Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Moedas meetings'.



 
Ref. Ares(2019)5332022 - 21/08/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
Β1/RS/JCV 
rtd.b.1.002(2019)5720341 
 

 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt  
Mr Joerg Stahl  
Praça Ilha do Faial 7 
1º Dto. 1000-168 
Lisboa 
Portugal 
Advance copy by e-mail:  
ask+request-6982-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
  
Subject: 
Request for access to documents 
Ref.: 
Your request of 18 June 2019 registered under reference GestDem 2019/3491 
Dear Mr Stahl, 
We refer to your request for access to documents within the framework of Regulation (EC) 
No 1049/20011, addressed to the Directorate-General for Research and Innovation.  
You requested the following:  
“– 
all  documents  related  to  the  23-01-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Qualcomm  Inc.,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  23-01-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and Johnson & Johnson, including but not limited to minutes, (hand-written) notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  28-04-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and General Electric Company, including but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  18-05-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  MSD  (Europe)  Inc.  (Merck  Sharp  &  Dohme),  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

 
                                                 
1  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145,  31.5.2001,  p. 43) 
hereinafter referred to as “Regulation (EC) No 1049/2001”. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   

– 
all  documents  related  to  the  23-09-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Google,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  03-12-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Google,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  03-12-2015  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and Procter & Gamble, including but not limited to minutes, (hand-written) notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  25-02-2016  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and DuPont de Nemours International SARL, including but not limited to minutes, 
(hand-written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  25-05-2016  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  PepsiCo,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  25-05-2016  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Intel  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  18-01-2017  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Microsoft  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  19-04-2017  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and General Electric Company, including but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  10-10-2017  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  IBM  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– 
all  documents  related  to  the  24-01-2018  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  AT&T,  Inc.,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  25-01-2018  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Hewlett  Packard  Enterprise,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  25-01-2018  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and Facebook Ireland Limited, including but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  08-03-2018  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and Cisco Systems Inc., including but not limited to minutes, (hand-written) notes, 
audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 
– 

all  documents  related  to  the  23-01-2019  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas  and  Microsoft  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations  



– 
all  documents  related  to  the  24-01-2019  meeting  between  Commissioner  Carlos 
Moedas and Facebook Ireland Limited, including but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations”. 

I. 
SCOPE OF THE REQUEST 
The following documents have been identified as corresponding to your request: 
1.  Briefing on the bilateral between Commissioner Carlos Moedas and a representative 
of Qualcomm on 23-01-2015. 
2.  Briefing on the meeting between Commissioner  Carlos Moedas and  representatives 
of Johnson and Johnson (J&J) on 23-01-2015. 
3.  Email  of  14-04-2015  from  General  Electric  Global  Growth  to  the  Cabinet  of 
Commissioner Moedas asking for a meeting between the latter and  a representative 
of General Electric Company on 29-04-2015.  
4.  Briefing on the meeting between Commissioner Carlos Moedas and a representative 
of General Electric Company on 28-04-2015. 
5.  Email  of  31-03-2015  from  the  Merck  Group  to  the  Cabinet  of  Commissioner 
Moedas  asking  for  a  meeting  between  the  latter  and  representatives  of  General 
Electric Company on 18-05-2015.  
6.  Briefing on the meeting between Commissioner  Carlos Moedas and representatives 
of Merck on 18-05-2015. 
7.  Email  of  22-05-2015  from  Merck  Group  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Moedas, 
including an attachment: 
a.  Letter from Merck to Commissioner Moedas concerning the meeting held on 
18-05-2019. 
8.  Email  of  08-06-2015  from  Google  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Moedas  asking 
for a meeting between the latter and a representative of Google on 23-09-2015.  
9.  Email  of  09-07-2015  from  the  Cabinet  of  Commissioner  to  Google  accepting  the 
suggested meeting on 25-09-2019. 
10. Briefing on the meeting between Commissioner Carlos Moedas and a representative 
of Google on 23-09-2015. 
11. Email  of  25-9-2015  from  Google  to  the  Cabinet  of  Commissioner  concerning  the 
meeting held on 25-09-2019,  
12. Email of 23-07-2015 from Business Europe to Commissioner Moedas, enclosing an 
invitation  to  the  Advisory  and  Support  Group  on  03-12-2019,  where  Google  and 
Procter & Gamble 
were also represented. 
13. Email of 12-08-2015 from the Cabinet of Commissioner to  Business Europe on the 
availability of the Commissioner for a meeting. 
14. Email  of  02-12-2015  from  the  Secretariat  General  to  the  Cabinets,  including  the 
Programme of the meeting of Advisory and Support Group and three enclosures: 
a.  List of the participants 
b.  Photos of the participants 
c.  Final programme of the event. 
15. Briefing on the Advisory and Support Group on 03-12-2015. 


