Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with US representatives'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 29.5.2020 
C(2020) 3649 final 
 
 
Mr Samuel Stolton  
Euractiv Brussels 
International Press Centre, 
Boulevard Charlemagne 1,  
1049 Brussels, Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/2001 1 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/6277 

Dear Mr Stolton, 
I  refer  to  your  letter  of  7  January  2020,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents 2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
Please accept our apologies for this late reply. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 4 November 2019, addressed to the Directorate-General for 
Communications  Networks,  Content  and  Technology  (hereafter:  DG  CNECT),  you 
requested access to, I quote: 
-  ‘A  list  of  all  meetings  held  between  DG  CNECT  and  US  Deputy  Assistant 
Secretary of State for Cyber and  International  Communications and  Information 
Policy, Robert Strayer, over the past year. The list should include the dates of the 
meetings, the individuals present, as well as the issues discussed. 
-  Detailed minutes of the above meetings. 
 
 
                                                 
1   OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-  All correspondence (i.e. any emails, correspondence, telephone call notes, and/or 
text  messages  including  WhatsApp  exchanges)  between  DG  CNECT  (including 
the  Commissioner  and  the  Cabinet)  and  Mr.  Strayer  or  a  representative  of  his, 
over the past year’. 
 
The following documents have been identified as falling under the scope of your request 
at initial stage: 
-  Email correspondence (ranging from 01/02/2019-26/02/2019) with US authorities 
concerning a meeting held on 25 February 2019 between the Director-General of 
DG  CNECT  and  the  US  authorities,  reference  Ares(2020)106777  of  8  January 
2020, hereafter ‘document 1’;  
-  Back to office report prepared for the same meeting, reference Ares(2020)106777 
of 8 January 2020, hereafter ‘document 2’; 
-  Back to office report prepared for a meeting held on 27 September 2019 between 
the  Director-General  of  DG  CNECT  and  Mr.  Robert  Strayer,  reference 
Ares(2020)106777 of 8 January 2020, hereafter ‘document 3’. 
In  its  initial  reply  of  16  December  2019,  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks,  Content  and  Technology  refused  access  to  these  documents  based  on  the 
exception  of  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards 
international relations) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In your confirmatory application, you request a review of this position. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  underline  that  document  1  contains  internal 
exchanges  between  Commission  officials  and  US  representatives  as  regards  the 
organisation  of  a  meeting.  Please  note  that  these  exchanges  are  of  a  short-lived  nature 
within the meaning of Article 4 of the Commission Decision of 23 January 20023. Article 
4,  paragraph  2  of  this  decision  provides  as  follows:  ‘[…]  a  document  drawn  up  or 
received  by  a  Commission  department  must  be  registered  if  it  contains  important 
information  which  is  not  short-lived  and/or  may  involve  action  or  follow-up  by  the 
Commission or one of its departments. […]’. 
 
 
 
                                                 
3    Commission  Decision  2002/47/EC,  ECSC,  Euratom  of  23  January  2002  amending  its  Rules  of 
Procedure, L 21, 23.1.2002, p.23. 


Emails  exchanges  regarding  logistical  arrangements  for  the  organisation  of  a  meeting 
normally  do  not  contain  important  information  that  may  involve  a  follow-up  by  the 
institution. I note that even if this document was registered at the time by the competent 
Commission department, this does not erase its short-lived nature.  
 
Furthermore,  I  note  that  this  document  does  not  reveal  any  matter  of  particular 
importance for the topic you are interested in; instead, it simply reveals the way in which 
this particular meeting was organised within the institution by the agents involved, in an 
informal setting (via emails). 
 
I confirm that these exchanges do not reveal any important information in relation to the 
content of the meeting they were intended to prepare, namely information on the issues to 
be  discussed,  lines  to  take  or  any  other  information  of  substantive  nature  you  might  be 
interested in. Therefore, I note that the disclosure of this document would not contribute 
meaningfully  to  the  public  debate  and  would  not  guarantee  the  principle  of  openness 
within the meaning  of Recital  2 of Regulation (EC) No 1049/2001,  according to  which 
the  latter  is  a  tool  to  enable  citizens  to  participate  more  closely  in  the  decision-making 
process  and  to  guarantee  that  the  administration  enjoys  greater  legitimacy  and  is  more 
effective  and  more  accountable  to  the  citizens  in  a  democratic  system.  Consequently,  I 
consider that this document, by not serving this function, does not fall within the scope of 
the request pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
Consequently,  the  following  review  will  focus  on  the  assessment  performed  at  initial 
stage  by  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology as regards documents 2 and 3.  
Following this review, performed at confirmatory stage, I regret to inform you that I have 
to  refuse  access  to  documents  2  and  3,  based  on  the  exceptions  of  Article  4(1)(a)  third 
indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  and  Article 
4(1)(b)  (protection  of  personal  data)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  for  the  reasons 
set out below. 
 
2.1.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ʻ[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]ʼ. 
The  Court  of  Justice  stressed  in  the  In  ‘t  Veld  ruling  that  the  institutions  ‘must  be 
recognised  as  enjoying  a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the exceptions provided for in 
Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001] could undermine the public interest’4. 
                                                 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  3  July  2014,  Council  v  In  ‘t  Veld,  C-350/12,  EU:C:2014:2039, 
paragraph 63. 


Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’.5 
Furthermore, it has been recognised that Article 4(1)(a) third indent can be invoked if it 
is clear that disclosure would harm the EU's international relations with third countries6 
or  if  it  would  complicate  or  undermine  the  EU's  negotiating  position  in  international 
negotiations7. 
 
Documents 2 and 3 contain internal comments and information shared in confidentiality 
by  representatives  of  the  Government  of  the  United  States,  which  were  not  meant  for 
public  disclosure.  Document  2  contains  remarks  made  by  Mr  Roberto  Viola  and  by 
representatives  of  the  United  States  to  the  EU  staff  concerning  the  topic  of  5G 
deployment  and  the  security  of  5G  networks.  It  contains  explanations  by  the  Federal 
Communications  Commission  on  5G  deployment  in  the  US  and  presents  some  of  the 
concerns of the United States concerning the topic of the security of 5G networks. 
Document  3  also  contains  information  on  cybersecurity  and  reflects  positions  about 
coordinated action of the EU and the United States vis-à-vis third countries. 
Please note that it is not possible to give more details about the documents justifying the 
need  for  confidentiality,  without  disclosing  their  content  and,  thereby,  depriving  the 
exception of its very purpose.  
Currently, all of the world’s leading economies, i.e. including the USA and the EU, are 
advancing in 5G deployment. This involves significant investments from market players 
but  also  significant  efforts  from  governments,  in  order  to  ensure  the  security  of  5G 
networks and to avoid cyber-attacks.  
The EU plays  a particularly important role in ensuring high standards of security of 5G 
networks across the EU and coordinated approaches among Member States. 
In this context, it is of crucial importance that the EU maintains good relations with third 
countries and its partners implicated in the secure deployment of 5G infrastructures. 
Establishing  and  protecting  a  sphere  of  mutual  trust  in  the  context  of  international 
relations relating to the deployment of 5G is a very delicate exercise.  
 
 
                                                 
5   Judgment of the  General Court of 25 April 2007,  WWF European Policy  Programme  v Council, T-
264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40. 

Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  7  February  2002,  Kuijer  v  Council,  T-211/00, 
EU:T:2002:30 paragraphs 62-65. 
7   Judgment  of  the  Court  of  first  Instance  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v 
Council, case T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 41. 


I note that revealing the details of documents 2 and 3, would jeopardise the possibility of 
frank and sincere exchanges between the European Commission and the United States, in 
the  framework  of  ongoing  discussions8  on  the  topic,  by  making  the  United  States 
representatives naturally more guarded about sharing information and positions with EU 
staff in the future.  
Furthermore,  these  documents  contain  information,  which  is  not  public  and  which  the 
European Commission received from the third country on a confidential basis. Disclosure 
of this information, against express statements of the providing  party, would undermine 
the relation of trust with the parties thus negatively affecting the international relations of 
the EU. 
Therefore, I came to the conclusion that public access to documents 2 and 3 would pose a 
risk  to  the  public  interest  as  regards  the  protection  of  the  international  relations.  Given 
the  importance  of  the  subject  matter,  the  potential  involvement  of  third  countries  and 
media attention to  the file,  I  consider this risk as reasonably foreseeable and not  purely 
hypothetical. 
2.2.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager) 9,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data 10 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC 11 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
                                                 
8   Notably following the meeting between the President of the European Commission and the President 
of the United States in Davos of 21 January 2020. 
9   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
10   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
11   OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’ 12. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’ 13. 
Documents 2 and 3 contain personal data such as the names and initials of persons who 
do not form part of the senior management of the European Commission. Moreover, they 
contain the personal data of third parties, who are not considered as public figures, acting 
in their public capacity. 
The names 14 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data 15. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
 
 
                                                 
12   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
13   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
14.  European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
15   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note also that Article 4(1)(a) and 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 do not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However, no meaningful partial access is possible, as the whole content of documents 2 
and  3  is  covered  by  the  exceptions  protecting  international  relations  and  personal  data, 
provided  for,  respectively,  in  Article  4(1)(a),  third  indent  and  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  for  the  reasons  set  out  in  the  corresponding  sections 
above.  
Consequently, partial access is not possible considering that the documents requested are 
covered in their entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
 
 



5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 
 


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