Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Documents related to JTI and Syria'.



OCM(2019)26256 - 19/11/2019
Directorate B - Investigations II
Aisha Down 
Director
Emerika Bluma 8, 
Sarajevo, Bosnia and Herzegovina
E-mail: ask+request-7347-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Via e-mail and registered mail
Brussels
olaf.c.4(2019)28852
Subject:  Your application for public access to documents
Case No OF/2011/1181
Dear Mrs Down,
We refer to your email dated 2 October 2019, by which you submitted an application for public 
access to documents under Regulation (EC) No 1049/20011. 
You requested access to the following documents:
All documents and correspondence related to OLAF's investigation of links between Japan 
Tobacco International (JTI), JTI's Middle Eastern distributor IBCS Trading, Syria Duty Free 
Shops (SDF) Ltd, and Rami Makhlouf.
Documents showing when OLAF was first aware of the link between Assad and JTI.
Documentation of the launch of OLAF's investigation of the links between Makhlouf, SDF 
Ltd, and JTI.
All information and documents given by Cypriot authorities to OLAF regarding JTI's links to 
Makhlouf, SDF Ltd, and Assad. All correspondence between Cypriot authorities and OLAF on 
this subject. All meetings between Cypriot authorities and OLAF on this subject.
All meetings between OLAF and JTI on the subject of the investigation of links between JTI, 
IBCS Trading, Syria Duty Free Shops Ltd, and Rami Makhlouf. All negotiations related to 
this investigation
”. 
1. Preliminary remarks
OLAF wishes to clarify from the outset that OLAF is legally bound to treat all information it obtains 
during its investigations as confidential and subject to professional secrecy, in particular pursuant 
to Article 339 of the Treaty on the functioning of the European Union, Article 10 of Regulation (EU, 
Euratom) No 883/2003 and Article 17 of the Staff Regulations.
1Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents OJ L145, 31.05.2001, page 43.
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud

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However, the purpose of Regulation 1049/2001 is to give access to documents to the public at 
large. Any document disclosed to an individual under this Regulation then becomes automatically 
available to any other member of the public whenever there is a subsequent request. Consequently, 
attention is drawn to you to the fact that documents disclosed under this Regulation enter the public 
domain.
2. Assessment of the document under Regulation (EC) 1049/2001 - relevant applicable 
exceptions – presumption of non-accessibility
Having carefully considered your application, OLAF regrets to inform you that your application 
cannot be granted, as disclosure is prevented by the exceptions to the right of access laid down in 
Article 4 of Regulation (EC) 1049/2001 based on the following considerations.
The  documents,  which  you  describe  in  your  request,  are  part  of  OLAF's  investigation  file 
OF/2011/1181.  OLAF  has  closed  the  investigation  on  2015  with  a  note  to  Japan  Tobacco 
International (JTI).  
The  requested  documents  are  covered  by  the  exceptions  under  Article  4(2),  third  indent  of 
Regulation 1049/2001 which stipulates that the institutions shall refuse access to a document where 
disclosure would undermine the protection of the purpose of inspections, investigations and audits, 
as  well  as  the  protection  of  the  decision-making  process  as  referred  to  Article  4(3)  second 
sentence of the Regulation. 
The General Court recognised in recent case-law2 a general presumption of non-accessibility for 
documents in OLAF case files. It considers that the disclosure to the public under Regulation 
1049/2001 of documents related to OLAF internal investigations could fundamentally undermine 
the objectives of the investigative activities, as well as the decision making process, both now 
and in the future.
The  presumption  is  based  on  the  consideration  that,  to  determine  the  scope  of  Regulation 
1049/2001,  account  must  be  taken  of  relevant  sectoral  rules  governing  the  administrative 
procedure under which the documents requested under Regulation 1049/2001 were gathered3, 
in the case at hand, Regulation 883/2013, which governs OLAF's administrative activity provides 
for the obligation of confidentiality with regard to all information gathered during investigations.
The  protection  of  confidentiality  of  information  in  the  legal  framework  applicable  to  OLAF 
investigations aims, on the one hand, at safeguarding the successful conduct of an investigation 
in  the  public  interest  and,  on  the  other  hand,  at  safeguarding  the  legitimate  interests  of  the 
individuals,  so  that  the  information  they  provide  is  used  only  for  the  purposes  of  the 
investigation. 
