Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with Director General Henrik Hololei'.



 
Ref. Ares(2020)2353814 - 04/05/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate B - Investment, Innovative & Sustainable Transport 
  B.4 - Sustainable & Intelligent Transport 
Brussels  
MOVE.DDG1.B.4/CD 
Mr Jake CARBONE 
40 Bermondsey Street, 
London 
 
ask+request-7794-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/1585 
Dear Mr Carbone, 
We  refer  to  your  e-mail  of  16/03/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered  on  18/03/2020  under  the  above  reference  number  GESTDEM  2020/1585,  and  our 
holding reply of 07/04/2020. 
In particular, you request access to the following: “all documentation, including but not limited to 
attendance lists, agendas, background papers, minutes/notes and email correspondence about or 
summarising, the following meetings: 
1.  Between  Bundesverband  der  Deutschen  Industrie  e.V.  (BDI)  and  Director-General 
Henrik Hololei on the 14/02/2020 
2.  Between FuelsEurope and Director-General Henrik Hololei on the 18/02/2020”. 
Having examined your request,  please find enclosed the following documents in the possession of 
Commission services that we have identified as corresponding to your request :  
1.  Email correspondence of 29/01/2020 from BDI to Mr Hololei  
2.  Briefing prepared for Mr Hololei for the meeting with BDI 
3.  Meeting report of the meeting with BDI held on 14/02/2020 
4.  Email correspondence of 20/01/2020 from FuelsEurope to Mr Hololei 
5.  Briefing prepared for Mr Hololei for the meeting with FuelsEurope 
In  our  holding  reply,  dated  07/04/2020,  we  asked  an  extension  of  deadline  to  reply  to  your 
request since the defined documents are held by different services and staff in DG MOVE, who 
have been consulted.  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents1 (hereinafter 
‘Regulation  (EC)  No  1049/2001’),  I  have  come  to  the  conclusion  that  they  may  be  partially 
disclosed. Some parts of the documents have been blanked out as their disclosure is prevented by 
exception to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
With regard to the five documents listed above, a complete disclosure of the identified documents is 
prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual 
outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 

the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining to 
the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and 
of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing 
of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of 
such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC2 (‘Regulation 
2018/1725’). 
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has 
specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a 
particular person is to be considered as personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P4, the Court of Justice ruled that when a request is made for access 
to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes fully applicable5.. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
                                                 
1 Regulation (EC)  No 1049/2001 of the European Parliament  and of the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, 
OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, EU:C:2010:378, 
paragraph 59. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000  on the protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of personal data by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 



 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their 
privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure 
of the personal data concerned. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’ 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Claire DEPRE 
Head of Unit 

Electronically signed on 04/05/2020 12:15 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563