Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



Document 22
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 30.1.2019 
C(2019) 810 final 
OUT OF SCOPE
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/4638 

Dear 

I refer to your letter of 7 September 2018 in which you submit a confirmatory application 
in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public 
access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter
'Regulation (EC) No 1049/2001').  
I apologise for the delay in the handling of your request. 
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In  your initial  application of  31 May 2018,  addressed to the Service for  Foreign Policy 
Instruments  (FPI)  of  the  European  Commission,  you  requested  access  to  the  following 
documents: 
‘any  official  or  internal  document  including  inter  alia  notes,  opinions,  legal  opinions, 
[PowerPoint  presentations],  be  them  at  the  preparatory  or  final  stage,  reports  and  cases 
related  to  application  of  the  Blocking  Regulation  (EC)  No  2271/96  of  22  November 
1996.’  
Moreover,  you stressed that  your request  ‘extend[ed] to  any document  prepared by the 
[European]  Commission  or  held  by  [the  latter]  originating  from  Member  States  of  the 
[European Union], third countries or private parties.’ 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
This  request  was  registered  under  the  reference  number  GESTDEM  2018-2996.  On  19 
June  2018,  the  Director  of  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments,  Ms  Hilde 
Hardemann,  submitted  a  proposal  for  a  fair  solution  to  you  pursuant  to  Article  6(3)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
This  provision  lays  down  that  ‘[i]n  the  event  of  an  application  relating  to  a  very  mong 
document or to a very large number of documents, the institution concerned may confer 
with the applicant informally, with a view to finding a fair solution.’ 
In this instance, the Service for Foreign Policy Instruments assessed that the handling of 
your  request  would  have  involved  a  disproportionate  amount  of  work  for  the  sanctions 
team, in light of its tasks consisting, inter alia, of: 
-  implementing  and  where  appropriate,  making  proposals  for  amendment  of  more 
than 42 sanctions regimes;  
-  reviewing  the  application  and  implementation  of  each  of  these  regimes 
throughout the 28 Member States; and 
-  consulting  with  the  authorities  of  the  United  States  concerning  their  sanctions 
against Russia and Iran; 
-   assessing the repercussions of these sanctions on EU operators; and 
-   negotiating  and adopting the recent  amendment  to  Council Regulation  (EC) No 
2271/96  of  22  November  1996  protecting  against  the  effects  of  the  extra-
territorial application of legislation adopted by a third country, and actions based 
thereon or resulting therefrom3. 
Consequently, in order to be able to abide by the deadline provided for under Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  invited  you,  in 
accordance  with  its  standard  practice,  to  reply  to  the  above-mentioned  proposal  within 
five working days  by email  to  the functional  mailbox of the Service for Foreign Policy 
Instruments. 
On 22 June 2018, you sent an email intended as an acceptance of the proposal for a fair 
solution, not to the functional mailbox specified in that proposal, but to the professional 
mailbox of the Head of the Service for Foreign Policy Instruments. 
Therefore,  the  Unit  responsible  for  the  handling  of  your  application  did  not  become 
aware  of  your  acceptance  of  the  principle  of  the  use  of  a  fair  solution  within  the 
prescribed five working days.  
Against this background, this Unit assumed that you had tacitly refused the fair solution 
proposed by the Service for Foreign Policy Instruments.  
 
                                                 
3   Official  Journal  L  309  of  29.11.1996,  p.  1–6.  Hereafter  ‘Regulation  (EC)  No  2271/96’.  The 
amendment  consists  of  Commission  Regulations  (EU)2018/1100  and  2018/1101,  Official  Journal  L 
199 of 7.08.2018, p. 1-6 and 7-10, respectively. 


