This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents related to a tender on ESG factors'.



 
Ref. Ares(2020)3130203 - 16/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR FINANCIAL STABILITY, FINANCIAL SERVICES AND CAPITAL 
MARKETS UNION 
 
   
Director General  
Brussels  
FISMA.01.002/CW 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 

Kenneth Haar 
Overgaden oven Vandet 12 
1415 Copenhagen 
Denmark 
Advance  copy  by  email : ask+request-7931-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/2525 
Dear Mr Haar, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  4  May  2020  in  which  you  request  access  to  documents, 
registered on 4 May 2020 under the abovementioned reference number. 
You request access to
(1)  Any  document  sent  by  BlackRock  to  DG  FISMA  or  the  Commissioner  and  his 
cabinet concerning the tender of a contract on "Development of Tools and Mechanisms 
for the Integration of ESG Factors into the EU Banking Prudential Framework and into 
Banks' Business Strategies and Investment Policies". 
 
(2) The internal rules that govern the award of a contract, such as the contract awarded to 
BlackRock entitled "Development of Tools and Mechanisms for the Integration of ESG 
Factors into the EU Banking Prudential Framework and into Banks' Business Strategies 
and  Investment  Policies",  including  procedures  to  assess  whether  conflicts  of  interest 
could be deemed to prevent DG FISMA from awarding the contract to a given bidder. 
 
(3) Any assessment by DG FISMA of potential conflicts of interest of BlackRock written 
ahead awarding BlackRock the contract mentioned above. 
 
I consider your request to cover documents held up to the date of signature of the contract, 
i.e. 2 March 2020. 
The following documents fall within the scope of your application (1):  
 
Open  call  for  tender  FISMA/2019/024/D  –  Tenders  received  via  e-
submission (confidential), 11 October 2019, Ares(2019)6337231 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SPA2 07/027 - Tel. direct line +32 229-69737 
 
xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
 
FISMA/2019/024/D  -  Request  for  clarification  -  Abnormally  low  price, 
16 December 2019, Ares(2020)376710 

 
2nd  notification  -  Contract  FISMA/2019/024/D1/OP/ST  -  ‘Development  of 
tools  and  mechanisms  for  the  integration  of  environmental,  social  and 
governance  (ESG)  factors  into  the  EU  banking  prudential  framework  and 
into banks’, 2 March 2020, Ares(2020)1300776 

Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application (1) cannot be granted, as disclosure is prevented by an exception to the right of 
access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Disclosure of the documents requested would undermine the protection of the commercial 
interests  of  the  companies  that  submitted  offers,  as  putting  this  information  in  the  public 
domain would affect their competitive position on the market. Therefore, the exception laid 
down in Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to this document. 
The  information  to  which  you  request  access  is  one  of  the  tenders  received  for  the  open 
procurement  procedure  FISMA/2019/024/D  [which  together  are  registered  under  the 
reference  Ares(2020)6337231]  and  communication  between  the  Commission  and 
BlackRock  on  the  financial  offer  of  BlackRock.  Disclosure  of  these  documents  would 
seriously undermine the commercial interests of the tenderer, in this case BlackRock.  
The  document  2nd notification  - Contract FISMA/2019/024/D1/OP/ST -  ‘Development of 
tools  and  mechanisms  for  the integration  of  environmental, social  and  governance  (ESG) 
factors  into  the  EU  banking  prudential  framework  and  into  banks’,  2  March  2020, 
Ares(2020)1300776  
cannot  be  disclosed  in  accordance  with  the  following  provisions  of 
Regulation 1049/2001: 
 
the exceptions to the right of access laid down in Article 4(1)(b) related to privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data; 
 
the first indent of Article 4(2) which establishes that ‘[t]he institutions shall refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property’, as 
the contract contains commercially sensitive information. 
However the draft contract (which contains all the information other than that which cannot 
be disclosed in accordance with the above exceptions) can still be consulted at the following 
link: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-documents.html?cftId=5201. 
In examining your request, we considered the possibility of granting partial access to the 
requested documents.  However, it turned out  after examination of these  documents and 
for  the  reasons  cited  above  that  the  documents  are  covered  in  their  entirety  by  the 
abovementioned  exception  so  that  the  release  of  parts  of  the  documents  cannot  be 
envisaged. 
The following document falls within the scope of your application (2):  
 
