Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with US representatives'.



 
Ref. Ares(2019)7729627 - 16/12/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  The Director-General 
Brussels, 16th December 2019 
CNECT/R4 
Mr. Samuel Stolton 
Euractiv Brussels 
International Press Centre 
Boulevard Charlemagne 1 
1041 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by e-mail: ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
REGISTERED MAIL WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
 
Subject:  Your application for access to documents – GestDem 2019/6277 
 
Dear Mr Stolton, 
We  refer  to  your  application  for  access  to  documents  submitted  under  Article  2(1)  of 
Regulation  1049/2001  on  public  access  to  documents  (hereinafter,  ‘Regulation 
1049/2001’)  received  on  04/11/2019  and  registered  on  the  same  day  under  the  above-
mentioned  reference  number.  We  also  refer  to  our  holding  reply  dated  26/11/2019  (our 
reference,  Ares(2019)7254270)  whereby  we  informed  you  that  the  time  limit  for 
handling  your application was extended by 15 working days pursuant to  Article 7(3) of 
Regulation 1049/2001. 
1.  SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In your application, you requested access to the following documents: 
“- A list of all meetings held between DG CNECT and US Deputy Assistant Secretary of 
State  for  Cyber  and  International  Communications  and  Information  Policy,  Robert 
Strayer,  over  the  past  year.  The  list  should  include  the  dates  of  the  meetings,  the 
individuals present, as well as the issues discussed. 
 
- Detailed minutes of the above meetings. 
 
- All correspondence (i.e. any emails, correspondence, telephone call notes, and/or text 
messages  including  WhatsApp  exchanges)  between  DG  CNECT  (including  the 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
Commissioner and the Cabinet) and Mr. Strayer or a representative of his, over the past 
year
”. 
 
2.  DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF YOUR REQUESTS 
We have identified three documents as falling within the scope of your application: 
-  Document 1: Email correspondence (ranging from 01/02/2019-26/02/2019) with 
US authorities in preparation for a meeting held on 25 February 2019 between the 
Director General for DG CONNECT and US authorities;   
 
-  Document 2: Back to office report prepared for the same meeting; 
 
-  Document  3:  Back  to  office  report  prepared  for  a  meeting  held  on  27/09/2019 
between the Director General for DG CONNECT and Mr. Robert Strayer. 
No documents  were  found in  relation  to  the part of  your request  relating  to  a list  of all 
meetings between DG CONNECT and Mr. Robert Strayer over the past year.  
 
3.  ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
 
Having  examined the documents  requested under the  provisions of Regulation  1049/2001 
regarding public access to documents, we regret to inform you that access cannot be granted 
to the documents identified on the basis of the exception laid down in Article 4(1)(a) third 
indent of Regulation 1049/2001. 
Article 4(1)(a), third indent of Regulation  1049/2001 provides that the institutions shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the 
public interest as regards international relations.  
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001  […]  calls  for  the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation".1  
In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest".2 

Documents 12 and 3 contain comments and positions made by US authorities and DG 
CONNECT. There is  a  concrete  risk that the public  disclosure of the documents would 
affect the mutual trust between the EU and the US Government and thus undermine their 
relations.  As  the  Court  recognised  in  Case  T-301/10  in’t  Veld  v  Commission,  “[…] 
establishing  and  protecting  a  sphere  of  mutual  trust  in  the  context  of  international 
relations is a very delicate exercise
”.3 Consequently, access to Documents 1, 2 and 3 is 
refused. 
                                                 
1 Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
2 Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63.   
3 Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraph 126.   



 
4.  PARTIAL ACCESS 
 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  document  requests. 
However,  partial  access  is  not  possible  considering  that  the  documents  concerned  are 
covered in their entirety by the exception under Article 4(1)(a), third indent of Regulation 
1049/2001. 
 
5.   CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
(e-Signed) 
Roberto Viola 
      

Electronically signed on 16/12/2019 16:50 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563