Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'European Peace Facility'.


 
 
 
 
 

Council of the 
 
 

 European Union 
   
 
Brussels, 13 June 2018 
(OR. en) 
    9736/18 
 
 
 
 
 
 
CORLX 302 

CFSP/PESC 519 
CADREFIN 73 
 
 
POLGEN 75 
FIN 438 
COAFR 146 
ACP 45 
 
POLMIL 71 
PROPOSAL 
From: 
High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy, 
signed by Ms. Helga SCHMID, Secretary General 
date of receipt: 
13 June 2018 
To: 
Mr Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN, Secretary-General of the Council of 
the European Union 
Subject: 
Proposal of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and 
Security Policy, with the support of the Commission, to the Council for a 
Council Decision establishing a European Peace Facility 
 
 
Delegations will find attached document HR(2018) 94. 
 
Encl.: HR(2018) 94 
 
 
9736/18 
 
MP/aa 
 
 
DGC 1C 
 
EN 
 


HR(2018) 94 
 
 
EUROPEAN EXTERNAL ACTION SERVICE 
 
GREFFE 
 
 
  Proposal of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security 
Policy, with the support of the Commission, to the Council 
 
 
 

 
 
of 13/06/2018 
 
 
  

for a Council Decision establishing a European Peace Facility 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HR(2018) 94 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


link to page 3 HR(2018) 94 
 
EXPLANATORY MEMORANDUM 
 
The proposal to establish a European Peace Facility (EPF/the Facility) aims at providing the EU 
with an off-budget fund for the duration of the next Multiannual Financial Framework (MFF) to 
finance all Common Foreign and Security Policy (CFSP) operational actions having military or 
defence implications which the Council may decide. 
 
The proposal of the High Representative is to establish the Facility by a Council decision under the 
CFSP, with the support of the Commission (this possibility is foreseen under Article 30(1) TEU). 
The Commission gave its support to the proposal on 13 June 2018.  
 
The Facility will endow the Union with a capacity to fund actions under the CFSP which have 
military or defence implications, in order to prevent conflict, preserve peace and strengthen 
international security in accordance with the objectives of the Union's external action set out in Art 
21(2) TEU. It will do so by drawing together existing off-budget mechanisms devoted to security 
and defence, and overcoming their current gaps and limitations in three key areas: 
  •  EU military operations: the Facility will provide a permanent fund, thus facilitating the 
launch of new operations and enhancing the effectiveness and predictability of ongoing 
efforts. Successive reviews of the Athena mechanism have not led to a marked evolution in 
the scope of costs funded in common. The proposal for the Facility aims at enhancing the 
scope of common costs, setting in place an incentive structure for Member States that will 
facilitate EU military operations, or military tasks that might be entrusted by the Council to 
a group of Member States pursuant to Article 44 TEU.1 Moreover, the Facility will allow 
EU military operations to provide integrated packages within the scope of their mandates, 
combining security, training, provision of equipment and direct military assistance, with the 
aim of delivering a full, comprehensive engagement in theatre.    
•  Support to partners’ military peace support operations: financing has up to now been 
provided outside of the EU budget through the African Peace Facility (APF) established 
under, and funded by, the European Development Fund (EDF). This is currently limited to 
operations led by the African Union or by African regional organisations. The new 
European Peace Facility will give the Union the capability to contribute directly to the 
financing of peace support operations led by third States as well as to international 
organisations on a global basis, not limited to Africa or to the African Union.  
•  Broader actions of a military / defence nature in support of CFSP objectives: at present, 
the capacity to engage in such actions is limited, in particular as regards capacity building 
activities for military actors, and the provision of military training, equipment and 
infrastructure. Current provisions on Capacity Building of military actors in support of 
Development and Security for Development (CBSD) as set out in the Instrument 
contributing to Stability and Peace, provide for actions which mainly pursue objectives in 
the field of development. The Facility will be able to finance capacity building activities in 
support of third countries' armed forces in pursuit of CFSP objectives.  
 
 
 
                                                 
1 The current scope of common costs is estimated to lie between 5-15 per cent of overall mission costs, depending on 
mission type. The EPF proposal would raise this percentage up to 35-45 per cent at the most. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


link to page 4 link to page 4 HR(2018) 94 
 
The proposal addresses these requirements in an ambitious, innovative and flexible manner. Its 
main features would be: 
 
Financing 
•  A fund will be established, financed through contributions by Member States based on a 
Gross National Income distribution key.  
•  The Facility's annual budget will be subject to an annual ceiling.  Deciding on this ceiling in 
parallel to the MFF will allow Member States to decide (a) the overall amount they wish to 
grant to the Union for seven years; (b) within this ceiling which amount they wish to 
dedicate to EU external actions; and (c) from this latter amount which maximum amount 
they wish to allocate to EU CFSP operational actions with military or defence implications. 
•  As announced on 2 May 2018 in the Commission Communication2  on the MFF, the 
proposed ceiling of the Facility is €10.5 billion for seven years (i.e. starting at €800 million 
in 2021, increasing to €2 billion in 2026 and 2027).  This figure is derived from a needs-
based approach, the level of ambition and actual experience.3 
•  Funding all EU CFSP actions with military or defence implications from one single source 
will offer the possibility to provide our partners with integrated support packages and the 
ability to adapt to evolving needs and priorities over the seven-year period. 
•  The Facility would supersede and replace the APF and the Athena mechanism.  
•  Given Denmark's non-participation in actions of the Union which have defence 
implications, it will not be bound to make yearly contributions to the Facility. However, it 
could potentially make voluntary contributions to individual actions. In addition, the fund 
will be open to voluntary contributions by third countries, subject to the prior agreement of 
the Council. 
 
Decision-making 
•  Actions to be funded by the Facility will be decided by the Council or, within the framework 
of Action Programmes approved by the Council, by the High representative with the 
endorsement by the Political and Security Committee (PSC).  
•  The key element is flexibility - there will be full fungibility of funds in the Facility between 
actions in all three key areas listed above. 
•  Actions in support of partners will, as it was the case with the APF, be determined by 
overarching, multi-year 'Action programmes' as well as ad hoc  assistance measures as 
required. 
•  The definitions of 'Action programmes', 'ad hoc assistance measures' etc. are kept as broad 
as possible.  Whenever an envisaged action cannot be financed under the EU budget because 
of its operational military or defence implications (Art. 41(2) TEU), the Facility will be able 
to provide the necessary financing.  
                                                 
2 Commission Communication of 2 May 2018 to the European Parliament, the European Council and the Council "A 
Modern Budget for a Union that Protects, Empowers and Defends – The Multiannual Financial Framework for 2021 – 
2027." 
3 Combined spending under the Athena mechanism and APF over the current MFF has fluctuated between  €250 – 
500m annually. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
•  The decisions to adopt 'Action programmes', 'ad hoc assistance measures', 'other operational 
actions' and CSDP military operations will be taken by the Council, acting by unanimity on 
the basis of proposals from the High Representative. In addition, within multiannual 'Action 
programmes', specific 'assistance measures' to be implemented by the HR will require prior 
endorsement by the Political and Security Committee (reflecting the existing practice for the 
APF). 
•  A European Peace Facility Committee (EPF Committee) composed of Member States' 
representatives, and chaired by a representative of the High Representative, will take key 
decisions on the management of the Facility and in particular will approve budgets and 
accounts. Except for EU military operations, the Committee would act by Qualified 
Majority Voting. Where the Committee is unable to take a decision, it may refer an issue to 
the Council through the Political and Security Committee.  
 
Implementation framework of the Facility 
•  The High Representative intends to appoint the Head of the Commission department 
responsible for the implementation of the CFSP budget (the Service for Foreign Policy 
Instruments  -  FPI) as the administrator of the Facility, who will exercise these financial 
management responsibilities with the support of the FPI and other Commission services as 
required. This is a change from present circumstances, whereby the Council Secretariat 
hosts the Athena administrator and its support staff, and DEVCO manages APF expenditure.  
•  Proposals for Action Programmes and assistance measures will be prepared by the European 
External Action Service with the contribution of the relevant Commission services in order 
to ensure overall consistency of Union actions. 
•  The Facility shall use existing administrative structures of the Union to the greatest possible 
extent.  Provisions will also need to be made for the FPI and the EEAS to acquire the 
additional resources necessary to support the High Representative in the implementation of 
the Facility.  
•  Detailed and specific financial rules for the implementation of expenditure financed through 
the Facility will be drawn up in due course and be adopted by the EPF Committee. These 
rules will largely be in line with the relevant provisions of the EU Financial Regulation, 
with specific allowances for defence / military activities, and especially CSDP military 
operations. They will take into account lessons learned and best practices from the Athena 
mechanism and APF.  
•  It is proposed that the external audit of the Facility be carried out by the European Court of 
Auditors.  
•  Actions under the Facility will be undertaken in full respect of obligations under 
international law, in particular human rights law and international humanitarian law. 
 
__________________________ 
 
 

 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
COUNCIL DECISION (CFSP) 20XX/xxx 
of (date) 
establishing a European Peace Facility 
 
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION, 
Having regard to the Treaty on European Union, and in particular Articles 28(1), 41(2), 42(4) and 
30 (1) thereof, 
Having regard to the proposal from the High Representative of the Union for Foreign Affairs and 
Security Policy, with the support of the Commission, 
Whereas: 
(1) In accordance with Article 21(1) of the Treaty on European Union (TEU), the Union's external 
action, including its Common Foreign and Security Policy, of which the Common Security and 
Defence Policy forms an integral part, inter alia  pursues the objective of preserving peace, 
preventing conflicts and strengthening international security, in accordance with the purposes 
and principles of the United Nations Charter.  
(2) Union action under the Common Foreign and Security Policy  should  fully respect the 
obligations of the EU and its Member States under international law, in particular human rights 
law and international humanitarian law. 
(3) For the purposes of the Common Foreign and Security Policy, the Union notably conducts 
operations and provides support and assistance to third states, international organisations and 
regional organisations, which may have defence or military implications. 
(4) Operational actions of the Union under the Common Foreign and Security Policy, their 
objectives, scope and means are decided by the Council as required by the international 
situation.   
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
 
(5) The Union acknowledges the leading role played by the African Union in preserving peace and 
security in the African continent, which it has historically supported under the African Peace 
Facility, and remains committed to building African Union capacities in this area as well as to 
provide assistance to African-led peace support operations and to strengthen the African Peace 
and Security Architecture, in line with the  Memorandum of Understanding on Peace, Security 
and Governance agreed between the European Union and the African Union. 
(6) Pursuant to Article 41(2) of the Treaty on European Union (TEU), operating expenditure arising 
from the implementation of the Common Foreign and Security Policy is charged to the Union 
budget, except for operating expenditure arising from operations having military or defence 
implications.   
(7) A facility of the Union should therefore be set up to finance Union actions under the Common 
Foreign and Security Policy which in view of their military or defence implications may not be 
funded from the Union budget.  
(8) In accordance with Article 41(2) of the Treaty on European Union, the resulting operating 
expenditure should be charged to the Member States in accordance with the gross product 
national product scale, unless the Council acting unanimously decides otherwise; however, 
Member States whose representatives have made a formal declaration pursuant to the second 
subparagraph of Article 31(1) TEU shall not be obliged to contribute to the financing of the 
operation having military or defence implications concerned. 
(9) In accordance with Article 41(1) of the Treaty on European Union, the  administrative 
expenditure to which the implementation of the facility established by this Decision may give 
rise should be charged to the Union's budget. 
(10)  In accordance with Article 5 of the Protocol n°22 on the position of Denmark annexed to the 
Treaty on European Union and to the Treaty on the Functioning of the European Union, 
Denmark does not participate in the elaboration and implementation of decisions and actions of 
the Union which have defence implications.  Denmark does not participate in this Decision and 
therefore does not participate in the financing of the Facility.  
HAS ADOPTED THIS DECISION: 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
TITLE I 
ESTABLISHMENT AND STRUCTURE 
 
CHAPTER 1 
Establishment, definitions, objectives and scope of financing 
 
Article 1 
Establishment 
A  European Peace Facility  (the “Facility”) is hereby established to administer the financing of 
Union actions falling within the objectives and scope of the Common Foreign and Security Policy 
and which in view of their military or defence implications cannot be charged to the Union budget 
in accordance with Article 41(2) TEU. 
 
