Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Travel expenses of EIT Director 2017/2018'.

Ref. Ares(2020)913988 - 12/02/2020
Ms Alba Martínez Ortiz 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
sent by email only 
 11 February 2020 
Ref: 01-2020 
Subject: Your request for access to documents  
With regards to your request of 30 January 2020 on access to documents, in particular, to the travel 
expenses  of  EIT  Director,  for  the  period  1  January  2017  to  31  December  2018  inclusive,  related  to 
documents that contain, for each of the trips, the following information: 
- Place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation; 
- Exact dates and duration of the trip; 
- Amount spent on accommodation; 
- Amount spent on subsistence; 
- Other information, such as possible miscellaneous costs; 
- Documents with details on the other travellers (at minimum, names and job titles), if the travel was 
by air taxi and a team of people were travelling;  
Please note that the EIT has carefully examined your request in line with Regulation 1049/2001 of the 
European Parliament and of the Council regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission  documents  (‘Access  to documents  Regulation’),  which  applies  to  the  EIT  in  accordance 
with Article 13 paragraph (6) of Regulation 294/2008 of the European Parliament and of the Council 
establishing  the  European  Institute  of  Innovation  and  Technology,  as  amended  by  Regulation 
1292/2013 of the European Parliament and of the Council (‘EIT Regulation’).      
As  a  result,  the  EIT  has  identified  the  following  document  falling  within  the  scope  of  your  request: 
Mission Expenses Overview’ for the EIT Director for the period 1 January 2017 to 31 December 2018 
inclusive. This document includes an expense report for each mission (detailed costs: transportation, 
accommodation, allowances and other related costs), as well as the exact dates and duration of the 
trip (days), destination and the nature of the mission. 
Regarding your request specific to costs ‘travel by air taxi’, please note that no air taxi (charter flight) 
was commissioned by the EIT in this period. 
We are pleased to inform you that the EIT can provide you with a Report detailing all travel expenses 
of EIT's Director for the requested period. 
Enclosed with the letter you will find the above-mentioned document.  


Please  note  that  in  accordance  with  Article  7(2)  of  the  Access  to  documents  Regulation,  you  may, 
within 15 working days from receiving the present reply, make a confirmatory application, asking the 
EIT  to  reconsider  its  position.  Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  by  post  or 
electronically to the Head of Services and Finance of the EIT at the following address: 
Electronically: xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx  
By post:  
Head of Services and Finance 
European Institute of Innovation & Technology  
1/E Neuman Janos Utca 
1117 Budapest/ Hungary 
Yours sincerely, 
Tzvetan Zafirov 
Head of Services and Finance
Encl:  (Pdf)  ‘Mission  Expenses  Overview’  for  the  EIT  Director  for  the  period  1  January  2017  to  31 
December 2018 inclusive´. 

Electronically signed on 12/02/2020 15:15 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563