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 on the financial rules applicable to the 
general  budget  of  the  Union,  repealing  Regulation  (EU,  Euratom)  No 
966/2012 



 
 
Extracts  of  the  Vade-mecum  on  Public  Procurement  in  the  Commission, 
February 2016, updated January 2020 

Please see the following link to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046: 
https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/EN/leg/finrules/Documents/financial-
regulation-2018-en.pdf 

You  will  also  find  in  annex  the  relevant  extracts  of  the  Vade-mecum  on  public 
procurement  where  you  can  find  specific  information  on  the  award  of  contracts  (and 
more broadly on open procedures), on conflict of interests as well as references to articles 
of  Regulation  (EU,  Euratom)  2018/1046  concerning  those  specific  issues.  The  Vade-
mecum  in  an  internal  document,  and  therefore  the  information  that  does  not  fall  under 
your request is not disclosed.  
Please  note  that  the  Vade-mecum  must  not  be  reproduced  or  disseminated  for 
commercial purposes unless the Commission has first been consulted. 
The Vade-mecum on public procurement procedures in the Commission of March 2008 
(last  update January 2020) is  a document  established by the  Commission’s  Directorate-
General  for  Budget.  The  aim  is  to  provide  Commission  departments  with  advice  and 
practical assistance in preparing and implementing these procedures within the context of 
direct implementation of the budget by the Commission. 
Finally,  it  must  be  borne  in  mind  that,  although  the  Vade-mecum  provides  information 
and explanations that are in strict compliance with the rules and regulations in force (i.e. 
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046), it cannot be relied on in law. It is these rules and 
regulations and any clarification resulting from Court judgments that take precedence. 
The following document falls within the scope of your application (3):  
 
TENDER  N°  FISMA/2019/024/D  -  MINUTES  OF  THE  EVALUATION 
COMMITTEE, 7 February 2020, Ares(2020)787901 

Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that 
document  TENDER  N°  FISMA/2019/024/D  -  MINUTES  OF  THE  EVALUATION 
COMMITTEE, 7 February 2020, Ares(2020)787901 
may be partially disclosed. Some parts 
of  the  document  have  been  redacted  as  their  disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the 
right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  this  regulation  related  to  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding  the  protection  of  personal  data,  and  Article  4(2)  first  indent  related  to 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property. 
Some redacted parts of the document contain the names of the members of the evaluation 
committee. Disclosure of these parts would undermine the protection of the integrity of the 
individuals, and the confidentiality of the decisional process. 
Other redacted parts of the document contain commercially sensitive business information 
of  the  companies  that  submitted  offers.  This  document  contains  the  names  of  all  tenders. 
Disclosure of this information would seriously undermine the commercial interests of the 
organisations/companies that were not selected for the tender. It could be detrimental for 
these organisations/companies to be mentioned for their unsuccessful participation to this 
tender. 



 
In this document, you can find certain information related to the assessment of a potential 
risk of professional conflicting interest of BlackRock. 
You may reuse public documents produced by the European Commission or by public and 
private entities on its behalf based on the Commission Decision on the reuse of Commission 
documents.
 You may reuse the document disclosed free of charge and for non-commercial 
and  commercial  purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged  and  that  you  do  not 
distort the original meaning or message of the document. Please note that the Commission 
does not assume liability stemming from the reuse.  
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply 
unless there is an overriding public interest in disclosure of the document.  
We  have  examined  whether  there  could  be  an  overriding  public  interest  in  disclosure. 
However, your request does not contain elements that could justify full disclosure of these 
documents and no overriding public interest can be accepted. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
John BERRIGAN 
Contact:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Enclosure: 
Extracts of the Vade-mecum on Public Procurement 
 
Evaluation Report (redacted version) 

Electronically signed on 16/06/2020 18:11 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563