Article 2 
Objectives 
The objective of the Facility is to enhance the Union's ability to preserve peace, prevent conflicts 
and strengthen international security, in accordance with Article 21(2) (c) TEU, through: 
a)  contributing to the financing of Union operations under the Common Security and 
Defence Policy (CSDP) having military or defence implications; 
b)  strengthening the military and defence capacities of third states, regional and 
international organisations to preserve peace, to prevent, manage and resolve 
conflicts and to address threats to international security; 
c)  contributing to the financing of peace support operations led by a regional or 
international organisation or by third States; 
d)  financing other Union operational actions under the Common Foreign and Security 
Policy (CFSP) having military or defence implications. 
 
 
Article 3 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
Financial envelope 
1.  The financial envelope for the implementation of this Facility for the period 2021 – 2027 
shall be EUR 10 500 000 000 in current prices. 
2.  The breakdown of this financial envelope per annum shall be as set out in Annex I.  
 
Article 4 
Legal capacity 
The Facility shall have legal capacity, in particular to hold bank accounts, acquire, hold or dispose 
of assets, supplies and services, employ staff, enter into contracts, agreements and administrative 
arrangements, discharge its liabilities and be a party to legal proceedings, as required in order to 
implement this Decision.   
 
Article 5 
Definitions 
For the purpose of this Decision: 
a)  'participating Member States’ means the Member States of the Union, except Denmark; 
b)  ‘contributing States’ means the Member States and third states contributing to the financing 
of an action to be funded from the Facility in accordance with Article 41(2) of the TEU; 
c)  'operation' means a Union operation or mission established under the Common Security and 
Defence Policy in accordance with Article 42 TEU to fulfil the tasks referred to in Article 
43(1) TEU, having military or defence implications, including a task entrusted to a group of 
Member States in accordance with Article 44 TEU; 
d)  'operation commander' means an EU Operation Commander as defined in the EU Concept 
for Military Command and Control; 
e)  'assistance measure' means Union support to the armed forces of a third State or to military 
peace support operations led by a group of third States, a regional or an international 
organisation, as well as support aimed at building the military capacities and capabilities of 
those organisations.  Such support may be financial, technical or provided in kind, and may 
notably include the provision of infrastructure, assets, equipment, supplies, associated 
services, technical and financial assistance and training. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
f)  an 'Action programme' provides the general framework for assistance measures with a given 
geographical or thematic focus to be undertaken over a certain period of time; 
g)  an 'ad hoc assistance measure' is an assistance measure not covered by an Action 
Programme approved by the Council; 
h)  'other operational action' means any other Union operational action under the Common 
Foreign and Security Policy having military or defence implications which the Council may 
decide to finance under the Facility on a proposal from the High Representative; 
i)  'implementing actor' means a Member State, a third State, a regional or international 
organisation or another actor to whom the implementation of an assistance measure has been 
entrusted.  
 
Article 6 
Types of Financing 
The Facility, in pursuit of the objectives set out in Article 2, shall:  
a)  administer the financing of the common costs of operations, as defined under this 
Decision; 
b)  finance assistance measures, which may be covered by multiannual Action Programmes 
or consist in ad hoc assistance measures. 
c)  finance other operational actions where so decided by the Council, in accordance with 
the procedures set out in this Decision. 
 
Article 7 
Initiative 
Any Member State, the High Representative or the High Representative with the support of the 
Commission may submit proposals for Union actions under Title V TEU to be financed by the 
Facility.   
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 


HR(2018) 94 
 
Article 8 
Legal basis for financing Union actions 
1.  The financing of any operation, Action Programme, ad hoc  assistance measure or other 
operational action under this Decision shall require the prior adoption of a Council decision 
under the relevant legal bases of Title V, chapter 2 of the Treaty on European Union (Specific 
Provisions on the Common Foreign and Security Policy).  
2.  Council decisions referred to in paragraph 1 shall indicate their objectives and scope, the 
general conditions for their implementation and the reference amount for the financial resources 
to be funded through the Facility. 
3.  Council decisions referred to in paragraph 1 may either cover individual actions (decisions 
initiating an operation, an ad hoc assistance measure or another operational action), or lay down 
the general framework for assistance measures to be undertaken over a certain period of time 
(Action Programmes). 
4.  When the Council adopts Decisions laying down in Action Programmes the general framework 
for assistance measures to be undertaken over a certain period of time, it shall authorise the 
High Representative to take the necessary decisions on specific assistance measures falling 
within the scope and objectives of the relevant Decision. 
 
Article 9 
Implementation 
1.  The High Representative shall be responsible for the implementation of this Decision, with the 
support of the European External Action Service, in accordance with Article 2 (1), 1st indent, of 
Council Decision 2010/427/EU.  
2.   For the purposes of the financial implementation of this Decision, the High Representative shall 
be assisted by the administrative structure referred to in Chapter 2.  He/she shall exercise this 
responsibility with the support of the Commission department  referred to in Article 9 (6) of 
Council Decision 2010/427/EU and other Commission services as required.  
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
10 

HR(2018) 94 
 
Article 10 
Consistency of Union action 
1.  Consistency between the actions of the Union to be financed under the Facility and other actions 
undertaken within the Common Foreign and Security Policy, as well as with other areas of the 
Union's external action and its other policies shall be ensured in accordance with Articles 21 (3) 
and 26 (2) TEU.  
2.  The High Representative, when submitting proposals to the Council for ad hoc assistance 
measures, and when preparing decisions for assistance measures under this Facility, shall ensure 
compliance with Article 41(2) TEU. 
3.  The Council, the Commission and the High Representative shall closely cooperate to that effect.  
 
CHAPTER 2 
ADMINISTRATIVE STRUCTURE 
Article 11 
Operational and financial management structure 
1.  The Facility shall operate under the overall authority of the High Representative and shall have 
the following operational and financial management structure: 
a)  The Facility Committee;  
b)  The administrator; 
c)  The operation commanders; 
d)  The accounting officer of the Facility. 
2.  The Facility shall use existing administrative structures of the Union to the greatest possible 
extent.  Union institutions, bodies and agencies, and Member States shall make staff available to 
the Facility as required, upon a request from the administrator. 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
11 

HR(2018) 94 
 
Article 12 
Facility Committee 
1.  A  Facility  Committee (hereafter "the Committee") composed of one representative of each 
participating Member State is established. 
Representatives of the European External Action Service (EEAS) and of the Commission shall 
be invited to attend the meetings of the Committee without taking part in its votes. 
Representatives of the European Defence Agency (EDA) may be invited to attend Committee 
meetings for items under discussion that relate to the EDA's area of activity, without taking part 
in or being present at its votes.  
2.  The Committee exercises its competences pursuant to this Decision. 
3.  In particular, the Committee shall approve the annual budget and the amending budgets, taking 
into account the relevant reference amounts for operations, Action Programmes, ad hoc 
assistance measures and other operational actions. 
4.  The Committee shall approve the annual accounts and shall give discharge.  
5.  The Committee shall approve, on a proposal from the administrator, a decision establishing 
rules for the implementation of expenditure financed through the Facility  supplementing the 
present Decision.  
6.  The Committee shall adopt its rules of procedures on a proposal from the High Representative. 
7.  When the Committee is discussing the financing of a given Union operation, Action 
Programme, ad hoc assistance measure or another operational action: 
a)  the Committee shall be composed of one representative of each contributing Member 
State; 
b)  the administrator shall participate in the proceedings of the Committee without taking 
part in its votes; 
c)  each operation commander or his or her representative shall participate in the 
proceedings of the Committee for the operation he or she commands, without taking part 
in its votes; 
d)  the representatives of contributing third States and of voluntary contributors shall be 
invited to participate in the proceedings of the Committee when an item under 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
12 

HR(2018) 94 
 
discussion directly relates to their financial contribution. They shall neither take part in 
nor be present at its votes; 
e)  the accounting officer of the Facility may be invited to participate as necessary in the 
proceedings of the Committee, without taking part in its votes. 
f)  representatives of other relevant actors may be invited to participate in the proceedings 
of the Committee for the assistance measure which they implement in whole or in part, 
without taking part in its votes; 
8.  A representative of the High Representative for Foreign Affairs and Security Policy shall 
convene and chair the meetings of the Committee. 
9.  If a participating Member State, the administrator or an operation commander so requests, 
the Chair of the Committee shall convene the Committee within at most 15 days. 
10.  Taking into account its composition as defined in paragraphs 1 and 7, the Committee shall 
act : 
−  by unanimity of its members when deciding on matters pertaining to operations; 
−  by qualified majority of its members, as defined in Article 238(3) of the Treaty on the 
Functioning of the European Union, when deciding on matters pertaining to actions 
other than operations; 
−  by simple majority of its members when adopting its rules of procedures. 
11.  The Committee's decisions shall be binding. 
12.  On the initiative of the Chair of the Committee, in urgent matters a decision may be adopted 
by a written procedure in accordance with its rules of procedure, unless a Member State 
requests a meeting of the Committee. 
13.  The Committee shall be informed by the administrator, each operation commander, the 
accounting officer of the Facility and other relevant actors as provided for in this Decision. 
In particular, the administrator shall adequately inform the Committee of any claim or 
dispute involving the Facility. 
14.  The text of the acts approved by the Committee pursuant to this Decision shall at the time of 
their approval be signed by the Chair of the Committee and by the administrator. 
15.  Where no agreement may be reached within the Committee on a particular item, this item 
shall be referred to the Council through the Political and Security Committee.   
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
13 

