This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'VELA 10 and VELA 11'.






16/06/2020 
Mail -  
RE:  [VELA 10-11]  activity restart 
Ref. Ares(2020)3493702 - 02/07/2020
Ref. Ares(2020)3508895 - 03/07/2020
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Thu 28/05/20 18:37 
VELA 10-11 
To:xxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxx
I
Many thanks xxxxxxxxxx ! ! Congratulations xxxxxxxxxxx!!! 
From:  xxxxxxxx
Sent:  Thursday, May 28, 2020 6:21 PM 
To:  xxxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxx
Subject:  RE: [VELA 10-11]  activity restart 
Thanks xxxxxxxxxxxx for this solid work and the excellent collaboration also in this with xxxxxxxxxx and colleagues. Very pleased that this yard is opening! I 
thus formally authorise this yard activity as such with related staff access. xxxxxxxxxx is already in copy to implement site access. Kind regards, xxxxxxxxxx 
xxxxxxxxxxxxxx
-European Commission 
Joint Research Centre 
Department JRC R.I Site Management Ispra 
Bldg. 6, Office 118 
1-21027 Ispra (VA)/Italy
Disclaimer:  The views expressed are purely those of the writer and may not in any  circumstance  be regarded as stating an official position of 
the European Commission 
From: xxxxxxxx
Sent: Thursday, May 28, 2020 2:34 PM 
To: xxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxxx
Subject: Fw: [VELA 10-11] activity restart 
Dear xxxxxxx 
We received the green light from xxxxxxxxx the CSE  of Vela 10 and 11 for the ropening of the  yard. 
I also had a tak with xxxxxxx, in order to agree with him how to proceed 
so I  formally request your approval to access to the Vela 10 11 yard for the external staff. 
Attached the protocol provided By the contractor, together with the schedule foreseen for next week, 
to summarize  next week included Friday May the 29th the following external staff should access to make following operations: 

Trasporto e scarico merce preparazione cantiere misure sicurezza anti-covid  1 g ven 29/05/20 ven 29/05/20 CONTROL SISTEM 
SRL xxxxxxxxxx Appaltatore

Pulizia e disinfezione we chimico 1 g ven 29/05/20 ven 29/05/20 Bxxxxxxxx SRL  Sxxxxxxxxxxxx  Fornitore (ditta pulizie we chimico)

lnstallazione resistenze post riscaldo e aircooler Vela 10 e Vela 11 3g mer 03/06/20 ven 05/06/20 CONTROL SISTEM SRL 
xxxxxxxxxxxxx Appaltatore

lnstallazione resistenze post riscaldo e aircooler Vela 10 e Vela 11 (piano terra) 3g mer 03/06/20 ven 05/06/20 NMG SRL
(subappalto CS) 3 operatori della lista seguente:
- Lxxxxx
- Mxxxxxxxxx
- Mxxxxxxxxx
- Gxxxxxxxxxx
- Mxxxxxxxx
- Mxxxxxxxx
- Mxxxxxxxxxx
- Lxxxxxxxx 
1 /6 



16/06/2020 
Mail -  

Preparazione, verifiche preliminari e tracciature al piano tecnico per l'installazione apparecchiature prevista a partire dal
08/06/2020 lg  mer 03/06/20 mer 03/06/20 INTEK SRL (subappalto CS)
- Rxxxxxxxxxxxx
- Txxxxxxxxx
- Mxxxxxxxxxx
- Pxxxxxxxxxxxxxx
- Axxxxxxxxxxxxxxxxxx
o Pulizia e disinfezione we chimico 1 g ven 05/06/20 ven 05/06/20 xxxxxxxxxxxxxx SRL  xxxxxxxxxxxx Fornitore
(ditta pulizie we chimico)