The  protection  of  confidentiality  extends  to  closed  cases4.  In  addition,  having  regard  to  the 
nature of the information processed in the context of OLAF investigations, the publication of the 
sensitive information contained in the OLAF case file is likely to harm the protection of personal 
data regardless of whether an investigation is pending or closed. The prospect of such publication 
after an investigation is closed runs the risk of adversely affecting the willingness of informants 
and of those who hold relevant information to cooperate with OLAF when such a procedure is 
pending, and that could seriously compromise the effectiveness of OLAF’s investigative activities. 
In view of the foregoing, the documents in OLAF's investigation files fall under the presumption 
of non-accessibility as documents containing information collected during an OLAF investigation 
and subject to confidentiality professional secrecy rules. Consequently, the document requested 
is exempt, in principle and in full, from disclosure to the public unless the applicant demonstrates 
2 Judgment of the General Court of 26 April 2016, Strack v Commission, T-221/08, EU:T:2016:242, paragraph 
162.
3 Judgment Court of Justice of 28 June 2012, Agrofert Holding v Commission, C-477/10 P, EU:C:2012:394, 
paragraphs 50-59; judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, Commission v Technische Glaswerke 
Ilmenau
, C-139/07 P, EU:C:2010:376, paragraph 55 ff.. 
4 Judgment of the General Court of 26 April 2016, Strack v Commission, T-221/08, EU:T:2016:242, paragraphs 
150 to 164.
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that  the  presumption  is  not  applicable  because  an  overriding  public  interest  justifies  the 
disclosure of the requested documents.5 
3. Partial Access
OLAF  has  examined  the  possibility  of  granting  partial  access  to  the  requested  document  in 
accordance with Article 4(6) of Regulation 1049/2001. 
Partial access is not possible, given that the information the document contains falls entirely 
under  the  general  presumption  of  applicability  of  Article  4(2),  third  indent  of  Regulation 
1049/2001 in the context of inspections and audits.
4. Overriding public interest in disclosure
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is 
an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  For  such  an  interest  to  exist  it, 
firstly, has to be a public interest and, secondly, it has to outweigh the interest protected by the 
exception to the right of access. 
OLAF understands the importance of transparency of the functioning of the EU institutions and 
particularly  of  the  European  Commission.  However,  given  the  nature  of  the  anti-fraud 
investigations conducted by OLAF, and the confidential nature of information collected, such as 
sources of information, content of case files and reputation of natural persons, an application 
under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  would  have  to  contain  clear  elements  to  indicate  the 
existence of an overriding interest to justify putting OLAF documents from the investigation file 
into the public domain. In this regard OLAF considers that there are no elements that would 
show the existence of an overriding public interest in disclosing the requested document that 
would outweigh the interest in protecting the purpose of OLAF investigations. 
5. Confirmatory application
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting OLAF to review this position. Pursuant to Article 4 of Commission Decision 
2001/937/EC,  ECSC,  Euratom,  such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 
working days upon receipt of this letter to the Director General of OLAF.
Any confirmatory application to OLAF should be sent to the following address:
Mr Ville ITÄLÄ
Director General OLAF
European Commission
B-1049 BRUXELLES
BELGIUM.
Your attention is drawn to the privacy statement below.
Yours sincerely,
Signed Electronically
on 19/11/2019 at 16:16 by MARTEAU Jacky [Acting DIRECTOR] by
delegation from BIANCHI Ernesto [DIRECTOR]
5 Ibid., paragraph 91.
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Privacy notice
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation No 2018/1725  on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this matter for the purposes of or in relation to the activities carried out in order to fulfil OLAF’s tasks referred to 
in  Article  2  of  Decision  1999/352/EC,  ECSC,  Euratom  and  Regulation  (EU,  Euratom)    883/2013  concerning 
investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF). The categories of your personal data being 
processed  are  contact  data,  identification  data,  professional  data,  and  case  involvement  data.  Your  data  may 
originate from various sources, including publicly accessible information. Your data may be transferred to other EU 
institutions, bodies, offices and agencies, competent Member State and third country authorities and international 
organisations. There is no automated decision process by OLAF concerning any data subject. Your data will be 
stored for a maximum of 15 years. 
You have the right to request access to, rectification or erasure, or restriction of processing of your personal data 
and to object to their processing on grounds relating to your particular situation. If you wish to request access to 
your personal data processed in a specific file, please provide the relevant reference or description in your request. 
Any such request should be addressed to the Controller (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx). 
The complete privacy statement for this and all other OLAF personal data processing operations are available at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud. If you have questions as regards the processing  of your personal data  or your 
rights you may contact the OLAF Data Protection Officer (xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx)
You may lodge a complaint concerning the processing of your personal data with the European Data Protection 
Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) at any time.
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