HR(2018) 94 
 
 
Article 13 
Administrator 
1.  The High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy, after informing 
the Committee, shall appoint an administrator for a period of three years. 
2.  The administrator shall carry out his or her duties on behalf of the Facility. 
3.  The administrator shall be the legal representative of the Facility, including in legal proceedings 
and dispute settlements. 
4.  The administrator: 
a)  shall draw up and submit to the Committee any draft budget; 
b)  shall implement and report on the budgets after their approval by the Committee; 
c)  shall be the authorising officer by delegation for the Facility  revenue and for its 
expenditure  and shall sub-delegate as required; 
d)  as regards revenue, shall implement the financial arrangements made with third parties 
in relation to the financing of operations and assistance measures. 
5.  The administrator shall provide the secretariat for the Committee. He or she shall draw up the 
minutes of the result of the Committee's discussions. He or she shall not take part in its votes. 
The administrator shall ensure that the rules established by this Decision are complied with, and 
that the decisions of the Committee are implemented.  For that purpose, the administrator may 
issue the necessary instructions to operation commanders and implementing actors.  
6.  The administrator shall be authorised to adopt any measures, in compliance with this Decision 
and the rules established by the Committee pursuant to Article 12(5), which he or she deems 
necessary to implement the expenditure financed through the Facility. He or she shall inform the 
Committee thereof. 
7.  The administrator shall coordinate work on financial questions relating to operations, assistance 
measures and other operational actions. He or she shall be the contact point with national 
administrations and, as appropriate, international organisations on these matters. 
8.  The administrator shall ensure continuity of his/her functions through the administrative 
structure of the Commission department referred to in article 9. 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
14 

HR(2018) 94 
 
Article 14 
Accounting officer of the Facility 
1.  The High Representative shall appoint the accounting officer of the Facility for a period of three 
years. 
2.  The accounting officer of the Facility shall carry out his or her duties on behalf of the Facility. 
3.  The accounting officer of the Facility shall be responsible for: 
a)  properly implementing payments, collecting revenue and recovering amounts 
established as being receivable; 
b)  preparing the Facility's annual accounts and submitting them to the Committee for 
approval; 
c)  keeping the accounts for the Facility; 
d)  laying down the accounting rules and procedures and the chart of accounts; 
e)   laying down, validating and monitoring the accounting systems for revenue and, where 
appropriate, validating and monitoring systems laid down by the authorising officer to 
supply or justify accounting information, checking information received and requesting 
corrective measures when deemed necessary. 
f)  treasury management. 
4.  For the requirements of treasury management, the accounting officer of the Facility shall open 
one or more bank accounts in the name of the Facility or cause such accounts to be opened. 
He/she shall also be responsible for closing such accounts, or cause them to be closed. 
5.  As a general rule bank accounts shall be opened in euro; in duly justified circumstances bank 
accounts may be opened in currencies other than the euro. 
6.  No bank account may be overdrawn. 
7.  The administrator, each operation commander and each operation accounting correspondent as 
referred to in Art 16(7)  shall  provide the accounting officer of the Facility with all the 
information necessary for the production of accounts which accurately represent the Facility's 
financial situation and budget implementation, and shall guarantee its reliability. 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
15 

HR(2018) 94 
 
Article 15 
General provisions applicable to the authorising officers, the accounting officer of the Facility 
and staff 
1.  The functions of authorising officer, on the one hand, and accounting officer, on the other, shall 
be mutually incompatible. The implementation of appropriations according to the principle of 
the segregation of the authorising officer and the accounting officer shall be ensured. Payments 
made from funds administered by the Facility shall be authorised by the authorising officer and 
implemented by the accounting officer. 
2.  The accounting officer of the Facility may, in the performance of his/her duties, delegate certain 
tasks to subordinate staff; he/she may also entrust certain tasks to operation accounting 
correspondents appointed with his/her agreement in accordance with Article 16 (7). 
3.  Officials and other servants of the Union, when carrying out functions on behalf of the Facility, 
shall remain subject to the rules and regulations applicable to them, including as regards 
disciplinary measures. 
4.  The staff made available to the Facility by the Member States shall be subject to the rules 
applicable to the national experts on secondment to the Union institution in charge of their 
administrative management, and to the provisions agreed on by their national administration and 
the Union institution or the Facility. 
5.  Before their appointment, the staff of the Facility must have received clearance for access to 
classified information up to at least ‘SECRET UE/EU SECRET’ level, or equivalent clearance 
by a Member State. 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
16 

HR(2018) 94 
 
 
Article 16 
Operation Commanders 
1.  Each operation commander shall receive full authorising officer powers from the administrator, 
including the power of sub-delegation, from the moment of his or her appointment by the 
Council and shall carry out his or her duties on behalf of the Facility in relation to the financing 
of the common costs of the operation which he or she commands.  
2.  For the operation which he or she commands, each operation commander shall: 
a)  send the administrator his or her proposals for the ‘expenditure’ section of the draft 
budgets; 
b)  as an authorising officer, implement the appropriations relating to the operational 
common costs as well as expenditure for Nation Borne Costs; he or she shall exercise 
authority over any person participating in the implementation of those appropriations, 
including pre-financing; he or she may award contracts and enter into contracts on 
behalf of the Facility:  He or she may request to the accounting officer of the Facility to 
open bank accounts for the operation he or she commands, in duly justified operational 
circumstances. 
c)  as an authorising officer, implement the appropriations relating to expenditure for the 
operation which he or she commands funded from voluntary contributions; he or she 
shall exercise authority over any person participating in the implementation of those 
appropriations, on the basis of the relevant provisions in the ad hoc administrative 
agreement with the third party. He or she may award and enter into contracts on behalf 
of the third party; he or she may request to the accounting officer of the Facility of the 
Facility to open one bank account for each third party contribution, in duly justified 
operational circumstances. 
3.  The operation commander shall be authorised to adopt any measures, in compliance with this 
Decision and the rules established by the Committee pursuant to Article 12(5), which he or she 
deems necessary to implement the expenditure financed through the Facility, for the operation 
which he or she commands. He or she shall inform the administrator and the Committee thereof. 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
17 

HR(2018) 94 
 
4.  The operation commander shall keep account of funds received from the Facility, of expenditure 
he or she has committed and of payments made and of revenue received, as well as an inventory 
of the movable property financed by the Facility's budget and used for the operation which he or 
she commands. These accounts should be available for inspection by the accounting officer of 
the Facility when requested. 
5.  The operation commander shall follow guidance  from the administrator with regard to the 
financial management of the Facility. 
6.  Except in duly warranted circumstances approved by the administrator and the accounting 
officer of the Facility, the operation commanders shall use the accounting and asset 
management system provided by the Facility.  
7.  The operational commander shall appoint, with the agreement of the accounting officer of the 
Facility, an operation accounting correspondent. With regard to the operation in which he/she is 
nominated, the operation accounting correspondent shall be responsible for the proper 
implementation of accounting tasks assigned to him/her by the operation commander and the 
accounting officer of the Facility. 
8.  The operation accounting correspondent shall perform the tasks assigned to him/her, in full 
compliance with the guidelines and instructions established by the accounting officer of the 
Facility. 
 
Article 17 
Authorising officers' specific duties 
1.  Authorising  officers shall be responsible for implementing the Facility's revenue and 
expenditure in accordance with this Decision, the rules established by the Committee pursuant 
to Article 12(5), notably the principle of sound financial management, and for ensuring that the 
requirements of legality and regularity are complied with.   
2.  To implement expenditure, the authorising officers shall make budgetary commitments and 
legal commitments, shall validate expenditure and authorise payments and shall undertake the 
necessary steps for the implementation of appropriations.  
3.  An authorising officer may delegate his or her duties by a decision determining: 
a)  staff at an appropriate level for such delegation; 
b)  the extent of the conferred powers; 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
18 

HR(2018) 94 
 
c)  the scope for beneficiaries to sub-delegate their powers. 
 
Article 18 
Liability 
1.  In accordance notably with Article 15 paragraphs 3 and 4, the conditions governing the 
disciplinary or criminal liability of the operation commander, the administrator and other staff 
made available in particular by the Union institutions or Member States, in the event of 
misconduct or negligence in the implementation of the budget shall be governed by the staff 
regulations or the arrangements applicable to them. In addition, the Facility may at its own 
initiative or at the request of a contributing State or third party bring a civil action against the 
abovementioned staff. 
2.  In no case may the Union or the High Representative for Foreign Affairs and Security Policy be 
held liable by a contributing State as  a result of the performance of their duties by the 
administrator, the accounting officer of the Facility or the staff assigned to them. 
3.  The contractual liability which may arise from contracts concluded in the context of 
implementation of the budget shall be covered through the Facility by the contributing States or 
third parties. It shall be governed by the law applicable to the contracts in question. 
4.  In the case of non-contractual liability, any damage caused by the operation headquarters, force 
headquarters and component headquarters of the crisis structure, the composition of which shall 
be approved by the operation commander, or by their staff in the course of their duties shall be 
covered through the Facility by the contributing States or third parties, in accordance with the 
general principles common to the laws of the Member States and the staff regulations of the 
forces, applicable in the theatre of operations. 
5.  In no case may the Union or the Member States be held liable by a contributing State for 
contracts concluded in the framework of budget implementation or for damage caused by the 
units and departments of the crisis structure, the composition of which shall be approved by the 
operation commander, or by their staff in the course of their duties. 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
19 

HR(2018) 94 
 
TITLE II 
BUDGET 
 
CHAPTER 3 
PRINCIPLES 
 
Article 19 
Budgetary principles 
1.  The budget, drawn up in euro, is the act which for each financial year lays down and authorises 
all the revenue and expenditure administered by the Facility. 
2.  All expenditure shall be linked to a specific operation, Action programme, ad hoc assistance 
measure or another operational action except where appropriate for the costs listed in Annex II. 
3.  The appropriations entered in the budget are authorised for the duration of a financial year 
which begins on 1  January and ends on 31 December of the same year.  They shall include 
appropriations for commitments and appropriations for payments.  
4.  Budget revenue and expenditure shall be in balance. 
5.  No revenue or expenditure may be implemented other than by allocation to a title in the budget 
and within the limit of the appropriations entered there, except pursuant to Article 46 paragraphs 
2 and 6. 
6.  The Facility's appropriations shall be used in accordance with the principles of sound financial 
management, i.e. economy, effectiveness and efficiency. 
 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
20 

