Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Implementation of " Support to Integrated border and migration management in Libya - First and Second phase'.



 
Ref. Ares(2020)2425129 - 07/05/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Neighbourhood and Enlargement Negotiations 
 
  R - RESOURCES 
R.2 - LEGAL ISSUES 
 
Brussels,  
 
 

Subject: 
Your applications for access to documents – Ref. GestDem 2020/2086, 
2020/2087 and 2020/2088 

Dear Ms Pacciardi, 
I refer to  your emails of 7 April 20201 in which you submit three requests for access to 
documents, registered under the above-mentioned reference numbers2. 
Your applications concern a very large number of documents, which need to be assessed 
individually.  The  handling  of  your  requests  also  involves  the  assessment  of  documents 
originating from third parties and Member States. Disclosure of these documents requires 
prior consultation  with the relevant  third parties and Member States  in  accordance with 
Article 4(4) and 4(5) of Regulation (EC) No 1049/20013.  
Such  a  detailed  analysis,  given  especially  the  exceptional  circumstances  related  to 
COVID-19  under  which  the  Commission  operates,  cannot  be  carried  out  within  the 
normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001.  
However, Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 also provides for a possibility to 
confer  with  an  applicant  informally  with  a  view  to  finding  a  fair  solution  when  an 
application  relates  to  a  very  long  document  or  concerns  a  very  large  number  of 
documents.  
In  accordance  with  case  law  of  the  EU  Courts,  such  a  solution  can  only  concern  the 
content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying4.  This 
means  that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days.  
                                                 
1 Ref. Ares(2020)2036519, Ares(2020)2036648 and Ares(2020)2036770 respectively.    
 
2 Ref. Ares(2020)2037234. 
 
3 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
4  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13, 
(hereinafter referred to as the ‘Strack v Commission judgment’), EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
 
Email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  specify  the 
objective  of  your  request  and  your  specific  interest  in  the  documents  requested5,  and 
whether  you  could  narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matter(s) 
and/or  timeframe  covered),  so  as  to  reduce  it  to  a  more  manageable  amount  of 
documents.  
We  are  hereby  making  an  estimation  of  the  work  that  can  be  performed  within  the 
extended deadline of 30 working days in order to offer you a fair solution.  
Overall, the treatment of your request takes the following steps: 
-  identification of the documents falling under your request; 
-  retrieval and establishment of a complete list of the documents identified; 
-  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation (EC) No 1049/2001;  
-  third-party  /  Member  State  consultations  under  Article  4(4)  and  4(5)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received; 
-  drafting of the reply; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply; 
-  internal review and approval of the draft decision; and 
-  preparation of the reply and the documents for dispatch. 
According  to  our  first  preliminary  estimates,  the  workload  for  the  treatment  of  your 
request  for  handling  the  relevant  documents  of  1  year  would  take  approximately  60 
working days6. 
A fair solution could therefore consist in the assessment of all documents related to your 
requests  that  were  produced  since  1  January  2020.  Please  note  that  the  majority  of 
documents  that  we  will  assess  contain  sensitive  information.  Each  document  will  be 
properly  assessed  on  a  case-by-case  basis  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 and in line with the case-law of the Court of Justice of the European Union. 
Due to security and confidentiality reasons, we cannot guarantee that we will be able to 
provide  access  to  a  large  percentage  of  documents  that  will  fall  under  the  scope  of  the 
request. 
In  order  to  enable  us  to  respect  the  time-limits  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  we 
would  ask  you  for  a  swift  reply  to  our  invitation  to  propose  a  fair  solution,  within  five 
working days at the latest:  
  by email to: xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   
                                                 
5  Strack  v  Commission  judgment,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  (then  'Court  of  First 
Instance')  of  22  May  2012,  EnBW  Energie  Baden-Württemberg  v  European  Commission,  T-344/08, 
EU:T:2012:242, paragraph 105. 
6 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   



 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us at the same email 
address.  
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope 
of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 
30 working days, counting from the registration of your application on 14 April 2020.  
Thank you in advance for your understanding 
Yours sincerely, 
[e-signed]  
Christos Komninos 
Head of Unit 
 
 
 
 

Electronically signed on 07/05/2020 11:32 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563