Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Information related to the H2020 Speaker Identification Integrated Project (SiiP) project'.



 
Ref. Ares(2020)2075857 - 16/04/2020
EUROPEAN COMMISSION 
RESEARCH EXECUTIVE AGENCY 
  
Legal Affairs, Internal Control and Reporting 
  Head of Sector  
 
Brussels,  
REA C0.1 
Ms Fieke Jansen 
Donaustrasse 54,  
12043 Berlin 
GERMANY 
Sent by registered email to: 
ask+request-7702 
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your  application  for  access  to  documents  on  the  Speaker  Identification 
Integrated Project (SiiP) Grant agreement (607784) - Ares(2020)1207776 

Dear Ms Jansen, 
We refer to your access to documents request submitted to the Research Executive Agency (REA) 
on  24  February  2020  via  the  website  AskTheEU.org  and  registered  on  03  March  2020  under 
reference number Ares(2020)1327312. 
A. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application concerning the project SiiP (grant agreement nr. 607784) you stated:  
“…I am requesting all documents held by European Union bodies and agencies which contain any 
of the following information, in full or in part: 
Information  related  to  the  Speaker  Identification  Integrated  Project  (SiiP)  Grant  agreement  ID: 
607784. (https://cordis.europa.eu/project/id/607784) 
 
Specifically ANY information related to the: 
1. The scientific evaluation  and  European Commission  approval  of  the above-mentioned research 
project  
2. The Ethics Annex to the proposal submitted by the partner. 
3. The ethics evaluation of the project conducted pursuant to the Horizon 2020 rules. 
4. The Description of Work included in the Grant Agreement signed by the European Commission 
and the lead partner. 
5. All periodic reports submitted to REA by the lead partner. 
6. All periodic reports submitted to REA by the project Ethics Advisor or Ethics Advisory Board. 
7. All deliverables submitted by the lead partner to REA pursuant to the Grant Agreement. 
8. All other documents concerning the implementation of the project submitted by the lead partner 
to REA. 
9. Human rights impact assessment on the project done under the framework of Horizon 2020 10. 
Data protection impact  assessment  on the project  done under the framework of Horizon 2020 11. 

Agence exécutive pour la recherche, B-1049 Bruxelles / Uitvoerend Agentschap Onderzoek, B-1049 Brussel – Belgium. Telephone: 
(32-2) 299 11 11. 
Office: COV2-08/28 - Tel. direct line (32-2) 2991510  - Email: xxxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

The  pilot  implementation  (also  referred  to  as  testing)  of  the  project  Speaker  Identification 
Integrated Project (SiiP) with the four law enforcement partners; Ministério da Justiça (Portugal), 
Ministero Della Difesa (Italy), Mayor’s Office for Policing and Crime (United Kingdom), and the 
Bundeskriminalamt (Germany). 
12.  From  ALL  the  Periodic  Progress  Report  and  Annual  Report  I  would  like  to  know  ALL  the 
following information on 
12  a)  The  origin  of  data  that  was  used  to  train  and  test  the  SIIP  model  and  any  safeguards  that 
ensure that the data origin was lawfully collected for the purpose of training this model.  
12  b)  Measures  taken  to  safeguard  the  collection  and  processing  of  biometric  data  for  both  the 
training  of  the  SIIP  model  and  the  testing  with  the  four  law  enforcement  partners.  Considering 
voice samples are considered sensitive personal identifiable data under both the GDP and the Law 
Enforcement Directive. 
12 c) The language that the SIIP project analysed during this projected. 
12 d) Any identified bias discovered in the SIIP project towards specific languages and dialects 
12 e) Any training manuals that were created for the SIIP project 
12  f)  Report  and  evaluation  on  the  testing  of  the  project  with  the  four  law  enforcement  partners; 
Ministério  da  Justiça  (Portugal),  Ministero  Della  Difesa  (Italy), Mayor’s Office for  Policing and 
Crime (United Kingdom), and the Bundeskriminalamt (Germany). This should include: 
   ◦ the department in the law enforcement partners the SIIP project was tested with 
   ◦ the time, date and length in which the project was tested, 
   ◦ the type of crime the test was focusses on, 
   ◦ any reference in the report to the observations, results and challenges when SIIP was tested in 
these four jurisdictions 
   ◦ any ethical or human rights impact assessment the four law enforcement partners conducted for 
the testing of the SIIP project 
   ◦  any  legal  challenges  that  the  SIIP  project  and/or  four  law  enforcement  partners  encountered 
during the project period  
   ◦ any recommendations based on the testing, piloting, experimenting or implementation of SIIP 
12  g)  All  documents  stating  reasons  the  Police  Service  of  Northern  Ireland  ended  their 
participation in this project.” 
 