HR(2018) 94 
 
CHAPTER 4 
BUDGET STRUCTURE AND OPERATIONS 
 
Article 20 
Annual budget 
1.  Each year the administrator shall draw up the draft budget for the following financial year, on 
the basis of the estimated needs of the operations, Action programmes, ad hoc assistance 
measures and other operational actions which are on-going or planned, or which may be 
approved during the year while taking into account the ceilings set out in Annex I.   
2.  The draft budget shall include: 
a)  the appropriations deemed necessary to cover: 
−  the operational common costs for ongoing or planned operations; 
−  the costs of Action Programmes, ad hoc  assistance measures and other operational 
actions approved by the Council; 
b)  a general part, which shall show the appropriations deemed necessary to cover: 
−  support expenditure which may not be linked to a specific operation, Action programme, 
ad hoc assistance measure or another operational action, as outlined in Annex II; 
−   costs incurred by the Facility in preparation for operations, Action Programmes, ad hoc 
assistance measures or other operational actions, as outlined in Annex III; 
−  an unallocated amount for operational common costs of operations and the costs of 
Action Programmes, ad hoc  assistance measures and other operational actions which 
may be approved by the Council during the year; 
c)  a forecast of the revenue needed to cover expenditure. 
3.  The general part in the initial budget adopted for a given year shall represent at least 30% of the 
ceiling set out in Annex I for that year, insofar as possible in view of appropriations deemed 
necessary for ongoing or planned operations, Action Programmes, ad hoc assistance measures 
and other operational actions.  
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
21 

HR(2018) 94 
 
4.  The commitment and payment appropriations shall be classified in titles. A specific title shall be 
dedicated to each operation, Action Programme, ad hoc assistance measure or other operational 
action.  The general part shall also form one title.   
5.  Each title may include a chapter entitled ‘provisional appropriations’. These appropriations shall 
be entered where there is uncertainty, based on serious grounds, about the amount of 
appropriations needed or the scope for implementing the appropriations entered. 
6.  Revenue shall consist of: 
a)  contributions payable by the participating and contributing Member States and, where 
appropriate, by contributing third states; 
b)  revenue, subdivided by title, which includes interest received, revenue from sales, 
recoveries of funds unspent during implementation and the remaining balance of 
contributions  from the previous financial year, after it has been determined by the 
Committee. 
7.  The administrator shall propose the draft budget to the Committee by 31 October at the latest. 
The Committee shall approve the draft budget by 31 December. The administrator shall notify 
the participating Member States and contributing third states of the approved budget. 
 
Article 21 
Amending budgets 
1.  The administrator shall propose to the Committee an amending budget when: 
a)  The Council has approved a new Action Programme, ad hoc assistance measure or another 
operational action or when the formal budget of a new operation has been approved in 
accordance with Article 41 (3) during the course of the financial year; 
b)  due to unavoidable, exceptional or unforeseen circumstances, the needs of existing 
operations, Action Programmes, ad hoc  assistance measures or other operational actions 
cannot be covered under the budget; 
c)  the balance of the budget outturn for a financial year for which the accounts have been 
approved in accordance with Article 36 (7) needs to be entered in the budget of the 
following financial year. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
22 

HR(2018) 94 
 
2.   The Committee shall discuss and approve the amending budget taking account of its urgency. 
3.  Before requesting an increase of the budget, the administrator shall seek to, as much as 
possible, limit the overall increase in budget appropriations through transfers of available 
funds from other budget titles and from the general part of the annual budget. 
 
Article 22 
Transfers of appropriations 
1.  The administrator, where appropriate on the basis of a proposal by an operation commander or 
as necessary for an Action Programme, an ad hoc  assistance measure or another operational 
action, may make transfers of appropriations within the same title.  
2.  However, the prior approval of the Committee shall be required when the planned transfer will 
amend the appropriations provided for an operation, an Action Programme, an ad hoc assistance 
measure or another operational action. 
 
Article 23 
Carryover, re-use of appropriations and split commitments 
1.  Commitment appropriations which have not been committed by the end of the financial year 
shall be carried over and may be committed up to 31 December of the following financial year, 
subject to the approval of the Committee. 
2.  Payment appropriations may be carried over where they are necessary to cover existing 
commitments or commitments linked to commitment appropriations carried over and where the 
payment appropriations provided for in the relevant budget lines for the following year are not 
sufficient to cover the requirements. 
3.  The administrator shall present his or her proposal to the Committee pursuant to paragraphs 1 
and 2 by 1 March of the following financial year. The Committee shall decide on the proposal 
by 31 March. 
4.  However, appropriations may be carried-over by a decision of the administrator in the following 
cases: 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
23 

HR(2018) 94 
 
a)  commitment appropriations for which most of the preparatory stages of the commitment 
procedure have been completed by 31 December. Such amounts may then be committed up 
to 31 March of the following year; 
b)  amounts which are necessary when the Council Decision for a new operation, an Action 
Programme, an ad hoc assistance measure or another operational action has been adopted in 
the final quarter of the financial year and the authorising officer has been unable to commit 
the appropriations provided for this purpose by 31 December. 
The administrator shall inform the Committee of the carry-over decision by 1 March. 
5.  Commitment appropriations corresponding to the amount of de-commitments made as a result 
of total or partial non implementation of an operation, an Action Programme, an ad hoc 
assistance measure or another action may be made available again to the benefit of the Facility. 
6.  Budgetary commitments for Action Programmes, ad hoc assistance measures or other 
operational actions extending over more than one financial year may be broken down over 
several years into annual instalments. 
 
Article 24 
Anticipated implementation 
Once the annual budget has been approved, appropriations may be used to cover commitments 
and payments in so far as operationally necessary. 
 
 
CHAPTER 5 
CONTRIBUTIONS AND REIMBURSEMENTS 
 
Article 25 
Determination of contributions 
1.  Payment appropriations to cover the general part of the budget which are not covered by 
revenue shall be financed by contributions from the participating Member States. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
24 

link to page 26 HR(2018) 94 
 
2.  Payment appropriations to cover the operational common costs of an operation or the costs of an 
Action Programme, an ad hoc assistance measure or another operational action, which are not 
covered by revenue, shall be covered by contributions from the contributing States. 
3.  The contributions payable by the contributing Member States for an operation, an Action 
Programme, an ad hoc assistance measure or another operational action shall be equal to the 
amount of the payment appropriations entered in the budget to cover the operational common 
costs of that operation or the costs of that Action Programme, ad hoc  assistance measure or 
other operational action, after deduction of revenue and the amounts of the contributions 
payable for the same operation, Action Programme, ad hoc  assistance measure or other 
operational action by contributing third States. 
4.  The breakdown of contributions between the Member States from whom a contribution is 
required shall be determined in accordance with the gross national product scale as specified in 
Article 41(2) of the TEU and in accordance with Council Decision 2014/335/EU, Euratom4, or 
any other Council Decision which may replace it. 
5.  The data for the calculation of contributions shall be those set out in the ‘GNI-based own 
resources’ column in the ‘Summary of financing of the general budget by type of own resource 
and by Member State’ table appended to the latest general budget adopted by the Union. The 
contribution of each Member State from whom a contribution is due shall be proportional to the 
share of gross national income (GNI) of that Member State in the total GNI aggregate of the 
Member States from whom a contribution is due. 
 
Article 26 
General provisions applicable to the collections of contributions 
1.  Contributions to the Facility shall be made in euro. 
2.  The administrator shall send the corresponding calls for contributions by letter to the national 
administrations whose details have been communicated to him or her when: 
a)  a budget for a financial year is approved by the Committee. The first call for 
contributions shall cover the amount of forecasted payment needs for the first eight 
months. The second call for contributions shall cover the remaining balance of 
                                                 
4 Council Decision 2014/335/EU, Euratom of 26 May 2014 on the system of own resources of the European Union (OJ 
L 168, 7.6.2014, p. 105). 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
25 

HR(2018) 94 
 
contributions, taking into account the balance of the previous year  when the Committee 
has decided to enter this balance in the current budget; 
b)  an amending budget is approved as provided for in Article 21, when  it increases the 
overall payment appropriations in the budget; 
3.  By derogation from paragraph (2) (b), when the reference amount for a new operation has been 
approved by the Council and the amount cannot be covered by the general part of the budget, 
the call for contributions shall be issued as necessary before the adoption of the amending 
budget in order to ensure the immediate availability of funds for the operation. 
4.  Without prejudice to other provisions of this Decision, the contributions shall be paid within 30 
days following despatch of the relevant call for contributions.   
5.  In the unavoidable, exceptional and unforeseen circumstances where the availability of funds in 
the Facility is not sufficient to cover a new urgent rapid response operation, the Administrator 
may issue an urgent call for contributions to be paid within 5 days following despatch of the 
call. 
6.  Once the draft budget has been submitted to the Committee, for those Member States with 
budgetary and financial procedures not allowing payment of their contribution within the 
established deadlines the administrator may issue to the State concerned an anticipated call for 
contributions before the end of the current financial year as a prepayment for the call for 
contributions for the following financial year's budget. 
7.  Each contributing State shall pay the bank charges relating to the payment of its own 
contribution. 
8.  The administrator shall acknowledge receipt of the contributions. 
 
Article 27 
Management by Facility of voluntary financial contributions 
1.  In line with the relevant provisions of the legal framework governing the operation, the Action 
programme,  the  ad hoc  support measure  or the other operational action, and following 
acceptance by the Political and Security Committee, the Committee may authorise that the 
administrative management of a voluntary financial contribution by a Member State or a third 
party be entrusted to the Facility.  Such a voluntary financial contribution may be earmarked for 
a particular project in support of the operation, assistance measure or other operational action.  
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
26 

link to page 28 HR(2018) 94 
 
2.  The administrative costs relating to the management of the contribution shall be covered by the 
contribution itself, unless the Committee decides otherwise. 
3.  The administrator shall conclude with the Member State or third party concerned the necessary 
administrative arrangements.   
4.  Any such voluntary contribution may only be used for the purpose for which it is provided to 
the Facility as set out in the administrative arrangement with the Member State or the third 
party.  
5.  The administrator shall ensure that the management of such contributions comply with the 
relevant administrative arrangements.  The administrator shall provide each contributor, directly 
or through the operation commander, with the relevant information relating to the management 
of the contribution as agreed in the applicable administrative arrangement. 
 
Article 28 
Interest on late payment 
1.  Without prejudice to paragraph 2, if a State does not fulfil its financial obligations, the Union 
rules on interest on late payment determined pursuant to Article 78 (4) of Regulation (EU, 
Euratom) No 966/20125 of the European Parliament and of the Council or any other Regulation 
which may replace it shall be applicable by analogy. 
2.  When a payment is late by no more than 20 days, no interest shall be charged. When payment is 
late by more than 20 days, interests shall be charged for the entire delay. 
 
 
 
 
                                                 
5 Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the 
financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, Euratom) No 
1605/2002 (OJ L 298, 26.10.2012, p. 1). 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
27 

HR(2018) 94 
 
CHAPTER 6 
IMPLEMENTATION 
Article 29 
Methods of implementation 
1.  The Facility shall finance the common costs of an operation through the operation commander 
when he or she is in office, and through the administrator, otherwise.  
2.  The Facility may implement an assistance measure: 
a)  directly by itself or through an operation, in accordance with its mandate, notably with a 
view to providing an integrated package including the provision of support and military 
training; 
b)  indirectly, through implementing actors, which may be: 
i.  one or several Member States  
ii.  an international organisation, a regional organisation or a specialised agency set 
up by an international organisation; 
iii.  third countries or the bodies they have designated; 
iv.  public law bodiesincluding Member State organisations; 
v.  bodies governed by private law with a public service mission, including Member 
State organisations, to the extent that they provide adequate financial guarantees; 
vi.  bodies governed by the private law of a Member State that are entrusted with the 
implementation of a public-private partnership and that provide adequate 
financial guarantees; 
vii.  entities and persons entrusted with the implementation of specific actions in the 
CFSP pursuant to Title V of the TEU.   
3.  A Member State, a Union institution, an international organisation, a regional organisation or 
another actor to whom the implementation of expenditure of an operation financed through the 
Facility is entrusted shall apply the rules applicable to the implementation of its own 
expenditure, in so far as the operation commander retains financial management responsibilities 
or the administrator takes the necessary remedial measures that guarantee a sufficient protection 
of the financial interests of the Facility. 
Article 30 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
28 

HR(2018) 94 
 
Administrative arrangements to facilitate future procurement or mutual support 
1.  The Facility may conclude administrative arrangements with Member States, Union institutions, 
bodies and agencies, third States, international organisations and regional organisations, their 
agencies and other actors in order to facilitate future procurement and/or the financial aspects of 
mutual support in the most cost-effective manner. 
2.  Such arrangements shall be: 
 
a)  subject to consultation of the Committee if they are concluded with Member States, 
Union institutions, bodies or agencies; 
b)  submitted to the Committee for approval if they are concluded with third States, 
international organisations or regional organisations. 
3.  Such arrangements shall be signed by the administrator or, where appropriate, the respective 
operation commander, acting on behalf of the Facility and by the competent administrative 
authorities of the other parties referred to in paragraph 1.  
 
 

CHAPTER 7 
REPORTS, ACCOUNTS AND AUDIT 
 
Article 31 
Regular reports to the Committee 
Every four months, the administrator, with the support of the accounting officer of the Facility 
and operation commanders, shall present to the Committee a report on the implementation of 
revenue and expenditure since the beginning of the financial year.  
 
Article 32 
Accounts 
1.  The accounting officer of the Facility shall keep the accounts of contributions called for and 
transfers of funds made. He or she shall also draw up the accounts for the common costs 
incurred in preparation for, or further to, operations, and for operational expenditure and 
revenue implemented under the direct responsibility of the administrator.  The operation 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
29 

HR(2018) 94 
 
accounting correspondent shall keep the accounts of transfers of funds made to his operation 
and transmit the financial situation of the operation to the accounting officer of the Facility 
whenever requested and in the format required. 
2.  The accounting officer of the Facility shall draw up the annual accounts for the Facility.  Each 
operation commander and operation accounting correspondent shall send him the accounts for 
the expenditure he or she has committed and the payments he has made, and of revenue 
received, on behalf of the Facility according to the accounting rules and instructions laid down 
by the accounting officer of the Facility. 
 
Article 33 
Conditions for the exercise of controls 
1.  The persons responsible for auditing the Facility's revenue and expenditure shall, before 
carrying out their task, have received clearance for access to classified information up to at least 
‘SECRET UE/EU SECRET’ level held by the Council, or equivalent clearance from a Member 
State or NATO, as appropriate. Those persons shall ensure that they respect the confidentiality 
of the information and protect the data of which they acquire knowledge during their audit task, 
in accordance with the rules applicable to that information and those data. 
2.  The persons responsible for auditing the Facility's revenue and expenditure shall have access 
without delay and without giving prior notice to the documents and to the contents of all data 
supports relating to that revenue and expenditure, and to the premises where those documents 
and supports are kept. They may make copies. The persons involved in implementing the 
Facility's revenue and expenditure shall give the administrator and the persons responsible for 
the audit of that revenue and expenditure the necessary assistance in performing their task. 
 
Article 34 
Internal auditing of the Facility 
1.  The administrator shall propose to the Committee the appointment of an internal auditor of the 
Facility, and at least one deputy internal auditor, for a period of four years, renewable up to a 
total period not exceeding 8 years. Internal auditors must have  the necessary professional 
qualifications and offer sufficient guarantees of security and independence. The internal auditor 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
30 

HR(2018) 94 
 
may not be either the authorising officer or accounting officer; he or she may not take part in the 
preparation of financial statements. 
2.  The internal auditor shall report to the administrator on dealing with risks, by issuing 
independent opinions on the quality of management and control systems and by issuing 
recommendations for improving the internal audit in operations and promoting sound financial 
management. He or she shall be responsible in particular for assessing the suitability and 
effectiveness of internal management systems and the performance of departments in 
implementing policies and reaching objectives by reference to the risks associated with them. 
3.  The internal auditor shall perform his or her duties on all departments involved in the collection 
of the Facility's revenue or the implementation its expenditure. 
4.  The internal auditor shall perform one or more audits during the financial year as appropriate. 
He or she shall report to the administrator and, where appropriate inform the operation 
commanders of his or her findings and recommendations. The operation commanders and the 
administrator shall ensure that action is taken on recommendations resulting from the audits. 
5.  The administrator shall submit a report each year to the Committee on the internal audit work 
done, indicating the number and type of internal audits carried out, observations made, 
recommendations put forward and how those recommendations were followed up. 
6.  Furthermore, each operation commander shall give the internal auditor full access to the 
operation which he or she commands. The internal auditor shall check that the financial and 
budgetary systems and procedures function correctly, and shall ensure that robust and effective 
internal audit systems are in operation. 
7.  The proceedings and reports of the internal auditor shall be made available to the Court  of 
Auditors along with all supporting documents relating thereto.  
 
Article 35 
External auditing of the Facility 
1.  The accounts of revenue and expenditure arising from the implementation of this Decision shall 
be examined by the Court of Auditors of the European Union, in accordance with this Decision. 
2. Without prejudice to paragraph 1, persons appointed by the administrator, notably external 
auditors, may at any time carry out an audit of the expenditure financed through the Facility. 
Furthermore, the Committee, on the basis of a proposal by the administrator or a Member State, 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
31 

HR(2018) 94 
 
may at any time appoint external auditors, whose tasks and conditions of employment it shall 
determine. 
 
Article 36 
Presentation of annual accounts 
1.  Each operation accounting correspondent, with the assistance of his or her operation 
commander, shall prepare the annual accounts of the operation in accordance with the 
accounting rules and instructions of the accounting officer of the Facility. These accounts shall 
be submitted to the accounting officer of the Facility and the Court of Auditors by 15 February 
following the end of the financial year and they shall certify the reliability of these accounts. 
2.  The accounting officer of the Facility, with the assistance of the administrator, and using the 
accounts supplied by the operation accounting correspondents, shall establish and provide to the 
Court of Auditors, by 15 March following the end of the financial year, the draft annual 
accounts of the Facility. By the same date, the accounting officer of the Facility shall provide 
the Committee with the budget surplus of the financial year and the administrator shall provide 
the Committee with the annual activity report of the Facility. 
3.  The Court of Auditors shall provide the accounting officer of the Facility and each operational 
commander and operation accounting correspondent with their audit findings on their respective 
accounts by 15 May.  
4.  The accounting officer of the Facility, assisted by the administrator, shall transmit the Facility's 
final audited annual accounts to the Committee by 30 June. 
5.  The Committee shall be provided, by 30 September following the end of the financial year, with 
the audit report by the Court of Auditors, including the audit opinion. It shall examine the audit 
report, the audit opinion and the annual accounts with a view to granting a discharge to the 
administrator and each operation commander. 
6.  Supporting documents for these annual accounts shall be retained, for a period of five years 
from the date on which the corresponding discharge was granted. When an operation is 
terminated, the operation commander shall ensure transmission of all supporting documentation 
to the administrator. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
32 

HR(2018) 94 
 
7.  The Committee shall decide to enter the balance of the budget outturn for a financial year for 
which the accounts have been approved in the budget for the following financial year, as 
revenue or expenditure depending on the circumstances. The administrator shall present in this 
respect an amending budget taking into account the carry-over of funds. The Committee may, 
however, decide to enter the balance of the abovementioned budget outturn after having 
received the audit opinion from the Court of Auditors. 
 
Article 37 
Controls by the Facility 
1.  The Facility,  through its representatives or through control or audit bodies it shall designate, 
shall carry out on-the-spot checks in the operations and implementing actors, with a view to 
ensuring that the provisions in the administrative agreements with these implementing partners 
are complied with. 
2.  For that purpose, the Facility shall have access to any relevant information, including 
information in databases, held by the operations or implementing actors concerned, and to the 
premises where such information is kept or where the infrastructure, assets, equipment or 
supplies financed from the Facility are kept or used.    
3.  The Facility, if irregularities are detected, shall ensure with the operation or implementing actor 
concerned the recovery or the restitution of amounts wrongly paid.  
 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
33 

HR(2018) 94 
 
TITLE III 
SPECIFIC RULES APPLICABLE TO OPERATIONS 
AND TO ASSISTANCE MEASURES 
 
CHAPTER 8 
SPECIFIC RULES APPLICABLE TO OPERATIONS 
 
Article 38 
Definition of common costs and periods for eligibility 
1.  The Facility shall bear the operational common costs listed in Annex III during the preparatory 
phase which runs from the approval of the crisis management concept for the operation until the 
appointment of the operation commander. In particular circumstances, after the Political and 
Security Committee has been consulted, the Committee may extend the period during which 
these costs shall be borne by the Facility. 
2.  During the active phase of an operation, which runs from the date on which the operation 
commander is appointed to the day on which the operation headquarters ceases its activity, the 
Facility shall bear as operational common costs: 
a)  the common costs listed in Part A of Annex IV; 
b)  the common costs listed in Part B of Annex IV, when the operation commander so 
requests and if the Committee approves it. 
3.  The operational common costs of an operation also include the expenditure necessary to wind it 
up, as listed in Annex V. 
4.  The Union operation is wound up when the equipment and infrastructure commonly funded for 
the operation have found their final destination and the accounts for the operation have been 
approved. 
5.  No expenditure incurred with a view to covering costs which would in any case have been borne 
by one or more contributing States, a Union institution or an international organisation, 
independently of the organisation of a Union operation, may be eligible as a common cost. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
34 

HR(2018) 94 
 
6.  The Committee may decide on a case-by-case basis that, in view of particular circumstances, 
certain incremental costs other than those listed in Part B of Annex IV shall be regarded as 
common costs for a given operation. 
 
Article 39 
Exercises 
1.  The common costs of the Union's exercises shall be financed through the Facility following the 
rules and procedures similar to those for operations to which all participating Member States 
contribute. 
2.  These exercise common costs shall be composed of, firstly, incremental costs for deployable or 
fixed headquarters and, secondly, incremental costs incurred by the Union recourse to NATO 
common assets and capabilities when made available for an exercise. 
3.  Exercise common costs shall not include costs related to: 
a)  capital acquisitions, including those related to buildings, infrastructure and equipment; 
b)  the planning and preparatory phase of exercises, unless approved by the Committee; 
c)  transport, barracks and lodging for forces. 
 
