Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'European Commission protocols for dealing with the tobacco industry'.


Document 124 a
Ref. Ares(2019)2901103 - 30/04/2019
ANNEX
Additional Information Relating to the Traceability System 
(1) The complexity and inter-dependence of the various parts of the traceability system
Article 15 of the Tobacco Products Directive 2014/40/EU (
TPD ) introduced what amounts to the 
most  extensive  traceability  system  for  any  product  in  the  world.  In  essence, the  traceability  system 
enables  the  tracking  of  each  individual  cigarette  pack  from  its  manufacture  in,  or  import  into  the 
European Union, al  the way through the supply chain to the final retail outlet. 
The specific details of the traceability system are set out in Commission Implementing Regulation (EU) 
2018/574  of  15  December  2017  on  technical  standards  for  the  establishment  and  operation  of  a 
traceability system for tobacco products (
IR ).  In particular, under the IR, each Member State is 
required to appoint an "ID Issuer", which is responsible for issuing "unique identifiers" in that Member 
State for unit packs, as well as identifier codes for al  economic operators involved in the supply chain, 
including their facilities and machines used to manufacture tobacco products.  To al ow for immediate 
and ful  traceability down to the pack-level, each economic operator in the supply chain is required to 
record virtual y every movement of every cigarette pack with reference to the above identifiers, and also 
the relevant invoices and payment records.  
The relevant information is to be col ected and made accessible through a two-level repositories system. 
Manufacturers and importers appoint so-cal ed "Primary Repositories" which host information relating 
to that particular manufacturer or importer.  Data from each Primary Repository is then instantaneously 
forwarded to a single "Secondary Repository" for the whole of the EU.  This Secondary Repository is 
effectively the gateway through which the Commission and Member State  authorities can access all 
information relating to the manufacturing and transportation of each pack, essential y in real time.  
In short, the EU traceability system is extremely complex and requires the proactive involvement of a 
vast number of independent actors for it to function.  Moreover, the technology used by each individual 
actor must be interoperable with that used by the others.  As such, the traceability system can only work 
if each and every individual component of the system functions properly on its own, as well as with al  
other  parts.  Furthermore,  a  project  of  this  magnitude  requires  significant  time  for  a  proper 
implementation, including testing and lead-in periods.  
(2) The issues that have arisen in establishing the traceability system
Under  Article  15(13)  of  the  TPD,  the  traceability  system  is  to  apply  to  cigarettes  and  rol -your-own 
tobacco from 20 May 2019. To summarise, the traceability system wil  not be operational on time for 
the fol owing reasons: 
Delays by the Member States in appointing their ID Issuers, with the result that a significant 
number of the ID Issuers  will not be operational by  6 May  2019 deadline, which wil  have a 
knock-
 2019. 
Delays relating to the Secondary Repository, both in terms of it issuing final specifications by 
21 February 2019 and the Secondary Repository being made available for testing by 20 March 
2019, as required by the IR.  
Delays in the appointment of ID Issuers 
Broadly speaking, ID Issuers have two areas of responsibility.  Once an ID Issuer is appointed by a 
Member State, with respect to each area of responsibility, the fol owing steps need to be completed in 
order to have a ful y  operational ID Issuer that can generate and issue  the  identifier codes required 
under the traceability system: 


Part 1: Registration of economic operators
  ID Issuer develops a system to process, generate, register and issue identifier codes.  
 
  ID Issuer makes available to economic operators a system (e.g. a website) that could be used 
for registration.  The system should be ready to process such registration in the manner and 
the scale that is required.  
 
  Upon  registration,  ID  Issuer  issues  identifier  codes  for  each  economic  operator,  including 
identifier codes for facilities, factories, warehouses, local depots and individual machines.   
 
Part 2: Supply unique identifiers for unit packs 
 
  ID Issuer develops a system which sets out, for example, how the unique identifiers would be 
ordered / issued and how the payments would be made.  
 
  ID Issuer  releases specifications to the manufacturers. All economic operators then  have to 
make adjustments to their own systems to make them compatible with the specifications set 
out by each of the 28 ID Issuers.  The specifications must be clear and sufficiently detailed so 
that al  economic operators interpret the requirements in the same way.  
 
  The systems of the ID Issuer and the manufacturer go through a process of integration and 
testing to ensure that the interface between all the systems functions correctly. Multiple systems 
need  to  be  interfaced,  including  that  of  the  ID  Issuer,  Router,  Primary  Repository  and 
Secondary Repository.  For example, an ID Issuer transmits the unit level identifier codes via 
the Router to the Primary Repository of the requesting manufacturer or importer.  The ID Issuer 
also needs to submit the data that they receive to the Secondary Repository.  Given the cross-
border nature of the supply chain, this process is likely to involve multiple Member States.  For 
example,  a  pack  wil   have  a  code  issued  by  the  Polish  ID  Issuer  if  it  was  manufactured  in 
Poland.  However, authorities in other Member States need to be able to check that the Polish 
code is valid.  This verification can only be done through the Secondary Repository.  
 
There are approximately 900,000 economic operators operating in the EU that need to be registered.  
Because of the sheer number of registrations that need to be completed, even if al  ID Issuers are ful y 
operational by 6 May 2019 (which is the applicable deadline under Article 3(1) of the IR), it would still 
be extremely difficult, if not impossible, to have al  economic operators registered in time for the system 
 2019.  Further, our experience shows that testing interfaces between the systems 
and  making  any  necessary  adjustments  take  approximately  two  months.  In  light  of  the  above,  in 
 2019, 
available for registration by economic operators as soon as possible.   
 
Further, we note that there are some discrepancies between the self-reported status of the Member 
with the Member States. 
 
  Notwithstanding the urgency in ensuring that the ID Issuers are operational, as of 23 April 2019, 
only  two  Member  States    Croatia  and  Germany    have  ID  Issuers  that  have  been  duly 
appointed and have been confirmed to be ful y operational through testing.  
 
  Most  Member  States  have  indicated  that  they  have  appointed  ID  Issuers.  However,  we 
estimate that only a handful of Member States wil  have ID Issuers that wil  be in the position to 
issue codes by 6 May 2019.  For example, we estimate that only the ID Issuers for Belgium, 
Czech Republic, Denmark, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg and Netherlands may 
be ful y operational by 20 May 2019.   
 
  Some  Member  States  have  indicated  that  they  have  appointed  ID  Issuers  but,  given  the 
progress made to date and the steps that still need to be completed in order to become ful y 
operational,  it  is  unlikely  that  they  wil   have  an  ID  Issuer  that  is  ful y  operational  by  6  May 
2019.  Member States that fal   into  this category  are  Austria,  Bulgaria,  Hungary,  UK,  Malta, 
Spain, Cyprus, France, Sweden, Greece and Romania.  

 

Failure by the Secondary Repository to issue its specifications on time
 
The  Secondary  Repository  is  responsible  for  providing:  (i)  the  data  dictionary,  which  sets  out  the 
specifications  of  information  describing  the  contents,  format,  and  structure  of  a  database  and  the 
relationship  between  its  elements  (which  are  used  to  control  access  to  and  manipulation  of  the 
databases common for al  Primary and Secondary Repositories); (i ) the list of specifications required 
to  allow  the  data  exchanges  with  the  Secondary  Repository;  and  (i i)  a  Router,  which  is  a  device 
established within the Secondary Repository that transfers data between different components of the 
repositories system.  Without a Secondary Repository, the traceability system cannot function, even if 
al  Member State ID Issuers are ful y operational.   
 
Once the Secondary Repository publishes the data dictionary and specifications, all manufacturers and 
economic  operators  need  to  adjust  their  systems  to  comply  with  those  specifications.    Building  the 
solution  to  the  specifications  ensures  that  the  entities  involved  in  the  supply  chain  are  sending  and 
receiving correct information that is readable and verifiable across the supply chain, in compliance with 
the specification.  
 
The Secondary Repository published its specifications (version 1) on 21 February 2019.  Subsequent 
updates to its specifications were made on 8 March 2019 (version 1.1) and 29 March 2019 (version 
1.2).   These updates introduced ambiguities, some of which have still not been  clarified.  The risk of 
such ambiguities is that there could be varying interpretations and approaches by different operators 
that could, in turn, undermine the integrity and effectiveness of the traceability system.   
 
Primary Repositories were notified at the meeting of the Subgroup on Traceability and Security Features 
on 12 April 2019 that further updates wil  be released on 28 April 2019.  The expectation is that these 
will clarify existing issues, not introduce new ones.  However, that remains to be seen.  
 
5 April 2019, fol owing the Subgroup meeting of 12 April 2019, 
introduced a new layer of complications. The result is that the tobacco supply chain is now waiting for 
the  publication  of  the  updated  specifications  from  the  Secondary  Repository  reflecting  the  latest 
changes to the unit pack coding structure. These changes will require significant software changes to 
These software updates are 
unlikely to be achievable in the remaining timeframe. 
 
Under Article 28(1) of the IR, the final specifications should have been issued by 21 February 2019 and 
the  repositories  system  should  have  been  available  for  testing  purposes  by  20  March  2019.    As 
explained  above,  we  are  expecting  further  updates  to  the  specifications  on  28  April  2019  and  we 
understand that the Secondary Repository wil  not be made available for testing until 10 May 2019, only 
10 days before the