Many thanks once again for your support 
Best regards 
xxxxxxxxxxxxxxx
From: xxxxxxxxxxx
Sent: 28 May 2020 12:31 
To: 'xxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxx 
Subject: R:  [VELA 10-11] Output of today's meeting 
Buongiorno, 
come da accordi allego ii protocol lo di regolamentazione firmato, comprensivo dei vari allegati e verbali di formazione firmati. 
Ho fatto una scansione unica di tutti i documenti. 
La copia cartacea originale verra portata in cantiere dal ns. responsabile di cantiere (Sig. xxxxxxxxxx) domani mattina. 
Confermateci gentilmente l'accesso al sito per ii sig. xxxxxx e per ii sig. xxxxxxx per la giornata di domani (venerdi 
29/05/2020) 
All ego inoltre la ta be Ila "planning ripresa cantiere_JRC_Ed.23B_ Velal0_ll_rev0l.xlsx", a Ila qua le abbiamo apportato modifica all a giornata del 
03/06 nel quale era previsto un sopralluogo da parte di 3 persone, che e stato spostato in data 09/06. 
La mia collega Sig.ra xxxxxxxx vi inviera i documenti di identita del personale per la gestione fino al 05/06. 
Cordiali saluti 
xxxxxxxxxxxxxxx 
Project management 
Via Collegno, 29 int 
10044 - Pianezza (TO) - Italy 
Phone: 
Mobile: 
Fax: 
e-mail: 
ATTENZIONE: Privacy Policy ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 
Questa e-mail ed eventuali allegati sono riservati e ad uso esclusivo del/i destinatario/i. 
II presente messaggio non pub essere copiato, stampato o inoltrato senza preventiva autorizzazione del mittente. 
CONTROL SISTEM S.r.l. garantisce la riservatezza delle informazioni di cui sara messa a conoscenza nell'ambito delle attivita svelte. Si dichiara che il proprio personale e informato della necessitil di 
rispettare ii  vincolo  di riservatezza. 
L'uso improprio costituisce violazione della normativa sulla protezione dei dati personali e della segretezza della corrispondenza. 
Se avete ricevuto questo messaggio per errore, Vi preghiamo di canceltarlo insieme ad ogni suo allegato, dandocene immediata notizia all'indirizzo: xx.xx.@.xxxxxxxxxxxxx.xx 
lnformativa completa e visibile alla pagina .b.ttP.s://www.controlsistem.it/it/jnformativa-P.rivacyL 
Da: xxxxxxx
lnviato: mercoledl 27 maggio 2020 16:16 
A: xxxxxxxxxx 
Cc: rxxxxxxxxxxxxxxxx
Oggetto: Re:  [VELA 10-11] Output of today's meeting 
2/6 




16/06/2020 
Mail 
Buon pomeriggio, 
prendo atto della documentazione di aggiornamento POS trasmessa (file: ControISistem-POS-2018_002_Rev04), anticipandone  la conformita della 
stesura alle recenti disposizioni legislative di contenimento del contagio Covid-19. 
Resto in attesa degli allegati al POS aggiornato  discussi per le vie brevi ed in particolare ii Protocollo di Regolamentazione firmato e verbali di 
aggiornamento aziendale. 
La ricezione di tali atti, la cui trasmissione mi e stata confermata per domani, consentira la validazione dell'Aggiornamento POS. 
Resto in attesa. 
Grazie 
xxxxxxxxx
website: 
Sedc di Milano: 
Uffici di Lucca: 
mobile: 
Via Bronzino, 9 
Viale Puccini, 1780 
e-mail: 
20133-Milano 
55 I 00 -Lucca 
 
 
 
J.J NON stampare questa mail se non ne hai davvero bisogno !
II  presente messaggio e i suoi eventuali allegati hanno carattere informale,  non impegnano la  Societa  e non costituiscono corrispondenza ufficiale della stessa e non sono 
contrattualmente vincolanti. 
II  suo contenuto,  per avere valore ai fini contrattuali,  dovra essere oggetto di corrispondenza regolarmente firmata,  da inoltrare secondo  i canali tradizionali. 
Le informazioni contenute in questo messaggio e  l  suoi eventuali allegati sono strettamente  riservate,  confidenziali ed esclusivamente indirizzate al destinatario sopra 
indicate.  Chiunque lo ricevesse per errore e pregato di contattare ii  mittente,  di cancellare ii  messaggio e di non  copiarlo,  diffonderlo o utilizzarlo in alcun modo. 
This message and any  possible attachments are of an informal nature and in no way  constitute an official correspondence on  behalf of the company;  neither do they  commit 
the company  in any  way  contractually.  The message content,  in order to have any  contractual value,  must be correctly  signed and sent through traditional channels. 
Information contained in this message and possible attachments remain strictly  confidential,  and is  exclusively  for the recipient indicated above.  Anyone receiving this 
message in error is  kindly  requested  to contact the sender,  delete the message and not copy,  share or use it in any  way. 
Da: xxxxxxxxx
Data: mercoledl 27 maggio 2020 15:41 
A: xxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxx
Oggetto: R: [VELA 10-11]  Output of today's meeting 
Buon pomeriggio, 
in allegato documento POS rev.04 aggiornato. 
L'aggiornamento del POS e stato fatto creando una nuova sezione in fondo al documento (sez.13 pag.46) all'interno della quale sono citati i 
documenti presi in considerazione per la stesura del Protocollo_Anticontagio_Cantiere_Control_Sistem_Ed.2.0.pdf, precedentemente approvato 
dal CSE in data 26/05/2020. 
Cordiali saluti 
xxxxxxxxxxx
Via Collegno, 29 int 
10044 - Pianezza (TO) - Italy 
Phone: 
Mobile: 
Fax:
e-mail:
ATTENZIONE: Privacy Policy ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 
Questa e-mail ed eventuali allegati sono riservati e ad uso esclusivo del/i destinatario/i. 
II presente messaggio non pu0 essere copiato, stampato o inoltrato senza preventiva autorizzazione del mittente. 
CONTROL SISTEM S.r.l. garantisce la riservatezza delle informazioni di cui sara messa a conoscenza nell'ambito delle attivita svelte. Si dichiara che il proprio personale e informato della necessita di 
rispettare ii vincolo di riservatezza. 
L'uso improprio costituisce violazione del a normativa sul a protezione dei dati personali e della segretezza della corrispondenza. 
 