Article 40 
Reference amount for an operation 
Any Council decision by which the Council decides to establish or extend an operation shall 
contain a reference amount for the common costs of that operation. The administrator shall, with 
the support in particular of the EU Military Staff and, if he/she is in office, the operation 
commander, evaluate the amount deemed necessary to cover the common costs of the operation 
for the planned period. The administrator shall transmit the proposed amount to the Presidency 
of the Council for examination by the Council preparatory body responsible for examining the 
draft decision.  
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
35 

HR(2018) 94 
 
Article 41 
Spending based on the reference amount 
and schedule for payment of contributions for an operation 
1.  By way of derogation from Article 19(5), when the Council has adopted a reference amount for 
an operation, appropriations can be drawn immediately from the general part of the budget up to 
the level of 30 % of the reference amount for the period of initial setup of the operation, unless 
the Council decides on a different percentage.  
2.  If the appropriations in the general part of the budget are not sufficient to cover the reference 
amountthe administrator shall issue a call for the necessary additional contributions from the 
contributing Member States followed by an amending budget in accordance with Article 21. 
3.  The operation commander shall submit to the Committee the formal budget of the operation 
within a period of four months after the approval of the reference amount, unless the Committee 
decides on a longer deadline. 
 
Article 42 
Reimbursement of pre-financing 
1.  A Member State, a third State or, as appropriate, an international organisation which has been 
authorised by the Council to pre-finance a part of the common costs of an operation may obtain 
reimbursement from the Facility by making a request accompanied by the necessary supporting 
documents and addressed to the administrator at the latest two months after the date of 
completion of the operation concerned. 
2.  No request for reimbursement may be honoured if it has not been approved by the operation 
commander, if still in office, and by the administrator. 
3.   If a request for reimbursement presented by a contributing State is approved, it may be 
deducted from the next call for contributions addressed to that State by the administrator. 
4.  If no call for contributions is anticipated when the request is approved, or if the approved 
request for reimbursement would exceed the anticipated contribution, the administrator shall 
make payment of the amount to be reimbursed within 30 days, taking account of the Facility's 
cash flow and of what is needed to finance the common costs of the operation concerned. 
5.  Reimbursement shall be due in accordance with this Decision even if the operation is cancelled. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
36 

HR(2018) 94 
 
6.   Reimbursement shall include interest earned on the amount made available through pre-
financing. 
 
Article 43 
Management by the Facility 
of expenditure not included in common costs (Nation Borne Costs) 
1.  The Committee, on the basis of a proposal by the administrator, with the assistance of the 
operation commander, or by a Member State, may decide that the administrative management of 
certain expenditure in relation to an operation (‘nation borne costs’), while remaining the 
responsibility of the Member State which it concerns, shall be entrusted to the Facility. 
2.  The Committee, in its decision, may authorise the operation commander to enter into contracts 
on behalf of the Member States participating in an operation and, where appropriate, third 
parties, for the acquisition of the services and supplies to be financed as nation borne costs. 
3.  The Committee, in its decision, shall lay down the modalities for the pre-financing of nation 
borne costs. 
4.  The Facility shall keep accounts of the nation borne costs entrusted to it and incurred by each 
Member State and, where appropriate, third parties. Each month the administrator shall send 
each Member State and, where appropriate, those third parties, a statement of the expenditure 
borne by it and incurred by it or by its staff during the preceding month, and shall call for the 
necessary funds to pay for this expenditure. The Member States and, where appropriate, those 
third parties, shall pay the Facility the funds required within 30 days following despatch of the 
call for funds. 
 
Article 44 
Management by the Facility of pre-financing and expenditure not included in common costs 
to facilitate the initial deployment of the forces to an operation 
1.  The Committee, if particular operational circumstances so require, on the basis of a proposal by 
the administrator, with the assistance of the operation commander, or by a Member State, may 
decide that the pre-financing and administrative management of certain expenditure in relation 
to an operation, while remaining the responsibility of the Member State which it concerns, shall 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
37 

HR(2018) 94 
 
be entrusted to the Facility in order to facilitate the initial deployment of the forces to an 
operation, before Member States taking part in the operation are confirmed.  
2.  The management of these costs shall be assured within existing means and resources and the 
initial outlay capped at 20 % of the reference amount. In this case the Committee shall outline in 
its decision the modalities for pre-financing and reimbursement of the pre-financed amounts by 
the future Member States and third parties taking part in the operation. 
 
Article 45 
Common costs incurred in preparation for, or further to, operations, 
or not linked directly to a specific operation 
The administrator shall perform the duties of authorising officer for expenditure covering the 
common costs incurred during the preparatory phase and after the end of the active phase of 
operations, as well as common costs which cannot be linked directly to a specific operation. 
 
Article 46 
Operational common costs 
1.  The operation commander shall carry out the duties of authorising officer for expenditure 
covering the operational common costs of the operation he or she commands.  
2.  By way of derogation from Article 19(5), the adoption of a reference amount shall activate the 
right of the administrator and the operation commander to commit and pay expenses for the 
operation concerned up to the percentage of the reference amount approved as provided for in 
Article 41(1). 
3.  The Committee, on the basis of a proposal from the administrator or the operation commander 
and taking into account the operational necessity and urgency, may decide that additional 
expenditure may be committed and, as appropriate, paid. The Committee may decide to refer 
the question to the competent preparatory bodies of the Council through the Presidency unless 
operational circumstances dictate otherwise. This derogation shall not be applied as from the 
date of adoption of a formal budget for the operation concerned. 
4.  During the period prior to the adoption of a budget for an operation, the administrator and the 
operation commander or his or her representative shall report to the Committee every month, 
each reporting on the matters concerning him or her, as regards the expenses which are eligible 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
38 

HR(2018) 94 
 
as common costs for that operation. The Committee, on the basis of a proposal by the 
administrator, the operation commander or a Member State, may issue directives on the 
implementation of expenditure during that period. 
5.  When appropriations have been entered in the title for an operation, the operation commander 
may make transfers of appropriations allocated for the operation, between articles and between 
chapters in the title dedicated to the operation, when he or she deems this to be necessary for the 
proper conduct of the operation. He or she shall inform the administrator and the Committee 
thereof. 
6.  By way of derogation from Article 19(5), in the case of imminent danger to the lives of 
personnel involved in a Union operation, the operation commander for that operation may 
implement the necessary expenditure to save the lives of those personnel, in excess of the 
appropriations entered in the budget. He or she shall inform the administrator and the 
Committee as soon as possible. In such a case, the administrator shall, liaising with the 
operation commander, propose the transfers needed to finance this unexpected expenditure. If it 
is not possible to ensure sufficient funding for such expenditure by means of a transfer, the 
administrator shall propose an amending budget. 
 
Article 47 
Final destination of equipment and infrastructure financed in common 
1.  A depreciation rate for equipment and other assets for all operations shall be adopted by the 
accounting officer of the Facility. If operational circumstances so require, and upon approval 
by the Committee, the operation commander may apply a different depreciation rate. 
2.  With a view to winding up the operation which he or she has commanded, the operation 
commander shall propose to the Committee a final destination for the equipment and 
infrastructure financed in common for that operation. 
3.  The administrator shall manage the equipment and infrastructure remaining after the end of 
the active phase of the operation, with a view if necessary to finding its final destination. 
4.  The final destination of equipment and infrastructure financed in common shall be approved 
by the Committee, taking into account operational needs and financial criteria. The final 
destination may be as follows: 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
39 

HR(2018) 94 
 
a)  in the case of infrastructure, be sold or transferred through the Facility  to the host 
country, a Member State or a third party; 
b)  in the case of equipment, be sold through the Facility to a Member State, the host 
country or a third party, or be stored and maintained by the Facility, a Member State or 
such a third party, for use in a subsequent operation. 
5.   When sold, equipment and infrastructure shall be sold for their market value, or, where no 
market value can be determined, for a fair and reasonable price taking into account specific 
local conditions. 
6.  Sale or transfer to the host country or a third party shall be in accordance with the relevant 
security rules in force. 
7.  When it is decided that the Facility shall retain equipment financed in common for an 
operation, the contributing Member States may ask for financial compensation from the 
other participating Member States. The Committee, composed of the representatives of the 
participating Member States, shall take the appropriate decisions on the basis of a proposal 
from the administrator. 
 
CHAPTER 9 
SPECIFIC RULES APPLICABLE 
TO ASSISTANCE MEASURES 
 
Article 48 
Preparatory phase 
1.  The High Representative may submit to the Council a Concept for a possible Action 
Programme or a possible ad hoc assistance measure.   
2.  Such a Concept shall be endorsed by the Political and Security Committee.  
3.  When endorsing such a Concept, the Political and Security Council may authorise measures 
to be funded under the Facility for the preparation of Action Programmes or ad hoc 
assistance measures. 
 
Article 49 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
40 

HR(2018) 94 
 
Action Programmes 
1.  Action Programmes shall be approved by the Council on a proposal from the High 
Representative. 
2.  Each Action Programme shall specify its objective, its scope, the nature of potential 
assistance measures, estimates of the overall resources needed for its implementation and 
the foreseen implementation modalities.  
3.  The resources under Action Programmes may include allocations directly necessary for the 
preparation, follow-up, monitoring, audit, evaluation, communication and visibility of 
assistance measures covered by the Action Programme. 
4.  The Council, when adopting Decisions on the Action Programmes, shall authorise the High 
Representative to decide on the assistance measures under the Action Programmes in 
accordance with the procedure set forth in Article 50. 
 
Article 50 
Assistance Measures 
1.   The High Representative shall decide on the assistance measures under the Action 
Programmes referred to in Article  49 upon request from a third State or a regional or 
international organisation. 
2.  Assistance measures to be decided by the High Representative, including their reference 
amount, shall require the prior endorsement of the Political and Security Committee. 
3.  Where a request falls outside the existing Action Programmes, the Council may approve an 
ad hoc assistance measure on a proposal from the High Representative.   
4.  The Facility shall finance the assistance measures endorsed by the Political and Security 
Committee in accordance with paragraph 2 or approved by the Council in accordance with 
paragraph 3. 
5.  The High Representative shall ensure the implementation of assistance measures with the 
support of the administrator as regards their financial management.  The High 
Representative shall keep the Political and Security Committee informed on the 
implementation of the assistance measures. 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
41 

HR(2018) 94 
 
Article 51 
Preparation of proposals 
Concepts for Action Programmes or ad hoc  assistance measures and proposals for Action 
Programmes, assistance measures under Action Programmes and ad hoc  assistance measures 
referred to in Articles 49 and 50 shall be prepared by the EEAS with the contribution of the relevant 
Commission services, in accordance with the principles referred to in Article 10. 
 