On 11 March 2020, after examination of the scope of your request, we have informed you that your 
application concerned a very large number of documents, which needed to be individually assessed, 
and the majority of which originates from third parties, which need to be consulted. In light of the 
above, we have informed you that we would not be in the position to handle your request within the 
time limits set out in Article 7 of the Regulation (EC) No 1049/2001 and  therefore, in accordance 
with Article 6(3) of the Regulation, we have conferred with you to find a fair solution. 
In this context, you were invited to specify the objective of your request, your specific interest in the 
requested documents, and to narrow down the scope of your request (i.e. the subject matters and/or 
timeframe covered), so as to reduce it to a more manageable amount of documents. In order to help 
you  to  narrow  down  your  request  we  have  provided  the  categories  of  documents  with  number  of 
documents identified as falling within the scope of your request: 
Proposal documents: 2 
Evaluation documents: 2 
Grant Agreement Annexes: 1 


Deliverables: 56 
Technical reports: 9 
Ethical reports: 1 
Correspondence on the project: 1 
We specified that the length of these documents varies widely, from 1 to more than 150 pages and 
that a reasonable estimate would be that the requested documents would be more than 70 documents 
and represent at least 3900 pages. 
We also stated that according to our preliminary estimates, and subject inter alia to others tasks that 
the  REA  staff  concerned  are  likely  to  have  to  deal  with  during  the  same  period,  the  third-party 
consultation  and  the  length  and/or  complexity  of  the  documents  at  stake,  the  handling  of  your 
request would take around 100 working days. 
It  followed  that  REA  would  be able to  handle a maximum  of 15 documents within the remaining 
days from the extended deadline of 30 working days counting from the date of registration of your 
application. 
On 17 March 2020, you replied that you wanted to clarify your request and asked for the following 
documents: 
“- 2 evaluation documents 
- 1 grant agreement annexes 
- 1 ethical report 
-  Deliverable  documents  in  the  time  period  of  the  the  testing  of  the  project  with  the  four  law 
enforcement  partners;  Ministério  da  Justiça  (Portugal),  Ministero  Della  Difesa  (Italy),  Mayor’s 
Office for Policing and Crime (United Kingdom), and the Bundeskriminalamt (Germany).”
 
On  23  March,  we  informed  you  that  with  regard  to  your  last  point  on  deliverables,  we  have 
identified  3  deliverables;  moreover,  we  considered  that  a  fair  solution  has  been  reached  and 
informed you that REA will reply to your request by 17 April 2020. 
This request is handled within the scope of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access 
to European Parliament, Council and Commission documents1. 
 
 
B.  
DISCLOSURE OF THE REQUESTED DOCUMENTS 
As a preliminary point, I would like to stress that security research aims at fostering a collaborative 
process  to  explore  new  ideas  and  technologies.  The  funded  EU  security  research  projects  (the 
projects  SiiP  - 607784 in  this  case) do not  terminate with  “development and deployment” of such 
ideas and technologies. 
                                                 
1  Regulation  (EC)  N°  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to 
European Parliament, Council and Commission documents, OJ L145, 31.05.2001, page 43, hereinafter “Regulation N° 1049/2001. 
 


The  results  of  EU  security  research  projects  are  only  assessed  based  on  their  scientific  and 
technological  soundness  and  not  linked  to  decisions  related  to  the  effective  implementation  years 
after the research work is completed. The objective of such research projects is to explore different 
ideas of how to address certain security challenges that Europe is facing and foster a collaborative 
process where different actors across the EU test their ideas.  
Research does not deliver products to the market or enforce their uptake by public authorities. EU 
security research projects achieve a Technology Readiness Level (TRL) between 6 – 8 (see General 
Annexes  for  the  definition2  ).  To  be  noted  that  “development  and  deployment”  are  outside  of  the 
TRL scale. 
After  the  completion  of  a  research  project,  beneficiaries,  who  are  the  owner  of  the  results,  would 
still need to  further invest their own resources for some years before “developing and deploying” 
tools to the market. Before deciding to further invest, those companies would need to consider the 
scientific reliability of the research and also the political, societal, ethical and financial implications, 
together with the need to respect the international, EU and national legislation in force. 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) N° 1049/2001 
regarding public access to documents, we consider that the documents which are listed in Annex 1 
are related to your request.  
In Annex 1 we specify the documents to be disclosed, partially disclosed or to which public access 
cannot  be  granted  according  to  the  exceptions  provided  in  the  above  mentioned  Regulation.  The 
legal  grounds  for  calling  on  these  exceptions  are  detailed  for  each  of  the  documents  listed  in  the 
Annex 1 to this letter. 
Concerning the exceptions to the right of access laid down in Articles 4(1)(b) and 4(2) first indent 
of Regulation (EC) No 1049/2001, namely the protection of public interest as regards the protection 
of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  EU  legislation 
regarding the protection of personal data, and the protection of commercial interests of a natural or 
legal person including intellectual property we recall the following: 
Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and integrity of the individual, in 
particular in accordance with EU legislation regarding the protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) No 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal  data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC3 
(hereinafter “Regulation 2018/1725”). 
                                                 
