Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'EEAS letter to the Office of the South African President on the South African Draft Copyright Bill'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 7.9.2020 
C(2020) 6214 final 
 
Ms Julia Reda   
Gesellschaft für Freiheitsrechte e.V. 
Hessische Str. 10  
10115 Berlin  
Germany  
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2020/2472 

Dear Ms Reda, 
I  refer  to  your  e-mail  of  17  June  2020,  registered  on  18  June  2020,  in  which  you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
Please accept our apologies for the delay in the handling of your request.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  28  April  2020,  addressed  to  the  European  Commission’s 
Directorate-General for Trade, you requested access to documents related to a letter sent 
on 20 March 2020 by the European Union Ambassador to the Republic of South Africa 
to  the  Director-General  in  the  Office  of  the  South  African  President,  on  the  subject  of 
South Africa’s copyright regime.  
In your request, you state that you are seeking, I quote, ‘any information the Commission 
has in connection with the letter of 20 March 2020, as well as any information related to 
the  South  African  Draft  Copyright  Bill’.  You  state  that  your  request  ‘should  therefore 
also contain short-lived information such as drafts, inter-agency communication, e-mails, 
                                                 
1   OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
text messages, memos, and follow-up communication, including responses to the letter of 
20  March  2020’.  You  add  that  ‘I  am  requesting  all  information,  including  internal 
communication,  inter-service  consultation,  communication  with  the  EEAS,  any  South 
African  bodies,  or  with  third  parties  such  as  external  stakeholders  regarding  or  in 
connection with the letter of 20 March 2020 or the South African Draft Copyright Bill’. 
As  you  did  not  receive  the  reply  from  the  Directorate-General  for  Trade  within  the 
statutory time limits, you submitted, on 17 June 2020, a confirmatory application against 
the lack of reply.  
On 18 June 2020, however, the Directorate-General for Trade provided you with a reply 
to  your  initial  request.  In  its  reply,  the  Directorate-General  for  Trade  identified  52 
documents (34 documents plus the respective attachments) as falling within the scope of 
your request and granted (full) access to 43 documents with only personal data redacted 
on  the  basis  of  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  It  redacted  parts  of 
document 30 as falling beyond the scope of your request.  
Moreover, upon consultations with the third party concerned, the Directorate-General for 
Trade refused to grant access to nine documents, namely: 
-   ‘IFPI  Comments  on  the  Department  of  Trade  and  Industry  Copyright 
Amendment  Bill  2015’,  16  September  2015,  Ares(2020)2565404  (hereafter 
‘document 5’);  
-  ‘IFPI Comments to the Department of Trade and Industry Copyright Amendment 
Bill and initial Comments on the Performers’ Protection Amendment Bill 2017’, 
7 July 2017, Ares(2020)2752752 (hereafter ‘document 11’);  
-  ‘Copyright  Alliance  Response  to  the  Copyright  Amendment  Bill’,  7  July  2017, 
Ares(2020)2752799 (hereafter ‘document 12’); 
-  ‘RE: IFPI South Africa updates’, 19 October 2018, Ares(2020)2829480 (hereafter 
‘document 18’); 
-  ‘IFPI  -  Comments  on  Performers’  Protection  Bill  2016’,  31  October  2018, 
Ares(2020)2829607 (hereafter ‘document 19’); 
-  ‘South  Africa  copyright  bill’,  16  July  2018,  Ares(2020)2829637  (hereafter 
‘document 20’); 
-  ‘South  Africa  -  Copyright  Amendment  Bill  150219  email  attachm5’,  
Ares(2020)2829764 (hereafter ‘document 23(e)’); 
-  ‘South Africa’, 26 February 2019, Ares(2020)2829670 (hereafter ‘document 29’); 
-  ‘South  Africa  attachment’,  26  February  2019,  Ares(2020)2829670  (hereafter 
‘document 29(a)’); 
on the grounds of the first indent (protection of commercial interests) of Article 4(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001.  
A full list  of the documents  identified was attached to  the initial  reply of  18 June 2020 
and is already in your possession.  


 
On  19  June  2020,  in  an  e-mail  sent  to  the  European  Commission,  you  stated  that  you 
wanted ‘to amend [your]  confirmatory application  by adding the following points, after 
having  consulted  the  documents  released  [in  the  initial  decision  of  the  Directorate-
General  for  Trade  of  18  June  2020]’.  The  arguments  that  you  put  forward  can  be 
summarised as follows:  
-  Firstly,  you  argue  that  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of 
the nine documents that were refused by the Directorate-General for Trade at the 
initial  stage  (identified  as  documents  5,  11,  12,  18,  19,  20,  23(e),  29  and  29(a) 
above).  
 
Among other issues, you state that ‘entertainment industry stakeholders have been 
actively  participating  in  this  public  debate,  including  by  making  claims  about 
their  licensing  and  revenue  sharing  practices,  when  arguing  against  the 
introduction  of  provisions  in  the  South  African  copyright  bill  that  would 
strengthen the bargaining position of individual authors or performers. Disclosure 
of  the  documents  in  question  is  in  the  public  interest,  among  other  reasons, 
because these documents would shed light on the public controversy surrounding 
these stakeholders’ interventions in the South African legislative process’.  
 
In addition,  you request  the European Commission  to  grant  partial access to  the 
documents  ‘[s]hould  the  Commission  come  to  the  conclusion  that  despite  these 
reasons, full disclosure of the aforementioned documents is not possible’.   
 
-  Secondly,  you  challenge  the  list  of  documents  identified  at  the  initial  stage.  In 
particular,  you  argue  that  the  initial  reply  ‘does  not  appear  to  include  any 
information that the Commission deems “short-lived” or “not important” despite 
my  explicit  request  to  include  such  information’.  You  refer  to  the  European 
Ombudsman’s  decision  in  Case  2134/2018/FP3,  and  you  stress,  among  other 
issues,  that  ‘the  European  Ombudsman  has  concluded  that  “failure  of  the 
Commission  to  retain  in  its  possession  copies  of  [...]  material  after  the 
complainant had exercised his [or her] fundamental right of access to documents, 
but 
before 
the 
appeal 
process 
had 
been 
completed, 
constituted 
maladministration”’.  
 
Moreover, you argue that the initial reply does not identify documents concerning 
consultations with stakeholders other than ‘rightholders’ organisations’. You add 
that  ‘[t]he  correspondence  between  the  EEAS  and  the  European  Commission  of 
21 May 2018 (document 17) appears to be incomplete’.  
 
Furthermore, you refer to document 32 and you ask the European Commission to 
provide  ‘any  documents  relating  to  the  meeting  or  phone  call  of  24  February 
2020’.  
                                                 
3   Available at: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/120381.   


 
You    also  request  ‘any  documents,  such  as  emails,  sent  to  the  recipient  of  the 
email of 28 February 2020 or any other recipient within DG Trade by the sender 
of the email of 28 February 2020, or any follow-up communication received from 
other stakeholders on the topic of the South African copyright bill received after 
the email of 28 February 2020’.  
 
Finally, you argue that the initial reply ‘does not include any documents after the 
letter  of  EU  Ambassador  to  the  Republic  of  South  Africa  […]  to  […]  [the] 
Director-General in the Office of the South African President, of 20 March 2020’, 
although your request ‘explicitly included eventual responses to the letter or any 
other  follow-up  communication,  including  responses  to  the  letter  of  20  March 
2020’.  
In  your  e-mail,  you  also  request  a  copy  of  ‘the  up-to-date  version’  of  the  European 
Commission’s  guidelines  on  document  management  and  access  to  documents.  Please 
note  however,  that  this  request  falls  beyond  the  scope  of  your  application  of  28  April 
2020, which concerns ‘information the Commission has in connection with the letter of 
20 March 2020, as well as any information related to the South African Draft Copyright 
Bill’. 
The arguments that you put forward in your application have been taken into account in 
the assessment set out in the sections below.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The European Commission has carried out a renewed search for documents falling under 
the  scope  of  your  application.  Following  this  renewed  search,  the  following  documents 
have been identified at the confirmatory stage: 
 
E-mail  exchanges  between  the  Directorate-General  for  Trade  and 
Evartists, 10 August 2015, Ares(2020)2552609 (hereafter ‘document 35’);  
 
e-mail  exchange  between  the  Directorate-General  for  Trade  and  the 
Delegation  of  the  European  Union  to  South  Africa,  10-19  August  2015,  
reference Ares(2020)2552779 (hereafter ‘document 36’); 
 
e-mail  from  Motion  Pictures  Association  to  the  Directorate-General  for 
Trade  entitled  ‘RE:  SA  Evidence’,  2  April  2020,  reference 
Ares(2020)3265944  (hereafter  ‘document  37’),  which  contains  the 
following annexes:  

letter  from  a  third  party  to  the  President  of  South  Africa,  8  July 
2019 (hereafter ‘document 37.1’); 