Article 52 
Agreements with implementing actors 
for the implementation of assistance measures 
1.   Agreements, including delegation agreements may be concluded by the Facility with one or 
several implementing actors for the implementation of assistance measures. 
2.  Such agreements shall include detailed arrangements ensuring the protection of the Facility 
financial interests and the transparency of the activities carried out. They shall include at 
least the following: 
a)  provisions to ensure that assistance measures financed under this Facility are in 
compliance with the general objectives of the EU's external action and with EU external 
action policies, and fully respect the obligations of the EU and its Member States under 
international law, in particular human rights law and international humanitarian law. 
 
b)  rules on reporting to the Facility on how the assistance measures are performed, on the 
obligation to notify the Facility without delay of cases of detected fraud and irregularities 
which occurred and  which would be detrimental to the funds made available by the 
Facility and the  preventive or corrective measures taken, including  recovery or the 
restitution of the amounts wrongly paid; 
c)  conditions and detailed arrangements on the performance of the appropriate internal and 
external audits on the legality and  regularity of the expenditure financed from the 
Facility; 
d)  provision of the Facility, no later than one and half months before the transmission of the 
provisional accounts, with the accounts of the expenditure financed from the Facility 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
42 

HR(2018) 94 
 
which they incurred, during the relevant reference period, with a management declaration 
that, in the opinion of those in charge of the management of the funds, the information is 
properly presented, complete and accurate, the expenditure was used for its intended 
purpose and the control systems in place give the necessary guarantees in those regards, 
and with an opinion of an independent audit body, drawn up in accordance with 
internationally accepted audit standards; 
e)  provisions granting the Facility and the Court of Auditors the power to carry out the 
necessary on-the-spot checks. 
 
Article 53 
Provisions in agreements for assistance measures 
on the management of assistance in kind 
1. 
The agreements to be concluded on the basis of Article 52 for the management of assistance 
in kind shall define the conditions to ensure that infrastructure, assets, equipment and supplies 
are: 
a)  procured in accordance with the applicable European legislation on public 
procurement, or with rules deemed equivalent to those applicable to direct 
procurement by the Facility; 
b)  delivered effectively to the armed forces of the third state concerned; 
c)  properly maintained to ensure their usability and their operational availability over 
the life cycle of the infrastructure, assets, equipment or supplies; 
d)  used in accordance with Union policies, with due regard for international law, 
notably concerning human rights; 
e)  managed in compliance with any restriction or limitation on their use, sale or transfer 
decided by the Council or by the Committee. 
2. 
In addition, these agreements shall include the necessary provisions to ensure that the 
implementing actors shall: 
a)  provide the Facility with regular reports on the implementation of the assistance measure 
entrusted to them, including where appropriate inventories of the infrastructure, assets, 
equipment and supplies financed from the Facility; 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
43 

HR(2018) 94 
 
b)   provisions granting the Facility the power to carry out the necessary on-the-spot checks.   
 
Article 54 
Conditions on implementing actors 
1.  Any implementing actor entrusted with the implementation of expenditure financed through 
the Facility shall respect the principles of sound financial management and transparency. 
2.  Prior to signing agreements with implementing actors for the implementation of assistance 
measures, the Facility shall ensure a level of protection of its financial interests equivalent to 
the one that is provided for when the Facility implements the funds directly. The Facility 
shall do so by carrying out an assessment of the systems and procedures of the entities 
implementing the expenditure under the Facility if it intends to rely on such systems and 
procedures for the implementation of the assistance measure or by applying appropriate 
supervisory measures in accordance with paragraph 4. 
3.  The assessment shall be made in accordance with the principle of proportionality and with 
due consideration for the nature of the action and financial risks involved, that the entities 
implementing the assistance measures: 
a)  set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system 
based on international best practices and allowing in particular to prevent, detect and 
correct irregularities and fraud;  
b)  use an accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a 
timely manner;  
c)  are subject to an independent external audit, performed in accordance with 
internationally accepted auditing standards by an audit service functionally independent 
of the entity or person concerned;  
d)  apply appropriate rules and procedures for providing financing to third parties including 
transparent, non-discriminatory, efficient and effective review procedures, rules for 
recovering funds unduly paid and rules for excluding from access to funding. 
Implementing actors which have been assessed in accordance with the first and second 
subparagraphs shall inform the Facility without undue delay if any substantive changes are 
made to their rules, systems or procedures which may impact the reliability of the Facility's 
assessment. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
44 

HR(2018) 94 
 
4.  Where implementing actors comply only in part with the requirements referred to in paragraph 
2, the Facility shall take appropriate supervisory measures ensuring the protection of the 
Facility's financial interests. These measures shall be specified in the relevant agreements under 
Article 52. 
5.  The Facility may rely in full or in part on assessments made by itself or other entities, insofar as 
these assessments were made with regard to conditions equivalent to those set out in this 
Decision. To this end, the Facility shall promote the recognition of internationally accepted 
standards or international best practices. 
6.  Any implementing actor shall fully cooperate in the protection of the Facility's financial 
interests and shall, as a condition for receiving the funds, grant the Facility and auditors it 
designates the necessary rights and access.to comprehensively exert the necessary controls. 
7.  The implementing actor shall provide the authorising officer with: 
a)  a report on the implementation of the expenditure; 
b)  the accounts drawn up for the expenditure incurred; 
c)  a management declaration confirming that the information referred to in point (a) is 
properly presented, complete and accurate, the expenditure was used for its intended 
purpose and the control systems in place give the necessary guarantees concerning the 
legality and regularity of the underlying transactions; 
d)  a summary of the final audit reports carried out, including an analysis of the nature and 
extent of errors and weaknesses identified in its systems and any corrective action taken 
or planned. 
Where an audit based on internationally accepted audit standards providing reasonable assurance 
has been conducted by an independent auditor on the reports setting out the implementation of 
expenditure, that audit shall form the basis of the overall assurance provided that there is evidence 
of the independence and competence of the auditor. In case of cross-reliance on audits, the 
summary shall include all relevant audit documentation to be relied upon. 
The documents referred to in the above subparagraph shall be accompanied by an opinion of an 
independent audit body, drawn up in accordance with internationally accepted audit standards. That 
opinion shall establish whether the control systems put in place  function properly and are cost-
effective, and whether the underlying transactions are legal and regular. The opinion shall also state 
whether the audit work puts in doubt the assertions made in the management declaration under 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
45 

HR(2018) 94 
 
point (c) of the above subparagraph. Where such an opinion is absent, the authorising officer may 
seek an equivalent level of assurance through other independent means. 
 
Article 55 
Provisions applicable to the implementation of an assistance measure by an operation 
Where an assistance measure is implemented through an operation, the operation commander shall 
ensure that the requirements set out for implementing actors in Articles 52, 53 and 54 are met by the 
operation.  
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
46 

link to page 48 link to page 48 HR(2018) 94 
 
TITLE IV 
FINAL PROVISIONS 
CHAPTER 10 
MISCELLANEOUS PROVISIONS 
 
Article 56 
Security 
Council Decision 2013/488/EUor any other Council Decision which may replace it shall apply in 
relation to classified information relating to the Facility's proceedings. 
 
Article 57 
Protection of personal data 
The  Facility shall protect individuals with regard to the processing of their personal data in 
accordance with the principles and procedures laid down in Regulation (EC) No 45/20017 of the 
European Parliament and of the Council. To this effect, the Committee shall adopt the necessary 
implementing rules upon a proposal of the High Representative. 
 
Article 58 
Public access to documents 
The Committee shall adopt rules as necessary on public access to documents held by the Facility 
upon a proposal from the High Representative. 
 
 
 
                                                 
6 Council Decision 2013/488/EU of 23 September 2013 on the security rules for protecting EU classified information 
(OJ L 274, 15.10.2013, p. 1). 
7 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection 
of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the 
free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
47 

HR(2018) 94 
 
Article 59 
Communication, information and visibility 
1.  The High Representative shall as necessary implement information and communication 
activities relating to the Facility, its actions and results. Financial resources allocated to the 
Facility shall also contribute to the corporate communication of the political priorities of the 
Union, as far as they are related to the objectives referred to in Article 2. 
2.  The recipients of support under the Facility may be requested to acknowledge its origin and 
ensure the visibility of the Union (in particular when promoting the actions and their results) 
by providing coherent, effective and proportionate targeted information to multiple 
audiences, including the media and the public. 
 
 

Article 60 
Transitional measures 
1.  The High Representative shall conclude the necessary arrangements with the Secretary 
General of the Council and with the Commission in order to organise a smooth transition 
from the mechanism to administer the common costs of European Union operations having 
military or defence implications (Athena) established by Council Decision 2015/328 CFSP 
and from the African Peace Facility established by Council Regulation (EU) 2015/322 on 
the implementation of the 11th European Development Fund, respectively. 
2.  The Facility shall finance Action Programmes, assistance measures, operations and other 
operational actions as of 1 January 2021, unless the Council on a case-by-case basis decides 
on an earlier date.  
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
48 

HR(2018) 94 
 
CHAPTER 11 
Repeal and entry into force 
 
Article 61 
Repeal 
Decision 2015/528/CFSP is hereby repealed as of 31 December 2020. 
 
Article 62 
Entry into force 
This Decision shall enter into force on the date of its adoption. 
 
Done at Brussels, on (date). 
 
For the Council 
The President 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
49 

HR(2018) 94 
 
 
ANNEX I 
FINANCIAL ENVELOPE 
 
 
 
The annual appropriations shall be authorised within the limits of the following amounts, which 
shall constitute the prime reference amount in the annual budgetary procedure: 
 
Current prices, in million euros 
2021 
2022 
2023 
2024 
2025 
2026 
2027 
800 
1 050 
1 300 
1 550 
1 800 
2 000 
2 000 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
50 

HR(2018) 94 
 
 
ANNEX II 
 
COSTS BORNE 
BY THE FACILITY 
 
WHICH ARE NOT DIRECTLY LINKED TO AN OPERATION, ACTION PROGRAMME, 
AD HOC ASSISTANCE MEASURE OR AN OPERATIONAL ACTION 
The general part of the annual budget shall include the appropriations necessary to cover the 
following costs where those cannot be linked directly to a specific operation, an Action Programme, 
an ad hoc assistance measure or another operational action: 
1.  Mission expenditure incurred by the operation commander, another relevant actor and his or 
her staff  to attend the Committee for discussions related to that operation,  Action 
Programme,  ad hoc  assistance measure or an operational action  or upon the Committee's 
request; 
2.  Indemnities for damages and costs resulting from claims and legal actions to be paid through 
the Facility; 
3.  Costs pursuant to any decision to store material which was acquired in common for an 
operation, Action programme, ad hoc assistance measure or an operational action; 
4.  Banking costs; 
5.  Costs related to the development and maintenance of the Facility  accounting, asset 
management and other IT systems; 
6.  Costs related to the Administrative Arrangements in accordance with Article 33; 
7.  Operational support expenditure in Headquarters and Delegations. 
8.  Monitoring and evaluation; 
9.  Auditing costs; 
10. Communication and visibility; 
11. Other technical assistance as necessary. 
 