16. Letter  of  18-12-2015  from  Business  Europe  to  Commissioner  Moedas,  on  the 
Advisory and Support Group. 
17. Note  on  the  key  messages  related  to  the  meeting  between  Commissioner  Moedas 
with representatives of European Advanced Biofuel Companies. 
18. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  representatives  of 
European  Companies  committed  to  the  development  of  the  low  carbon  transport 
fuels held on 25-02-2016, where representatives from DuPont were also invited. 
19. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
Pepsico held on 25-05-2016. 
20. Letter  of  01-06-2016  from  a  representative  of  Pepsico  to  Commissioner  Moedas, 
concerning the meeting held on 25-05-2016. 
21. Exchange of emails between 26 and 01-12-2015 between the European Commission 
and a representative of Intel Corp. on the possibility of a meeting with Commission 
Moedas. 
22. Briefing on the meeting between Commissioner Moedas and a representative of Intel 
held on 25-05-2016. 
23. Exchange of emails between 13-11-2016 and 09-0108-2017 between the Cabinet of 
Commissioner Moedas and Microsoft on the availability of the Commissioner for a 
meeting. 
24. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
Microsoft held on 18-01-2017. 
25. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  representatives  of  the 
General Electric Company held on 19-04-2017. 
26. Exchange  of  emails  between  18-07-2017  and  27-07-2017  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  Moedas  and  IBM  on  the  availability  of  the  Commissioner  for  a 
meeting with a representative of IBM. 
27. Briefing on the meeting between Commissioner Moedas and a representative of IBM 
held on 10-10-2017. 
28. Exchange  of  emails  between  14-07-2017  and  16-01-2018  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  Moedas  and  AT&T  on  the  possibility  of  a  meeting  between  the 
Commissioner with a representative of AT&T. 
29. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
AT&T held on 24-01-2018. 
30. Exchange  of  emails  between  04-01-2018  and  15-01-2018  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  Moedas  and  Hewlett  Packard  Enterprise  on  the  possibility  of  a 
meeting  between  the  Commissioner  with  a  representative  of  Hewlett  Packard 
Enterprise. 
31. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
Hewlett Packard Enterprise held on 25-01-2018. 
32. Exchange  of  emails  between  11-01-2018  and  18-01-2018  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  Moedas  and  Facebook  on  the  possibility  of  a  meeting  between  the 
Commissioner with a representative of Facebook on 25-01-2018. 
33. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
Facebook  held on 25-01-2018. 


34. Exchange  of  emails  between  02-02-2018  and  14-02-2018  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  Moedas  and  Cisco  Systems  on the  possibility  of  a  meeting  between 
the Commissioner with a representative of Cisco Systems on 08-03-2018. 
35. Briefing  on  the  meeting  between  Commissioner  Moedas  and  a  representative  of 
Cisco Systems held on 08-03-2018. 
36. Email  of  14-01-2019  from  a  representative  of  Microsoft  to  the  Cabinet  of 
Commissioner on the availability of the Commissioner for a meeting. 
37. Curriculum vitae of the representative of Microsoft,  
38. Document containing internal background information. 
39. Document containing internal background information. 
40. Email  of  09-01-2019  from  Facebook  to  the  Cabinet  of  Commissioner,  inviting  the 
latter to a reception held by Facebook on 24-01-2019. 
41. Exchange  of  emails  between  21-01-2019  and  22-01-2019  between  the  Cabinet  of 
Commissioner  and  Facebook  on  the  possibility  of  a  meeting  between  the 
Commissioner and a representative of Facebook. 
 
II. 
EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
After  a  concrete  assessment  of  the  requested  documents,  we  have  reached  the  conclusion 
that: 
-  Access must be refused to documents under numbers 14a, 14b and 37. 
-  Partial access can be granted to all the remaining documents. 
The refused documents, as well as the expunged parts of the disclosed documents must be 
protected in accordance the exception for the protection of the  privacy and the integrity of 
the individual, as will be explained below: 
Partial access 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data2. 
All  of  the  disclosed  documents  contain  personal  data,  which  have  been  expunged,  such  as 
names,  functions,  telephone  numbers,  electronic  and  professional  email  addresses,  office 
numbers etc. of Commission’s officials not having the function of senior management staff 
and  of  the third parties  identified  in the documents. Furthermore,  information  which could 
lead  to  the  identification  of  the  persons  concerned,  such  as  details  concerning  their 
professional  or  academic  activities, have  been  deleted.  This  information  clearly  constitutes 
personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/17253,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
                                                 
2  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08  P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd, 
ECLI:EU:C:2010:378, paragraphs 59 and 63. Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) 
No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on 
the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data 
protection regime established by Regulation 2018/1725. 
3  Regulation of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural 
persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 


‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’

According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. In your request, you do not put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. 
Please  note  that  the  exception  of  Article  4(1)(b)  has  an  absolute  character  and  does  not 
envisage the possibility of demonstrating the existence of an overriding public interest. 
No access 
Access to  documents  under numbers 14a, 14b and 37 is  refused in  their  entirety, since the 
specific  documents  consist  almost  exclusively  of  personal  data  (biographies  and 
photographs  of  third  parties),  protected  under  the  exception  of  Article  4(1)(b).  We  have 
considered the possibility of granting partial access to  the documents concerned. However, 
we have reached the conclusion that no meaningful partial access could be granted. 
III. 
DISCLAIMER AND RE-USE OF THE DOCUMENTS 
The  requested  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the 
relevant service of the Commission or sent by third parties.  
You may reuse the disclosed documents, to the extent that they originate from the European 
Commission, free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the 
source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability  stemming  from  the 
reuse. 
With  regards  to  the  parts  of  the  disclosed  documents  originating  from  third  parties,  please 
note  that  these  parts  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the 
agreement of the originator 
The disclosed documents do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as 
such. 
IV. 
MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit C.1 – Transparency, document management & access to documents 
BERL 7/076 

                                                                                                                                                 
and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, Official Journal L 205 of 21.11.2018, page 39. 



B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
 
 
Jean-Eric Paquet 
 
 
 
 
 
 
Enclosures:  The  requested  documents  expunged  from  personal  data,  with  the  exception  of 
documents 14a, 14b and 37. 

Electronically signed on 20/08/2019 16:13 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline