Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Contacts with the tobacco industry during 2019'.



 
Ref. Ares(2020)318072 - 17/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Health systems, medical products and innovation 
  Cross-border health care and tobacco control 
Brussels  
SANTE.DDG1.B.2/SLO/mnd (2019)371471 
Mr HOEDEMAN Olivier 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
By email only to: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/7290 
Dear Mr Hoedeman, 
We refer to your e-mail dated 13 December 2019 in which you make a request for access 
to  documents,  registered  on  17  December  2019  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
On the basis of Regulation (EC) No 1049/2001, you requested access to the following: 
‘-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc, as well as 
organisations  and  individuals  that  are  funded  by  and/or  work  to  further  the  interests  of 
the tobacco industry), during 2019. 
-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc. as well as 
organisations  and  individuals  that  are  funded  by  and/or  work  to  further  the  interests  of 
the tobacco industry), during 2019 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence).’ 
Your  application  concerns  a  very  large  number  of  documents,  which  need  to  be  assessed 
individually.  Such  a  detailed  analysis,  together  with  the  need  to  consult  the  third  parties 
concerned in accordance with Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001, cannot be 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
expected to be completed within the normal time limits set out in Article 7 of Regulation 
(EC) No 1049/2001.  
However, the Regulation also provides for a possibility to confer with applicants in order 
to find a fair solution when an application relates to a very long document or concerns a 
very large number of documents. Article 6(3) provides that in the event of an application 
relating  to  a  very  long  document  or  to  very  large  number  of  documents,  the  institution 
concerned  may  confer  with  the  applicant  informally,  with  a  view  to  finding  a  fair 
solution. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying.1  This 
means  that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the objective 
of  your  request  and  your  specific  interest  in  the  documents  requested2,  and  whether  you 
could  narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matter(s)  and/or  timeframe 
covered), so as to reduce it to a more manageable amount of documents.  
At  this  stage,  we  would  like  to  suggest  you  to  consider  narrowing  down  in  particular  the 
material  scope  of  your  request  by,  for  example,  referring  specifically  to  some  companies 
involved in the manufacture and distribution of tobacco products which you would be more 
interested.  Given  your  principal  interest  in  tobacco  lobbying,  we  would  suggest  that  you 
consider focusing your request on the four big international tobacco companies: PMI, JTI, 
BAT and Imperial Brands.  
In order to help you to narrow down your request, please note that the following categories 
of documents have been identified as falling under the scope of your request: 

reports and summary records from meetings and events to which stakeholders took 
part; 

documents and correspondence related to data storage contracts; 

Commission decisions relating to the approval of certain data storage providers. 
 
According  to  our  first  estimates,  taking  into  account  other  applications  for  access  to 
documents and other tasks that the staff concerned are likely to have to deal with during 
the same period, the handling of your request would take 43 working days, broken down 
as follows: 
-  identification of the documents falling under your request: 8 working days; 
-  retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  4 
working days; 
-  scanning of the documents: 2 working days; 
-  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation (EC) No 1049/2001: 5 working days:  
-  third-party/Member  State  consultations  under  Article  4(4)  and/or  4(5)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001: 8 working days; 
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13,  Guido  Strack  v  Commission
paragraphs 26-28. 
2 Ibid, paragraph 28; Judgment of the General Court (then 'Court of First Instance') of 22 May 2012 in case 
T-344/08, EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission, paragraph 105. 



 
-  final assessment of the documents in light of the comments received: 4 working 
days; 
-  drafting of the reply: 1 working days; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply(ies): 5 working days; 
-  internal approval of the draft decision on your request: 5 working days; 
-  preparation of the reply and the documents for dispatch (scanning of the redacted 
versions, administrative treatment,…): 1 working days. 
It  follows  that,  according  to  our  first  estimates,  a  maximum  of  50  documents  could 
possibly  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30  working  days  counting  from 
the date of registration of you application on 17 December 2019. 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation (EC) No 1049/2001, we would 
ask  you  for  a  swift  reply  to  our  invitation  to  propose  a  fair  solution,  within  five  working 
days at the latest: 
  by email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us at the same address. 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope of 
your  application  to  those  parts  that  can  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30 
working days, counting from the registration of your application on 17 December 2019. 
Thank you in advance for your understanding.  
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Thea EMMERLING 
Head of Unit 

Electronically signed on 17/01/2020 15:05 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563