Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Confirmatory application decisions concerning requests for trilogue documents'.




Ref. Ares(2019)5790906 - 16/09/2019
Brussels, 24 February 2014 
GENERAL SECRETARIAT 
European Commission 
B-1049 Brussels, Belgium
By email: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
RE:  GestDem 2013/6264  -  Confirmatory  application  for  reconsideration  of  the 
Commission’s  decision  to  deny  ClientEarth’s  full  access  to  the  documents 
adopted within trilogue meetings relating to the review of the EIA Directive 
In conformity with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents 
(hereafter  the  "Regulation"), ClientEarth  hereby  submits  a confirmatory  application  with regard  to 
the partial refusal to disclose the requested documents. 
(1) The Commission provided partial access to the reports prepared after the trilogue meetings with
the Council and the European Parliament as well as to the GR fiches used within the Commission
in view of the meeting on inter-institutional relation group on the topic. However, so many parts
of the documents have been deleted that the information provided does not allow us to know
the content of the discussion that took place within these meetings. The partial access provided
therefore amounts to no access to information on the positions adopted by the EU institutions
within  the  review  of  this  directive  and  on  the  decisions  that  are  being  made  on  this  crucial
matter.
(2) The detailed discussion that took place between the Council, the European Parliament and the
Commission during the trilogue meetings that is kept confidential by the Commission is precisely
what the public should have access to. The Commission does not provide any solid explanation
as  to  how disclosing  the positions of  the different institutions  would  seriously undermine  their
decision-making  process.  This  is  purely  hypothetical,  the  Commission's  only  justification  to
refuse full access to the requested documents is that the decision-making procedure is still on-
going  and  the  agreement  on  the  file  is  still  pending,  awaiting  the  vote  of  the  European
Parliament’s plenary. However, the only fact that the review of the Directive is not over and that
discussions are still taking place is no legal ground to withhold the requested information. The
required test provided by Article 4(3) of Regulation 1049/2001 is that disclosure would seriously
undermine  the  decision-making  process  of  institutions.  Yet,  the  Commission  does  not  put
forward any arguments demonstrating that it would be the case, it only makes an affirmation.
The  Commission  uses  the  Council’s  refusal  to  disclose  their  relevant  documents  and  in



 
 
accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation  1049/2001  and  states  that  “according  to  the 
Commission’s  own  analysis,  the  reasoning  relied  on  by  the  Council  is  valid”  without  providing 
their own analysis. No justification and solid reasons are thus provided.  
 
(3)  The  internal  decision-making  process  of  the  Council  and  of  the  Commission  would  not  be 
seriously undermined by disclosure of documents containing the discussions on the adoption of 
an EU directive.  
 
(4) The process leading to the adoption of the reviewed directive is a legislative process. Article 12 
(2)  of  Regulation  1049/2001,  stresses  the  fact  that  "legislative  documents"  should  be  made 
directly accessible through the public registers.  
 
(5) In  Cases  C-39/05  and  C-52/05,  the  Court  draws  from  recital  2  and  6  of  the  Regulation’s 
preamble to conclude that “openness in that respect contributes to strengthening democracy by 
allowing citizens to scrutinize all the information which has formed the basis of a legislative act. 
The  possibility  for  citizens  to  find  out  the  considerations  underpinning  legislative  action  is  a 
precondition for the effective exercise of their democratic rights.  
 
It is also worth noting that, under the second subparagraph of Article 207(3) EC, the Council is 
required to define the cases in which it is to be regard as acting in its legislative capacity, with a 
view to allowing greater access to documents in such cases. Similarly, Article 12(2) of Regulation 
No  1049/2001  acknowledges  the  specific  nature  of  the  legislative  process  by  providing  that 
documents drawn up or received in the course of procedures for the adoption of acts which are 
legally binding in or for Member States should be made directly accessible1.”  
 
(6) This is confirmed by Article 4 of Regulation 1367/2006 in environmental matters. 
 
(7) The Commission must therefore act openly and transparently within these trilogue meetings in 
which the three institutions decide what EU law will provide. 
 
(8) The trilogue procedure is not provided by the EU Treaties and is kept completely confidential. It 
is now commonplace and increasingly occurs before the EP has held a plenary vote on the piece 
of legislation, as it is the case for the adoption of EIA directive. Yet, Article 1, 6(1) and 11 TEU 
and  15  TFEU  as  well  as Article 42 of  the  Charter of  Fundamental Rights  and  Freedoms  make 
clear  that  the  institutions  must  act openly  and  transparently  and  as  closely  as possible  to  the 
citizens.  Therefore,  the  confidentiality  that  the  Commission  and  the  Council  impose  within 
legislative processes at EU level is in breach of these provisions and founding principles of the 
EU.  Information  must  precisely  be  provided  while  the  legislative  process  is  on-going  to  allow 
transparency and public participation. Disclosing the information once the law is adopted is not 
complying with either the Aarhus Convention, Regulation 1367/2006 or Regulation 1049/2001 as 
interpreted by the EU courts. 
                                                           
1 Joined cases C-39/05 P and C-52/05P, Sweden and Turco v Council, [2008] ECR I-0000, paras. 46-47. 



 
 
 
(9)  It  is  common  practice  at  national  level  in  democratic  states  that  the  adoption  of  laws  is 
discussed  in  public.  The  position  of  each  institution  is  publicly  debated.  There  is  no  reason 
justifying  a  difference  at  EU  institutional  level.  On  the  contrary,  EU  directives  and  regulations 
apply to 28 Member States, their adoption should therefore be subject to full transparency and 
openness. 
 
(10) Moreover,  even  if  the  decision-making  process  at  stake  would  be  undermined,  there  would 
anyway be an overriding public interest in disclosure. The review of the EIA directive will affect 
the  lives  of  every  single  person  living  in  the  EU  and  possibly  abroad,  in  impacting  the 
environment they live in as well as their health. Knowing how the industrial projects’ impacts on 
the EU people’s environment will be assessed and possibly avoided, compensated for or not on 
the basis of the decision adopted in these trilogue meetings is a right of citizens. Being able to 
comment,  participate,  oppose  or  support  decisions  being  adopted  on  these  matters  is  also  a 
right that needs to be upheld by institutions involved in this process. The Commission and the 
Council must act transparently to ensure their accountability and the democratic character of the 
adoption of decisions at EU level. 
 
(11) Keeping the Commission’s and the Council’s positions confidential prevents the organization of a 
democratic debate. The positions of the Member States, national governments, on the proposal 
of  the  Commission  simply  cannot  be  kept  confidential  as  these  institutions are  accountable  to 
the EU citizens with regard to the decisions they adopt in “Brussels” in the area of EU law. These 
discussions must not take place behind closed doors. The upcoming elections of the European 
Parliament and the discussions which started on these elections, very clearly demonstrate that 
citizens all over the EU need and require greater transparency and more democratic behaviour, 
in  order  to  keep  confidence  in  the  EU  institutions  and  their  activities.  The  secrecy  which  the 
Council and the Commission maintain with regard to the content of trilogue meetings, will just 
increase the anti-EU attitudes of parts of the public, and neither help the Council nor Member 
States nor the EU as a whole. 
 
(12) The Commission therefore breached Article 4(3) of Regulation 1049/2001. For all these reasons, 
ClientEarth hereby requests that the Commission grants full access to the requested documents.  
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
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