2 https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/annexes/h2020-wp1415-annex-g-trl_en.pdf 
3 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39  


The  documents  to  which  you  requested  access,  contain  personal  data  of  individuals,  such  as  the 
name,  surname,  email  or  other  personal  data  of  staff  members  of  the  consortium  of  the 
abovementioned  project  and/or  of  other  individuals  related  to  the  project.  Indeed,  Article  3(1)  of 
Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information relating to an identified 
or identifiable natural person […]
’. The Court of Justice has specified that any information, which 
by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as 
personal data4. 
In its Judgment in Case C-28/08/P (Bavaria Lager)5, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  protection  Regulation  becomes 
fully applicable.  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EC) 2018/1725 ‘personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established in  the Union other than  Union institutions and bodies if  ‘[t]he recipient 
establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate 
interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’
. Only if 
these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance with the 
requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation, REA has to examine the further conditions for a lawful 
processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has 
established  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest. It is only in this case that REA has to examine whether there is a reason to assume that the 
data  subject’s  legitimate  interest  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose.  
We consider that, in your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, REA does not have 
to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interest might be 
prejudiced. Nevertheless, please note that there are no reasons to assume that the legitimate interest 
of  concerned  individuals  would  not  be prejudiced by disclosing their personal  data. In the present 
case, disclosure of the personal data of persons involved in the project in question would harm their 
privacy. 
Consequently, I conclude that, pursuant  to  Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access cannot 
be granted to the personal data contained in the document requested.  
                                                 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:C:2017:994. 
5  Judgment of 29 June 2010 in case C-28/08/P, European Commission v The Bavaria Lager Co. Ltd, EU:C2010:378, 
paragraph 59. 


The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  protection  of 
privacy and the integrity of the individual, is an absolute exception that does not have to be balanced 
against the public interest in disclosure. 
Protection of commercial interests of natural and legal persons 
 

The  documents,  listed  in  Annex  1  to  this  letter  to  which  this  exception  applies,  contain  sensitive 
commercial  information  of  the  entities  participating  in  the  project  not  in  the  public  domain  in 
particular, the reference to the project consortium’s financial data, intellectual property, knowhow, 
methodologies, technologies, potential inventions, working modalities. 
The  public  disclosure  of  this  information  would  thus  seriously  undermine  the  consortium 
commercial interests. Accordingly, the exception in Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 
1049/2001, has to be invoked and access to this part of the document has to be refused. 
Such  exception  applies,  unless  there is  an overriding public interest  in  disclosure of the requested 
documents. Such an interest must, first, be a public interest and secondly, outweigh the harm caused 
by disclosure. In your application, you did not bring forward any argument to justify the existence of 
an overriding public interest in releasing the requested document. In this instance, we have found no 
elements  that  could  indicate  the  existence  of  such  an  overriding  public  interest  in  the  sense  the 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  that  would  outweigh  the  need  to  protect  the  commercial  interests 
identified in this reply. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
applies to the above-mentioned documents (or part of it) that are not disclosed to you. 
In accordance with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Director of REA to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to Mr Marc TACHELET, Director of REA, at the following address: 
 
Research Executive Agency 
Covent Garden building 
COV2 – 08/52 
Place Charles Rogier, 16 
1210 Brussels 
 
Or by e-mail to: xxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Barbara KAMPIS 
      



Enclosures:   
- Annex 1 - List of documents related to the request and legal grounds regarding disclosure  
- Ethics Screening Report – project SiiP (607784) 
- Evaluation Summary Report – project SiiP (607784) 
- Initial Information on the outcome of the evaluation of proposals – project SiiP (607784) 
- D9.4 SIIP Field Testing and End-User Training Final Report 
- D10.7 SIIP_ POC and Field tests- Summary movie 
 
 
 
 
Electronically signed on 14/04/2020 20:55 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563