 
With a view to safeguarding the interests of good administration, the Service for Foreign 
Policy  Instruments  was  therefore  compelled  to  balance  your  possible  interest  in  access 
against  the  workload  resulting  from  the  processing  of  your  application,  in  accordance 
with the case law of the European Court of Justice.4 
Having regard to the volume of the documents requested, the third parties to be consulted 
and/or the number of parts of documents possibly to be redacted; the Service for Foreign 
Policy  Instruments  determined  that the processing of  your request  would have impeded 
its  Staff  to  exercise  their  core  tasks,  in  particular  those  related  to  the  adoption  of  an 
implementing and a delegated act concerning Regulation (EC) No 2271/96, at a strategic 
time for the EU policy response to the U.S. actions in the area of sanctions. 
Therefore,  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  concluded  that  the  processing  of 
your request would involve an unreasonable and disproportionate administrative burden.  
Consequently,  the  latter  proceeded  to  inform  you  in  an  email  of  16  July  2018,  of  the 
proposed restriction of the scope of your request, as per the above-mentioned email of 19 
June 2018 of the Director of the Service for Foreign Policy Instruments.  
In light of the above, we would like to reassure you, that contrary to your impression, the 
Service for Foreign Policy Instruments never intended to ‘disregard’ your acceptance to 
negotiate a fair solution. 
This is further evidenced by the fact that when the latter became aware of your agreement 
to the principle of finding a fair solution to both parties, it immediately apologised, and 
started simultaneously to proceed with the implementation of negotiations so as to reach 
a fair solution, both by phone and in writing. 
In the framework of those negotiations, you finally accepted, in an email of 27 July 2018, 
to  narrow  down  (i)  the  temporal  scope  of  your  request  to  ‘data  from  2011’  and  (ii)  its 
material scope to the following documents:  
  ‘Any  general  reports,  statistics  or  studies   regarding  the  implementation  of 
Regulation  (EC)  No  2271/96,  particularly  those  submitted  to  the  EP  and  the 
Council under Article 7(a) and 7(b) of Regulation (EC) No 2271/96’; 
  ‘Any notices in the [O]fficial [J]ournal of the EU on the judgments and decisions 
to which Articles 4 and 6 of Regulation (EC) No 2271/96 apply’; 
  ‘Any presentations of materials and other information as distributed between the 
Commission and national experts or working party meetings’; 
  ‘Any  examples  of  cases  as  of  2011 that  are  of  public  knowledge  and  had  been 
notified to the commission or otherwise a part of public record (such as the pre-
2011  ones  as:  Bawag  case  in  2007  in  Austria;  LogicaCMG,  Inc  in  the  UK  in 
2002)’; 
                                                 
4   Judgment of 2 October 2014, C-127/13, Strack v Commission, EU:C:2014:2250, paragraphs 27-28. 


 
  ‘Any statistics or other information on notifications of adversely affected interests 
of companies under Article 2 of Regulation (EC) No 2271/96’; 
  ‘Any  information  regarding  drafts  of  appropriate  measures  submitted  to  the 
committee  (Committee  on  Extraterritorial  legislation  and  it  subsequent 
successors)  under  Article  8  of  Regulation  (EC)  No  2271/96,  including  potential 
presentations’; 
  ‘Any studies/reports or information of the measures taken by the EU MS under 
Article 9 of Regulation (EC) No 2271/965’; 
  ‘Any delegated acts adopted under Article 11(a) of Regulation (EC) No 2271/96’; 
and 
  ‘Any other information that [the Service for Foreign Policy Instruments] would 
determine  useful  taking  into  account  most-recent  practices  and  cases  related  to 
Regulation (EC) No 2271/96’. 
Moreover, you agreed to exclude from the scope of your request, in principle, any email 
correspondence. 
On  2  August  2018,  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  informed  you  that,  for 
administrative  procedural  purposes,  your  request,  as  amended  following  the  agreement 
reached in the framework of the proposal for a fair solution, would be registered under a 
new reference number. You did not oppose such re-numbering. 
The  new  reference  number,  namely  GESTDEM  2018-4638,  was  subsequently 
communicated  to  you  on  31  August  2018,  in  the  framework  of  the  initial  reply  of  the 
Service for Foreign Policy Instruments to your request as amended under the agreed fair 
solution.   
In  this  initial  reply,  which  was  sent  within  the  time  limit  set  by  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, the Service for Foreign Policy Instruments identified 13 documents as falling 
within the scope of your request, including 12 which were already public.  
As  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  did  not  refuse  to  grant  access  to  any 
documents  falling  under  the  scope  of  your  request  amended  as  per  the  fair  solution,  its 
reply  qualified  as  a  ‘positive’  one.  For  this  reason,  the  reply  of  the  Service  for  Foreign 
Policy Instruments did not include any ‘list of files [in relation to which] access had been 
denied or restricted’, or ‘any information regarding [the] option [for the submission of a] 
confirmatory  application’,  in  accordance  with  the  European  Commission’s  standard 
practice. 
Upon  receipt  of  this  reply,  you  kindly  thanked  ‘greatly’  the  Service  for  Foreign  Policy 
Instruments,  and  commended  the  latter  ‘efforts  invested  into  finding  relevant 
documents.’ 
                                                 
5   In  respect  of  this  part  of  your  request,  you  acknowledged  that  you  would  need  to  submit  separate 
requests to the Member States authorities. 


 
In  your  confirmatory  application,  you  request  however  a  review  of  the  reply  of  the 
Service  for  Foreign  Policy  Instruments.  You  also  take  issue  with  the  reply  you  have 
received  to  your  request  for  access  to  documents,  and  in  particular  you  argue  in  the 
framework  of  the  confirmatory  procedure  concerning  the  request  registered  under  the 
reference number GESTDEM 2018/4638 that the ‘initial scope of the request GESTDEM 
2018/2996  has  to  be  answered’.  You  underpin  your  request  with  detailed  arguments, 
which I will address in the corresponding sections below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a full review of the 
reply given by the Service concerned at the initial stage.  
It is important to clarify that, through a confirmatory application, applicants for access to 
documents  cannot  modify  the  scope  of  the  initial  request  which  is  subject  to  a 
confirmatory  review.  Therefore,  I  regret  to  inform  you  that  the  European  Commission 
cannot,  at  this  stage,  adopt  a  confirmatory  decision  on  the  request  registered  under 
GESTDEM  2018/2996.  This  review  was  undertaken  on  the  basis  of  the  scope  of  your 
request as per the fair solution explicitly agreed between you and the Service for Foreign 
Policy  Instruments  and  registered  under  GESTDEM  2018/4638.  This  is  without 
prejudice to your right under Regulation (EC) No 1049/2001 to submit new applications 
for access to documents. 
In this instance, the fact that the Service for Foreign Policy Instruments mainly provided 
public  documents  in  the  framework  of  its  reply  -  due  to  the  only  very  recent 
intensification of developments in that field  - does not invalidate  your agreement to the 
solution in question.  
Moreover, I note that in the framework of the fair solution in question, you had expressly 
asked  to  be  provided  with,  inter  alia,  already  public  documents  by  requesting 
information published in the Official Journal such as: ‘[a]ny notices in the official journal 
of  the  EU  on  the  judgments  and  decisions  to  which  Articles  4  and  6  of  the  Council 
Regulation (EC) No 2271/96 apply’, or ‘[a]ny delegated acts adopted under Article 11(a) 
of  Regulation  (EC)  No  2271/96’,  and  ‘[a]ny  examples  of  cases  as  of  2011  that  are  of 
public knowledge
 and had been notified to the commission or otherwise a part of public 
record […]6.’ 
Therefore,  the  fact  that  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  granted  access  to 
documents, most of which were already in the public domain,  was justified not only by 
the circumstance that the types of exchanges concerning Regulation (EC) No 2271/96 in 
which  you were interested only intensified as of 2018, but  also  by the express  terms  of 
your request.  
                                                 
6   Emphasis added. 


 
Furthermore,  I  would  like  to  clarify  that,  contrary  to  your  assumption7,  the  Service  for 
Foreign Policy Instruments is not part of the European External Action Service. In fact, 
both  work  alongside  with  each  other  but  are  distinct  services.  The  Service  for  Foreign 
Policy  Instruments  is  a  part  of  the  European  Commission  and  managing  foreign  policy 
issues  within  the  latter's  mandate.  The  European  External  Action  Service  is  the  EU's 
diplomatic service. It aims to make EU foreign policy more coherent and effective, thus 
increasing the European Union's global influence. However, it is not part of the European 
Commission. As a result, the Service for Foreign Policy Instruments does not necessarily 
hold the same documents as the European External Action Service. 
Consequently, I would like to reassure you that, contrary to your impressions, the Service 
for  Foreign  Policy  Instruments  handled  your  request  as  per  the  agreed  fair  solution  in 
good faith.  
Following  the  review  of  the  reply  of  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  at  the 
confirmatory  stage,  I  would  like  nevertheless  to  inform  you  that  the  following  six 
additional documents were identified as falling within the scope of your request: 
(1). Minutes of the meeting of the Committee on extra-territorial legislation under 
Article 8 of Regulation (EC) No 2271/96 held on 27 July 20188; 
(2). Minutes of the meeting of Member States’ Experts on the draft Delegated Act 
amending the annex to Regulation (EC) No 2271/96 held on 28 May 20189; 
(3). Notification under Article 2 of Regulation (EC) No 2271/96, registered under 
Ares(2015)539226810; 
(4). Letter of acknowledgment of receipt of notification under Article 2 of Regulation 
(EC) No 2271/96, registered under Ares(2016)7817811; 
(5). Proposal COM(2015)48 of 6 February 201512; and 
(6). Judgment of the Landgericht Dortmund of 15 January 2016, notified by Germany 
(under the reference 3 O 610/15)13. 
After careful assessment of the six above-mentioned documents, I can inform you that: 
-  full access is granted to documents 5 and 614;  
-  partial access is granted to documents 1, 2 and 415; and 
-  access must be refused to document 3. 
The reasons for withholding document 3 and parts of documents 1, 2 and 4 are set out in 
the sections below. 
                                                 
7   See page 2 of your confirmatory application. 
8   Registered under reference Ares(2018)6499266. Hereafter ‘document 1’.  
9   Registered under reference Ares(2018)4336577. Hereafter ‘document 2’. 
10   Hereafter ‘document 3’. 
11   Hereafter ‘document 4’. 
12   Hereafter ‘document 5’. 
13   Hereafter ‘document 6’. 
14   Including to the annex of document 5. Respectively annexes 4, 4bis and 5. 
15   Respectively annexes 1, 2 and 3. 


 
Moreover, in accordance with the Code of Good Administrative Behaviour, I would like 
draw your attention to the fact that there are several Parliamentary questions in relation to 
‘the  extraterritorial  application  of  sanctions’,  in  particular  the  following  written 
questions/replies which are already public, should they be of interest to you: 
-  E-007804/1416; 
-  E-007682/1717; and 
-  E-3514/1818. 
2.1.  Protection of the decision making-process 
Article  4(3),  second  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that 
‘[a]ccess to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary  consultation  within the  institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution’s  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.’ 
In the Stichting Corporate Europe Observatory judgment19, the General Court confirmed 
that minutes circulated to participants in the framework of a meeting which was not open 
to  the  public,  qualify  as  internal  documents  within  the  meaning  of  this  provision  and 
warrant protection on that basis. 
In this instance, the documents to which you request access pertain to the application of 
Regulation  (EC)  No  2271/96  as  amended,  providing  for  protection  against  and 
counteracting  the  effects  of  the  extra-territorial  application  of  the  laws  specified  in  its 
Annex.  
In  particular,  Regulation  (EC)  No  2271/96  imposes  measures  in  order  to  protect  the 
interests  of  natural  and  legal  persons  who  may  be  affected  by  extraterritorial  foreign 
legislation enacted in violation of international law, by removing, neutralising, blocking 
or otherwise countering the effects such legislation. 
Document  1  consists  of  minutes  pertaining  to  a  meeting  of  the  Committee  on  extra-
territorial legislation held on 27 July 2018. This committee was set up, in order to assist 
the European Commission in the implementation Regulation (EC) No 2271/96. 20  
 
 
                                                 
16   Question available at: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2014-007804 EN.html; 
Reply available at: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2014-007804-ASW EN.html 
17   Question available at: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2017-007682 EN.html 
  Reply available at: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2017-007682-ASW EN html 
18   Question available at: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2018-003514 EN.html; 
Reply available at http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2018-003514-ASW EN html 
19   Judgment of 7 June 2013, T-93/11, Stichting Corporate Europe Observatory v European Commission
EU:T:2013:308, paragraphs 32-33. 
20   See Article 8 of the regulation. 


 
Document 2 consists of minutes related to a meeting of Member States’ Experts on the 
draft Delegated Act amending the annex to Regulation (EC) No 2271/96, held on 28 May 
2018.  This  amendment  was  required  in  order  to  include,  in  addition  to  the  restrictive 
measures  already  listed,  the  measures  of  the  United  States  of  America  against  Iran, 
following the announcement by the US government on 8 May 2018, that it will no longer 
waive them. 
Whereas parts of the contents of the discussions reflected in both documents are already 
publicly  known,  the  specifics  as  to  the  expressed  individual  positions  of  the  Member 
States  remain  confidential  due  to  their  purely  internal  nature.  The  latter  qualify  as 
opinions for internal use expressed as part of deliberations and preliminary consultations 
within  the  meaning  of  Article  4(3),  second  subparagraph,  the  release  of  which  would 
seriously undermine the decision-making process, as construed by the above-mentioned 
case law. 
Accordingly,  I  consider  that full  access  to  documents 1 and 2 cannot  be granted  on the 
basis of the exception provided under Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, in 
light of the extremely sensitive international economic relations matter addressed in  the 
discussions reflected in both minutes in question. 
 
Moreover,  as  document  1 originates from  the Committee on extra-territorial legislation, 
this exception must be construed, in this instance, in light of the rules of procedure of the 
latter.21 
The rules of procedure for the Committee on extra-territorial legislation were established 
having  regard  to  Regulation  (EU)  No.  182/2011  of  the  European  Parliament  and  the 
Council  of  16  February  2011  laying  down  the  rules  and  general  principles  concerning 
mechanisms  for  control  by  Member  States  of  the  Commission’s  exercise  of 
implementing powers22. 
Notwithstanding Regulation (EC) No 1049/2001, Regulation (EU) No 182/2011 does not 
provide for public access to the individual positions of the Member States, or to detailed 
minutes of committee meetings.  
Pursuant  to  settled  case  law,  in  the  absence  of  any  provision  expressly  giving  one 
regulation  primacy  over  the  other,  it  is  appropriate  to  ensure  that  each  of  those 
regulations is applied in a manner which is compatible with the other and which enables 
the consistent application of each of them to their fullest possible extent23. 
 
 
                                                 
21   You received access to those rules in the framework of the initial reply of the the Service for Foreign 
Policy Instruments. 
22   Official Journal L 55 of 28.02.2011, p.13. (Hereafter ‘Regulation (EU) No 182/2011’). 
23   By  analogy,  see  inter  alia,  judgment  of  29  June  2010,  Commission  v  Bavarian  Lager,  C-28/08  P, 
EU:C:2010:378,  paragraph  56;  judgment  of  13  September  2013,  T-380/08,  Netherlands  v  European 
Commission
, EU:T:2013:480, paragraphs 32-42. 


 
Moreover,  whereas  the  rules  of  procedure  of  the  Committee  on  extra-territorial 
legislation  provide  for  the  publication  of  summary  records  briefly  describing  each  item 
on  the  agendas  into  the  Comitology  Register  and  the  results  of  votes  on  any  draft 
implementing  act  submitted  to  the  latter24,  they  further  provide  that  summary  records 
‘shall  not  mention  the  individual  position  of  the  members  in  the  committee’s 
discussions’25 and that ‘the committee’s discussions shall be confidential’.26 In addition, 
the  rules  stress  that  [t]he  members  of  the  committee,  as  well  as  experts  and 
representatives of third parties, shall be required to respect the confidentiality obligations 
set out [therein] and that ‘[t]he chair shall ensure that [the latter] are made aware of the 
confidentiality requirements imposed upon them’. 
Against  this  background,  and  in  light  of  the  fact  that  some  transparency  as  regards  the 
committee’s  work  is  already  ensured,  to  some  extent,  via  the  disclosure,  in  the 
Comitology  Register27,  of  the  internal  deliberations  within  the  committee,  including 
Member States’ positions, with the understanding they would remain confidential, would 
seriously hamper the future deliberations of the committee, free from  external  pressure. 
As  a  result,  the  Commission’s  decision-making  process  in  the  extremely  delicate  and 
sensitive field of extra-territorial legislation would be seriously undermined. 
Indeed,  in  light  of  the  field  of  action  of  the  committee,  such  public  disclosure  would 
expose the Member States, whose positions would be released, to possible retaliation on 
the international scene from third countries, thereby seriously restraining their margin of 
manoeuvre and freedom of expression within the Committee. 
The same reasoning applies by  analogy to  the positions of the experts expressed within 
the  framework  of  document  2.  Disclosure  of  the  detailed  discussions  amongst  Member 
States’  experts  would  seriously  undermine  the  European  Commission’s  margin  of 
manoeuvre in exploring, in the framework of these internal deliberations and preliminary 
consultations, opinions and options free from external pressure. 
Consequently,  I  conclude  to  the  disclosure  of  documents  1  and  2,  subject  to  the  partial 
redaction  of  the  positions  of  the  Member  States’  representatives  and  experts,  in 
accordance with Article 4(3), second subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.2.  Protection of commercial interests 
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] commercial interests of a natural or legal person, including intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure.’ 
                                                 