 

draft  letter  from  a  third  party  to  the  President  of  South  Africa 
(hereafter ‘document 37.2’); 

letter  from  a  third  party,  22  February  2019  (hereafter  ‘document 
37.3’); 

letter  from  a  third  party  to  the  President  of  South  Africa,  4  April 
2019 (hereafter ‘document 37.4’); 

comments  on  the  copyright  amendment  bill  and  performers 
protection amendment bill, 22 February 2019 (hereafter ‘document 
37.5’); 

letter  to  the  National  Council  of  Provinces,  22  February  2019 
(hereafter ‘document 37.6’). 
I take note on  your comments regarding the identification of documents and the above-
referred  inquiry  of  the  European  Ombudsman.  In  this  respect,  I  would  like  to  note  that 
your request covers a large number of documents (37) and their respective attachments, 
leading  to  a  total  of  61  files,  which  have  been  duly  identified  and  analysed  by  the 
European  Commission.  The  European  Commission  could  not  identify  any  documents 
that  would  correspond  to  the  description  detailed  in  your  application  in  addition  to  the 
above-referred documents and their annexes.  
As  regards  your  request  for  documents  related  to  the  letter  of  the  European  Union 
Ambassador,  dated  20  March  2020  and  addressed  to  the  authorities  of  the  Republic  of 
South Africa, please note that there was no follow-up communication with the Office of 
the South African President.  
Please also note that the search for documents drawn up or received by the institution on 
the  topic  of  your  request  was  made  with  reference  to  the  period  until  28  April  2020, 
which is the date of your initial application. 
In  the  context  of  the  confirmatory  review,  the  European  Commission  (re)consulted,  in 
accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  third  parties  from 
which  documents  5,  11,  12,  18,  19,  20,  23(e),  29,  29(a),  and  37  (including  documents 
37.1 to 37.6) originate.  
In  response  to  these  consultations,  the  International  Federation  of  the  Phonographic 
Industry  (IFPI)  agreed  with  the  disclosure  of  the  documents  that  were  refused  at  the 
initial stage (documents 5, 11, 12, 18, 19, 20, 23(e), 29 and 29(a)). The third party from 
which  document  35  partially  originates  (Evartists)  agreed  with  the  disclosure  of  the 
document  in  question.  Motion  Pictures  Association,  which  submitted  document  37  and 
its attachments, agreed with the disclosure of these documents, subject to the redaction of 
personal data.  
Against this background, I can inform you that: 
–  full access is granted to document 37.2;  


 
–  access is granted to documents 5, 11, 12, 18, 19, 20, 23(e), 29, 29(a), 35, 36, 37, 
37.1, 37.3, 37.4, 37.5, 37.6, with only personal data redacted on the basis of Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The detailed reasons underpinning the assessment are set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data5 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’7. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
5   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
6   OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
7   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 


 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’8. 
Documents 5, 11, 12, 18, 19, 20, 23(e), 29, 29(a), 35, 36, 37, 37.1, 37.3, 37.4, 37.5, and 
37.6  contain  personal  data  such  as  the  names,  surnames  and  contact  details  of  persons 
who  do  not  form  part  of  the  senior  management  of  the  European  Commission.  The 
documents also contain personal data such as names and surnames, phone numbers, job 
positions  and  e-mails  from  third  party  representatives.  Several  documents  contain 
handwritten signatures of the persons concerned. In addition, document 37.5 contains the 
curriculum vitae of an identified person.  
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data10. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
                                                 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful  further  partial  access  is 
possible without undermining the interest described above. 
Consequently, I have come to the conclusion that the redacted parts of the documents are 
covered in their entirety by the invoked exception to the right of public access. 
 
Finally,  please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you 
based on Regulation  (EC) No 1049/2001.  However, this disclosure is  without prejudice 
to  the rules  on  intellectual  property,  which may limit  your right  to  reproduce or exploit 
the  released  documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse.   
 
 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 
 
 
Enclosures: (18) 


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