers/declaration_impot/declaratio
remain prohibited from al  restaurants
by each municipality, so that the
n_non-residents
and bars, kiosques and banks and in
presumption that they are domiciled in
security-sensitive areas such as at the
Belgium for tax purposes does not apply.
entrances to Parliament, car parks and
You can contact your local commune for this.
offices used by Parliament's services.
If you are not registered as being in
Private filming in the
receipt of taxable income in Belgium you
European Parliament
do not have to fil  out an income tax
return. However, if you have received an
Fol owing the adoption of the revised
income tax return at home, you must
Rules governing recordings by media
return it, signed and dated, in order to
representatives on the premises of the





QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 4
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its Members and employees by
improve loyalty of the drivers towards
providing such facilities so the option of
the institution.
closing the gym down was rejected.
The legal uncertainty arising from the
Furthermore, there have been
ongoing court case, which could take a
complaints by drivers al eging that they
year or more to conclude, would also
had not been paid the minimum wage or
likely be problematic for any potential
over-time by their employer. By
future external bidders to run the sports
internalising the service, Parliament wil
centre. Thus, the only viable solution left
also ensure the recruitment of more
is to manage the Centre internal y.
female drivers and impose language
The Rules (and any infringements) are to
training to ensure that al  drivers are
be monitored by Parliament's media
able to communicate in at least English
directorate, who may withdraw
and French with Members.
recording permits for up to a year, whilst
any appeals against such a decision
Through leasing contracts, Parliament
would be decided by the Quaestors.
wil  also ensure the use of more electric /
hybrid cars for city driving, complying
with the latest environmental standards.
EP Sports Centre
The Quaestors argued that the fitness
centre should be open at least from 7.30
until 21.00 so that staff and Members
can access the facilities before or after
work. Contrary to reports which have
appeared in sections of the media, the
Quaestors also insisted that the Centre
become entirely self-financing from its
subscription base rather than be a drain
At the beginning of the year,
on Parliament's budget. The more
Parliament's sports centre in Brussels
people who join, the lower the
was temporarily closed due to some
membership fees and vice versa.
legal issues between the outgoing and
Parliament’s Bureau approved the
incoming sports management
proposal at its meeting on 6 June.
companies over the status of the
existing personnel which is currently the
subject of a case before the Belgian
Internalisation of the Drivers’
courts. Parliament itself is not a party in
service
the case. As an interim measure, the
fitness facilities in Brussels have been
run with the assistance of the accredited
In the light of recent terror attacks and
sports monitor who supervises the
enhanced concern for Members’ safety
fitness room in Strasbourg during part
as wel  as concerns over the respect for
sessions and two ushers provided by DG
the social rights of the drivers working
INLO. Inevitably, the gym has had to
for Parliament and with a view to
operate a reduced service and restricted
offering a better service to Members the
FOR FURTHER INFORMATION
opening hours.
Bureau recently agreed to pursue the
internalisation of the service.
This Newsletter is produced by the
The Quaestors held a discussion on the
Secretariat of the Bureau and
various options for a more permanent
Security wil  be improved by more
Quaestors. For further information
solution - including the possibility of
thorough background checks on drivers
on any of the articles in this edition,
closure, launching a new cal  for tender
before employment and by procuring
please contact one of the Quaestors
for another external operator or
cars with a higher security standard.
responsible or the secretariat at the
managing the gym internal y.  It was a
Regular security training for drivers will
following address:
strongly held view that the Institution
be ensured and the possibility of long-
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
has a duty to look after the wel -being of
term employment opportunities wil

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