This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All Commission replies to confirmatory applications in 2018'.



Document 15
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 3.12.2018 
C(2018) 8365 final 
 
EU Observer 
rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/2188 

Dear 

I  refer  to  your  email  of  14  August  2018,  registered  on  17  August  2018,  in  which  you 
lodge  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’).
1.
SCOPE OF YOUR APPLICATION
In  your  initial  application  of  17  April  2018,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  and  registered  under  reference 
number GESTDEM 2018/2188, you requested access to ‘[a]ll documents – including but 
not  limited  to  emails,  presentations,  agendas,  and  minutes  of  meetings  –  related  to  the 
As-If Programme Committee for Defence Research (E03524)’. 
In  its  initial  reply  dated  24  July  2018,  the  Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship  and SMEs informed  you that it had identified 42 documents 
as  falling  within  the  scope  of  your  request.  It  granted  wide  partial  access  to  16 
documents,  subject  to  the  sole  redaction  of  personal  data  pursuant  to  Article  4(1)(b) 
(protection of privacy and the integrity of the individual) of Regulation 1049/2001. 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145, 31.05.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
Furthermore, it refused access to the remaining 26 documents on the basis of Article 4(3) 
(protection of the decision-making process) and Article 4(1)(a), second indent (protection 
of the public interest as regards defence and military matters) of Regulation 1049/2001. 
In your confirmatory application, you request a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The  European  Commission  has  identified  29  documents  as  falling  (partially)  under  the 
scope  of  your  confirmatory  application.  Indeed,  three  further  documents  have  been 
identified at confirmatory level. These documents are included as documents 27 – 29 in 
the list  of documents  that  is  enclosed as  an annex to  this decision. Please note that, for 
reasons of consistency, all the documents concerned have been given a new numbering at 
confirmatory level. 
Having examined your confirmatory application, I would like to inform you that: 
-  full access is granted to documents 5, 6, 7, 10, 13, 14, 16, 22, 23, 27 and 28, as 
their  content  does  not  to  fall  under  any  of  the  exceptions  to  the  right  of  access 
provided in Article 4 of Regulation 1049/2001; 
-  wide partial access is granted to documents 1, 2, 3, 4, 8, 9, 11, 12, 15, 17, 18, 19, 
20,  26 and  29, subject  to the redaction of personal  data only  on the basis of the 
exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation 1049/2001; 
-  partial  access  is  granted  to  document  21,  pursuant  to  Article  4(3),  first 
subparagraph  (protection  of  the  decision-making  process)  of  Regulation 
1049/2001; 
and 
-  partial  access  is  granted  to  document  25,  pursuant  to  Article  4(2),  first  indent 
(protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person)  of  Regulation 
1049/2001. 
Please find a copy of each of these documents enclosed to this decision. 
Moreover,  I  have  to  confirm  the  initial  decision  of  the  Directorate-General  for  Internal 
Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs to refuse access to document 24 pursuant 
to Article 4(1)(a), second indent (protection of the public interest as regards defence and 
military matters) of Regulation 1049/2001.  
 


 
Furthermore, I would like to inform you that document 26 has been identified as partially 
falling within the scope  of  your  request  by the Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs.  
This document contains two very different elements.  
First,  document  26  contains  an  e-mail  from  a  European  Commission  staff  member  to 
Member States’ representatives concerning the meetings of the working group ‘System-
on-a-Chip’  under  the  As-If  Programme  Committee  for  Defence  Research  on  20 
September  2017  and  2  October  2017.  Wide  partial  access  to  the  invitations  to  these 
meetings  was  granted  at  initial  level  (documents  20  and  413)  and  full  access  is  being 
granted  through  this  confirmatory  decision  to  the  draft  agendas  that  were  attached  to 
these invitations (documents 14 and 274). Moreover, document 26 contains the reply of a 
representative  of  the  United  Kingdom,  who  is  a  member  of  the  As-If  Programme 
Committee for Defence Research. 
Second,  document  26  contains  a  further  email  exchange  between  the  European 
Commission staff member and the representative of the United Kingdom. However, this 
email  exchange  refers  to  matters  that  have  no  relation  with  the  As-If  Programme 
Committee for Defence Research and thus the scope of your request5. 
For  these  reasons,  the  parts  not  falling  within  the  scope  of  your  request  have  been 
redacted in document 26. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual  
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that the ‘institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy and the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No. 45/2001 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable6 
Article  2(a)  of  the  Data  Protection  Regulation7  provides  that  personal  data  ‘shall  mean 
any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  person  […];  an  identifiable 
person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an 
                                                 
3   Numbering at initial level. 
4   Numbering at confirmatory level, as indicated in the attached list of documents. 
5   This  email  exchange  concerns  indeed  the  appointment  of  evaluators  for  the  evaluation  of  proposals 
following  the  call  for  proposals  ‘PADR-EDT-02-2018:  European  high-performance,  trustable 
(re)configurable  system-on-a-chip  or  system-in-package  for  defence  applications’,  that  does  not  fall 
within the remit of the As-If Programme Committee for Defence Research. 
6   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
7   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, page 1. 


 
identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity’.  According  to  the  Court  of 
Justice,  there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
nature from the notion of private life.8 
Documents  1,  2,  3,  4,  8,  9,  11,  12,  15,  17,  18,  19,  20,  26  and  29  contain  personal  data 
such  as  the  names  and  functions  of  persons  who  do  not  form  part  of  the  senior 
management  of  the  European  Commission  and  national  institutions  as  well  as  e-mail 
addresses,  office  addresses  and  phone  numbers.  In  addition,  documents  3,  9  and  29 
contain handwritten signatures. 
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of  the 
Data Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.10 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 45/2001, can the transfer of personal data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject. 
If there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide on the request for access.11  
I refer also  to  the Strack case, where the Court of Justice ruled that the institution  does 
not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.12 
In  your  confirmatory  request,  you  do  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  in 
question transferred to you. 
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned  would  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data  reflected  in  the 
documents  concerned,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
8   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00,  
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
9   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
10   Idem, paragraphs 77-78. 
11   Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
12   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 


 
As  to  the  handwritten  signatures  appearing  in  documents  3,  9  and  29,  which  constitute 
biometric data, there is a risk that their disclosure would prejudice the legitimate interests 
of the persons concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data that have been redacted from the documents 
concerned, as the need to obtain access thereto has not been substantiated, and there is no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Protection of the public interest as regards defence and military matters  
Article  4(1)(a),  second  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [t]he  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
[…] the public interest as regards […] defence and military matters […].  
Document  24  concerning  critical  defence  technologies  originates  from  the  European 
Defence  Agency  and  has  been  provided  to  the  European  Commission  as  input  for 
discussions in the framework of the As-If-Committee for Defence Research. 
I would like to stress that a part of this document does not fall within the scope of your 
confirmatory application, as it refers to topics that had not been subject to the discussions 
in  the  As-If  Programme  Committee  for  Defence  Research  or  in  one  of  its  subgroups. 
Indeed,  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and 
SMEs has received this document from the European Defence Agency in a version where 
the part concerned is redacted. 
The  part  falling  within  the  scope  of  your  request  contains  background  information  on 
specific  defence  technologies,  their  state  of  the  art,  current  capabilities  and  challenges 
and future needs. 
The  public  disclosure  of  this  part  of  document  24  would  reveal  sensitive  information 
forming  part  of  the  defence  policy  of  the  EU  and  its  Member  States  and  their  possible 
actions in this field. This, in turn, would undermine the protection of the public interest 
as regards defence and  military matters,  as provided for in  the second indent  of Article 
4(1)(a) of Regulation 1049/2001.   
Indeed, the defence domain is particularly sensitive due to its very nature and its intrinsic 
link with the security of EU Member States and the EU as a whole. This is particularly 
true given the unstable international context and the fact that the EU faces a complex and 
challenging  environment  in  which  new  threats,  such  as  hybrid  and  cyber-attacks,  are 
emerging, and more conventional challenges are returning.  
Moreover,  the  defence  domain  is  relatively  recent  in  the  EU  context  and  requires  the 
exchange  of  sensitive  information  with  Member  States,  which  enables  the  European 
Commission  to  prepare  properly  work  on  EU  defence  policy  (translated,  among  other 
things, into the work programme concerning the preparatory action on defence research).  


 
Having regard to the above, I consider that the use of the exception under Article 4(1)(a), 
second indent (protection of the public interest as regards defence and military matters) 
of  Regulation  1049/2001  is  justified  concerning  document  24  and  that  access  thereto 
must be refused on that basis. 
2.3.  Protection of the decision-making process  
Article  4(3),  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘access  to  a 
document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The redacted parts of document 21 contain information on the content of the discussions 
on  the  first  draft  of  the  work  programme  2019  concerning  the  preparatory  action  on 
defence  research,  in  particular  on  the  content  of  future  calls  for  proposals  (point  3.3  of 
the  document  concerned).  This  work  programme  has  not  been  adopted,  and  the 
information  concerned  relates  to  issues  where  no  final  decision  has  yet  been  taken.  Its 
public  disclosure  would  provide  insight  into  the  ongoing  discussions  between  the 
European  Commission  and  the  Member  States  on  the  content  and  procedures  linked  to 
the  future  calls  for  proposal  to  be  included  in  this  work  programme.  The  public 
disclosure of the parts concerned  would seriously  undermine the margin  for manoeuvre 
of the European Commission in exploring, in the framework of the ongoing discussions 
with the Member States on the work programme, all possible options free from external 
pressure.  However,  it  is  essential  to  prevent  any  external  interference  and  pressure,  as 
such  interference  would  jeopardise  the  efficiency  and  integrity  of  the  decision-making 
process  with  regard  to  future  calls  for  proposals  and  could  also  have  impacts  on  the 
implementation of these calls at a later stage. In this instance, the European Commission 
has to preserve a certain room for manoeuvre and ‘space to think’ in the framework of its 
corresponding decision-making processes.  
Against this  background,  I consider that the undisclosed parts of documents  21  need to 
be  protected  against  the  risks  associated  with  public  disclosure  under  the  exception 
provided for under Article 4(3), first subparagraph of Regulation 1049/200113. 
2.4.  Protection of commercial interests, including intellectual property 
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Document 25 contains the names of the consortia that have submitted their proposals in 
response to the call for proposals entitled ‘Force protection and advanced soldier systems 
                                                 
13   Please note that the meeting in April 2018 as announced in document 21 did however not take place. 


 
beyond  current  programmes’14,  launched  by  the  European  Defence  Agency  in 
implementation  of  the  work  programme  concerning  the  preparatory  action  on  defence 
research for the year 2017. Those proposals had to undergo a security scrutiny carried out 
by the subgroup ‘Security Scrutiny’ under the As-If Programme Committee for Defence 
Research. 
The  names  of  the  three  consortia  the  proposals  of  which  were  finally  not  selected  for 
funding  have  to  be  withheld  on  the  basis  of  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation 
1049/2001,  as  their  public  disclosure  could  cause  reputational  damage  to  both  the 
organisations concerned and the individuals linked with them. 
Indeed,  public  disclosure  would  adversely  affect  the  competitive  position  of  these 
organisations on the market and, in turn, seriously undermine their commercial interests. 
Therefore, I conclude that access to the relevant parts in document 25 has to be refused 
on the basis of the exception laid down in  the first indent of Article 4(2) of Regulation 
1049/2001.  
3. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above, partial access is granted to documents 1, 2, 3, 4, 8, 9, 11, 12, 15, 17, 
18, 19, 20, 26 and 29, subject to the redaction of personal data only on the basis of the 
exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) and 
to  document  21  pursuant  to  Article  4(3),  first  subparagraph  (protection  of  the  decision-
making  process)  as  well  as  to  document  25  pursuant  to  Article  4(2),  first  indent 
(protection  of  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person)  of  Regulation 
1049/2001.  
No  meaningful  partial  access  can  be  granted  to  document  24  without  undermining  the 
interest protected as described in point 2.2. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(a), second indent and 4(1)(b) of Regulation 1049/2001  are 
absolute  exceptions  which  do  not  require  the  institution  to  balance  them  against  a 
possible public interest in disclosure. 
The exceptions laid down in Article 4(2), first indent and Article 4(3), first subparagraph 
of  Regulation  1049/2001  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm 
caused by disclosure. 
                                                 
14   https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/pppa/calls/padr-fpss-
2017.html#c,topics=callIdentifier/t/PADR-FPSS-2017/1/1/1/default-
group&callStatus/t/Forthcoming/1/1/0/default-group&callStatus/t/Open/1/1/0/default-
group&callStatus/t/Closed/1/1/0/default-group&+identifier/desc:. 



 
In your confirmatory request, you do not put forward any arguments that would point to 
an overriding public interest. Based on the elements at my disposal, I have not been able 
to establish the existence of such an overriding public interest either.  
Consequently, I consider that in this case there is no overriding public interest that would 
outweigh  the  interests  protected  by  Article  4(2),  first  indent  and  Article  4(3),  first 
subparagraph of Regulation 1049/2001. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
 
 
Enclosures:   (29 – list of documents and 28 documents)