This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Timmermans' cabinet and Fuels Europe'.



 
Ref. Ares(2020)2799583 - 29/05/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
 
                                                             Faye Holder,  
                                                             40 Bermondsey Street,  
                                                             London  J4Y 0B5 
                                                             United Kingdom 
 
                                                         Advance copy by email:  
                                                         xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
                                                              
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/2591 
Dear Mr Holder, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  6  May  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 7 May 2020 under the above-mentioned reference number. 
You requested access to “All documentation, including but not limited to attendance lists, 
agendas, background papers, minutes/notes, video recordings and email correspondence 
about  or  summarising,  the  meetings  between  FuelsEurope  (BP)  and  Aleksandra 
Tomczak, member  of Frans Timmermans' Cabinet, on 05/05/2020
” 
 
 
Your application concerns the following documents: 
 
Author 
Date 
Reference 
Ares(2020)2392246 

Fuels Europe 
6 May 2020 
Ares(2020)941171 

European 
13 
February 
Commission/Fuels Europe 
2020 

Fuels Europe 
31 January 2020 
Ares(2020)614650 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


 
Please find the documents enclosed with this letter. However, I regret to inform you that I 
cannot give you access to some parts of the documents. 
A  complete  disclosure  of  the  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain:  names  and  contact  information  of  
Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior  management;  names  and  contact 
details of other natural persons and other information relating to an identified or identifiable 
natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  [any]  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 

Electronically signed on 28/05/2020 15:14 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563