Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with ATOS'.



Ref. Ares(2020)105345 - 08/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND TECHNOLOGY 
 
 
The Director- General 
 
 
Brussels,  
CONNECT/R4 
Mr Bram Vranken 
Vredesactie  
Patriottenstraat 27  
2600 Berchem 
Belgium 
 
                                                                                     Advance copy via email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: Your application for access to documents- Ref GestDem 2019/6076 
Dear Mr Vranken,  
We  refer  to  your  email,  dated  25  October  2019  wherein  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  pursuant  to  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (hereinafter ‘Regulation 1049/2001’), registered on the same day under 
the abovementioned reference number. We also  refer to  our holding reply, dated 22 November 
2019,  our  reference  Ares(2019)7225205,  whereby  we  informed  you  that  the  time  limit  for 
handling  your  application  was  extended  by  15  working  days  pursuant  to  Article  7(3)  of 
Regulation 1049/2001.     
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
You requested access to: “All documents -including but not limited to e-mails, reports, minutes, 
etc. - relating to meetings with the company Atos SE”.
 
In this regard reference is made to our clarification request dated 30 October 2019, our reference 
Ares(2019)6732620 and to your reply, dated 31 October 2019, our reference, Ares(2019)680230, 
wherein you clarified that: 
-  Your request covers documents since 1/11/2014.  
-  ATOS SE subsidiaries are excluded from the scope of this request.  

-  Your request concerns not only meetings where only ATOS SE was represented but also 
meetings in which ATOS SE together with other companies was present.  
-  Both  policy-making related meetings and meetings concerning projects  in  which ATOS 
SE was involved are covered by your request.  
-  The  request  concerns  meetings  between  ATOS  at  political  (Commissioner(s)  to  which 
DG CONNECT reports) and administrative level (Director-General and services). 
 
Given the wide-scope of your request and the involvement of the entire DG CONNECT and two 
Cabinets, we contacted you on 19 November 2019 with a view to finding a fair solution based on 
Article  6(3)  of  Regulation  1049/2001  (our  reference,  Ares(2019)7143824).  As  indicated  in  our 
fair  solution  proposal,  only  a  maximum  of  20  documents  could  be  dealt  with  within  the 
remaining time.  
By  your  email  dated  21  November  2019  (our  reference,  Ares(2019)7340857)  you  requested  to 
receive the documents related to the following categories of meetings (in order of priority):  
-  Meetings  between  Commissioners/  DG  CONNECT  officials  and  ATOS  SE 
representatives, 
-  European Cybersecurity Organisation meetings, 
-  Stakeholder forum,  
-  Working Group Meeting on Networking among Digital Innovation Hubs (DIHs). 
2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
Within  the  timeframe  provided  in  Article  7  of  Regulation  1049/2001,  we  were  able  to  identify 
and  assess  the  following  documents  relating  to  meetings  between  Commissioners  / 
DG CONNECT officials and ATOS SE representatives. 
The following documents have been identified: 
-  Document  No  1:  Steering  Brief  for  the  meeting  with  ATOS  on  9  December  2014  and 
Background Brief (Document No 1a
-  Document  No  2:  Back  to  Office  Report  (BTO)  of  meeting  on  9  December  2014 
(industrial commercialization of  FIWARE)  
-  Document  No  3:  Letter  to  ATOS  6  October  2015,  Invitation  for  participation  in  the 
plenary panel discussion at the ICT 2015 Conference, 20 October 2015, Lisbon 
-  Document No 4: Email of 4 May 2015- Meeting request, 
-  Document No 5: Email of 23 June 2015- Meeting request 
-  Document  No  6: Briefing for the meeting between ATOS and Commissioner Oettinger 
on 2 July 2015 and its Annexes: Annex I- Background (Document No 6a), Annex II- CV 
(Document No 6b), Annex III- Company profile (Document No 6c
-  Document No 7: Back to Office Report (BTO) of the meeting on 2 July 2015 
-  Document  No  8:  Briefing  for  the  meeting  between  FIWARE  core  industry  group  and 
Roberto Viola on 20 January 2016 
-  Document No 9: Back to Office Report (BTO) of the meeting with FIWARE Industry on 
20 January 2016 

-  Document  No  10:  Steering  Brief,  Gail  Kent  at  FIWARE  Foundation  event,  Vienna,  1 
June  2016,  Background  note  (Document  No  10a)  and  detailed  agenda-information 
(Document No 10b
-  Document No 11: Back to Office Report (BTO) of the FIWARE Foundation Forum on 1 
June 2016 
-  Document No 12: Back to Office Report (BTO) of the meeting on 10 June 2016 
-  Document No 13: Back to Office Report (BTO) of the meeting on 25 October 2016 
-  Document  No  14:  Briefing  for  the  Mission  to  FIWARE  summit,  in  Malaga,  13-15 
December 2016 
-  Document  No  15:  Back  to  Office  Report  (BTO)  of  the  meeting  with  FIWARE 
Foundation on 14 December 2016 
-  Document  No  16:  Invitation  to  ATOS  for  the  FIWARE  Open  Day,  7 March  2017  and 
Draft Agenda (Document No 16a) 
-  Document No 17: Letter of Commissioner Gabriel to ATOS, 22 December 2017 
-  Document No 18: Email from ATOS, 5 January 2018 
-  Document No 19: Back to Office Report (BTO) of the meeting on 7 February 2018 and 
its Annexes: Presentation (Document No 19a) and Position Paper, The rise of industrial 
data platform (Document No 19b) 
-  Document No 20: Back to Office Report (BTO) of the meeting on 17 December 2018. 
 
