Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Avramopoulos meetings'.



 
Ref. Ares(2019)5397957 - 26/08/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
HOME/ 
 
Registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
Joerg Stahl  
Praça Ilha do Faial 7 
1º Dto. 1000-168 
Lisboa  
Portugal 
 
Advance copy per e-mail: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
Subject: Your application for access to documents - GestDem ref. 2019/3575 
Dear Sir, 
We refer to your application for access to documents dated 17/06/2019 and registered on 
20/06/2019 under the above-mentioned reference number.  
You  have  requested  access  to  all  documents  related  to  a  number  of  meetings  with 
Commissioner Avramopoulos as follows: 
–  “All  documents  related  to  the  03-03-2015  meeting  between  Commissioner 
Dimitris  Avramopoulos  and  Google,  including  but  not  limited  to  minutes, 
(hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 19-01-2016 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Microsoft  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes, 
(hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 08-12-2016 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Google,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

–  All documents related to the 08-12-2016 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Microsoft  Corporation,  including  but  not  limited  to  minutes, 
(hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 08-12-2016 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Facebook  Ireland  Limited,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
–  All documents related to the 08-12-2016 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Twitter  International  Company,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 06-12-2017 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Google,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written) 
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

–  All documents related to the 06-12-2017 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Facebook  Ireland  Limited,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 06-12-2017 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Twitter  International  Company,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations 

–  All documents related to the 23-01-2018 meeting between Commissioner Dimitris 
Avramopoulos  and  Facebook  Ireland  Limited,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations”. 

We  have  identified  one  document  for  the  meeting  dated  23/01/2018:  Report  meeting 
with  Facebook  08/02/2018  –  ref.  Ares(2018)4317801)  with  personal  data  redacted 
(see below point 3). Please see the document enclosed. 
We would like to inform you that all other meetings you refer to were short courtesy 
meetings
.  No report or minutes were drafted for these meetings. 
The European Commission therefore does not hold any document that would correspond 
to  your  request  as  far  as  these  meetings  are  concerned.    As  specified  in  Article  2(3)  of 
Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  applies  only  to  existing  documents  in 
the possession of the institution.  
Given that no such document, corresponding to the description given in your application, 
are held by the Commission, the Commission is not in a position to fulfil your request. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) n°1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
The  report  which  we  release  in  Annex  to  the  present  letter  and  to  which  you  have 
requested access contain personal data, in particular names of Commission staff members 
which are not in a management position. 
 
 


 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) n°1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding 
the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by the Union institutions, bodies, offices 
and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
n°45/2001 and Decision n°1247/2002/EC1  (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.2 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when 
a request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable4.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) n°45/2001 of the European Parliament and 
of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data, 
the principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.    Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) n°1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for 
a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to think that 
the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure 
of the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which  can only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on 
the protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation  (EC)  n°1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting 
the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Paraskevi MICHOU 
 
[e-signed by delegation by 
 Simon MORDUE] 

Electronically signed on 23/08/2019 17:39 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563