Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Inter-Service Consultations on the Deforestation Action Plan'.


EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
ENVIRONMENT 
Directorate F - Global Sustainable Development 
  ENV.F.3 – Multilateral Environmental Cooperation 
 
SUMMARY RECORD 
FLEGT/EUTR EXPERT GROUP MEETING 
14 FEBRUARY 2019 
 
1.  Adoption of the agenda and of the minutes of the last meeting  
Agenda  point  4a  was  deleted1.  With  this  amendment  the  agenda  was  adopted.  The 
minutes of the last meeting were approved.  
2.  Nature of the meeting  
The  meeting  was  not  public.  EU  Member  States  (MS)  were  represented  by  delegates 
from the EUTR/FLEGT Competent Authorities (CAs). 
3.  List of points discussed  
Update on the FLEGT processes 
Update on the VPA with Vietnam (VN)  
With  the  Joint  Expert  Meeting  and  Joint  Preparatory  Committee  meeting  to  discuss 
progress being scheduled for the 1st week of March, the European Commission (EC) will 
provide  more  details  on  the  progress  at  next  EUTR  EG  meeting.  With  regard  to  the 
ratification  process,  the  next  step  is  getting  consent  from  the  European  parliament, 
currently  scheduled  for  the  plenary  in  the  2nd  week  of  March.  The  EC  does  not  expect 
difficulties  in  this  process.  The  file  then  goes  to  the  Council  for  approval,  expected 
before  the  summer,  thus  completing  the  ratification  process  on  the  EU  side.  The  EC 
recalled that the issue of illegal  timber flows from  Cambodia  (KH)  has been prominent 
during the ratification process, with some claiming that illegal timber from  KH ends up 
in the EU after processing in VN. EC urged CAs to bear this in mind during checks and 
to immediately inform the EC in case they believe this could be the case.   
Update on the VPA with Ghana: 
The joint assessment of the readiness of the system has been launched, and while the aim 
is  a  positive  conclusion  in  view  of  the  work  undertaken  since  the  shipment  testing,  the 
process  may  still  take  12-18  months.  Following  the  successful  completion  of  this 
exercise,  licensing  preparations  will  commence.  At  the  same  time,  agreement  has  been 
reached  on  the  Annex  amendments  and  the  EC  is  currently  going  through  its  internal 
                                                 
1  To  avoid  confusion,  the  remaining  sub-points  under  point  4  maintain  their  denomination  as  in  the 
Agenda. 


process before submission to the FLEGT/EUTR Committee for its opinion on the official 
EU position. Such submission is expected at the end of March/beginning of April.  
Update on the VPA with Guyana:  
Following  the  initialling  of  the  EU-Guyana  VPA,  the  process  for  the  signature  and 
ratification  has  commenced.  However,  the  upcoming  elections  on  both  sides  impact  on 
planning  and  timelines.  In  the  meantime,  discussions  regarding  implementation  have 
begun and the development of the implementation framework is currently the priority.  
Update on FLEGT implementation 
MS updates on the implementation of the FLEGT Regulation 
Some  MS  provided  updates  on  the  implementation  of  the  FLEGT  Regulation  in  their 
country.  
The  EC  encouraged  MS  to  be  sharing  the  FLEGT  guidelines,  once  finalised  by  DG 
TAXUD, to encourage and show the benefits of FLEGT licencing.  
Update on the publication of the draft FLEGT Annual Synthesis Report 2017 
The annual synthesis report was shared in December for a final review by CAs; changes 
have  been  incorporated  and  the  draft  EC  report  is  almost  finalised.  Internal  procedures 
are now ongoing before publishing. Both reports should be on the website in about two 
months.  
Information points 
Update on support services for implementing the EUTR and FLEGT Regulation 
The importance of CA inputs in the bi-monthly briefing notes was highlighted; they have 
been accessed more than 8000 times in total. The third report of overviews of CA checks 
has been published; fourth report under way. The trade analysis will focus on new online 
dashboards.  EUTR  national  reporting  template  is  online  now  and  to  be  tested  by  CAs; 
FLEGT national reporting online template being prepared.   
The EC confirmed that the amendments to EUTR and FLEGT reporting had been agreed 
by the European Parliament, and were expected to be published later this year. As of next 
year, there will be annual reporting based on the calendar year. This  year’s reporting on 
EUTR is still based on March – February but MS will already have the option to report 
January – December, instead. This will facilitate the transition to the new system.  
Update  on  the  preparations  towards  a  Communication  on  Stepping  up  EU  Action  on 
Deforestation and Forest Degradation 
The  final  version  is  expected  later  this  year.  The  EUTR  and  FLEGT  are  particularly 
relevant to broader work on other agricultural products that have effects on deforestation, 
as the EUTR is almost a pioneer experience in this regard. CAs are invited to be actively 
involved and in contact with other MS colleagues about these issues to share experiences. 
Supply, demand and international cooperation are expected to be covered, similar to the 
work under FLEGT Action plan.  


Update on the draft guidance document on Conflict Timber 
The EC and a group of MS are continuing to work on the draft, including on addressing 
comments  from  MS.  The  formalisation  as  a  Commission  notice  will  happen  when  a 
number of new drafts or updates have been prepared. The  guidance documents that are 
already  on the  ECs  EUTR website  can  already be used as  reference, as they  have been 
accepted by the EUTR EG and thus represent the position of all EU MS.  
Presentations 
Open Timber Portal (OTP) 
World Resource Institute (WRI) has several programs, including on global forest watch, 
restoration and forest legality. Different work streams are intended to strengthen capacity 
of the civil  sector, including leverage policy, develop  tools to  support decision making, 
technologies for screening supply chain management, some work on CITES and some on 
the  timber  portal.  The  OTP  is  about  transparency,  which  links  to  forest  legality,  a  key 
component  of  VPAs  and  the  DDS  requirement  under  EUTR.  The  compliance 
information in the OTP is from private and third party actors and WRI are in touch with 
others  to  ensure  there  is  no  duplication  with  other  tools.  Companies  and  independent 
monitors  are  invited  to  upload  reports  into  the  OTP,  with  a  breakdown  of  the  key 
findings. Those who enter data are encouraged to ask a colleague to check the data, then 
another  organisation  is  asked  to  check  the  data.  WRI  will  be  hiring  quality  assurance 
consultants soon. The key audience includes government agencies in producer countries, 
timber companies, timber buyers, and enforcement agencies.  
Update on EUTR implementation 
Substantiated concerns: Placing timber from high risk countries on the EU market 
The position on Ukraine is not yet finalised and EC requested assistance from MS. As for 
Brazil,  the  plan  is  to  find  proposals  and  sources  that  operators  and  CAs  can  access 
publically  to  come  to  a  negligible  risk  assessment  where  this  is  possible  in  the  present 
situation.  This  will  however  not  happen  quickly  in  Ukraine.  Some  companies  have 
contacted  the  EC  to  say  that  they  stopped  imports  from  Ukraine  to  avoid  doing 
something  wrong,  but  that  is  not  the  idea.  The  risk  may  not  be  negligible  for  certain 
products/origins/etc. CAs need to ensure an unilateral approach; if anyone is approached 
bilaterally, this needs to be shared. 
MS updates on other issues related to the implementation of the EUTR 
Some MS gave a state-of-play on the performing of checks on operators and traders, and 
on other developments related to the implementation of the EUTR requirements.  
One MS explained that shipments contained in free port areas are difficult to check as the 
approval  from  the  judiciary  authority  is  required  for  inspections.  Furthermore,  the  MS 
referred to judiciary authorities not applying the penalties requested by the CA and that, 
while the risk of illegality of teak from Myanmar could presently not be mitigated, it was 
unclear whether operators respected the EG conclusions in this regard..  
In view of information on difficulties to check, e.g. shipments in free port areas under the 
EUTR,  as  the  approval  from  the  judiciary  is  required  for  inspections  there,  the  EC 
underlined  that  there  is  an  obligation  under  EUTR  for  MS  to  have  effective, 
proportionate and dissuasive sanctions. Those MS where this is not the case need to take 