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Following  an  examination  of  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  
1049/2001 regarding public access to documents and taking into account the opinion of the third 
parties,  we  have  arrived  at  the  conclusion  that  full  access  can  be  granted  for  one  document. 
Partial access can be granted for 23 documents and disclosure will be refused for five documents, 
as their disclosure or parts thereof is prevented by exceptions to the right of access laid down in 
Article 4 of Regulation 1049/2001. For the documents that will be partially disclosed, some parts 
of the documents have been also blanked out as being out of scope. 
A. Full disclosure 
Document No 10 can be fully disclosed.  
 
B. Partial disclosure  
(i) Protection of privacy and integrity of individuals 
Parts  of  Documents  No  1,  1a,  2-6a,  6c,  7-9,  10a,  10b,  11,  14-19,  20  contain  personal  data,  in 
particular names, initials, functions, contact details, CV details, handwritten signatures and notes 
of  the  Commission  staff  and  third  parties’  staff.  Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with 

regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision 
No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to  an identified or identifiable natural  person […]’. The Court of Justice has specified 
that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular 
person  is  to  be  considered  as  personal  data 2 .  Please  note  in  this  respect  that  the  names, 
signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials  pertaining  to  staff  numbers  of  an 
institution are to be considered personal data3. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  personal  data  shall  only  be  transmitted  if 
‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit 
the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various 
competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of 
personal data occur. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
personal  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subjects  concerned would be prejudiced  by disclosure of the personal  data 
reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy.  
Consequently, we conclude that access cannot be granted to the  abovementioned personal data, 
as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not 
be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
(ii) Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 provides that the institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  commercial  interests  of  a 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Novak v 
Data Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:T:2018:560 
3 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, paragraphs 43 
44, ECLI:EU:T:2018:560. 

natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  unless  there  is  an  overriding  public 
interest in disclosure. 
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning of the 
European  Union  (TFEU),  which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from 
disclosing information of the kind covered by the obligation of professional secrecy, in particular 
information about undertakings, their business relations or their cost components. 
Parts  of  Documents  No  2,  5,  7,  9  and  19  contain  sensitive  information  relating  to  the  third 
parties’  activities,  positions  and  business  relations.  Disclosure  of  these  parts  of  the  documents 
would seriously undermine the third parties’ commercial interests. 
Consequently, the above-mentioned parts of Documents 2, 5, 7, 9 and 19 have been blanked out. 
C. Non-disclosure of documents 
We  regret  to  inform  you  that  access  cannot  be  granted  to  Document  No  6b,  Document  No  12, 
Document No 13, Documents No 19a and 19b.  
Document  No  6b  contains  personal  data,  in  particular  names,  functions  and  CV  details  of  the 
third party’s staff. Therefore access to this document has to be refused for the reasons set out in 
Section 3(b) above. 
Documents  No  12  and  13  contain  sensitive  information  relating  to  ATOS’  positions,  strategies 
and  relations.  Disclosure  of  these  documents  would  seriously  undermine  the  company’s 
commercial interests. Furthermore, they contain personal data, in particular names and functions 
of the Commission staff and third parties to which access has to be refused for the reasons set out 
in Section B (i) above. 
Documents  No  19a  and  19b  originate  from  third  parties.  Within  the  statutory  deadlines  for  the 
request, we could not achieve certainty concerning the application of exceptions under Article 4. 
Taking  this  into  account,  we  consider  that  disclosure  is  prevented  by  the  exceptions  of  Article 
4(1)(b) and 4(2) first indent of Regulation No 1049/2001 since they contain personal data of the 
third  parties  and  commercially  sensitive  information,  in  particular  information  related  to  the 
companies’ position and strategies, decisions and relations. 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  these  documents.  However, 
partial  access  is  not  possible  considering  that  the  documents  concerned  are  covered  in  their 
entirety by the abovementioned exceptions of Article 4 of Regulation 1049/2001. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  1049/2001  applies,  unless  there  is  an 
overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  documents.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  a 
public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  We  have  examined 
whether there could be an overriding public interest in the disclosure of the Documents No 6b, 


12, 13, 19a and 19b and of the respective parts of Documents No 7 and 9, but we have not been 
able to identify such an interest. 
5. 
REUSE OF DOCUMENTS  
Documents No 4, 5 and 18 originate from third parties. They are disclosed for information only 
and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the  originator,  who  holds  a  copyright  on  it. 
These documents do not reflect the position of the European Commission and cannot be quoted 
as such. 
Documents No 1, 1a, 2,  6, 6a, 6c,7, 8, 9, 10, 10  a, 10b, 11, 14, 15, 19, 20    were drawn up for 
internal use under the responsibility of the relevant services of the European Commission. They 
solely reflect the services’ interpretation of the interventions made and do not set out any official 
position  of  the  third  parties  to  which  the  documents  refer,  which  were  not  consulted  on  the 
content. They do not reflect the position of the European Commission and cannot be quoted as 
such. You may reuse these documents as well as Documents No 3, 16, 16a, 17 free of charge for 
non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged, that you do 
not distort the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission 
does not assume liability stemming from the re-use. 
6. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001,  you are entitled to make a 
confirmatory  confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
(e-Signed) 
Roberto Viola 
 
 
Enclosures: (24) 
Electronically signed on 08/01/2020 17:00 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline