Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



Document 10
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 18.1.2019 
C(2019) 590 final 
OUT OF SCOPE
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION NO 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation No 1049/2001 - GESTDEM 2017/6312 

Dear 

I refer to  your email  of  12 October 2018, registered on 15 October 2018, in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation No 1049/2001’).
I apologise for the delay in the handling of your request. 
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In your initial application of 2 November 2017, addressed to the European Commission’s 
Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology,  you 
requested access to ‘[a]ll documents related to the official visit of Commissioner Günther 
Oettinger to the United States (7-11 October 2016)’. You stated that ‘[d]ocuments should 
include  travel  expenses,  travel  plans,  official  calendar,  minutes  of  meetings,  memo 
drafted  by  the  [European]  Commission  and  the  EU  embassy  to  the  US  to  prepare  the 
visit.’ 
In  its  initial  reply  of  2  October  2018,  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks,  Content  and  Technology  identified  18  relevant  documents.  The  Directorate-
General for Communications Networks, Content and Technology: 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-
clarified  that  three  documents  had  already  been  published  by  the  European
Commission and provided the corresponding internet links;
-
refused  access  to  two  documents  on  the  basis  of  Article  4(1)(a),  third  indent3  and
Article  4(3)  of  Regulation  No  1049/2001,  which  provide  for  the  protection  of,
respectively, international relations and the decision-making process; and
-
granted partial access to 13 documents on the basis of Article 4(1)(b) of  Regulation
No 1049/2001, which provides for the protection of privacy and the integrity of the
individual.  In  addition,  eight  of  these  13  documents  were  redacted  on  the  basis  of
Article 4(1)(a), third indent and Article 4(3) of Regulation No 1049/2001.
In  your  confirmatory  application,  whilst  you  contest  the  proper  identification  of  all 
documents  falling  under  the  scope  of  your  request,  as  carried  out  by  the  Directorate-
General for Communications Networks, Content and Technology, you do not dispute the 
partial/full refusal opposed by the latter concerning the public disclosure of 15 of the 18 
documents identified as relevant. 
The scope of the present decision is therefore circumscribed accordingly. 
In this context, I note that you reiterate that your request encompasses documents related 
to  the  travel  expenses  of  the  Commissioner  and  his  team  from  Europe  to  the  United 
States  and  back,  as  well  as  within  the  United  States.  Moreover,  you  clarify  that  the 
requested  documents  include  plane(s)  tickets,  taxi(s)  and  other  means  of  transportation 
receipts,  meal  bills  and  hotel  bookings.  You  also  indicate  that  the  documents  can  be  in 
the form of receipts, but also invoices, certification of bank payments or transfers. 
You underpin your request with detailed arguments, which I address in the corresponding 
sections below. 
2.
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION NO 1049/2001
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  No  1049/2001,  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission 
conducts a full review of the reply given by the relevant Directorate-General at the initial 
stage. 
As a preliminary point, I would like to note that, in accordance with the code of conduct 
for the Members of the  European Commission4, Commissioners have the obligation ‘to
conduct  missions  in  compliance  with  the  rules  in  the  Financial  Regulation,  the  internal 
rules on the implementation of the general budget of the European Union, the Guide to 
Missions and the rules set out in Annex 2. A mission is defined as travel in the exercise 
of his or her duties by a Member away from the Commission's place of work’. 
3
Due  to  a  clerical  error,  for  which  we  apologise,  the  initial  reply  refers  to  the  ‘second’  indent  of  this 
provision instead of ‘third’ indent. 
4
Commission Decision of 31.1.2018, C(2018)700 final, Article 6(2). 


 
Moreover, the code of conduct  for the Members of the European Commission  provides 
that ‘[f]or reasons of transparency, the [European] Commission will publish an overview 
of  mission  expenses  per  Member  every  two  months  covering  all  missions  undertaken 
unless  publication  of  this  information  would  undermine  the  protection  of  the  public 
interest as regards public security, defence and military matters, international  relations or  
the financial, monetary or economic policy of the Union or a Member State.’5 
 
The  code  of  conduct  entered  into  force  on  1  February  2018.  Accordingly,  since  28 
February  2018,  information  pertaining  to  the  mission  costs  of  the  Members  of  the 
Commission  has  been  proactively  published  every  two  months.  This  proactive 
publication does not, however, cover missions that took place before December 2017. 
 
Against  this  background,  the  information  pertaining  to  the  mission  costs  of 
Commissioner Oettinger is available under the link below: 
 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=f24e4f06-d181-
4f58-9604-3aaf3ce391ea&missionsperiod=2017 6 
 
In  this  instance,  there  is,  however,  no  information  in  respect  to  the  specific  mission  in 
which you  expressed an interest, due to the fact that it took place in 2016, namely, two 
years  before  the  Commission  started  publishing  Commissioners’  mission  expenses  and 
before December 2017. 
 
Nevertheless,  under  the  code  of  good  administrative  behaviour,  I  am  pleased  to  release 
the following aggregated data, which could be retrieved from the European Commission 
database  regarding  missions  (namely,  the  ‘Missions  Integrated  Processing  System’),  in 
relation  to  the expenses  incurred by Commissioner Oettinger during his  official  visit  to 
the United States from 7 to 11 October 2016: 
 
Travel costs 
7.873,33 EUR 
Accommodation costs 
1.503,16 EUR 
Daily allowances 
476,99 EUR 
Miscellaneous costs 
880,79 EUR  
Total costs 
10.734,27 EUR 
 
Furthermore,  I  would like to  inform  you that, in  the context of the review of the initial 
decision  of  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology,  additional  documents  were  identified  as  falling  within  the  scope  of  your 
request. 
                                                 
5 
Ibid. 


 
These documents  relate  to  the ‘travel  expenses’  of Commissioner Oettinger and  consist 
of the following categories: 
-  Travel tickets; 
-  Local transportation; 
-  Hotel bills; and 
-  Other miscellaneous invoices and pay slips. 
I  regret,  however,  to  inform  you  that  the  documents  within  these  various  categories 
contain  personal  data  and  can  therefore  not  be  disclosed,  as  they  are  protected  in  their 
entirety  under  the  exception  for  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  which  is  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  No  1049/2001,  for  the  
reasons set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001 provides that ‘[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data.’  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC6 (hereafter ‘Regulation No 2018/1725’). 
In  the  Psara  case,  the  General  Court  reiterated  that  Article  4(1)(b)  ‘is  an  indivisible 
provision  [which]  requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  in  particular  with  Regulation  No 
45/2001’  and  that  ‘[it]  establishes  a  specific  and  reinforced  system  of  protection  of  a 
person whose personal data could, in certain cases, be communicated to the public […]’.7 
Notwithstanding the fact that this judgment referred to Regulation No 45/2001, it applies 
by  analogy  to  Regulation  No  2018/1725,  as,  in  principle,  the  rest  of  the  case  law 
pertaining to the former. 
 
 
                                                 

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39.  

Judgment  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European  Parliament,  T-639/15  to  T-
666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 65. 


 
Article  3(1)  of  Regulation  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice ruled that  any information that, due to its content, purpose or effect, is linked to a 
particular person, qualifies as personal data.8 
In the Rechnungshof case law, the Court of Justice further confirmed that ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.9 
The General  Court also  stressed that ‘[t]he Court previously held  that derogations from 
the protection of personal data must be interpreted strictly’.10 
In this instance, the documents falling under the scope of your request are travel tickets, 
local transportation and hotel bills and other miscellaneous invoices and pay slips. These 
documents  contain  information  concerning  identified  natural  persons,  namely 
Commissioner  Oettinger  and  members  of  his  team  and/or  the  European  Commission 
staff. They also reveal in a detailed manner how, where and when the Commissioner and 
the other above-mentioned individuals spent their respective allowances.  
Therefore, they consist of information that qualifies as personal data. 
The  public  disclosure  of  these  personal  data  would  consequently  constitute  processing 
(transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  9(1)  (b)  of  Regulation  No 
2018/1725.   
 
Pursuant to this provision, ‘personal data shall only be transmitted to recipients established 
in the Union other than Union institutions and bodies if […] the recipient establishes that it 
is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest and 
the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal 
data for that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing 
interests’. 
Only  if  both  of  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful 
processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation No 2018/1725, 
can the transmission of personal data occur. 
 
 
                                                 

Judgment  of  20  December  2017,  C-434/16,  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner
EU:T:2018:560, paragraphs 33-35 

Judgment  of  20  May  2003,  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,  Rechnungshof  v  Österreichischer 
Rundfunk and others
, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
10  Judgment  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European  Parliament,  T-639/15  to  T-
666/15 and T-94/16, op. cit., paragraph 68. 


 
According to settled case law, the condition of necessity laid down in Article 9(1)(b) of 
Regulation No 2018/1725 requires the demonstration by the applicant that the transfer of 
personal  data  is  the  most  appropriate  of  the  possible  measures  for  attaining  his/her 
objective, and that it is proportionate to that objective.’11 
 
In  your  application,  you  state  that  ‘[t]here  is  a  public  interest  to  know  how  much  a 
foreign trip of a European [C]ommissioner and his team cost to EU taxpayers’ and that 
‘[t]his  public  interest  matters  also  for  foreign  trips  which  took  place  […]  in  October 
2016.’ 
Against this background, and in light of the fact that the aggregated expenses of the trip 
in  question  are  hereby  disclosed,  I  consider  that  the  transfer  of  the  personal  data  of 
Commissioner Oettinger and his  team,  contained in  the  requested documents,  would go 
beyond what is necessary for attaining the objective of ensuring the transparency of the 
costs pertaining to the mission, and is therefore disproportionate to that purpose.  
Your  argument  pursuant  to  which  your  request  concerns  ‘only  […]  a  single  trip  of  a 
European Commissioner (and his team)’ is irrelevant in this respect. 
Having regard to the circumstances under which you request access to the personal data 
in  question,  I consider that neither in  your initial,  nor  in  your confirmatory  application, 
have you established the necessity of their public disclosure. 
Therefore,  I  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  contained  in  the  requested 
documents  does  not  fulfil  the  requirement  of  lawfulness  provided  for  in  Article  5  of 
Regulation No 2018/1725. 
Consequently,  the  travel  tickets,  local  transportation  and  hotel  bills  and  other 
miscellaneous  invoices  related  to  the  mission  of  Commissioner  Oettinger  must  be 
withheld  under  the  exception  that  is  provided  by  Article  4(1)(b)  of  Regulation  No 
1049/2001,  as  there is  no need to  disclose them  publicly  and it cannot  be assumed that 
the  legitimate  rights  of  the  data  subjects  concerned  would  not  be  prejudiced  by  such 
disclosure.   
The  fact  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  No  1049/2001  is  an  absolute  exception  that 
does not require the institution to balance the exception defined therein against a possible 
public interest in disclosure, only reinforces this conclusion. 
Under  the  code  of  good  administrative  behaviour,  I  would  like,  however,  to  note  that 
pursuant  to  the  regulatory  framework  for  mission  expenses,12  all  official  travel  is 
undertaken in the most cost-efficient way possible, according to the needs of the mission. 
Officials are indeed required to book: 
                                                 
11  Judgment of 15 July 2015, Dennekamp v Parliament, T-115/13, EU:T:2015:497, paragraph 77. 
12  In  addition  to  the  above-mentioned  Code  of  Conduct  for  Members  of  the  Commission,  see 
Commission  decision  of  18.11.2008,  ‘General  implementing  provisions  adopting  the  Guide  to 
missions for officials and other servants of the European Commission’, C(2008)6215. 



-
hotel rooms within strict price limits (per country or city); and
-
the  cheapest  transportation  option  available  on  the  market  at  the  time  of  the
purchase.
Any  derogation  from  these  guidelines  can  only  be  granted  under  exceptional  and  duly 
justified circumstances. 
3.
NO PARTIAL ACCESS
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  No  1049/2001,  I  have  considered  the 
possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  for  the 
reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interest of privacy and the integrity of the individual protected under Article 4(1)(b) 
of Regulation No 1049/2001. 
4.
MEANS OF REDRESS
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions provided respectively under Article 263 and 
Article 228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General