3/6 



16/06/2020 
Mail -  
Se avete ricevuto questo messaggio per errore, Vi preghiamo di cancellarlo insieme ad ogni suo allegato, dandocene immediata notizia all'indirizzo:xxxxxxxxxxxx
lnforrnativa comp1eta e visibile alla pagina xxxxxxxxxx
Da: xxxxxxx
lnviato: mercoledl 27 maggio 2020 11:48 
A: xxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxx
Oggetto: Re:  [VELA 10-11] Output of today's meeting 
Good Morning xxxxxxxx 
thank you very much for the update. We are looking forward to receiving from you the tentative schedule together ressources 
foreseen. 
From my understanding, we have not yet receive the formal approval on the updated POS, xxxxxxx could you confirm? 
No problem to adjust the Agenda of the next meeting on Friday. Even if it will be a short meeting, it is better to maintain it in order to 
solve potential unexpected issue related to the resume of the yard activity. 
Best Regards, 
xxxxxxxx
From: xxxxxxxx
Sent: 27 May 2020 11:38:25 
To: xxxxxxxx
Cc: 'xxxxxxx
Subject: R:  [VELA 10-11] Output of today's meeting 
Buongiorno xxxxxxx 
entro oggi pomeriggio ti inviero un piano lavori di dettaglio per le attivita previste a partire dal 29/05, con l'indicazione delle risorse 
impegnate. 
lnoltre ti chiedo di spostare ii meeting previsto venerdi 29/05, per ii punto 2 (status of the current open points)  alla settimana 
successiva (vener di 05/06) in quanta stiamo dedicando le nostre risorse per la riapertura del cantiere. 
Se volete mantenre i  meeting per venerdl 29/05 lo limiterei solo ad un aggiornamento in merito alla pa rte cantiere. 
Grazie per la collaborazione 
Cordiali saluti 
xxxxxxxx
Via Collegno, 29 int 
10044 - Pianezza (TO) - Italy 
Phone: 
Mobile: 
Fax: 
e-mail: 
ATTENZIONE: Privacy Policy ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 
Questa e-mail ed eventuali allegati sono riservati e ad uso esclusivo del/i destinatario/i. 
II presente messaggio non pub essere copiato, stampato o inoltrato senza preventiva autorizzazione del mittente. 
CONTROL SISTEM S.r.L garantisce la riservatezza delle informazioni di cui sara messa a conoscenza nell'ambito delle attivita svelte. Si dichiara che ii proprio personale e informato della necessita 
di rispettare ii vincolo di riservatezza. 
L'uso improprio costituisce violazione della normativa sulla protezione dei dati personali e della segretezza della corrispondenza. 
Se avete ricevuto questo messaggio per errore, Vi preghiamo di cancellarto insieme ad ogni sue allegato, dandocene immediata notizia all'indirizzo: 
lnformativa completa e visibile  alla pagina 
Da: xxxxxxxx
lnviato: lunedl 25 maggio 2020 14:24 
A: xxxxxxxxxxxxx
 Oggetto: Re: [VELA 10-11)  Output of today's meeting 
4/6 



