Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Margaritis Schinas correspondence'.



 
Ref. Ares(2019)5036797 - 01/08/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL COMMUNICATION 
 
Director-General 
   
Brussels, 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

 
Ms Luisa Izuzquiza 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
 
Advance copy by e-mail: 
 
ask+request-7152-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 

Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/4194 
Dear Ms Izuzquiza, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  18  July  2019,  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 19 July 2019 under the above-mentioned reference number. 
 
You request access to 
 
1.  All  correspondence  –  including,  but  not  limited  to,  letters,  e-mails,  and  any 
attachments  –  to  and  from  Margaritis  Schinas,  for  the  period  1  June  2016  to  31 
December 2016, mentioning or regarding José Manuel Barroso and/or Goldman Sachs. 
 
2.  All  correspondence  –  including,  but  not  limited  to,  letters,  e-mails,  and  any 
attachments – to and from Margaritis Schinas, for the period 1 February 2018 to 31 July 
2018,  mentioning  or  regarding  José  Manuel  Barroso  and/or  Goldman  Sachs  and/or 
Vice-president Jyrki Katainen. 

3.  All  correspondence  –  including,  but  not  limited  to,  letters,  e-mails,  and  any 
attachments  –  to  and  from  Margaritis  Schinas,  for  the  period  1  June  2016  to  30  
September 2016, mentioning or regarding Commissioner Günther Oettinger

4.  All  correspondence  –  including,  but  not  limited  to,  letters,  e-mails,  and  any 
attachments  –  to  and  from  Margaritis  Schinas,  for  the  period  1  February  2018  to  28 
February 2019, mentioning or regarding Martin Selmayr.
 
As  regards  points  2,  3  and  4  above,  I  regret  to  inform  you  that  we  do  not  hold  any 
documents that correspond to the description given in your application.  
 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1000 Brussel - Belgium. Telephone: +32 2 299 11 11 
Office: LOI 56 06/007. Telephone: direct line +32 2 295 30 70 
 
http://ec.europa.eu/dgs/communication 

 
As regards point 1 above, the following documents have been identified: 
1.  E-mail from M. Schinas to COMM SPP MIDDAY PLANNING from 25 July 2016 
2.  Exchange of mail between M. Schinas and a journalist from 11 September 2016 
3.  Exchange of mail between M. Schinas and a journalist from 27 September 2016  
 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, I have come to the conclusion that they 
may  be  partially  disclosed.  Some  parts  of  the  documents  have  been  blanked  out  as  their 
disclosure is  prevented  by  exceptions to the  right of  access  laid  down  in  Article  4  of  this 
Regulation. 
The  three  documents  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in  particular  the 
names,  function  and  e-mail  addresses  of  persons  who  do  not  form  part  of  the  senior 
management of the European Commission and of journalists, and document number 3 also 
contains, in particular, the name and address of a media company. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.2 
 
Please  note  in  this  respect  that  the  names,  e-mail  addresses,  telephone  numbers  and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.5 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
Moreover, pursuant to Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of  a natural  or legal  person, including intellectual property, unless 
there is an overriding public interest in disclosure. 
Disclosure in full of document number 3 would undermine the protection of the commercial 
interests  -  in  particular  the  name  and  address  -  of  the  media  company  with  which  the 
Commission was dealing. Therefore, the exception laid down in Article 4(2), first indent 
of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to this document. 
                                                                                                                                                 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
 
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. 
 
Having  carefully  examined  your  request  in  the  light  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, I have not been able to identify in this particular case the existence of an 
overriding public interest that could justify the disclosure of these parts of the document.  
 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) N° 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pia Ahrenkilde Hansen 
 
 
 
Annexes: 3 documents partially released 

Electronically signed on 31/07/2019 17:49 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563