24   Article 10(2). 
25   Ibid. 
26   Article 13(2). 
27   See: http://ec.europa.eu/transparency/regcomitology/index.cfm 


 
In this instance, documents 3 and 4 consist respectively in a letter of notification pursuant 
to  Article  2  of  Regulation  (EC)  No  2271/96  and  its  related  acknowledgment  of  receipt 
from the Service for Foreign Policy Instruments of the European Commission.  
Pursuant  to  Article  2  of  Regulation  (EC)  No  2271/96,  any  legal  person  incorporated 
within the European Union whose ‘economic and/or financial interests […] are affected, 
directly or indirectly, by the laws specified in the Annex or by actions based thereon or 
resulting therefrom, […] shall inform the [European] Commission accordingly within 30 
days from the date on which it obtained such information […]’ 
In  the  framework  of  this  procedure  of  notification,  the  person  shall  provide  all 
information relevant for the purposes of Regulation (EC) No 2271/9628. 
Moreover,  Article  3  of  the  above-mentioned  regulation  provides  that  all  information 
supplied  in  accordance  with  the  above-mentioned  provision  ‘shall  only  be  used  for  the 
purposes for which it was provided’ and ‘information which is by nature confidential or 
which  is  provided  on  a  confidential  basis  shall  be  covered  by  the  obligation  of 
professional secrecy’. This provision states furthermore that this information ‘shall not be 
disclosed by the Commission without the express permission of the person providing it.’ 
Clearly, it results from the above-mentioned provisions of Regulation (EC) No 2271/96 
read in conjunction with Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001, that 
the information submitted in the framework of a notification is ‘by nature confidential’ 
and cannot be disclosed. 
Similarly, the name of the notifying entity and the date of the notification qualify per se 
as sensitive commercial information that warrant protection against public disclosure, as 
their release would subject the latter to identification and possible reprisals and sanctions, 
thereby  seriously  undermining  its  commercial  interests  within  the  meaning  of  Article 
4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  conclusion,  given  the  purpose  of  Regulation  (EC)  No  2271/96  and  the  risk  of 
retaliation  from  third  countries,  it  is  important  to  ensure  that  the  names  or  details 
enabling  the  identification  of  legal  persons,  whose  interests  are  affected  by  the  said 
extraterritorial application of the sanctions and the information they supply are not made 
public.  
Consequently,  access  to  document  3  must  be  refused  and  partial  access  is  granted  to 
document 4 subject to the redaction of the name of the notifying  entity, and the date of 
notification on the basis of Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
 
                                                 
28   Ibid. 
10 

 
2.3.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC.29 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice ruled that any information, which due to its content, purpose or effect, is linked to a 
particular person, qualifies as personal data30. 
In the Rechnungshof case law, the Court of Justice further confirmed that ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’31. 
Accordingly, the names, signatures, functions, and/or initials pertaining to members of the 
staff of an institution constitute personal data32. Moreover, the names and contact details of 
third party individuals qualify also as personal data within the meaning of Regulation (EU) 
2018/1725, irrespective of whether they act in a professional capacity.  
In  this  instance,  documents  1  to  4  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in 
particular,  the  names  of  European  Commission  officials  who  are  not  part  of  the  senior 
management and of other third party individuals, as well as their address, and handwritten 
signature. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
[…] the recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
                                                 
29   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p 39. Hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’. 
30   Judgment  of  20  December  2017,  C-434/16,  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner
EU:T:2018:560, paragraphs 33-35 
31   Judgment  of  20  May  2003,  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,  Rechnungshof  v  Österreichischer 
Rundfunk and others, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
32   Judgment of 19 September 2018, T-39/17, Port de Brest v Commission, EU:T:2018:560, paragraphs 
43-44. 
11 

 
Only if these conditions are both fulfilled and the processing constitutes lawful processing 
in  accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited contacts.  
As  to  the  handwritten  signature  contained  in  document  4,  which  is  of  a  biometric  nature, 
there  is  a  risk  that  its  disclosure  would  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  person 
concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data included in documents 1 to 4, as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated  and  there  is  no  reason  to  consider  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Whereas the exception provided under Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
does  not  include  the  possibility  to  be  set  aside  by  an  overriding  public  interest;  the 
exceptions  laid  down  in  the  second  and  third  paragraphs  of  the  said  Article  4  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  reasoning  pointing  to  an 
overriding public interest in disclosing the documents requested. 
Nor have I been able to identify any public interest capable of overriding the public and 
private interests protected by  Article 4, second and third paragraphs of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
The  fact  that  other  documents  regarding  the  European  Union  protection  against  the 
extraterritorial application of legislation of a third country have already been made publicly 
available only reinforces this conclusion. 
 
 
12 


 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Whilst  I  conclude  that  access  to  document  3  must  be  withheld,  as  this  document  is 
covered in its entirety by the combined application of the invoked exceptions to the right 
of  public  access,  partial  access  is  granted  to  documents  1,  2  and  4,  in  accordance  with 
Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons detailed above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  provided  respectively  in  Article  263  and 
Article 228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
 
Enclosures: (6) 
13