16/06/2020 
Mail - 
Dear xxxxxxxxxx 
Thank you very much for the updated POS. We are looking forward to receiving the feedback from xxxxxxxx In the meantime, could 
you send us a short formal summary of the activities foreseen for the next three weeks, together with the staff involved? 
Best Regards, 
xxxxxxxx
From: xxxxxxxxxxx
Sent: 22 May 2020 18:23:18 
To: xxxxxxxxxx
 Subject: R: [VELA 10-11] Output of today's meeting 
Buona sera, 
allego ii protocollo anticontagio Cantiere Control Sistem aggiornato secondo quanta ci siamo detti nell'ultima riunione. 
H
- o tenuto 
bagno  canto 
fornitori sia degli 
indicate as
a  petti
pag.   indicati 
10/24 nella mail sotto: 
- istruzioni mensa indicate a pag. 18/24
sia di quanta discusso con xxxxxxxxxxxx 
1. occorre avere un termometro per l'ingresso al cantiere  (pag8/24)
2. obbligo di misura della temperatura prima dell'ingresso cantiere  (pag8/24)
3.  obbligo di misura della temperatura per esterni (pag8/24)
4. lndicare ii Responsabile delle procedure di misurazione temperatura prima dell'ingresso al cantiere; (pag8/24)
5.  lndicare ii sostituto di cui la precedente punto; (pag8/24)
6.  Fornire evidenza delle misurazioni eseguite attraverso documentazioni/comunicazioni  etc.( da concordare)  (pag8/24)
7. lndicare l'esatta ubicazione dei  servizi igienici messi a disposizione dal committente, fornitori ed esterni, utilizzeranno (da concordare)
8. lndicare la periodicita delle pulizie - secondo quanta stabilito DPCM (pag.11/24)
In attesa di Vs. riscontro 
saluti 
xxxxxxxxxxxxx 
Via Collegno, 29 int 
10044 - Pianezza (TO) - Italy 
Phone: 
Mobile: 
Fax: 
e-mail:
ATTENZIONE: Privacy Policy ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 
Questa e-mail ed eventuali allegati sono riservati e ad uso esclusivo del/i destinatario/i. 
II presente messaggio non pu0 essere copiato, stampato o inoltrato senza preventiva autorizzazione del mittente. 
CONTROL SISTEM S.r.t. garantisce la riservatezza delle informazioni di cui sara messa a conoscenza nell'ambito delle attivita svelte. Si dichiara che ii proprio personale e informato delta necessiti':! di 
rispettare ii vincolo di riservatezza. 
L'uso improprio costituisce violazione della normativa sulla protezione dei dati personali e della segretezza della corrispondenza. 
Se avete ricevuto questo messaggio per errore, Vi preghiamo di cancellarlo insieme ad ogni suo allegato, dandocene immediata notizia all'indirizzo: 
lnformativa completa e visibile alla pagina 

Da: xxxxxxxxxx
lnviato: mercoledl 20 maggio 2020 15:11 
A: gxxxxxxxx
 Oggetto: [VELA 10-11) Output of today's meeting 
Dear All, 
following our meeting today on the resuming of VELA 10-11 activity on the yard, the following points were discussed: 
- Toilet access
Possibility to get access to the toilet of the building 69/c only for the use of the drivers during the 1/2-1 hour of delivery of the 
furniture.
5/6 


16/06/2020 
Mail - 
xxxxxxxxxxxx and xxxxxxxxxx need to get the confirmation on this point in order to include it in the updated POS that should be 
validated by xxxxxxxxx by the end of the week. 
xxxxxxxxxx could you confirm it? 
- Mensa access
Control Sistem will include a proposal in the updated POS, with most probably the possibility to go to lunch outside JRC premise.
- Next step
We have agreed that by the end of this week, we will received from Control Sistem the updated POS (with the specific points on the
toilet access and mensa highlighted) together with the list of foreseen activities and the dedicated ressources. After approval from
xxxxx the formal request of access to the site will be sent to the Site responsible (hopefully on the 25th).
- The tentative schedule proposed by Control Sistem during the meeting is the following:
29/05 - preparation of the yard according to Covid19 safety measure - 1 Operator from CS xxxxxxxxx
3 to 5/06 - installation of the air-fridges+ heat air resistances - operators from CS and NMG
8 to 12/06 - arrival of the "skid" and 6 UTA - operators from CS, NMG and INTEC (one day)
Do not hesitate to complete these points if necessary. 
Thank you very much for your support. 
Best, 
xxxxxxxxxxxxx 
https://priv-lu-myremote. tech.ec.europa.eu/owa/, Dana I nfo=.awfdpenrGmlJp6424qQwB,SSL +?Logon&real m=cookieauth .dll#path=/mail/search 
6/6