 
 
 
 
ANNEX III 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
51 

HR(2018) 94 
 
 
COSTS BORNE BY THE FACILITY RELATING TO THE PREPARATORY PHASE OF 
AN OPERATION, ACTION PROGRAMME, AD HOC ASSISTANCE MEASURE OR AN 
OPERATIONAL ACTION 
 
Incremental costs necessary for exploratory missions and preparations (in particular fact-finding 
missions and reconnaissance) by military and civilian personnel with a view to a specific Union 
operation: transport, accommodation, use of operational communications tools, recruitment of local 
civilian personnel for the execution of the mission, e.g. interpreters and drivers. 
Medical services: the cost of emergency medical evacuations (Medevac) of persons taking part in 
exploratory missions and preparations by military and civilian personnel with a view to a specific 
Union operation, when medical treatment cannot be provided in theatre. 
Any other costs incurred in the preparation of an Actions Programme, ad hoc assistance measure or 
another operational measure.  
 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
52 

HR(2018) 94 
 
 
ANNEX IV 
 
PART A 
 
OPERATIONAL COMMON COSTS RELATIVE TO THE ACTIVE PHASE OF UNION 
OPERATIONS ALWAYS BORNE BY THE FACILITY 
 
For any Union operation, the Facility will bear as operational common costs the incremental costs 
required for the Union operation defined below. 
1.  Incremental costs for (deployable or fixed) headquarters for Union-led operations 
1.1.   Definition of headquarters whose incremental costs are financed in common: 

a)  Headquarters (HQ): the headquarters (HQ); the command and support elements approved in 
the operation plan (OPLAN). 
b)  Operation Headquarters (OHQ): the static, out-of-area headquarters of the operation 
commander, which is responsible for building up, launching, sustaining and recovering a 
Union force. 
The definition of common costs applicable to an OHQ for an operation shall also be applicable to 
the General Secretariat of the Council, the EEAS including the MPCC, and the Facility in so far as 
they are acting directly for that operation. 
c)  Force Headquarters (FHQ): the headquarters of a Union force deployed to the area of 
operations of an executive military operation.  
d)  Mission Force Headquarters (MFHQ): the headquarters of a Union force deployed to the 
area of operations of a non-executive military mission .  
e)  Component Command Headquarters (CCHQ): the headquarters of a Union component 
commander deployed for the operation (i.e. air, land, maritime and other special forces 
commanders whom it could be deemed necessary to designate depending on the nature of the 
operation). 
 
1.2.   Definition of incremental costs for headquarters financed in common: 
a)  Transport costs: transport to and from the theatre of operations to deploy, sustain and recover 
FHQs, MFHQs and CCHQs. 
b)  Travel and accommodation: travel and accommodation costs incurred by the OHQ for 
official journeys necessary to an operation; travel and accommodation costs incurred by 
personnel from deployed HQs travelling on official journeys to Brussels and/or operation 
related meetings. 
c)  Transport/travel (excluding 'per diem' costs) of HQs within the theatre of operations
expenditure related to vehicle transport and other travel by other means and freight  costs, 
including travel by national augmentees and visitors; incremental costs of fuel over and above 
what normal operations would have cost; lease of additional vehicles; third-party insurance 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
53 

HR(2018) 94 
 
costs imposed by some countries upon international organisations conducting operations in 
their territory. 
d)  Administration: additional office and accommodation equipment, contractual services and 
utilities, maintenance costs of the HQ buildings. 
e)  Civilian personnel recruited specifically in the eligible HQs for the requirements of the 
operation: civilian personnel working in the Union, international and local personnel hired in 
theatre needed for the conduct of the operation over and above the normal operational 
requirements (including any overtime compensation payments). 
f)  Communications between eligible HQs and between eligible HQs and directly 
subordinate forces: capital expenditure for the purchase and use of additional 
communications and IT equipment and costs for rendered services (lease and maintenance of 
modems, telephone lines, satphones, cryptofaxes, secure lines, internet providers, data lines, 
local area networks). 
g)  Barracks and lodging/infrastructure: expenditure for acquisition, rental or refurbishing of 
required HQ facilities in theatre (rental of buildings, shelters, tents), if required. 
h)  Public information: costs related to information campaigns and to inform media at HQ level, 
in accordance with the information strategy developed by the HQ. 
i)  Representation and hospitality: representational costs; costs at HQ level necessary for the 
conduct of an operation. 
2.  Incremental costs incurred for providing support to the force as a whole 
The costs defined below are those incurred as a consequence of the force deployment to its location: 
a)  Works for deployment/infrastructure: expenditure absolutely needed for the force as a 
whole to fulfil its mission (jointly used airport, railway, harbours, main logistical roads, 
including points of disembarkation and forward assembly areas; water surveys, pumping, 
treatment, distribution and disposal, water and power supply, earthworks and static force 
protection, storage facilities (in particular for fuel and ammunition), logistical assembly areas; 
technical support for jointly financed infrastructure). 
b)  Identification marking: specific identification marks, 'European Union' identity cards, 
badges, medals, flags in Union colours or other Force or HQ identification marking (excluding 
clothes, hats or uniforms). 
c)  Medical services and facilities: emergency medical evacuations (Medevac). Role 2 and 3 
services and facilities at theatre operational element level, such as airports and disembarkation 
ports approved in the operation plan (OPLAN). Role 1 services and facilities for non-executive 
military missions. 
d)  Acquisition of information: Satellite images for intelligence approved in the operation plan 
(OPLAN), if they cannot be financed from the funds available in the budget of the European 
Union Satellite Centre (SATCEN). 
e)  Transport to and from the theatre of operations to deploy to the host country, support 
and recover the forces necessary for the operation, by air, sea and land, within the limit 
of the budget, where appropriate on the basis of flat rates of reimbursement to be 
approved by the Committee.  
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
54 

HR(2018) 94 
 
f)  Transport and support aircraft, helicopters and drones in theatre: incremental costs for 
flight hours, within the limit of the budget, where appropriate on the basis of flat rates of 
reimbursement to be approved by the Committee.   
g)  Petrol, oil and lubricants (POL) needed for transport in theatre and electricity 
generation in theatre during the sustainment of the force to the host country; 
h)  Force protection: incremental costs for force protection for non-executive military 
missions. 
 
3.  Additional incremental costs specific for the EU Battlegroup 
The costs defined below are those incurred in addition as a consequence of the EU Battlegroup 
deployment and redeployment to and from the theatre of operations: 
a)  Running costs: incremental costs for services absolutely needed for the direct support to the 
EU Battlegroup deployment at air and/or maritime entry points and logistical and assembly 
areas,  in particular but not limited to secured storage of equipment and materiel, Role 1 
services and facilities, sleeping accommodation, sanitation (washing, shower, toilets), dining 
facilities, waste disposal, general engineer support.  
b)  Deployment readiness package: incremental costs for food, water and fuel for up to 10 days 
of supply for the deployment of the EU Battlegroup as a whole, as approved in the OPLAN.  
 
4.  Additional incremental costs for operations providing training to third states' armed 
forces 
a)  Barracks and lodging/infrastructure on the training site: expenditure for the acquisition, rental 
or refurbishing of premises in theatre (buildings, shelters, tents), as necessary for the security 
and accommodation of the forces deployed for the training and of the trainees on the training 
site. 
b)  Infrastructure and supplies necessary to provide military training: obstacle run, shooting range, 
mock village for Military Operations on Urbanised Terrain, basic school facilities including 
elementary equipment and furniture, stationery. 
c)  Transportation of trainees to the training site and back to their operational base; 
d)  Medical support for trainees. 
5.  Incremental costs incurred by Union recourse to NATO common assets and capabilities 
made available for a Union-led operation. 
The cost for the Union of the application for one of its military operations of the arrangements 
between the Union and NATO relating to release, monitoring and return or recall of NATO 
common assets and capabilities made available for a Union-led operation. Reimbursements by 
NATO to the Union. 
6.  Incremental costs incurred by the Union for goods, services or works included in the list of 
common costs and made available in a Union-led operation by a Member State, a Union 
institution, a third State or an international organisation pursuant to an arrangement referred to 
in Article 11. Reimbursements by a State, a Union institution or an international organisation 
based on such an arrangement. 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
55 

HR(2018) 94 
 
PART B 
 
OPERATIONAL COMMON COSTS BORNE BY THE FACILITY WHEN REQUESTED 
BY THE OPERATION COMMANDER AND APPROVED BY THE COMMITTEE 
a)  Barracks and lodging/infrastructure: expenditure for acquisition, rental or refurbishing of 
premises in theatre (buildings, shelters, tents), as necessary for the forces deployed for the 
operation. 
b)  Essential additional equipment: the rental or purchase in the course of the operation of 
unforeseen specific equipment essential for the execution of the operation, in so far as the 
purchased equipment is not repatriated at the end of the mission. 
c)  Medical services and facilities: Role 2 services and facilities in theatre, other than those 
mentioned in Part A. 
d)  Acquisition of information: acquisition of information (satellite images; theatre-level 
intelligence, reconnaissance and surveillance (ISR), including air-to-ground surveillance 
(AGSR); human intelligence). 
e)  Other critical theatre-level capabilities: demining if needed for the operation, chemical, 
biological, radiological and nuclear (CBRN) protection; storage and destruction of weapons and 
ammunitions collected within the area of operation. 
f)  Running costs of an executive operation deployment to the theatre of operations: 
incremental costs for services absolutely needed for the direct support to the initial deployment 
of the forces as a whole during their temporary posting at air and/or maritime entry points and 
logistical and assembly areas on the way to their final destination (air/maritime traffic 
management,  cargo and passenger handling, customs and transit services,  security and safety 
services, including force protection, secured storage of equipment and materiel, Role 1 services 
and facilities, sleeping accommodation, sanitation (washing, shower, toilets), dining facilities, 
waste disposal, general engineer support).  
g)  Deployment readiness package of an executive operation: incremental costs for food, water 
and fuel for up to 10 days of supply  for the initial deployment of the forces as a whole, as 
approved in the OPLAN. 
 
 
 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
56 

HR(2018) 94 
 
 
ANNEX V 
 
OPERATIONAL COMMON COSTS RELATIVE TO THE WINDING UP OF AN 
OPERATION BORNE BY THE FACILITY 
 
Costs incurred for finding the final destination for the  equipment and infrastructure commonly 
funded for the operation. 
Incremental costs of drawing up the accounts for the operation. The eligible common costs shall be 
determined in accordance with Annex IV, keeping in view the fact that the staff needed to draw up 
the accounts belong to the headquarters for that operation, even after the latter has ceased its 
activities. 
 
__________________ 
 
HR(2018) 94 
EEAS SECPOL.3 
57 

Document Outline