action  to  make  sure  that  their  legislation  is  effective.  The  EC  pointed  out  that  the  EG 
agreed across all MS that with regards to import of teak from Myanmar, at present, it is 
not  possible  for  operators  to  come  to  a  negligible  risk  assessment  due  to  the  specific 
situation in Myanmar, and that therefore trade in teak from Myanmar cannot continue to 
flow until the problems in Myanmar are resolved.  
Conclusions/recommendations/opinions:  The  assessment  of  the  EG  regarding 
Myanmar (see minutes of 19 June 2018)
 and Brazil (see minutes of 7 December 2018) 
remain  valid  and  should  be  taken  into  account,  in  particular,  by  operators  and  CAs 
when assessing the risk of illegality related to timber imports from these countries.
 
A.O.B. 
Following  the  December  EG  meeting  (AOB),  the  topic  of  bark  beetle  was  discussed  at 
the Ministry of Agriculture of the Czech Republic. The outcome of this consultation was 
that  the  legislation  on  forest  protection  is  not  considered  applicable  under  the  EUTR, 
because  it  is  not  directly  related  to  harvesting.  Also  phytosanitary  measures  are  not 
considered a direct obligation of operators, as understood in the EUTR legislation. A full 
English translation of the statement will be made available.  
4.  Conclusions/recommendations/opinions  
See individual points  
5. Next steps  
See individual points  
6. Next meeting  
The  next  FLEGT/EUTR  Expert  Group  meeting  will  take  place  on  30  April  2019, 
preceded by an Informal EUTR Enforcement Group meeting on 29 April p.m. 
7. List of participants 
CODE 
ORGANISATION 
BE 
Federal Public Service Health, Food Chain Safety and Environment 
BG 
Executive Forest Agency 
CZ 
Forest Management Institute of Czech Republic 
DK 
Ministry of Environment and Food 
DE 
Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) 
EE 
Ministry of the Environment of Estonia 
IE 
Department of Agriculture, Food and the Marine 


ES 
Departament d'Agricultura, Ramaderia, Pesca i Alimentació 
ES 
Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal (MAPA) 
FR 
ministère de l'agriculture et de l'alimentation 
HR 
Ministry of Agriculture 
IT 
ARMA CARABINIERI 
IT 
Ministero delle politiche agricole alimentari, forestali e del turismo 
CY 
Ministry of Agriculture, Natural Resources and Environment, Department of Forest 
LV 
State Forest Service 
LT 
Customs department 
MT 
Ministry for the Environment, Sustainable Development and Climate Change 
NL 
Ministry of Agriculture, nature conservation and food quality 
NL 
Netherlands food and consumer product safety authority (NVWA) 
AT 
Federal Forest Office 
AT 
Federal Ministry for Sustainability and Tourism 
PL 
Chief Inspectorate of Environmental Protection 
PT 
Autoridade Tributária e Aduaneira 
PT 
Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I.P. 
RO 
Ministry of Waters and Forests 
SI 
Ministry of Agriculture, Forestry and Food of the Republic of Slovenia 
SK 
Ministry of Agriculture and Rural Development of the Slovak Republic 
SK 
Slovak Forestry and Timber Inspection 
FI 
Finnish Food Authority 
FI 
Ministry of Agriculture and Forestry 


SE 
Swedish Board of Agriculture 
SE 
Swedish Forest Agency 
UK 
Office for Product Safety & Standards 
NO 
Norwegian Environment Agency