Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Mauro Ferrari'.



 
Ref. Ares(2020)2883475 - 04/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
  The Director-General 
 
B1/RS/JCV 
rtd.b.1.002(2020)3055122
 
 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt  

HAI Abdul 
119 Back Church Lane  
London  
E1 1LT, UK 
Advance copy by e-mail: 
 ask+request-7850-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject:  Your  application  for  public  access  to  documents  –  GestDem  Ref  No 
2020/2220 
Dear Mr HAI, 
We refer to  your  email  of 09/04/2020  in which you submitted an application for  public 
access to documents within the framework of Regulation (EC) No 1049/20011, addressed 
initially to ERCEA and reattributed to our DG on the 17.04.2020.  
Your request  referred to documents containing information  related to  the resignation of 
Mr Mauro Ferrari from the position of special adviser of ERCEA, as follows: 
Under the right of access to documents in the EU treaties, as developed in Regulation 
1049/2001, I am requesting documents which contain the following information: 

1.  Can  you  publish  any  documents  on  how  much  time  he  has  spent  at  the  agency 
since his appointment? As it has been claimed he was based in the US. 
2.  What expenses did he claim for travel?  
3.  Do any of the expenses date before his appointment on 01/01/2020? 
4.  Is he going to get any compensation for leaving his post? 
5.  Has he signed a NDA? 

                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  

6.  Will his pension be under review as what he says may damage the EU?” 
As factual background, after performing an internal analysis, we have split the request in 
two  parts,  one  comprising  the  first  three  questions  that  shall  be  treated  hereby,  and 
another  one  that  has  been  treated  by  the  responsible  Directorate  General  of  Human 
Resources (DG HR). DG HR has treated your questions as access to information request 
based  on  the  Code  of  Good  Administrative  Behaviour.  You  have  received  the 
information requested on 05/05/2020. 
I. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Based on our internal analysis, we have identified nine documents as follows: 
1.  Reimbursement sheet interview for appointment on 11.01.2019; 
2.  Reimbursement  sheet  for  the  appointment  meeting  on  14.05.2020  with 
Commissioner Moedas; 
3.  Reimbursement sheet meetings period 30/06/2019-06/12/2019; 
4.  Mission cost summary fiche January 2020; 
5.  Mission cost summary fiche February 2020 I; 
6.  Mission cost summary fiche February 2020 II; 
7.   Activity report January 2020; 
8.  Activity report February 2020; 
9.  Activity report March 2020. 
 
II. 
EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
 
After a concrete assessment of the requested documents, we have concluded that: 
 
Access must be refused to documents from 1 to 6 included, referring to different types 
of  reimbursement.  These  reimbursements  have  been  done  by  ERCEA  for  the  period 
before Mr Ferrari was appointed as president of the ERC in his quality of external expert 
invited  to  attend  the  meetings  according  to  the  standard  Commission  rules  for  the 
reimbursement of experts' expenses.  
They  concerns  also  the  expenses  related  to  the  interview  meetings  leading  to  his 
appointment  and  to  the  mission  costs  in  his  quality  of  President  of  the  ERC  after  his 
appointment, paid by the Commission, complying with its own financial rules. 
The  content  of  these  documents  could  not  be  revealed,  on  the  basis  of  the  exception 
mentioned  at  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  that  deals  with  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual.  Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 


Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused if its disclosure 
would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data.   
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’).  
The data requested by you are undoubtedly personal data in the meaning of Article 3(1) 
of  Regulation  2018/1725,  which  provides  that  personal  data  ‘means  any  information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
 Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably  weighed  the  various  competing  interests’
.  Only  if  these  conditions  are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur.   
Consequently,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data. 
Nevertheless,  we  would  like  to  emphasise  that  the  travel  costs  of  Commission  staff  are 
subject to the audit and control procedures established by the EU Treaties and pursuant to 
the  regulatory  framework  for  mission  expenses,  all  official  travel  is  undertaken  in  the 
most  cost-efficient  way  possible  according  to  the  needs  of  the  mission.  Officials  are 
required  to  book  hotel  rooms  within  strict  price  limits  (per  country  or  city)  and  the 
cheapest  transportation option available on the market  at  the time of the  purchase. Any 
derogation from these guidelines can only be granted under exceptional and duly justified 
circumstances.  
Partial access can be granted to documents 7, 8, and 9. Please note that certain parts of 
the documents have been redacted, since they must be protected under the exception for 
the protection of personal data as mentioned above.  
All of the disclosed requested documents contain personal data such as names, surnames, 
functions, office numbers and e-mail addresses of the Commission’s officials not having 
the  function  of  senior  management  staff  and  of  the  third  parties  identified  in  the 
documents, as well as information that could lead to the identification of individuals. 



III.  DISCLAIMER AND RE-USE OF THE DOCUMENTS 
You  may  reuse  the  requested  documents  free  of  charge,  for  non-commercial  and 
commercial purposes, provided that the source is acknowledged, that  you do not distort 
the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission does 
not assume liability stemming from the reuse.  
IV.  MEANS OF REDRESS 
Should  you  wish  this  position  to  be  reconsidered,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to present in writing, within fifteen working 
days  from  receipt  of  this  letter,  a  confirmatory  application  to  the  Commission's 
Secretary-General at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit SG C.1 – Transparency, document management & access to documents 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 

or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
Jean-Eric Paquet 
 
Enclosures:  3 documents, expunged 
from personal data 

Electronically signed on 03/06/2020 16:23 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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